какие виды оплат входят в расчет отпускных
Расчет отпускных в 2020 и 2021 году: правила и калькулятор
Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!
Автоматизированный расчет отпускных в несколько кликов. Экономьте свое время.
Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, имеет право на оплачиваемый отпуск длиной 28 дней ежегодно. Бухгалтеры по зарплате и сами наемные работники заинтересованы в том, чтобы правильно рассчитать размер отпускных. Мы приведем правила расчета отпускных в 2021 году и расскажем, как сделать это с помощью онлайн-калькулятора.
Онлайн-калькулятор отпускных в 2021 году
Калькулятор отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия поможет рассчитать сумму выплат для отпусков различного вида, учтет больничные, отгулы и изменения в размере оклада. Калькулятор доступен бесплатно и без регистрации, его расчеты отвечают всем требованиям закона. Пользоваться им очень просто:
Расчет займет пару минут. Если вы работаете по трудовому договору, добавьте наш калькулятор в «Закладки», и вы всегда сможете узнать сумму своих отпускных. Если вы бухгалтер предприятия, оцените удобство работы с калькулятором. В Контур.Бухгалтерии много других инструментов для ведения учета и начисления зарплаты.
Бесплатные калькуляторы больничных, декретных, отпускных — это наши виджеты в открытом доступе. Если вы хотите быстро и легко начислять зарплату, вести учет и отправлять отчетность через интернет, зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Первые 14 дней работы для каждого нового пользователя — бесплатны.
Когда сотрудник может взять отпуск
Отпускные — это денежная выплата работнику перед отпуском, она представляет собой среднюю зарплату сотрудника за дни отдыха. Правила предоставления отпусков прописаны в 19 главе ТК РФ. В календарном году работник может взять 28 дней отпуска — разбить этот период на части или использовать целиком. В первый отпуск по закону можно уйти после 6 месяцев непрерывной работы на одном месте. Но по договоренности с руководством отпуск можно взять и раньше. Если сотрудник работает больше года, то отпуск берется в любое время.
Когда сотрудник идет в отпуск, бухгалтерия начисляет ему отпускные. Другой случай, когда это нужно сделать — увольнение сотрудника: тогда он получает денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Если работник не уходит в оплачиваемый отпуск больше двух лет — это грубое нарушение правил организации труда, даже если работник согласен получить отпускные вместо самого отпуска.
Есть вопрос: удерживается ли с отпускных НДФЛ и платятся ли страховые взносы? Закон говорит, что да. Взносы нужно рассчитать в том же месяце, в котором были начислены отпускные, и уплатить их не позднее 15-го числа следующего месяца. А НДФЛ удерживаем при выплате отпускных и перечисляем в бюджет не позднее последнего числа месяца.
Дополнительный отпуск
На ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска имеют право работники, перечисленные в ст. 116 ТК РФ:
По усмотрению работодателя, дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется и сотрудникам, которые не имеют на него права, но тогда порядок предоставления допотпуска нужно прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В отличие от обычных отпусков, из календарных дней дополнительного оплачиваемого отпуска исключаются нерабочие праздники.
Сроки выплаты отпускных, НДФЛ и взносов
Общее правило для выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если работник уходит в отпуск в понедельник, Роструд считает крайним сроком выплаты пятницу (письмо Минтруда от 30 июля 2014 № 1693-6-1).
НДФЛ с отпускных в 2021 году перечисляйте до последнего дня месяца включительно, в котором их выдали. Страховые взносы перечисляйте до 15 числа включительно в месяц после выплаты отпускных.
Как рассчитать отпускные
Прежде всего бухгалтерия обозначает расчетный период, за который полагается отпуск, и вычисляет совокупный заработок сотрудника за это время. В совокупный заработок входят: зарплата, премии, надбавки и доплаты, выплаты за особые условия труда, натурдоход. В совокупный заработок не входят: материальная помощь, больничные и декретные, командировочные, возмещение расходов на питание.
