Що таке аутсорсинг ІТ послуг - 5 простих кроків як перейти на IT-аутсорсинг + 3 корисних ради як заощадити на послуги

Як виконується обслуговування серверів і комп'ютерів при аутсорсингу IT? Як знизити ціну аутсорсингу ІТ послуг? Хто пропонує якісну айті підтримку при аутсорсингу в Москві?

Добрий день, шановні читачі бізнес-журналу "ХітёрБобёр"! З вами Віктор Голіков.

Наша нова тема - "Аутсорсинг IT". Вона безпосередньо стосується головного інструменту сучасного бізнесу - комп'ютера. Особисто я ставлюся до того типу людей, які самостійно намагаються розібратися, що робити з цими незрозумілими карлючками на екрані або чому не включається їх лептоп! Але я - фахівець в цій справі, і моя думка - суто професійне.

Тому цілком розумію тих, хто дотримується протилежної точки зору. Навіщо втрачати час, коли є IT аутсорсинг? Ця стаття - якраз для тих, хто не хоче розбиратися чому не працює! Для тих, хто хоче працювати!

Починаємо.

1. Що таке IT-аутсорсинг і кому він потрібен?

Комп'ютери підкорили світ. Але поки на екрані Термінатор рятує людство від поневолення машинами, ми все ще управляємо ними.

А вони, невдячні, ламаються або працюють не так, як потрібно, або працюють так, що краще б не працювали зовсім! І адже хтось же це все придумав! Але, як то кажуть, "якщо одна людина зібрав, інший завжди розібрати зможе".

Ось цим і займається аутсорсинг-IT. Від англійського out (поза) і source (джерело), ​​тобто в стороні, віддалено від центру дії. А коли ми додаємо IT (інформаційні технології) все стає абсолютно ясно. Ми маємо справу з людьми, які будуть на відстані керувати нашими технічними засобами.

В чому справа? Ми можемо попросити допомогти знайомого, родича або просто найняти людину, яка буде займатися налаштуванням комп'ютера, мережі, інтернету.

Та чи раціонально це? Навіщо тримати в штаті працівника, який налаштує всі ваші робочі інструменти і буде чекати, поки знову щось не зламається? Або поки не з'явиться який-небудь питання з боку співробітника? Навіщо платити йому зарплату за те, що і так працює?

Набагато вигідніше запросити людину з боку - і тільки тоді, коли це дійсно необхідно. Нічого вічного немає на світі! Рано чи пізно всім доводиться звертатися до фахівця з комп'ютерів.

"Чому не працює? А раніше працювало! Воно саме, я нічого не робив!"

Знайоме? Такі вигуки ви чуєте, коли не в силах виконати свою роботу через технічні причини.

ІТ аутсорсинг пропонує:

  • контроль за вашими комп'ютерами;
  • сервісні рішення критичних даних;
  • розробку оптимальних дій;
  • профілактику подальшої роботи;

Таким чином, знаючи, що ми можемо, а що ні, визначаємо свої потреби.

Про те, що таке аутсорсинг, читайте оглядову статтю.

2. Яким буває аутсорсинг ІТ - огляд ТОП-4 основні види

Можна звичайно викликати фахівця для вирішення однієї або декількох завдань. Але де гарантія що вам він не знадобиться завтра? Так що ж, наймаємо системного адміністратора на постійній основі? Не поспішайте!

Ідеальним рішенням в становищі, що склалося буде аутсорсинг IT послуг.

Набагато простіше попросити виконати, ніж зробити самому. Наступного разу ви вже будете знати, де шукати допомоги!

Розглянемо таблицю, в якій наочно показані плюси і мінуси власного і стороннього фахівців:

критеріїсвій фахівецьАутсорсер-фахівець
доступністьНа місці (+)Час очікування (-)
спектрШирокий (±)Весь (+)
унікальністьЧас на розробку рішення (-)Найчастіше, проблема знайома (+)
час рішенняМоже поставити в чергу (-)Відразу (+)

Тепер розглянемо основні види аутсорсингу.

Вид 1. Обслуговування серверів

Сервера вимагають досвіду, уваги і турботи! Чи маєте базу даних? Значить, сервер вам необхідний. Тут зберігається вся ваша база даних. Без неї не існує механізм підприємства. Можна сказати це Сонце, навколо якого крутиться вся ваша система.

