какие виды расходов не относятся к затратам на содержание hr службы

Какие виды расходов не относятся к затратам на содержание hr службы

Сейчас в компаниях много отчетности в разных вариантах: план и затрат, платежей, а в некоторых — и текущих обязательств. Это определяет требование к сумме, в том числе и необходимость отражать затраты с НДС. Как правило, HR-бюджет — это план затрат на год (без НДС и входит в бюджет доходов и расходов (БДР). Если речь идет про бюджет движения денежных средств (БДДС) — то это уже план оплаты договорных и внедоговорных обязательства (с учетом сроков). Также важна и подача информации. Например, есть практика отражать в HR-бюджете выплаты персоналу без НДФЛ, а НДФЛ показывать отдельно в бюджете по налогам. Особенно это важно понимать тем, кто считает и социальные налоги.

Все это влияет на суммы и период их возникновения. Самые яркие примеры, с которыми часто возникает путаница:

Как правило, в ней используются простые математические действия: умножение и сложение. Определяющий фактор для всех затрат в HR-бюджете — затраты на одного работника (например, ФОТ, затраты на ДМС и т. п.) и численность персонала (или его группы). И тут очень важно знать и понимать разницу между списочной, среднесписочной численностью и штатной численностью, и четко представлять, какие из статей бюджета можно для ускорения считать по списочной и среднесписочной численности без негативных последствий для персонала.

Приведу примеры разных ситуаций:

Степень детализации расчета тоже может быть разной. Например, размер материальной помощи к отпуску, если такая предусмотрена Коллективным договором, лучше рассчитывать отдельно по каждому сотруднику, т. к. сумма может зависеть от стажа в конкретной компании, должности и т. п. А вот для расчета единовременной премии, когда она определяется, например, как Х % от общего размера ФОТ компании (без годового вознаграждения и за вычетом заработной платы генерального директора) достаточно расчета общей суммы.

Есть экономические тренды конкретных показателей прошлых лет по компании, есть тренды как направления и явления, задающие тон в HR (работа на удаленке, геймификация, smart — обучение, аутсорсинг и аутплейсмент персонала и т. д.), есть прогнозы макро-экономических показателей и они тоже определяют HR-бюджет. Но сама формула расчета конкретных статей остается неизменной (за исключением случаев изменения ПБУ). Под тренды и прогнозы меняются значения составляющих формулы, но не она сама.

Источник

Планирование HR-бюджета на персонал

Планирование и бюджетирование важный компонент управления персоналом. В конце года, как никогда, пора оценить все возможные расходы на сотрудников в грядущем году, чтобы связать работу отдела HR со стратегическим планом всей организации.

Планирование HR-бюджета — это прежде всего анализ инвестиций в развитие компании (расширение штата, выращивание ценных кадров, поддержание корпоративной культуры).

Даже небольшой конторе размером 5 – 10 человек важно анализировать и разрабатывать стратегию на будущее. Это позволяет принимать верные решения по управлению персоналом. Стратегическое планирование персонала имеет значение с бюджетной точки зрения, ведь расходы на подбор, обучение и развитие сотрудников влияют на бюджет всей организации.

Цели и общие принципы планирования HR-бюджета

Ключевая цель планирования — обеспечение адекватными людскими ресурсами руководящий состав для достижения стратегических целей и оперативных планов организации. Иными словами, приводить нужных людей с нужными навыками в нужное время.

HR-планирование бюджета предсказывает будущие потребности в области управления персоналом благодаря анализу текущих человеческих ресурсов организации, внешнего рынка труда и устремлений компании.

Какая информация требуется для подготовки HR-бюджета:

1. Ожидаемый годовой оборот компании.
2. Предполагаемая стоимость прироста вознаграждений работникам.
3. Количество сотрудников, планируемых к привлечению в следующем финансовом году.
4. Планы программ менеджеров по работе с персоналом на грядущий год (бонусные программы, тренинги, обучения, повышения и прочее).
5. Иные изменения в политике компании, ее стратегии, нормах и правилах, которые могут, в свою очередь, повлиять на денежные потоки.

Процесс разработки HR-бюджета

Планирование реализуется в 6 этапов:

1. Оценка текущего потенциала HR.
2. Прогнозирование потребностей HR.
3. Анализ разрыва.
4. Разработка стратегии управления персоналом.
5. Анализ затрат прошлого года.
6. Оформление решения по необходимому HR-бюджету.

