Зрдс что это значит
Заявка на расходование денежных средств в «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей»
Время чтения: 10 мин.
В организациях может возникнуть потребность в контроле за расходом денежных средств. Для этих целей возможно использовать документ «Заявка на расходование денежных средств» в конфигурациях «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей», с помощью которого можно будет спланировать и контролировать расходы денежных средств предприятия. Выполним следующие настройки в программе: в разделе «НСИ и администрирование», в группе «Настройка НСИ и разделов», в пункте «Казначейство и взаиморасчеты» устанавливаем галочку: «Заявки на расходование денежных средств».
При использовании «Заявок на расходование денежных средств» появляются дополнительные настройки в банковских счетах организации и кассах организации.
Если в кассе организации снята галка «Разрешить выдачу денежных средств без заявок на оплату», то расходные кассовые ордера не могут быть созданы без заявок. Если галочка стоит, то расходный кассовый ордер может быть создан как на основании заявки, так и без заявки.
Если рассматриваем банковский счет организации, то там ситуация аналогичная, без установленной галочки в «Разрешить списание денежных средств без заявок на оплату» отсутствует возможность создания документов списания с расчетного счета без заявки, загрузка банковских выписок не будет создавать документы списания безналичных денежных средств.
Создаем документ «Заявка на расходование ДС»: раздел «Казначейство», группа «Планирование и контроль денежных средств», пункт «Заявка на расходование денежных средств».
По кнопке «Создать» необходимо выбрать нужный вид операции документа, например, Оплата поставщику, Выдача подотчетнику, Перечисление налогов и взносов и т.д.
Заявку на расходование денежных средств также можно создать из документов, нажав «Создать на основании». Такими документами могут быть: «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг», «Приобретение услуг и прочих активов».
Когда «Заявка на расходование денежных средств» создается на основании существующего документа, который формирует задолженность нашей организации перед контрагентом, то происходит автоматическое заполнение реквизитов, таких как Организация, Подразделение, Получатель, Объект расчетов, Основание платежа и т.д. В заявку автоматически подставляется сумма задолженности в реквизит «Сумма». При оформлении документа «Заявка на расходование денежных средств» на примере вида операции документа «Оплата поставщику» заполняем все реквизиты документа.
На закладке «Основное»:
Заявитель – лицо, сделавшее запрос на расход денежных средств.
Форма платежа – безналичными денежными средствами или наличными. Если безналичные, то по заявке можно оформить документ «Списание с расчетного счета»; если наличными, то документ «Расходный кассовый ордер». На вкладе Распределение по счетам в зависимости от выбранной формы можно указать вариант списания: с расчетного счета или из кассы.
По команде «Заполнить» происходит заполнение назначение платежа.
«Перечисление в бюджет» – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.
На закладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем. Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения, при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.
На закладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации или касса организации, с которых необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным, указанным на вкладке «Основное».
Документ проводится в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования. Если документ согласован, то рядом со статусом выходит имя пользователя, согласовавшего документ. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».
Документ «Заявка на расходование денежных средств» может находиться в разных статусах:
«Не согласована» – Заявка формируется.
«Согласована» – Заявка включена в план платежей.
«К оплате» – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.
«Отклонена» – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.
После прохождения всех этапов согласования документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате».
Для того, чтобы увидеть, какие заявки на расходование денежных средств находятся в статусе «К оплате», обратимся к отчету «Заявки к оплате». Данный отчет можно найти в разделе «Казначейство», группа «Отчеты по казначейству», пункт «Заявки к оплате».
Отчет содержит данные по контрагентам, валюте, заявкам, назначениям, получателю и плательщику. В данном отчете можно проконтролировать, оплачена ли заявка, вовремя или нет.
В разделе «Казначейство» – «Планирование и контроль денежных средств» есть рабочее место по согласованию «Заявок на расходование денежных средств». Рабочее место позволяет быстро и массово согласовывать заявки различных пользователей и подразделений.
Из документа «Заявка на расходование денежных средств» в зависимости от выбранной формы оплаты можно создать на основании документы «Списание безналичных денежных средств», «Расходный кассовый ордер». Созданные на основании документы будут заполнены данными, которые содержались в заявке. Например, документ «Списание безналичных денежных средств».
Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Алгоритм составления БДДС
БДДС (бюджет движения денежных средств) — это план всех поступлений и платежей денежных средств, которые осуществляются в течение нужного вам периода времени. Бюджет, как правило, составляется на месяц, но иногда может формироваться БДДС на год с обязательной разбивкой по месяцам. При составлении БДДС рассматриваются только денежные потоки, то есть в нем отражаются операции, имеющие денежное выражение. Другими словами, БДДС представляет собой план, отражающий все источники поступления и направления использования денежных средств.
БИТ.ФИНАНС – БДДС в вашей 1С
Зачем составлять БДДС?
Руководители составляют БДДС для управления финансовыми потоками компании. Руководство должно удостовериться, что у фирмы будет достаточно финансов для оплаты необходимых счетов при их очередном поступлении. Например, заработная плата должна выплачиваться каждые две недели, а счета за коммунальные услуги оплачиваются каждый месяц. БДДС позволяет руководству прогнозировать уменьшение остатка денежных средств фирмы и исправить проблему, до наступления очередного срока платежа.
