Бухгалтерський супровід - як замовити послугу за 7 кроків: інструкція для новачків + поради щодо вибору компанії

Що таке комплексний супровід бухгалтерського обліку? Як замовити повний бухгалтерський супровід підприємства? Хто надає послуги?

Всім привіт! З вами Алла Просюкова і онлайн-журнал "ХітёрБобёр".

Не дивуйтеся, але свою сьогоднішню публікацію я починаю з одного старого анекдоту:

"На камеральній перевірці інспектор каже:
- У вас не йде баланс: актив і пасив не рівні.
Бухгалтер:
- А де написано, що вони повинні бути рівні? ".

Якщо для вас це не анекдот, а реалії вашого бізнесу, якщо ваш бухгалтер - точна копія цього горе-фахівця, якщо бухоблік ви ведете самостійно і теж не розумієте, чому актив і пасив бухгалтерського балансу повинні бути рівні, то моя нова стаття - якраз то, що вам потрібно.

Вона допоможе відповісти на всі основні ваші "Навіщо" і "Чому", Запропонує оптимальний вихід з ситуації, що склалася. З неї ви дізнаєтеся, як за допомогою стороннього супроводу бухобліку вашої компанії позбутися від "Головного болю" з цього приводу.

Читайте, отримуйте корисну інформацію і наводьте порядок в обліку своєї фірми.

1. Що таке бухгалтерський супровід

Хоча послуга з бухгалтерського супроводу - не новинка в цій області, багато хто до цих пір не мають чіткого уявлення про те, що ховається під цим визначенням.

Давайте розбиратися!

Бухгалтерський супровід - послуга з ведення бухобліку вашої організації сторонніми бухгалтерськими фірмами.

Супровід буває повним (комплексним) або вибірковим.

Комплексний супровід зазвичай включає в себе:

  • ведення бухобліку клієнта за допомогою обраної спеціалізованої програми;
  • складання первинної документації з обліку діяльності компанії-замовника;
  • формування та подання всіх видів бухгалтерської та податкової документації;
  • розрахунки з оплати праці та кадровий облік;
  • касові операції;
  • робота в системі Клієнт-банк.

Вибіркове (часткове) обслуговування має на увазі послугу з ведення обліку одного або декількох ділянок клієнтської компанії. Наприклад, облік майна, облік матеріалів і т. Д.

2. Коли слід задуматися про бухгалтерський супроводі - огляд основних ситуацій

Переходимо до конкретних ситуацій в компаніях і організаціях.

Починати подумувати про бухгалтерський супроводі діяльності вашої фірми потрібно, якщо:

  • немає штатного бухгалтера;
  • самостійно ведете бухоблік і у вас не вистачає часу на бізнес;
  • у вас недостатньо знань для грамотного ведення обліку;
  • фінансово не вигідно тримати в штаті постійного бухгалтера на повний день, так як обсяг діяльності невеликої;
  • помилки, які виявляються в обліку, тягнуть за собою фінансові втрати, що перевершують передбачувану економію на послугах стороннього обслуговування;
  • ви не довіряєте бухгалтерам-приватникам.

Показано бухгалтерське обслуговування і в разі, коли у вас в компанії склалася ситуація, як на картинці нижче.

Вельми виправдана така послуга, якщо у компанії розширюється сфера діяльності і грамотне ведення новопосталих операцій важко. Наприклад, компанія почала поставляти товар на експорт, або, навпаки, стала імпортувати товари з-за кордону.

Експортно-імпортні операції досить складні і вимагають спеціальних знань і досвіду. Ось тут то прийде на допомогу бухгалтер-аутсорсер, що спеціалізується саме в цій області.

3. Як замовити повний бухгалтерський супровід - покрокова інструкція

Впевнена, ви погодитеся зі мною: процес будь-якої складності легше, швидше і якісніше виконується, якщо він заздалегідь розписаний по етапах.

Я підготувала невелику покрокову інструкцію, як без проблем укласти договір на повний бухгалтерський супровід ТОВ, бізнесу вашої фірми з компаніями, що надають подібні послуги.

Це міні-керівництво може бути застосовано незалежно від форми власності та системи оподаткування організації, яка планує віддатися в руки бухгалтерів-аутсорсеров.

Крок 1. Вибираємо компанію з надання бухгалтерських послуг

Закликаю до вибору компанії, що пропонує бухпослуг, підходити максимально серйозно.