После этого нужно рассчитать среднедневной заработок. Если сотрудник работал предыдущие 12 месяцев без исключаемых периодов (больничных, отгулов), то среднедневной заработок рассчитывается по формуле, утвержденной в постановлении Правительства № 922:
Среднедневной заработок = Совокупный заработок / 12 × 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Если сотрудник работал меньше года и/или в работе были исключаемые периоды, то среднедневной заработок вычисляется иначе. Сначала выясняем количество дней в месяцах, отработанных полностью:
Количество дней в полностью отработанных месяцах = число месяцев × 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Затем выясняем количество дней в каждом месяце, который отработан не полностью.
Количество отработанных дней в месяце = (Количество календарных дней месяца — Дни исключаемых периодов) × 29,3 / Количество календарных дней месяца.
После этого суммируем все найденные величины и получаем число дней в расчетном периоде. После этого можем вычислить среднедневной заработок:
Среднедневной заработок = Сумма выплат в расчетном периоде / Количество календарных дней, учтенных при расчете совокупного заработка.
Пример расчета отпускных №1
Сотрудник Огурцов работает в ООО «Красный конь», за 2020 год он заработал 480 000 рублей, получая 40 000 рублей каждый месяц. За январь–март 2021 года Огурцов получил 135 000 рублей. Он берет отпуск с 9 по 22 апреля 2021 года — на 14 дней.
Расчетный период — с 1 апреля 2020 по 31 марта 2021 года. В расчетном периоде Огурцов не болел и не брал отгулы.
Совокупный заработок = 40 000 × 9 + 135 000 = 495 000 рублей.
Среднедневной заработок = 495 000 / (12 × 29,3) = 1 407 рублей 85 копеек.
Размер отпускных = 1 407,85 × 14 = 19 709,90 рублей.
С отпускных был удержан НДФЛ 13% = 2 562 рублей.
На руки Огурцов получил 19 709,90 – 2 562 = 17 147,90 рублей.
Пример расчета отпускных №2
Сотрудница Ершова отработала у ИП Ползучего расчетный период в 7,5 месяцев — с 19 августа 2020 года по 31 марта 2021. За этот период она заработала 320 000 рублей и планирует взять отпуск на 5 дней — с 15 по 19 апреля 2021 года. При этом в январе она брала больничный на 8 дней.
Бухгалтер Ползучего вычисляет общее число дней в месяцах, отработанных целиком: 29,3 × 6 = 175,8 дней.
Затем вычисляет число дней в месяцах, отработанных частично:
(30 – 17) × 29,3 / 31 = 12,3 дней;
(31 – 8 ) × 29,3 / 31 = 21,7 дней.
Складывает суммы и получает суммарное число отработанных дней: 175,8 + 12,3 + 21,7 = 209,8 дней.
Среднедневной заработок = 320 000 / 209,8 = 1 525,26 рублей.
Размер отпускных = 1 526,26 × 5 = 7 626,3 рублей.
Удерживается НДФЛ в размере 991 рубля, на руки Ершова получает 6 635,3 рублей.
Как рассчитать отпускные на праздники
При начислении отпускных исключаются праздники. Если работник берет отпуск на майские праздники, то в число дней отпуска они не включаются и, соответственно, не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Зато работник сможет отдыхать на день дольше. При этом выходные и праздничные выходные дни, перенесенные правительством РФ на другие даты, включаются в отпуск и оплачиваются (ст. 112 ТК РФ).
Пример расчета отпускных №3
Сотрудник Цветков работает в ООО «Март» 7,5 месяцев, за расчетный период он заработал 360 000 рублей (Совокупный заработок). Он берет отпуск с 29 апреля по 13 мая 2021 года.
Цветков будет отдыхать 15 дней, но отпускные получит только за 13 дней, так как 1 и 9 мая не включаются в расчет и не оплачиваются. При этом остальные выходные дни — 3 и 10 мая — будут оплачены.
В расчетном периоде Цветков не болел и не брал отгулы.
Среднедневной заработок = 360 000 / (12 × 29,3) = 1 023 рублей 89 копеек.
Размер отпускных = 1 023,89 × 13 = 13 310,57 рублей.
С отпускных был удержан НДФЛ 13% = 1 730 рублей.
