Посадові обов'язки менеджера по закупкам - функціональні обов'язки

Детальний аналіз питання, в чому полягають посадові обов'язки менеджера зі закупівель, допоможе багатьом безробітним читачам визначити, наскільки даний вид діяльності відповідає їхній освіті, досвіду, життєвих цілей і т.п. Але інтерес до даної теми проявляють не тільки працездатні громадяни, що займаються пошуком вакантних місць. Багато суб'єктів підприємницької діяльності теж хочуть дізнатися, в чому полягають функції менеджера по закупівлях і яку користь він може принести діючому бізнесу.

Учнів старших класів цікавлять перспективи для представників цієї професії через п'ять-десять років. Дана стаття дає відповіді на всі перелічені питання, прочитавши її, Ви дізнаєтеся, хто такий менеджер із закупівель, в чому полягають його обов'язки, наскільки перспективне цей напрямок діяльності, а також інші нюанси, пов'язані з розглянутою темою.

Посадові обов'язки менеджера по закупкам - функції і обов'язки

Деякі читачі будуть стверджувати, що розглядати обов'язки менеджера по закупкам необхідно з урахуванням галузі економіки, в якій він працює. Звичайно, кожен напрямок діяльності має свої специфічні нюанси, що впливають на професію менеджера, але існують базові показники, які не залежать від спеціалізації підприємства до якоїсь галузі економіки. І в торговій фірмі, і на виробничому підприємстві, і в сільськогосподарській фермі головне завдання менеджера зі закупівель полягає в тому, щоб придбати потрібну продукцію (сировину, витратні матеріали, товари для подальшої реалізації) за найнижчими цінами, але гідної якості і на максимально вигідних умовах.

Якщо скласти список основних функцій менеджера по закупкам, то в нього увійдуть:

  • постійний пошук постачальників з найкращими умовами співпраці (вартість, доставка, знижки, гарантійні зобов'язання і т.д.);

  • забезпечення підприємства необхідною сировиною, матеріалами та іншою продукцією;

  • здійснення контролю за виконанням постачальниками своїх зобов'язань;

  • збір інформації та її аналітична обробка.

Останній пункт є досить об'ємним і багатогранним. Менеджер зі закупівель повинен постійно стежити за всім, що має хоча б найменший стосунок до продукції, якою він займається. Наприклад, на кондитерській фабриці виготовляють вироби, для яких потрібен волоський горіх. Менеджер, що займається закупівлями даної сировини, дізнається, що десь в Іспанії, найближчим часом, відкриється кілька великих підприємств, які планують купувати величезну кількість горіхів у всіх регіонах, де вони ростуть. Висновок: скоро ціна на горіхи підніметься, як мінімум, на 20-30%. Значить, є сенс зробити запаси до наступного сезону за нормальними цінами.

З іншого боку, придбавши велику партію горіхів, підприємство виводить з обороту пристойну грошову суму, що є негативним фактором для бізнесу. Для прийняття правильного рішення необхідно провести порівняльний аналіз: скільки заощадить фірма грошей, якщо купить горіхи і скільки вона може отримати, помістивши цю суму в надійному фінансово-кредитній установі. Тільки після ретельного вивчення всіх нюансів можна прийняти правильне рішення. Саме менеджер із закупівель, виконуючи свої посадові обов'язки, займається подібними питаннями.

Крім того, представники даної професії виконують такі завдання:

  • Шукають постачальників з найкращими умовами співпраці.

  • Займаються плануванням, щоб на підприємстві завжди була необхідна продукція в необхідній кількості (не допускаючи нераціонального використання фінансових коштів). Наприклад, фірмі щотижня треба близько тонни бензину. Постачальник привозить в понеділок необхідну кількість рідкого палива. Якщо Ви допустили, щоб на складі ПММ в день приїзду постачальника було близько 800 літрів бензину, значить, Ви не виконали покладену на Вас обов'язок.

  • Підтримують хороші відносини з постачальниками. Багато менеджерів із закупівель навіть налагоджують дружні стосунки з серйозними контрагентами.

  • Складають заявки по всіх групах товарів, що купуються і контролюють процес їх виконання.

  • Аналізують поточний стан на ринку і розробляють альтернативні шляхи розвитку бізнесу. Наприклад, в торговій компанії формують новий асортимент продукції, що реалізовується.

  • Обмінюються інформацією з менеджерами по продажах і на основі отриманих даних про продажі планують обсяги закупівель.

  • Контролюють процес оплати за поставлену продукцію, підписують акти звірок з постачальниками.

  • Стежать за виконанням зобов'язань компанії, відповідно до підписаних договорів.

  • Вивчають нові пропозиції від постачальників і надають рекомендації керівництву компанії з приводу можливості їх використання.

  • Консультують торгових агентів і менеджерів з продажу за новою продукції компанії.

Професійний менеджер з продажу ніколи не допустить, щоб покупець не отримав своє замовлення в повному обсязі. У нього завжди на складі є потрібна продукція і ніколи не накопичуються неліквідні товарні позиції.

Необхідні знання та якості

Менеджер зі закупівель повинен володіти певними знаннями, навичками і особистими якостями, щоб ефективно виконувати покладені на нього обов'язки.

  • Менеджер повинен вміти працювати на комп'ютері та добре знати бухгалтерські, складські та офісні програми.

  • Мати навички роботи з первинною документацією.

  • Для того щоб виконувати функціональні обов'язки менеджера по закупкам, потрібно знати основи психології та вміти знаходити спільну мову з будь-якою людиною, незалежно від його характеру та інших особистих або професійних якостей.