Звертайте увагу на:

  1. Місцезнаходження фірми. Якщо виконавець і замовник одногородние, то можна значно заощадити на кур'єрських послугах. З'являється можливість застосовувати різні варіанти взаємодії (від особистого відвідування офісу аутсорсера, до повністю віддаленого співробітництва).
  2. Кваліфікацію і досвід співробітників. Обов'язково ознайомтеся з дипломами та сертифікатами аутсорсеров.
  3. "Вік" бухкомпаніі. Фірми з історією більш надійні.
  4. Ціни на послуги. Вони не повинні бути занадто дорогі або дешеві в порівнянні з послугами аналогічних організацій.

По можливості відвідайте офіс, познайомтеся з персоналом, дізнайтеся, як часто працівники проходять підвищення кваліфікації.

Дуже добре, якщо вам вдасться поспілкуватися з клієнтами компанії, які зможуть розповісти про всі "плюси" і "мінуси" співпраці.

Не нехтуйте порадами друзів і знайомих. Можливо, у них вже є практичний досвід такого співробітництва, і він може вам бути корисний.

Крок 2. консультуючись з фахівцями

Ви зробили вибір компанії-аутсорсера. Але перш ніж приступати до офіційного оформлення відносин, проконсультуйтеся з її фахівцями з усіх питаннь.

В процесі спілкування ви зможете отримати первинний план по вирішенню саме ваших проблем бухобліку, ознайомитися з баченням процесу співпраці з боку виконавця.

Крок 3. Підбираємо оптимальний спосіб взаємодії

Як правило, компанія-виконавець пропонує своїм клієнтам кілька способів взаємодії.

До найбільш затребуваним відносяться:

  • закріплений бухгалтер;
  • вирішення питань через персонального менеджера.

Крок 4. Проводимо розрахунок вартості послуги з урахуванням специфіки бізнесу

Вартість послуг залежить від кількох основних моментів.

Деякі показники, що впливають на ціну супроводу:

  • система оподаткування;
  • кількість операцій;
  • вид супроводу (повне / часткове);
  • обслуговування "з нуля" або замовник з історією;
  • наявність / відсутність проблем в бухобліку;
  • сфера діяльності клієнта і специфіка його бізнесу.

Як показує практика, саме специфіка і масштаб діяльності замовника роблять значний вплив на вартість послуг. Це і зрозуміло: бухобслуговування будівельної компанії буде в рази дорожче подібної послуги для фірми, яка веде свою діяльність в сфері оптової торгівлі.

Відмінності в ціні будуть помітні між компаніями з безліччю філій і фірмами, їх не мають.

Крок 5. Укладаємо договір і оплачуємо послугу

Бухгалтерський супровід починається відразу після того, як між компаніями (замовником і виконавцем) буде підписаний договір.

У цьому документі прописуються основні права і обов'язки сторін.

Договір містить наступні основні розділи:

Найменування розділузміст
1преамбулаДані про уповноважених, яким довірено підписувати договір
Предмет договоруПослуги з ведення бухгалтерського та податкового обліку, складання та подання звітності тощо.
3Обов'язки сторінПрописані обов'язки і права виконавця, позначені права та обов'язки замовника
4Ціна договору і порядок оплатиВказується ціна, дата, до якої слід провести оплату
5Відповідальність сторінВідповідальність виконавця за отримані від контролюючих органів претензії, відповідальність замовника за несвоєчасне подання документів і оплату
6Адреси і реквізити сторінІПН, КПП, банківські реквізити, юридичні адреси сторін

Уважно вивчіть всі пункти. Пам'ятайте, в цьому документі дрібниць немає. Саме договором буде керуватися суд, якщо раптом виникнуть розбіжності сторін.

Після підписання настає черга оплати, яка, як правило, становить 100% від загальної вартості.

Компанії-аутсорсери йдуть в ногу з часом і приймають оплату декількома способами:

  • готівкою, шляхом внесення в касу підприємства;
  • перерахуванням з розрахункового рахунку замовника на підставі рахунку;
  • електронними грошима;
  • банківськими картами.

Крок 6. Надаємо всі необхідні документи

Договір підписаний, оплата проведена. Тепер за справу беруться професіонали.

Вам же залишається тільки уявляти виконавцю необхідні документи, згідно із затвердженим графіком.

Крок 7. Організовуємо систему контролю за регулярної здачі звітності

Здавалося б - все, можна розслабитися і відійти від бухгалтерських справ. Але не поспішайте усуватися!

Рекомендую організувати систему контролю за ходом бухгалтерського супроводу, своєчасністю і повнотою здачі необхідної звітної документації. Створіть календар звітності для вашої компанії та завжди тримайте його під рукою, тоді ви точно не пропустите важливі дати.

4. Де замовити послуги бухгалтерського супроводу - огляд ТОП-3 експертних компаній

Тепер огляд трьох професійних компаній, що надають послуги бухгалтерського супроводу.