Економія на сервері, як кінець світу, пожирає весь бюджет підприємства цілком.

Вид 2. Комп'ютерне обслуговування

Найпоширеніший вид послуг. Працівники володіють комп'ютерною грамотністю хто краще, хто гірше, а в технічному відношенні знаходяться майже завжди на одному рівні - аматорському. В цьому відношенні краще довіритися професіоналам.

Ефективніше буде передати на стороннє обслуговування витратна і складне обладнання, яке потребує компетенції, спеціальних навичок і тимчасових витрат. Погодьтеся, що підстригти вас можна попросити і кого-небудь з друзів, але ми вважаємо за краще ходити в перукарню.

Вид 3. Проектування і монтаж мереж

Тут, як і в першому пункті, краще за все не обтяжувати нікого з персоналу підприємства. Цей напрямок настільки специфічно, що краще довіритися професіоналам беззастережно. Єдине, що потрібно зробити - це скласти технічне завдання для монтажу і вимоги, які вас би влаштували.

Існують цілі категорії побудови мереж і яка з них підходить більше, вам теж пояснять IT фахівці.

Комп'ютерні мережі - транспорт для ваших операційних відомостей. Обмін, безпеку, зберігання інформації, доступ до інтернет - все залежить від структурованих комп'ютерних з'єднань.

Як то кажуть, в Росії дві біди - дурні і дороги. Так зробіть так, щоб перші не стали проектувати другі, коли вам знадобиться надійна магістраль передачі даних.

Вид 4. Адміністрування сайтів

Ну звичайно, на сьогоднішній день все і вся має веб-сайт. Будь-яке розвивається підприємства змінюється з кожним днем: шириться, росте, структурується. Де, як не на інтернет-сторінці зручніше, швидше і якісніше розмістити інформацію про підприємство?

Але хтось же повинен постійно, оновлювати зміст вашої сторінки, щоб інформація втратила актуальність. З'явився новий вид товару або послуги вашої організації? Найшвидша реклама для клієнтів на сайті компанії!

Та й сам сайт постійно перебудовується. Оновлюються програми і скрипти, мови програмування теж розвиваються. За всім потрібно стежити і розвиватися в ногу з часом.

По суті справи, міняти контент на сторінці не так складно. Якщо у вас є якийсь співробітник з мінімальним досвідом веб-програмування, він з цим впорається по ходу справи. Але пам'ятайте, що це всього лише додаткова частина його роботи. Відповідно, і увагу їй він буде приділяти другорядне!

3. Як перейти на аутсорсинг IT - покрокова інструкція для новачків

А давайте уявимо, що ваш системний адміністратор у відпустці? На лікарняному? Різко вирішив звільнитися, а тут таке! А час іде! Робота варто! І вже як пити дати, нерви на межі!

Як бути? Скористатися нашої покрокової інструкції.

Крок 1. Вибираємо форму аутсорсингу

Отже, визначаємося, що ми хочемо віддати під опіку IT фахівцям, а з чим будемо справлятися самі. Буде корисно проконсультуватися з цього питання у пари-трійки менеджерів дружніх компаній, заодно дізнавшись розцінки на види послуг, що надаються.

Будь-яка робота сервіс-компанії починається з оцінки наявного обладнання. Якщо починаємо працювати "з нуля", то включаємо ще й придбання оргтехніки.

Оцінка обсягу контракту найчастіше робиться безкоштовно.

Далі вам запропонують список видів послуг, їх тривалість і періодичність.

Звіряємо свої потреби з фінансами і вибираємо, що буде робити за нас аутсорсинг:

  1. Повний пакет - всі види IT інфраструктури передаються обслуговуючої компанії. Ви не робите нічого і платите за все! Найбільш вигідно великим компаніям, від 50 робочих місць і вище.
  2. Функціональний пакет - вибираємо процеси, за якими буде стежити запрошений фахівець. Все залежить від рівня володіння комп'ютерною технікою співробітників компанії. Зазвичай такий набір послуг вибирають компанії з чисельністю від 10 комп'ютерів.

Невеликим підприємствам близько 10 співробітників, що мають безпосереднє відношення до оргтехніки, буде вигідніше найняти співробітника, який зможе встежити за всім.

А ось спеціалізовані види послуг краще віддати на відкуп професіоналам. Інакше це буде займати занадто багато робочого часу і відволікати від основного виду діяльності.