  • Необхідно мати аналітичний склад розуму.

  • Менеджер повинен знати основи економічних дисциплін, мати досвід роботи з представниками митної служби і транспортних компаній, а також розбиратися в логістиці та податковому законодавстві.

  • Успішний менеджер із закупівель не боїться приймати важливі рішення і відповідати за їх можливі наслідки (не завжди позитивні).

  • Без уміння визначати пріоритети і будувати плани, Ви ніколи не станете хорошим менеджером по закупкам.

Крім перерахованих пунктів, представник даної професії повинен добре знати всі технічні нюанси процесу виробництва продукції в своїй компанії. Без цього неможливо підібрати аналоги сировини, в разі припинення поставок або серйозного підвищення відпускних цін на нього.

Якщо Ви плануєте працювати в невеликій фірмі на посаді менеджера зі закупівель, тоді є реальні шанси отримати вакантне місце без диплома вузу. Але в серйозній компанії це питання є одним з основних, без вищої освіти (бажано економіста, психолога або фахівця в галузі, до якої належить організація) Вас не візьмуть на роботу, навіть якщо будете володіти іншими необхідними якостями. Ще один важливий момент - це знання іноземних мов.

Якщо фірма виробляє закупівлі сировини за кордоном, тоді на співбесіді потенційний роботодавець буде перевіряти Ваші знання в цьому напрямку. Звичайно, в дев'яти випадках з десяти цілком достатньо знати англійську мову, але бувають винятки, коли менеджер повинен добре володіти китайським, французькою, польською або італійським.

Якщо розібратися, то дана вимога є цілком обґрунтованим. Спілкуючись з постачальником на його рідній мові без перекладача, Ви автоматично отримуєте додатковий плюс, який обов'язково принесе свої плоди в процесі ділових відносин.

Позитивні і негативні сторони даної професії

Серед достоїнств професії можна виділити наступні важливі моменти:

  • на багатьох підприємствах менеджери із закупівель отримують чималу зарплату;

  • дана діяльність часто пов'язана з цікавими відрядженнями, у Вас буде можливість побачити світ за рахунок фірми;

  • професія є досить різноплановою, Вас не будуть мучити одноманітність покладених обов'язків;

  • досить часто менеджер із закупівель наділений широкими повноваженнями, що є головною перевагою для людей, які люблять керувати і приймати важливі рішення;

  • працюючи на цій посаді, Ви істотно розширите коло своїх знайомств, у Вас з'являться нові друзі з високим соціальним статусом;

  • співробітники, що займають посаду менеджера зі закупівель, мають високі шанси стати начальником відділу, заступником керівника фірми або генеральним директором.

Якщо опустити всі деталі, то можна зробити один загальний висновок: менеджер по закупкам - це типовий представник середнього класу, який одержує пристойну зарплату, якої вистачає для забезпечення сім'ї, виплати кредитів та купівлі всього необхідного, включаючи цікавий і насичений відпочинок під час відпустки.

Але представлена ​​посаду, що цілком закономірно, має певні недоліки.

- Вона пов'язана з великою відповідальністю. Менеджер зі закупівель розпоряджається серйозними фінансовими ресурсами. У його руках знаходиться велика частина оборотних коштів. Найменша помилка може стати причиною серйозних неприємностей. Наприклад, Ви займаєтеся закупівлями на підприємстві, яке виробляє м'ясну продукцію. В один "прекрасний" момент Вам пропонують купити велику партію м'яса в солідному фермерському господарстві. Після підписання договору та оплати продукції Ви отримуєте взагалі непридатне до вживання сировину. Поїздка в фермерське господарство показала, що вони взагалі ніколи з Вами ні про що не домовлялися. Звичайна шахрайська схема, де головний потерпілий - менеджер із закупівель.

Доводиться працювати з великим об'ємом інформації, що може стати причиною, як дрібних, так і серйозних помилок.

Власники невеликих підприємств, з метою економії фінансових коштів, іноді намагаються поєднати посадові обов'язки менеджера по закупівлях і продажах. Наскільки подібне рішення є ефективним, не можна сказати, якщо розглядати питання, без конкретного прикладу з реального життя. Подібна ідея може приносити непогані дивіденди, якщо фірма займається виробництвом і реалізацією невеликого асортиментного ряду. У цьому випадку цілком реально контролювати закупівлю необхідної сировини і приділяти час для організації ефективної роботи торгових агентів. Але на великому підприємстві, яке щодня випускає продукцію на мільйони рублів, одна людина не зможе виконувати обов'язки менеджера по закупівлях і продажах. Він фізично не впорається з виконанням всіх необхідних і, як правило, важливих завдань.

Читачі, які уважно вивчили подану інформацію, після детального аналізу зможуть визначити, підходить їм така робота або вони віддають перевагу більш спокійний і розмірений спосіб життя. В даному випадку обрана формулювання саме "стиль життя", а не "робочий ритм", це пов'язано з ще одним недоліком посади менеджера зі закупівель. Представники професії дуже часто працюють, не звертаючи уваги на час, засиджуючи в офісі мало не до глибокої ночі. Але якщо Вас не лякають перераховані "витрати" професії, у Вас є відповідне освіту і всі необхідні особисті якості, тоді посадові обов'язки, які є обов'язковими для менеджера по закупкам, дуже швидко стануть для Вас звичними і легко здійсненними, що дасть можливість використовувати вільний час для розвитку і кар'єрного зростання.