Порівнюйте умови, вибирайте, приймайте рішення.

1) Моя справа

"Моя справа" - хмарний сервіс для ведення бухобліку компаній малого бізнесу. Фірма була створена в 2009 році.

"Моя справа" включає в себе кілька напрямків:

  • "Бюро бухгалтера" - готові рішення для бухгалтерів, кадровиків та юристів;
  • "Інтернет бухгалтерія" - сервіс для власників бізнесу, які планують вести облік самостійно;
  • "Моя справа. Бухгалтер" - бухгалтерський аутсорсинг.

Переваги сервісу:

  • режим "одного вікна";
  • зрозумілі розрахунки;
  • експертна підтримка;
  • "Хмарна" електронний підпис;
  • інтеграція з банками-партнерами;
  • безкоштовна підготовка документації для реєстрації ІП / ТОВ.

Вартість послуг приємно здивує навіть самих ощадливих.

Витяг з тарифів представлена ​​в таблиці:

1тарифзвітність ФНСССО + ЕНВД (без співробітників)ССО + ЕНВД (до 5 співробітників)ССО + ЕНВД (Максимальний)ОСНО + ЕНВД

(Розширений)

2Вартість за місяць, руб.366833129915992083

Всі подробиці про тарифи та умови дізнавайтеся на сайті компанії "Моя справа".

Клієнти можуть бути спокійні за свої дані, розміщені в сервісі, так як кожні 15 хвилин проводиться резервне копіювання, інформація шифрується по протоколу SSL, є діюча атестація по законодавству про захист персональних даних.

2) Кліфф

У сфері бухгалтерського аутсорсингу фірма працює з 2001 року.

Послуги, що надаються ТОВ "Кліфф":

  • аналіз правильності оформлення первинки;
  • організація обліку 1 С;
  • зарплатна звітність;
  • операції з відшкодування ПДВ за ЗЕД;
  • підготовка документації для валютного контролю;
  • підготовка і здача звітності до податкової та фонди;
  • казначейство;
  • консультаційні послуги.

Клієнти, набувають незаперечні переваги від співпраці:

  • індивідуальне ціноутворення;
  • висока якість обслуговування;
  • конфіденційність;
  • безпеку клієнтської інформації.

3) Експрес Бухгалтерія

Московська компанія "Експрес Бухгалтерія" на ринку аутсорсингу бухгалтерських послуг з 2012. Фірма має 8 офісів. Найбільша їх кількість розташована в Москві - 6, по одному в Санкт-Петербурзі і Сімферополі. У них працюють понад 50 високопрофесійних співробітника, обслуговуються понад 4000 клієнтів. За роки своєї діяльності фірма обзавелася постійними клієнтами з різних сфер діяльності.

Пропозиції "Експрес Бухгалтерії":

  • облік за стандартами МФО;
  • бухгалтерський супровід ІП;
  • бухгалтерське обслуговування ТОВ.

5. Як вибрати компанію з надання послуг бухгалтерського обслуговування - 5 простих порад

Французький філософ Люк де Клапье Вовенарг в далекому 18 столітті прорік: "Найбільш корисні поради ті, які найлегше використовувати".

Я хочу дати кілька таких рад, виходячи зі свого практичного досвіду. Сподіваюся, вони будуть вам корисні!

Рада 1. Зверніть увагу на термін представництва на ринку бухгалтерських послуг

Вибираючи партнера для супроводу обліку вашої фірми, завжди звертайте увагу, на час його існування на ринку бухпослуг. Пам'ятайте, що в цій сфері досить висока конкуренція. Тривалий час вести свою діяльність зможуть лише фірми, які надають дійсно якісні послуги і мають відмінну ділову репутацію.

Такі аутсорсери напрацювали необхідний професійний досвід, збудували систему співпраці зі своїми клієнтами, відпрацювали алгоритм взаємодії з контролюючими органами, а значить, здатні на належному рівні вести навіть найскладніші ділянки бухобліку будь-якої організації.

Порада 2. Ознайомтеся з сайтом компанії

У світі високих технологій і суцільної комп'ютеризації велика частина бізнесу ведеться із застосуванням інтернет-технологій. Тут продавці знаходять своїх покупців, покупці мають можливість, не виходячи з дому, вибрати, порівняти і замовити будь-який необхідний товар.

Кожна поважаюча себе компанія, яка прагне до розвитку бізнесу, нарощування своєї клієнтської бази і зростання продажів, має сайт.

Визначаючи фірму, якій ви згодом довірите бухоблік своєї організації, обов'язково відвідайте сайт відібраних кандидатів. Пам'ятайте! Серйозні компанії не заощаджують на створенні і підтримці корпоративного ресурсу.