Крок 2. Вибираємо компанію-підрядника

Найвідповідальніший етап. Приймаючи рішення, потрібно керуватися принципами територіальної розпорошеності компанії і довгостроковістю угоди.

Основне правило - не скидати тягар відповідальності на постачальника ІТ послуг.

Тут дуже легко потрапити в залежність від сторонньої компанії. Тому вибираємо сервіс компанію в залежності від мультифункціональності аутсорсера. розглядаємо різноманітність послуг, що надаються і їх зональність. Цілком можливо, що ваші потреби простіше буде розділити між регіональними сервісними компаніями.

З довгостроковістю, навпаки, все просто. Переважна більшість контрактів укладаються на один рік.

Крок 3. Розробляємо умови контракту

Прийшов час розкидати каміння! Після оцінки наявного потенціалу, визначаємо необхідні доповнення до інфраструктури IT інженерії. Ці закупівлі значно спростять і здешевлять подальшу співпрацю з аутсорсером.

Далі визначаємо:

  • процеси, якими будуть управляти сторонні фахівці;
  • які заходи будуть вжиті в разі неякісного або запізнілого рішення умов контракту;
  • непередбачені або інноваційні ситуації (не забуваємо, що інформаційні технології рухаються вперед семимильними кроками).

Протягом року контракту якісь пункти можуть виявитися вже не актуальними і їх можна буде видалити. Бажано включити пункт про гнучкою оплаті спеціальних робіт, виконуваних періодично.

Крок 4. Укладаємо договір

Виходячи з географічного поширення нашої організації, вибираємо одного або декількох постачальників ІТ послуг.

Тут головну роль зіграє директор і керівна верхівка компанії.

Необхідні вміння:

  • розмовляти діловою мовою;
  • здатність прояснювати умови угоди;
  • узагальнювати і концентрувати вигідні рішення;
  • робити висновки і робити нові кроки в реалізації схеми роботи.

Ставимо підпису і печатки! І починаємо стежити за виконанням угод.

Крок 5. Організовуємо систему контролю за процесами

Тепер на авансцену виступає керівник ІТ компанії. Саме від нього залежить наскільки професійно вас обслуговують. Саме він буде спілкуватися з вами на протязі всього терміну контракту.

Це його прерогатива - направляти, організовувати і вирішувати скрутні ситуації. Його компетентність відчути можна буквально відразу ж.

Кажуть, справа - майстра боїться, а інтернет - провайдера.

Наскільки простіше вам стало реалізовувати всі свої повноваження? Як швидко вирішуються питання, пов'язані з укладеним контрактом? Як складно вам розмовляти по виконанню угод з директором IT компанії?

Необхідно також стежити, як витрачаються фінансові кошти вашого підприємства. Якщо аутсорсер тлумачний, то і зайвий контроль не знадобиться. Всі виникаючі проблеми будуть вирішуватися ще до критичної ступеня важливості.

А поки наш контроль буде складатися з:

  • регулярної перевірки звітів про виконану роботу;
  • участі в обговоренні проміжних підсумків;
  • налагодження взаємозв'язку аутсорсера і персоналу;
  • виявлення помилки і шукаємо шляхи їх усунення.

Більшість проблем зазвичай пов'язане з недбалим виконанням договору або неправильним плануванням роботи.

Читайте статтю з суміжної тематики "Кадровий аутсорсинг".

4. Як оцінити ефективність ІТ послуг при аутсорсингу - 3 простих способи

Можна прикинутися звичайним співробітником і поспілкуватися зі службою підтримки з того чи іншого питання. А що вам заважає? Пам'ятайте того падишаха, який перевдягався в костюм простолюдина? Тоді він дізнався дуже багато про себе і свою державу. Вам можна зробити простіше.

Рада 1. Проаналізуйте швидкість реакції у відповідь на запит користувача

Отже, виникла ситуація, що вимагає втручання аутсорсера. Звертаємося до фахівця і засікаємо час між зверненням і вирішенням проблеми. Запити можуть бути різними і у кожного запиту своє комфортне час очікування.

Давайте подивимося таблицю ідеальної швидкості реакції у відповідь на запит:

запитчас реагування
1Виїзд на об'єктДо 2 годин
2віддалене адміністрування5-10 хвилин
3звичайна консультація1 хвилина

Звичайно, виникають різні ситуації, що допускають рішення через години і навіть дні.

