Как исправить неверную запись в книге учета движения трудовых книжек
Как исправить неверную запись в книге учета движения трудовых книжек
Дата публикации 10.11.2017
Сотрудница отдела кадров допустила незначительную ошибку в записях в книге учета движения трудовых книжек. Можно ли замазать ошибку штрих-корректором?
Использовать штрих-корректор для исправления ошибочных записей в книге учета движения трудовых книжек не следует. В книге учета движения трудовых книжек, как и в прочих первичных документах, исправлять запись нужно путем зачеркивания неправильно написанного.
Обоснован такой вывод следующим.
Порядок и правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются:
Ни один из этих документов не содержит порядка исправления журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В рассматриваемой ситуации рекомендуем применять правила исправления ошибок в первичных документах.
При внесении исправления в учетном документе проставляется дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Исправления в первичные учетные документы вносятся путем зачеркивания неправильного текста одной прямой чертой. Над зачеркнутым текстом надписывается новый, правильный. Исправление должно быть произведено таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправление ошибки в первичном документе должно сопровождаться словом «Исправлено», датой исправления и заверено подписями (пп. 4.2–4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).
После внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек необходимо:
Смотрите также
Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?
Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.
Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.
Строгая отчетность
Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.
Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.
Вести такую книгу обязаны:
Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:
Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.
Записи, вносимые во время заполнения или хранения
Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.
Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.
Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:
Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).
Как исправить ошибку в журнале регистрации
В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.
Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:
Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.
На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.
Как делать исправления в книге учета
Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.
Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:
Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек
Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.
Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.
Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:
Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.
: Видео
Статьи и консультации 2021 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru 569245
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.
Исправления в книге учета движения трудовых книжек
Дата последней редакции: 10.12.2020
Если в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель допустил ошибку, описку, то, в каком порядке исправлять?
Законодательно не определен порядок исправления записей, произведенных в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому на практике встречаются разные подходы к этому вопросу, разные варианты исправления.
Как правило, на практике применяется порядок исправления записей, установленный для трудовых книжек: путем признания неправильных записей неточными и недействительными и внесения правильных записей (порядок без зачеркивания неправильной записи).
То есть на следующей строке под ошибочной записью пишут:
«Запись за номером таким-то недействительна»
«. Трудовым законодательством не предусмотрены правила исправления ошибок в данном документе. Полагаем, что исправления в книге учета движения трудовых книжек вносятся путем зачеркивания последующих записей. После этого необходимо внести пропущенную и далее все остальные записи, а также сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись должна быть подписана сотрудником отдела кадров, который вносил исправления. » (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 89951 от 14.09.2017).
Также рекомендуем почитать:
Журнал «Кадровик-практик»