На руки Цветков получит 13 310,57 – 1 730 = 11 580,57 рублей.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Увольняющийся работник получает не только зарплату за отработанные дни, но еще и денежное возмещение за неиспользованный отпуск. Расчет для этой компенсации такой же, как при исчислении отпускных при частично отработанном периоде. Сначала выясняем среднедневной заработок, затем умножаем эту сумму на дни неиспользованного отпуска. Трудовой кодекс учит, что за каждый месяц, отработанный целиком, работнику полагается 2,33 дня отпуска. То есть, мы должны умножить количество полных отработанных месяцев на 2,33 и округлить до целого числа в пользу сотрудника. В расчете компенсации есть один нюанс: при увольнении после 15 числа текущий месяц считается за полный. При увольнении до 15 числа месяц не учитывается вовсе.
Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Сотрудник Котов отработал 9 месяцев и уволился 20 апреля 2021. Количество дней отпуска составит 10 × 2,33 = 23,3 дня, округляем до 24 дней.
Среднедневной заработок Котова составил 1 700 рублей, значит компенсация за неиспользованный отпуск составит 1 700 × 24 = 40 800 рублей. За вычетом НДФЛ (40 800 × 13% = 5 304 рубля) Котов получит на руки 35 496 рублей компенсации за неиспользованный отпуск.
Расчет отпускных на видео
Расчет отпускных с помощью калькулятора от Контур.Бухгалтерии — простая процедура. В нашем сервисе есть много других полезных инструментов и автоматических расчетов, которые заметно упрощают работу бухгалтера. Чтобы новые пользователи могли познакомиться с сервисом, первые 14 дней работы в Контур.Бухгалтерии мы предоставляем бесплатно.
Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки
Автор: Джабазян Е. Л., эксперт журнала
Отпускные – это денежные средства, выплачиваемые работодателем в счет предстоящего отпуска не позднее чем за три дня до его начала. Каковы правила расчета отпускных? Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет? В каких случаях необходимо индексировать средний заработок? Каковы нюансы учета премий при расчете отпускных? Какие ошибки при отпускных расчетах часто встречаются на практике?
Правила расчета отпускных.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Средний дневной заработок…
…для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях
…для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях (в случаях, предусмотренных ТК РФ)
Способ расчета зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором будет взят отпуск).
Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах
Определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
К сведению: работникам, с которыми заключен договор на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, положено два рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять такой отпуск до окончания срока договора. При увольнении работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается по формуле:
Количество календарных дней в неполном календарном месяце = (Среднемесячное число календарных дней (29,3) / Количество календарных дней этого месяца) * Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце
Рассмотрим на примерах порядок расчета среднего заработка.
Сотруднику учреждения предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.08.2019 по 28.08.2019. Расчетный период (с 01.08.2018 по 31.07.2019) отработан полностью. Сумма выплат, включаемых в расчет, – 780 000 руб.
Рассчитаем средний дневной заработок.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных составит 2 218,43 руб. (780 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.).
Отработанными считаются все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в учреждении, кроме дней, когда он был в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам освобождался от работы (п. 5 Положения № 922, Письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).
Работнику учреждения предоставлен очередной отпуск с 01.08.2019 по 14.08.2019 (14 кал. дн.). Сумма выплат, включаемых в расчет, – 710 000 руб.
В расчетном периоде (с 01.08.2018 по 31.07.2019) работник находился:
с 04.02.2019 по 10.02.2019 – в служебной командировке;
с 01.03.2019 по 31.03.2019 – на больничном;
с 20.05.2019 по 26.05.2019 – в очередном отпуске.
Рассчитаем средний дневной заработок.
Для расчета отпускных сначала надо определить количество полностью отработанных календарных месяцев и количество дней в не полностью отработанных месяцах.
Количество полностью отработанных календарных месяцев – 9 (август –декабрь 2018 года, в 2019 году – январь, апрель, июнь, июль).
Количество дней в не полностью отработанных месяцах:
в марте 2019 года – не было таковых;
Средний дневной заработок составит 2 302,58 руб. (710 000 руб. / (29,3дн. x 9 мес. + 21,97 дн. + 22,68 дн.)).