Порада 2. Вивчіть частку повторних запитів

Добре, якщо ви подзвонили, і ваша проблема була кваліфіковано і вчасно дозволена. І ви про неї більше не згадуєте. Значить у вас якісний аутсорсер.

А що якщо ... Через якийсь час - знову не працює! Що ж таке? Дзвонимо фахівця знову!

Тут потрібно розуміти, що одна і та ж неприємність може трапитися з різних причин. Іноді вони взаємопов'язані, іноді немає. Якщо аутсорсер роз'яснює вам суть проблеми і ви зацікавлені в цьому знанні, то конфлікту не буде. Але може скластися й інакше.

приклад

Спостерігав я якось випадок в одній прийомній.

Заходить айтішник до секретаря. Витягає з принтера картридж, змінює на новий, друкує список тесту і йде. Через пару хвилин секретар пробігає в кабінет до директора, по шляху чіпляючи і висмикуючи інтерфейсний кабель з цього ж принтера. Повертається, уважно дивиться в монітор, на принтер, в монітор, на принтер ...

- Так що ж це таке! Знову не працює! - вигукує вона і хапається за телефон.

- Віталік, що ти зробив? Він знову не друкує! Мені Степану Юрійовичу наказ роздрукувати треба!

Через пару хвилин знову заходить той же айтішник, очевидно Віталік, мовчки оглядає принтер, бачить, що він не підключений до комп'ютера. Тут Віталік встає в позу справжнього фокусника, починає здійснювати магічні жести, відволікаючи увагу секретаря, і непомітно підключає кабель, що використовується.

Принтер починає шарудіти і з нього виповзає надрукований документ. Спеціаліст кланяється і йде.

- Ось такі у нас чарівники працюють, - шепоче ошелешена секретарка, перевіряючи надруковану сторінку.

Якщо проблема набуває циклічний характер, можна з упевненістю ставити питання про порушення контрактних зобов'язань. Тут уже слід говорити про заміну постачальника сервісних послуг, або про коректну експлуатації проблемної зони або заміні функціонуючого вузла.

Порада 3. Зверніть увагу на ступінь задоволеності користувачів

Якщо з керівництвом спілкується IT директор, то конкретні проблеми вирішують прості фахівці. Рівень їх спілкування відіграє важливу роль у вирішенні проблем. Ефективність виконання процесів безпосередньо впливає на ККД результатів праці.

Порівняйте відгуки співробітників про сервіс до укладення контракту з поточним станом речей. Що превалює - позитивні чи негативні відгуки? Поговоріть з співробітниками, вислухайте їх побажання, можливо, це допоможе прийняти якесь важливе рішення.

Спробуйте абстрагировано поглянути на взаємини персоналу компанії і фахівців IT. У більшості випадків на яскраві емоційні відгуки впливають особисті симпатії чи образи.

Подивіться коротке відео про переваги аутсорсингу.

5. Хто пропонує якісні послуги IT-аутсорсингу - огляд ТОП-5 компаній-підрядників

Тепер розглянемо, що нам надають провідні лідери аутсорсингу в Росії.

1) Інформаційно-Технічна Лабораторія

Компанія надає послуги супроводу, охоплюючи весь ринок обслуговування громадських місць. Спектр сервісу, дійсно, вражає. Сервіс передбачає послуги від поставки до кінцевої налаштування обладнання "під ключ". Подальше програмне та технічне супроводження. Ця компанія здатна укласти вас в лещата комфорту.

Досвід роботи на порівняно молодому в Росії ринку IT послуг більше 15 років. Тобто ми маємо справу з засновниками подібного бізнесу в РФ.

Маючи за плечима такий досвід, компанія надає гнучку цінову політику і вибірковий клієнтський пакет послуг.

2) СофтЕксперт

Сервісна компанія передбачає різноманітні послуги. Сертифікована за міжнародним стандартом. Впроваджує новітні технології розробки інформації.

пропонує:

  • супровід продуктів 1С;
  • рішення по автоматизації електронного документообігу;
  • власна розробка технологічних рішень.

Специфіка підприємства - надання комплексу програм розробки заключних заходів запуску і подальшого функціоналу підприємств. Зручна робота "з нуля".