Оценка текущего потенциала HR

Первым шагом в процессе годового планирования бюджета является оценка текущего потенциала сотрудников. Идентифицируются все знания, навыки и способности коллектива. Это можно реализовать путем разработки перечня навыков для каждого действующего сотрудника компании, иными словами, карты компетенций.

В инвентаризацию должны войти и навыки, выходящие за рамки компетенций менеджеров каждой позиции на текущий момент. Чтобы компания развивалась, важно совершенствовать и ее состав, поэтому на данном этапе предстоит оценить: каких компетенций сотрудникам еще не хватает.

Например, уровень образования и сертификаты или дополнительное обучение.

Во время оценки необходимо обратить внимание на производительность каждого работника; определить, готов ли он взять на себя больше ответственности, посмотреть на текущие показатели его развития.

Прогнозирование потребностей HR

Следующим шагом будет прогнозирование потребностей HR на будущее с учетом стратегических целей организации. Прогнозирование людских ресурсов включает оценку спроса и предложения на рынке труда.

На данном этапе необходимо четко ответить на вопросы:
— Сколько всего сотрудников будет необходимо для достижения целей организации?
— В каких дополнительных навыках персонал будет нуждаться?
— Какие рабочие места должны быть заполнены?
— Какие и когда корпоративные мероприятия планируются?
— Какие бонусные и иные программы целесообразно провести в будущем году?

При прогнозировании оцениваются и факторы внешней среды для оценки сторонних воздействий.

Обязательно учесть следующие факторы:
— Как экономика влияет на работу и способность привлекать новичков?
— Как современные технологические и культурные изменения влияют на требования к рабочей силе?
— Какие изменения происходят на Российском рынке труда?
— Как сезонность влияет на качество и объем наймов?

Анализ разрыва

Следующий шаг — определение разрыва между тем, где организация хочет быть в будущем и где находится сейчас. Анализ пробелов включает в себя определение числа сотрудников, а также навыки и способности, необходимые в будущем по сравнению с текущей ситуацией. Вопросы, требующие ответа на этом этапе:

— Сколько новых рабочих мест потребуется?
— Сколько наймов необходимо организовать для обеспечения полным объемом сотрудников? Когда это лучше делать?
— Какие обучения и в каком объеме необходимо будет реализовать для формирования требующихся навыков?
— Какие нынешние сотрудники имеют необходимые навыки?
— Есть ли достаточное количество менеджеров / руководителей?

Разработка стратегии управления персоналом

Есть пять HR-стратегий для удовлетворения потребностей организации в будущем:

1. Реструктуризация (сокращение персонала и перегруппировка задач). Задача должна включать в себя анализ: действительно ли новые рабочие нагрузки будут приводить к улучшению результатов.
2. Обучение и развитие (для выполнения дополнительных задач или перехода на новые должности).
3. Найм (рекрутинг новых сотрудников с мастерством и способностями, в которых организация будет нуждаться в будущем).
4. Аутсорсинг (использование внешних лиц или организаций для выполнения некоторых задач).
5. Совместная работа с другими организациями.

Руководителю HR-службы предстоит определить какая стратегия окажется максимально выгодной в грядущем году. Наиболее просто это сделать при помощи анализа затрат на каждую из них.

Анализ затрат прошлого года

Как правило, предусмотреть всевозможные траты помогает анализ затрат предыдущего периода. Он покажет и возможные форс-мажоры, и внеплановые траты, а возможно, и забытые плановые.

Оформление решения по необходимому HR-бюджету

После того как стратегии управления персоналом в организации разработаны, она должны быть документирована в плане управления персоналом. Этот документ излагает ключевые моменты стратегии, ответственных лиц, временные рамки ее реализации и статьи расходов.

Советы по утверждению HR-бюджета с руководителем

1) Прозрачность. Оформить план в таблицы, демонстрирующие окупаемость инвестиций, а также эффективность выбранной стратегии в предстоящем финансовом году.
Например, по какой причине выгоднее сотрудничать с другой компанией для реализации новой задачи, чем найти и вырастить своего сотрудника.

2) Защищайте свой бюджет. Показать необходимость HR-расходов для реализации миссии компании. Нет смысла рассчитывать, что все руководители объективно оценивают значимость отдела кадров для своей организации. Согласование HR-бюджета как раз тот час, в который важно во всех красках донести, как отдел незаменим в достижении цели собственника.

3) Аргументы и факты. Строить аргументацию на фактах: как запланированные действия приведут к прибыльности компании. Только в этом случае доводы будут услышаны со стороны лиц, принимающих решения. Иметь четкое представление, откуда взялась каждая цифра и почему именно она указана. В противном случае сокращения издержек за счет отдела HR не избежать.

