какие виды справок вы знаете
Справки
Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.
Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.
Разновидности
Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.
От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.
На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.
Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:
Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.
Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.
Особенности составления справки
Справка подразделяется на несколько частей:
Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.
В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:
Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.
Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.
Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:
Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.
Особенности составления архивных справок
Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:
Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.
Виды и форматы справок
К нам в Alconost часто приходят клиенты и говорят “Мне нужна справочная система для моей программы. Сделайте мне ПэДээФку”. Мы создаем руководство пользователя, оформляем PDF, а потом оказывается, что на самом деле нужна была контекстная справка с индексом и поиском.
Именно поэтому хотелось бы поделиться со всеми простыми схемами и описанием видов и форматов справки.
Сразу хочу сказать, что данный материал не является хрестоматийным — эта классификация основана на собственном опыте. Думаю, что пост будет полезен всем, кто захочет создать новый хелп или улучшить уже имеющийся.
Виды справок
Мы разделили справки на следующие виды по назначению:
Форматы справок
В зависимости от вида справки и места её размещения выбирается один или несколько форматов:
Как выбрать вид и формат хелпа?
Ознакомьтесь с вышеперечисленными описаниями и схемами и ответьте себе на 2 главных вопроса: “Кто будет читать мою справку?”, “Где (и на чём) ее будут читать?”. И все сразу станет на свои места.
А вот и несколько примеров справочных материалов различных видов: https://alconost.com/services/help-authoring
Надеюсь, что мы помогли вам определиться с этим нелегким выбором. Ждем ваших вопросов и предложений!
Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.
Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.
Справки. Виды справок, порядок их составления и оформления.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
По состоянию на 11.05.2008 или За период с 01.01.2007 по 31.12.2008
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов “выдана настоящая”, “действительно работает”. При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Датой справки является дата ее подписания.
Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:
– заголовок к тексту;
– отметка о наличии приложения (если оно имеется);
– отметка об исполнителе (при необходимости);
Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.
Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:
– руководителю вышестоящего органа;
– организации в целом;
– структурному подразделению организации;
– конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.
К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.
СПРАВКА, ОСНОВНЫЕ ВИДЫ, ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Реквизиты справки:
· заголовок к тексту;
· отметка о наличии приложения (если оно имеется);
· отметка об исполнителе (при необходимости);
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения.
При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.
Датой справки является дата ее подписания. Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.
ПИСЬМО
Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.
Деловые письма оформляются на бланках:
2) угловой бланк письма;
3) продольный бланк письма;
4) продольный бланк должностного лица;
5) продольный бланк структурного подразделения.
Обязательными реквизитами делового письма являются:
1. Эмблема (логотип) организации.
2. Код организации по ОКПО.
3. ОГРН организации.
4. ИНН/КПП организации.
5. Наименование отправителя (организации и, в зависимости от вида бланка, соответствующего структурного подразделения или должностного лица организации).
6. Справочные данные об организации.
8. Регистрационный номер.
9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа.
10. Место составления.
11. Адресат (справочные данные о получателе).
12. Заголовок к тексту.
14. Отметка о наличии приложения.
16. Гриф согласования.
18. Отметка об исполнителе.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без вводной части, сообщение без обоснования и др.
Если письмо состоит из двух частей, то первая — это обоснование письма, изложение причин сто написания, а вторая, заключительная, — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, се анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста и состоят из следующих основных частей:
К тексту письма предъявляются следующие требования:
Ø ясность, чёткость, краткость изложения;
Ø обоснованные аргументы, полнота информации;
Ø доброжелательный, вежливый тон;
Ø последовательность изложения материала;
Ø нейтральный тон письма;
Ø использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.
Датой письма является дата его отправления.
В переписке используются следующие формы изложения текста:
ü от первого лица единственного числа (прошу);
ü от первого лица множественного числа (просим);
ü от третьего лица единственного числа (организация просит);
ü от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).
К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:
Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправить в адрес после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству. Основное функциональное назначение письма — информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений.
Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма — подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую партию продукции и т.п. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т.п., — а также присутствие в тексте слова “Гарантирую”.
Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием точных характеристик (название, количество страниц и т.п.).
Письмо-рекламация — менее частое явление в современной деловой переписке. Основное назначение — выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о некондиционности продукции).
Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее по каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является продолжением предыдущего послания.
Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально — представить в выгодном свете) адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие, например, праздник организации.
Дата добавления: 2016-06-13 ; просмотров: 2734 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ
Виды справок в делопроизводстве
Виды справок в делопроизводстве бывают служебные и частные. Но для начала давайте узнаем, что такое справки? Справки — это документы, которые содержат описание и подтверждение фактов.
Виды справок в делопроизводстве!
В делопроизводстве имеются служебные справки (о количестве сотрудников, об исполнении плана, о задолженности по зарплате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).
Служебные справки в делопроизводстве, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.
Очевидно, что к исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями. Внешние справки в делопроизводстве подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.
Внутренние справки не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем (например, начальником отдела).
Как оформить бланк внешней справки и как оформить бланк внутренней справки?
Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние справки на обычной бумаге формата А4 или А5.
Что писать в служебной справке?
В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.
Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.
Виды служебных справок
Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2022» или «за период с 01.01.2022 по 30.06.2022».
Что писать в личной справке?
Личные справки в делопроизводстве, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.
Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.
Виды личных справок
Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.
Друзья, а какие виды справок в делопроизводстве знаете Вы? Напишите об этом несколько слов в комментариях и поделитесь этой информацией в соцсетях со своими друзьями. А чтобы не пропустить в дальнейшем другие важные изменения в новых законах , подпишитесь на получение новостей.