При расчете отпускных надо учитывать следующие особенности:
если сотрудник работает в учреждении меньше года, то количество отработанных дней и база для расчета отпускных определяется со дня приема на работу до 1-го числа месяца, в котором он идет в отпуск (п. 4, 10 Положения № 922);
если работник трудится неполный день или неполную неделю, то ему положен оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 93, 115 ТК РФ). В расчет отпускных включаются все выплаты без пересчета их пропорционально отработанному времени (п. 12 Положения № 922);
если работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, трудится неполное время, то оплачиваемый отпуск ему не положен (письма ФСС РФ от 14.07.2014 № 17-03-14/06-7836, Роструда от 15.10.2012 № ПГ/8139-6-1).
Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет?
При исчислении среднего заработка:
учитываются все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, независимо от их источников (п. 2 Положения № 922). Данный перечень является открытым;
не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.
В каких случаях можно включить в расчет материальную помощь? В Определении от 26.12.2018 № 307-КГ18-21657 по делу № А66-8838/2017 ВС РФ решил, что матпомощь в размере трех должностных окладов (два оклада при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск, один – по заявлению работника) относится к выплатам стимулирующего характера и является частью системы оплаты труда. В связи с этим ее нужно включать в расчет среднего заработка.
По мнению арбитров, матпомощь, которая по локальным актам считается стимулирующей выплатой и частью оплаты труда, нужно учитывать при расчете среднего заработка. В обоснование данного вывода суд приводит п. 2 Положения № 922, согласно которому для расчета учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя (Определение ВС РФ от 10.05.2018 № 307-КГ18-918 по делу № А66-13705/2016).
Можно ли включить в расчет доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки? Такую выплату можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка при выполнении следующих условий:
работодатель предусмотрел доплату в системе оплаты труда (отразил ее в трудовом договоре работника);
она включена в фонд оплаты труда;
доплата учитывается при определении сумм страховых взносов.
К такому выводу пришел Минтруд в Письме от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105. В этом же письме чиновники отметили, что доплаты между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности не могут быть включены в расчет среднего заработка. По их мнению, названные доплаты являются выплатами социального характера, предусматривающими возмещение утраченного заработка во время нетрудоспособности работника.
Время нахождения работника в служебной командировке, в том числе время привлечения к работе в период командировки ввиду необходимости в выходные или праздничные дни, а также начисленные за обозначенное время суммы исключаются при исчислении среднего заработка (Письмо Минтруда РФ от 13.08.2015 № 14-1/В-608).
Можно ли включать в расчет разовые премии, а также премии к юбилейным и памятным датам? Премии учитываются при расчете отпускных, если они предусмотрены системой оплаты труда (Письмо Минтруда РФ № 14-1/ООГ-7105).
Минздравсоцразвития в Письме от 13.10.2011 № 22-2/377012-
772 разъяснило: поскольку при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ), в расчет среднего заработка будут включаться премии и вознаграждения (в том числе выплаты в связи с празднованием профессиональных праздников, юбилейных и памятных дат и по итогам работы), которые отражены в положениях об оплате (премировании) работников организации, независимо от периодичности выплат, при условии начисления их в расчетном периоде.
Если премии выплачены за рамками системы оплаты труда, то они не включаются в расчет среднего заработка. Так, признаются не относящимися к системе оплаты труда разовые премии, например к юбилейным датам, праздникам, за выполнение срочной работы вне должностных обязанностей (Письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1). Также не признаются относящимися к системе оплаты труда премии, выплачиваемые по окончании определенных календарных периодов, из средств от экономии фонда оплаты труда (Определение ВС РФ от 01.12.2014 № 18-КГ14-157).
Критерием для отнесения той или иной премии к разряду подлежащих или не подлежащих включению в расчет средней заработной платы является ее связь с результатами труда (выполнением трудовой функции), а не периодичность или размер (фиксированный или динамичный).
Каков порядок включения в расчет выплат за счет средств грантов? Если организация-грантополучатель осуществляет такую выплату своему работнику в соответствии с трудовым договором, то выплата признается частью зарплаты и учитывается при расчете средней заработной платы (Письмо Минтруда РФ от 15.03.2016 № 17-4/В-107).
В случае, когда выплата производится в рамках гражданско-правовых отношений, при расчете среднего заработка ее учесть нельзя.
Нюансы расчета отпускных при повышении оклада в учреждении.