4) Экономика. Рассказать, от каких проектов было решено отказаться для экономии бюджета. Это позволит продемонстрировать руководству умение эффективно оценивать необходимость финансовых вложений в работу отдела. За счет таких действий будет больше доверия к презентуемым на реализацию проектам.
5) Рыба. Добавить в список проектов, выбранных для реализации «козла отпущения» — проект, от которого можно отказаться (один или несколько менее важных проектов из списка приоритетов), чтобы показать готовность сокращать расходы в случае ограниченности бюджета.

Правильное преподнесение информации даст уверенность, что все самые значимые проекты будут согласованы, а работа HR принесет ожидаемые плоды.

Примеры статей расходов в отделе HR

1. Оплата труда
2. Дополнительные выплаты по зарплате (бонусы, премиальные)
3. Дополнительные выплаты по расходам (обеды, проезд, связь и т.п.)
4. Обучение (курсы повышения квалификации, семинары, тренинги)
5. Подбор персонала (оплата сайта, рекрутинговые агентства, объявления в периодических изданиях и т.п.)
6. Корпоративные мероприятия (Новый год, день рождения компании, женский день, мужской день и др.)
7. Акции для персонала (лучший работник, лучший командный результат и пр.)
8. Непредвиденные расходы (зависит от бюджета организации)

При бюджетировании следует учесть, что статьи расходов в каждой организации могут отличаться и тут приведен лишь один из возможных вариантов. Например, в ряде организаций фонд заработной платы не входит в бюджет отдела HR.

Список возможных статей бюджета HR-подразделения

1. Подбор персонала
1.1. Размещение объявлений в СМИ
1.2. Размещение объявлений о вакансиях на job-ресурсах (подписка)
1.2. Оплата услуг кадровых агентств
1.3. Проведение тестирования при приеме на работу
1.4. Участие в ярмарках вакансий
1.5. Кадровый резерв
2. Адаптация сотрудников
2.1. Доплата наставникам
2.2. Материалы для адаптации (брошюры, электронные курсы)
3. Оценка/ развитие
3.1. Оплата услуг провайдеров оценки
3.2. Закупка специальных диагностических программ для оценки сотрудников
3.3. Мотивация
4. Обучение
4.1. Внешнее обучение
– Обучение топ-менеджеров
– Обучение линейных менеджеров
– Обучение сотрудников
–Курсы переподготовки/повышения квалификации
– Образовательные семинары /вебинары
4.2. Внутреннее обучение (Корпоративный Учебный центр)
–Системы обучения персонала (LMS)
– Методические материалы, сертификаты
–Лекторы, тьюторы, тренеры, коучи
– Оргтехника, расходные материалы
5. Кадровое делопроизводство
5.1. Закупка трудовых книжек, карточек, форм, специальных шкафов хранения и т. д.
6. Корпоративные мероприятия
6.1. Дни рождения
6.2. Праздники/корпоративы
6.3. Выпуск корпоративной газеты
6.4. Проведение конкурсов
6.5. Атрибутика
7. Соц.пакет
7.1. Аренда спортзала/фитнеса
7.2. Оплата медицинских страховок (ДМС)
7.3. Оплата путевок
7.4. Выплата материальной помощи
7.5. Пакеты компенсаций (питание, проезд …)
8. Командировки сотрудников подразделения
9. Зарплата сотрудников подразделения
9.1. Постоянная часть
9.2. Компенсации
9.3. Премии
10. Расходы на содержание отдела
10.1. Канцелярские расходы
10.2. Участие в специальных кадровых конференциях, выставках
10.3. Подписка на специальную литературу и т. д.
11. Охрана труда
11.1. Приобретение оборудования

Примеры оформления HR-бюджета

Вариант 1. По статьям и подразделениям

Вариант 2. По задачам и мероприятиям (общий)

Вариант 3. По задачам и мероприятиям (календарный)

Пример обоснования затрат на разработку курса по адаптации персонала.

— Быстрый ввод в должность.

— Снижение тревоги и неопределенности у новых работников.

— Сокращение текучести кадров.ПоказателиСокращение срока адаптации персонала до 1 неделиСрокиПериод разработки с ___ по ___Мероприятия1. Разработать программу курса адаптации.

2. Разработать содержание курса.3. Подготовить ТЗ на реализацию эл. курса.

4. Назначить ответственного по сопровождению и курированию процесса разработки курса с субподрядчиком.

Источник