БДДС также полезен для прогнозирования больших сумм, наличие которых на счетах не является идеальным для компаний. Лучше вложить эти деньги, чтобы они приносили проценты. Избыточные денежные средства также можно использовать для расширения фирмы и развития новых операций, чем оставлять их бездействовать на счете компании. БДДС позволяет руководству прогнозировать уровни денежных средств и корректировать их по мере необходимости.
Бюджет движения денежных средств представляется важным финансовым инструментом управления, поскольку он:
Ваша компания может быть прибыльной сейчас, но будет ли она получать прибыль через шесть месяцев? Важно тщательно отслеживать, сколько денег получает ваша компания и сколько ей нужно в будущем для покрытия своих расходов. Отслеживание бюджета движения денежных средств поможет понять, когда в компании будут средства на оплату текущих расходов, а когда их будет недостаточно.
По отчету о прибылях и убытках может быть видно, что компания имеет прибыль, но фактически у нее нет свободных денег. Этот момент связан с тем, что отчет составляется по методу начисления. В этом случае учет доходов и расходов не связан с фактическим движением денежных средств.
Этапы составления БДДС
Пример прогноза продаж: “Х” владеет магазином по продаже товаров для рыбалки. “Х” будет использовать прошлогодние суммы продаж, чтобы подготовить свой бюджет движения денежных средств на следующие два квартала. Вот информация о продажах за первые шесть месяцев прошлого года:
Согласование заявок на оплату в 1C: ERP УХ
В статье рассмотрена последовательность работы с заявкой на оплату в программе 1C: ERP УХ от настройки согласования заявки до создания платежного поручения. Процесс описан как с точки зрения пользователя, так и через рассмотрение участвующих в последовательности объектов системы с их наименованиями в конфигураторе. Для написания статьи использовался релиз 1С:ERP. Управление холдингом 3.1.4.31.
Механизм универсальных процессов в 1C: ERP УХ позволяет использовать процесс согласования для документа Заявка на оплату (ЗаявкаНаРасходованиеДенежныхСредств), автоматизируя постановку задач исполнителям в определенной последовательности.
Для настройки согласования заявки используем закладку Процессы и согласование, где создаем новый шаблон универсального процесса (справочник Шаблоны универсальных процессов):
Вызов редактирования шаблона из формы списка осуществляется при нажатии на значок гаечного ключа. В шаблоне выбираем режим процесса Маршрут согласования, тип согласуемого объекта Документ и согласуемый объект Заявка на оплату.
По двойному клику открывается форма редактирования этапов процесса (справочник Этапы универсальных процессов):
Для каждого этапа указываются, ответственные за согласование пользователи (по ссылке на справочник Пользователи или по роли), заполняются статусы, устанавливаемые на каждом этапе, и связи между этапами.
Для дальнейших создаваемых документов Заявка на оплату будет действовать текущий шаблон.
При создании заявки ей присваивается статус Черновик. При проведении документа он автоматически отправляется на согласование, создается документ Экземпляр процесса с состоянием выполнения Запущен и ключевым объектом – ссылка на текущую Заявку.
Заполняется регистр сведений Текущий маршрут процесса с измерениями Экземпляр процесса, Этап источник и Этап приемник (в случае разветвления процесса для одного источника могут быть несколько приемников).
Если стоит задача программного определения начального и конечного этапа, то это можно сделать по данному регистру из наличия этапов только в источнике или только в приемнике.
В регистре История выполнения процессов (в форму регистра можно зайти также из Экземпляра процесса) отображаются события процесса, в частности, отмена согласования означает остановку процесса.
У согласующих пользователей в форме Мои задачи и оповещения (обработка ЗадачиИОповещенияТекущегоПользователя), открывающейся при начале работы, а также из подменю Процессы и согласование, появляется список заявок на согласование
Из формы обработки можно выполнить согласование или отклонение заявки, оставить пояснение.
В заявке на оплату по кнопке Ход согласования можно открыть наглядную блок-схему прохождения этапов.
С точки зрения объектов системы процесс согласования соответствует записям в регистре Выполнение процессов (где документ Экземпляр процесса содержит в качестве реквизита КлючевойОбъектПроцесса нашу заявку).
При прохождении заявкой полного цикла согласования она получает статус Утвержден (регистр сведений Регистр состояний объектов).
Для утвержденной заявки возможно ее разделение на платежные позиции, которые описываются в регистре Платежные позиции (название в конфигураторе РазмещениеЗаявок) и различаются идентификаторами.
Состояние позиции определяется в регистре Состояния исполнения документов планирования, который связан с регистром Платежные позиции по документу и идентификатору.
По умолчанию позиции имеют состояние Черновик.
При создании и проведении реестра платежей состояние позиции, включенной в реестр, меняется на В реестре платежей.
Для создания платежного поручения по позиции из формы Реестра платежей можно воспользоваться кнопкой вызова обработки Генерация платежных поручений или вводом на основании.
В случае, когда платежное поручение сформировано и проведено, позиция принимает состояние На исполнении.