При повышении оклада индексация среднего заработка для отпускных предусмотрена только в случае, когда оклады повысили всем работникам учреждения или структурного подразделения, где числится работник (п. 16 Положения № 922, Письмо Минтруда РФ от 12.05.2016 № 14-1/В-447).
Индексировать надо оклад и доплаты, установленные в фиксированном размере к окладу (например, 10 % от оклада или два оклада). Не подлежат индексации премии и доплаты, установленные в диапазоне значений (допустим, от 15 до 35 % оклада), в абсолютных величинах (1 000 руб.) и не зависящие от оклада (2 % от доходы от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход) (абз. 6 п. 16 Положения № 922, Письмо Минтруда РФ от 18.08.2015 № 14-1/В-623).
Коэффициент индексации рассчитывается по формуле:
Коэффициент индексации = Размер оклада после повышения / Размер оклада до повышения
Порядок индексации зависит от того, когда произошло повышение окладов:
при повышении зарплаты в расчетном периоде надо проиндексировать выплаты, начисленные до повышения;
при повышении зарплаты после расчетного периода, но до начала отпуска индексируются выплаты за весь расчетный период;
Работнику предоставлен очередной отпуск с 01.08.2019 по 28.08.2019. Зарплата сотрудника складывается из оклада (30 000 руб.), ежемесячной премии в размере 15 % от оклада, а также доплаты за ученую степень кандидата наук в размере 3 000 руб. С 01.01.2019 всем работникам организации увеличены оклады. В частности, оклад работника увеличен с 30 000 до 35 000 руб.
Предположим, что расчетный период (с 01.08.2018 до 31.07.2019) отработан полностью. За этот период работнику начислено:
за август – декабрь 2018 года – 187 500 руб., в том числе зарплата исходя из оклада – 150 000 руб., премии – 22 500 руб., доплата за ученую степень – 15 000 руб.;
за январь – июль 2019 года – 302 750 руб., в том числе зарплата исходя из оклада – 245 000 руб., премии – 36 750 руб., доплата за ученую степень – 15 000 руб.
Рассчитаем сумму отпускных.
Коэффициент индексации – 1,1667 (35 000 руб. / 30 000 руб.). При расчете отпускных индексируется только зарплата, начисленная до 01.01.2019. Сумма проиндексированных выплат составила 201 225,8 руб. ((150 000 + 22 500) руб. х 1,1667). Доплаты за ученую степень не зависит от оклада и не индексируется.
Выплаты для расчета отпускных с учетом индексации – 518 975,8 руб. (201 225,8 + 15 000 + 302 750).
Средний дневной заработок – 1 421,85 руб. (518 975,8 руб. / 365 дн.).
Отпускные – 39 811,8 руб. (1 421,85 руб. x 28 дн.).
Нюансы учета премий при расчете отпускных
Для учета премий при расчете отпускных установлен особый порядок (п. 15 Положения № 922):
Виды премии
Порядок учета
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода
Премии за период работы, превышающий один месяц (квартальные, за полугодие)
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода.
Если продолжительность периода, за который начислены премии, превышает продолжительность расчетного периода, то они учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год
Премии учитываются независимо от времени начисления вознаграждения
В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения № 922 (например, работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам), премии учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии, и премии были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
При определении среднего заработка премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий отпуску календарный год, учитываются независимо от времени их начисления; годовая премия должна учитываться при расчете отпускных. Однако возможны ситуации, когда годовая премия начисляется уже после выплаты отпускных. Тогда нужно сделать перерасчет среднего заработка и учесть годовую премию.
Например, сотрудник учреждения ушел в отпуск в январе 2019 года, а премия по итогам работы за 2018 год была начислена в феврале 2019 года. В описанной ситуации отпускные были выплачены из среднего заработка без учета годовой премии. Соответственно, нужно пересчитать средний заработок с учетом премии по итогам 2018 года, исчислить новую сумму отпускных и произвести доплату.
Ошибки при отпускных расчетах.
Выплата работнику учреждения денежной компенсации вместо отпускных. Статья 126 ТК РФ допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Но компенсацией может быть заменена лишь та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней; замена отпуска компенсацией возможна, если работник имеет право на удлиненный отпуск или на дополнительный. При этом отдельным категориям сотрудников, например несовершеннолетним или беременным, запрещено заменять отпуск денежной выплатой.