3) IT-Express

Основний напрямок діяльності компанії - рішення програмних труднощів. Надається аудит і віддалене рішення запитів користувачів. На адміністрування серверів і робочих станцій ставиться особливий акцент аутсорсера.

Крім обслуговування, пропонуються послуги системного адміністратора, захисту інформації, побудова кабельних і бездротових мереж, а також їх безпеку.

Додатково пропонуються послуги консультацій і віддаленого управління комп'ютерами клієнта. Налаштування серверів, подальший супровід і забезпечення зв'язку віддалених точок - пріоритет діяльності організації.

4) Прості технології

Сервіс комп'ютерних систем акцентує свою діяльність на обслуговуванні корпоративних клієнтів. Руководствуется принципами глобальности и всестороннем обслуживании.

Практикует собственные бизнес-проекты. Пропонує провести аудит ваших систем безкоштовно! Проводить обслуговування від разового виїзду адміністратора до укладення довгострокових комплексних програм аутсорсингу.

Надає окремий віртуальний сервер 1С, демонструючи тим самим різноманітність можливостей і економічність рішень для своїх клієнтів. Відкрита і приваблива команда фахівців вирішує завдання будь-якої складності.

5) Ivit

Регламентує комплексний IT аутсорсинг від професіоналів. Цілодобовий безкоштовний виклик фахівців на об'єкт. Якість послуг підтверджується сертифікатами ISO. Співробітники компанії підтверджують свою кваліфікацію в таких фірмах як: Microsoft, Cisco, Sun, VMware і ін.

Пропонує як разові послуги, так і довгострокові проекти з високою прозорістю витрат і планування сервісу.

Приділяє увагу таким областям розвитку як:

  • інтернет маркетинг;
  • мережі;
  • телефонія.

Діючи в рамках договору, виконує Усе необхідні дії, виключаючи зайві додаткові угоди. Ефективно функціонує без бюрократичних зволікань.

6. Як заощадити на IT-аутсорсингу - практичні поради та рекомендації

Тепер, давайте спробуємо зрозуміти, як заощадити і отримати ефективні розвинені інформаційні технології.

Рада 1. Залучайте до пошуку шляхів економії компанію-підрядника

Аутсорсери працюють з безліччю організацій і підприємств, які стикаються з одними і тими ж проблемами. І якщо ви зустрічаєте перешкода в роботі, то вони перестрибували через них вже десятки разів! Природно, маючи досвід і багаж знань за рішенням таких завдань, постачальники послуг знають і різні способи, як їх подолати або не стикатися в подальшому взагалі.

Надайте можливість партнерам виносити на обговорення і надавати різноманітні шляхи вирішення виникаючих складнощів. Пропишіть пункт в договорі про альтернативні варіанти економії послуг, що надаються.

Порада 2. Укладайте довгострокові контракти

Оптом дешевше! Маючи за плечима не один рік співпраці, за умови взаємного задоволення угодою, ставте питання про зниження ціни на термін наступного договору. Ви вже притерлися один одному, стали один друг для друга зручними клієнтами. Довгострокові контракти перевірених партнерів економлять до 20% часу і грошей обопільно.

Старий кінь борозни не псує, він ляже в неї і лежить.

Порада 3. Відмовтеся від непотрібних послуг в пакеті

Багато аутсорсери при укладенні контракту нав'язують свій погляд на вирішення проблем. Насторожитеся! Якісні компанії виходять з ваших реалій і бізнес-процесів.

Не бійтеся скоротити кількість послуг в договорі. Видаліть пункти, які вам незрозумілі або ж проясніть їх точне значення. Пропонувати вам будуть все! Але погодьтеся, що організовувати робоче місце в якості користувача співробітники повинні вміти самі. Ніяких спеціалізованих знань для заміни картриджа в принтері не потрібно.

7. Висновок

Підведемо підсумки.

Отже, вибираючи партнера-аутсорсера, керуємося принципами:

  1. Швидкий і доступний відповідь на запити.
  2. Безкоштовна оцінка інфраструктури компанії.
  3. Взаємовигідні рекомендації та альтернативні рішення.
  4. Сервісна компанія має всі види необхідних послуг.
  5. Вам хочеться довіряти і працювати з фахівцями цієї організації.

Колектив журналу бажає вам швидкого інтернету і якісних IT послуг! Будемо раді лайкам і відгуками по темі статті!

Дивіться відео: IT аутсорсинг (Лютого 2020).

Loading...