"Пробіжіться" по його розділах, ознайомтеся з розміщеним матеріалом. Це дозволить "зайвий раз" переконатися, наскільки обраний аутсорсер професійний.

Порада 3. Поцікавтеся, які гарантії надає компанія

Не соромтеся цікавитися наявністю гарантій з боку бухкомпаніі.

Як правило, надійні бухгалтерські організації не бояться гарантувати свою відповідальність за якість послуг, що надаються, відшкодування завданих матеріальних збитків, який виник у процесі співпраці з їхньої вини, повну конфіденційність.

Кращий варіант, коли умова конфіденційності поширюється і на період 2-3 роки після закінчення співпраці. Адже нерідко інформація, отримана аутсорсером, має комерційну цінність в більш тривалому часовому періоді.

Відсутність таких пунктів в договорі має вас насторожити. Спираючись на свій досвід, я не раджу співпрацювати з такими фірмами.

Рада 4. Вивчіть відгуки клієнтів

З появою в нашому житті інтернету стало традицією приймати рішення, грунтуючись на відгуках людей, що вже випробували потрібні нам послуги або товари.

Навіть незважаючи на те, що трапляються замовлені компаніями-продавцями відгуки, які не містять правдивої інформації, я рекомендую перед остаточним вибором вивчити думку клієнтів ваших кандидатів. Серед них обов'язково знайдеться інформація, яка допоможе зробити правильний вибір.

Крім того, читаючи відгук, звертайте увагу наскільки він глибокий. Зазвичай нереальні відгуки це набір епітетів і відсутність практичних деталей. Пам'ятайте про це і робіть правильні висновки.

Рада 5. Не намагайтеся заощадити

Я не відкрию Америку, якщо скажу, що розумна економія - річ потрібна.

При цьому не слід забувати, що:

  • жодна компанія собі в збиток працювати не буде;
  • не можуть якісні товари / послуги коштувати дешевше, середньої ціни по ринку.

приклад

ТОВ "Дроворуб" вирішив зекономити на бухгалтера. Немає не те, щоб зовсім від нього відмовитися. Просто послуги приходить фахівця власникам бізнесу представлялися розумним.

Міркували вони так: бізнес тільки починається, співробітників трохи (всього 8 осіб), а значить, робити особливо нічого.

Зазначу, що фірма знаходиться на загальній системі оподаткування, у неї заявлено 5 видів діяльності: виробництво тари, деревообробка, послуги спецтехніки, оптова торгівля пиломатеріалами, вантажоперевезення.

Бухгалтера знайшли швидко, призначили зарплату, закріпили повноваження, встановили 1С, порахували передбачувану економію і, задоволені, заспокоїлися.

Йшов час і здавалося, що нічого не віщувало біди: звіти здавалися, зарплата нараховувалася і видавалася. Грім грянув несподівано - приїхала виїзна перевірка.

Перевіряючі "нарили" масу помилок великих і маленьких, що спричинило за собою штрафи, пені та донарахування податків на прибуток і майно. У загальній сумі ці платежі склали 2356814 крб. 54 коп.

Як з'ясувалося пізніше, бухгалтер не мала необхідного досвіду і рівня професіоналізму. За її плечима був лише непрофільний технікум легкої промисловості і 6-ти місячні курси бухгалтерів з навичками роботи в 1С. "Дроворуб" - це її перша самостійна робота.

Мораль цього оповідання така: скупий платить двічі.

Хочете заощадити - стежте за акціями обраної фірми.

Бухкомпаніі дуже часто пропонують знижки, наприклад, тим, хто оплачує тривалий період співпраці готівкою, або тим, хто вибирає комплексний супровід, абонентське бухгалтерське обслуговування і т.п. Проводять вони і акції до святкових дат (день народження бухкомпаніі, Новий рік і т.д.).

Традиційно пропоную подивитися відео по темі.

6. Висновок

Сподіваюся, ви переконалися, що бухгалтерський супровід - це зручно, вигідно, надійно, затребуване.

Не заводьте бухоблік своєї компанії. Своєчасно звертайтеся до фахівців.

Питання до читачів

Як ви вважаєте, наскільки повно розкрита тема бухгалтерського супроводу? Які питання, розглянуті в статті, вимагають більш глибокого, додаткового викладу?

Команда журналу "ХітёрБобёр" бажає вам успіху і процвітання! Проявляйте активність: залишайте відгуки, коментарі до статті, ставте лайки! Нам важлива ваша думка, воно допомагає нам стати краще!

Дивіться відео: Savings and Loan Crisis: Explained, Summary, Timeline, Bailout, Finance, Cost, History (Може 2019).