Признание в расходах суммы отпускных, излишне выплаченных в связи со счетной ошибкой. Учреждениям – плательщикам налога на прибыль следует помнить, что они вправе учитывать только те расходы, которые отвечают условиям ст. 252 НК РФ, то есть обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).
Пунктом 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ определено, что к расходам на оплату труда относятся, в частности, расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ.
Как видим, для целей налогообложения прибыли учитываются только такие расходы на выплату заработной платы (в том числе отпускных), начисление которых произведено в соответствии с нормами трудового законодательства и которые отвечают критериям ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 22.07.2016 № 03-03-06/1/43097). Излишние начисленные суммы заработной платы в результате счетной ошибки не отвечают критериям обоснованности, экономической оправданности и направленности на получение дохода организацией, поэтому не могут учитываться при расчете базы по налогу на прибыль.
Отсутствие перерасчета отпускных после выплаты годовой премии. Трудовое законодательство не содержит прямого указания на то, что нужно пересчитать средний заработок и доплатить работнику отпускные в случае выплаты годовой премии после начисления отпускных за предыдущий год. Вместе с этим в п. 15 Положения № 922 отмечено, что при определении среднего заработка учитываются вознаграждение по итогам работы за год, иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления вознаграждения. Из данной нормы явствует: если средний заработок был рассчитан без учета вознаграждения по итогам работы за год, то после его начисления нужно произвести перерасчет среднего заработка с учетом вознаграждения по итогам работы за год с соответствующей доплатой. Как следствие, при перерасчете среднего заработка производится перерасчет отпускных.
Перерасчет отпускных необходим и в ситуации, когда работнику в месяце, входящем в расчетный период для расчета отпускных, ошибочно была начислена премия в меньшем размере, а затем доначислена в месяце ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск (то есть за пределами расчетного периода).
Удержание без согласия работника излишне выплаченных отпускных из пособия по временной нетрудоспособности в ситуации, когда работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска и решил перенести неиспользованную часть отпуска на другой срок. Законодательством, в частности Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ), возможность каких-либо удержаний из правомерно назначенного и выплаченного пособия по временной нетрудоспособности прямо не предусматривается.
В части 4 ст. 15 названного закона содержится разрешение на взыскание (удержание) излишне выплаченного пособия в случаях счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя при его назначении и выплате.
На основании ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Из нормы ст. 137 ТК РФ следует, что, если работник не увольняется, без его согласия организация не вправе удержать излишне выплаченные отпускные из его заработной платы. Несмотря на то, что пособие по временной нетрудоспособности не является заработной платой (ч. 1 ст. 1.2, ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ, ст. 129 ТК РФ), в ситуации, когда работник не увольняется, без его согласия учреждению не следует удерживать излишне выплаченные отпускные и суммы из выплачиваемого ему пособия по временной нетрудоспособности.
Выплата отпускных позже установленного срока. В статье 136 ТК РФ закреплено, что выплата отпускных производится не позднее чем за три дня до начала отпуска. По общему правилу срок рассчитывается в календарных днях. Если день выплаты приходится на выходной или праздник, отпускные надо выдать накануне (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Учреждение должно соблюдать правило, согласно которому между днем выдачи отпускных и днем начала отпуска должно быть три полных календарных дня. При этом требуется учитывать время, необходимое на банковские операции (на перечисление с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника или получение денежных средств в кассу учреждения).
Например, если работник уходит в отпуск с понедельника, то отпускные необходимо выдать ему не позднее четверга. В этом случае работодатель обезопасит себя от претензий контролирующих органов и сотрудников.
Если работодатель исполнит сроки перечисления, но выдаст только часть отпускных, это будет считаться задержкой выплаты, причитающейся работнику (ст. 236 ТК РФ).
Работодатель может выдать отпускные раньше, чем за три дня. Трудовой кодекс не содержит запрета на данное действие. Вместе с отпускными можно выдать и зарплату (так зачастую поступают работодатели, если отпуск начинается за несколько дней до установленной даты выплаты заработной платы). При этом необходимо проконтролировать выполнение требования, согласно которому выплата заработной платы должна производиться не реже чем каждые полмесяца.