Когда в платежном поручении реквизит Проведено банком принимает значение Истина и создан документ Отражение фактических данных, то позиция принимает значение Исполнено.
Также возможны состояния Отложена (исполнение позиции отложено) и Отменена – позиция отменена документом Закрытие платежной позиции.
Текущее состояние позиций заявки можно увидеть в тексте гиперссылки формы заявки, а также из формы Исполнение заявки по этой гиперссылке.
Статью подготовила Рузавина Наталья, ведущий разработчик франчайзинговой сети «ИнфоСофт».
Автоматизация платежного процесса — инструмент повышения эффективности
Когда бизнес развивается быстрыми темпами, специалисты финансового подразделения не всегда успевают подстроиться под масштабы изменений. В таком случае может помочь автоматизация некоторых функций. О том, как автоматизация процессов казначейства способствовала существенному повышению эффективности компании в целом, рассказывает Михаил Хорошев, руководитель казначейства компании «Роникон».
Компания производит современные шкафы-купе, бизнес развивается быстро и успешно. На определенном этапе столкнулись с болезнью роста — изменение внутренних процессов не успевало за изменением масштабов бизнеса. Стали возникать вопросы, в том числе и по работе с денежными средствами. Детально изучив сложившийся платежный процесс, выявили следующую последовательность действий:
В данном процессе регулярно возникали сбои — счета терялись или задваивались, бухгалтер иногда не вовремя передавал заявку, у директора появлялись вопросы по заявке, на которые никто не мог ответить, так как не было понятно, кто инициатор платежа, и т.п. В результате допускались просрочки по платежам, что приводило к ухудшению взаимоотношений с контрагентами. Планирования как такового не было, а об эффективности этого процесса вообще никто не задумывался.
Когда бизнес растет на 30—35% в год, а денежные средства есть всегда, подобная организация работы — не самая большая проблема компании. Однако кризис 2008 г. заставил по-другому взглянуть на финансовый блок компании. Было принято решение наладить работу, в том числе в части платежного процесса.
Разбили платежный процесс на этапы и регламентировали их
Прежде всего определили для себя платежный процесс как логическую последовательность действий, осуществляемых для корректного проведения и учета всех операций с денежными средствами. Чтобы сделать платежный процесс прозрачным, выделили в нем три основных этапа:
В их рамках были выделены следующие задачи:
Начали с разработки регламента осуществления платежей, детально описывающего всю процедуру, чтобы ни у кого из сотрудников не возникало вопросов при необходимости оплаты какого-либо счета.
Также в регламенте были определены:
Рассмотрим подробнее основные этапы платежного процесса.
Выстроили и автоматизировали работу с заявками на расход денежных средств
В компании существует два горизонта планирования движения денежных средств — годовой бюджет и месячный оперативный план ДДС (табл. 1).
Годовой бюджет формируется казначейством в рамках общего бюджетного процесса по компании, утверждается на весь год и практически не подлежит изменению. Составляется он на основе бюджета доходов и расходов компании и используется:
Месячный оперативный план ДДС формируется каждым подразделением ежемесячно на основе текущих прогнозов платежей и поступлений и является базой для контроля фактических платежей. Оперативные планы ДДС используются с целью:
После утверждения месячного оперативного плана ДДС в системе появляется возможность оформления конкретных заявок на расходы в соответствующем периоде. Согласование таких заявок происходит в порядке, приведенном в табл. 2.
Заявитель создает ЗРДС, указывая основные параметры для платежа (контрагента и договор, сумму и описание, подразделение и статью ДДС, дату платежа). При записи новой ЗРДС происходит проверка соответствия заявленной суммы в разрезе подразделения/статьи ДДС согласованному на данный период оперативному плану ДДС.
Исходя из текущих задач подразделения, руководитель подразделения оценивает необходимость данного расхода (как с точки зрения платежа как такового, так и с точки зрения сроков осуществления платежа) и подтверждает (либо отклоняет) ЗРДС. При согласовании руководителем подразделения ЗРДС повторно сравнивается с оперативным планом ДДС.
Руководитель дирекции (направления) оценивает необходимость данного расхода с учетом стратегических задач компании и подтверждает (либо отклоняет) ЗРДС.
Затем бухгалтер проверяет соответствие заявленного расхода требованиям бухгалтерского учета. Сверяются взаиморасчеты с клиентами, проверяется наличие первичных документов по предыдущим оплатам и т.п. И при отсутствии замечаний ЗРДС согласуется и попадает к финансовому контролеру казначейства.
Соответствие заявленного расхода требованиям управленческого учета и полноту информации для осуществления платежа, а именно корректность подразделения и статьи ДДС, реквизитов контрагента, при необходимости — наличие дополнительных внутренних согласований, проверяет финансовый контролер. Он указывает и счет/кассу, из которой будет осуществлен расход, и дату фактического платежа после утверждения заявки.
Отклоненные на любом этапе ЗРДС возвращаются заявителю с обязательным указанием причин отклонения. После устранения замечаний ЗРДС возвращается на тот этап, по которому был отказ.
На основании утвержденных ЗРДС формируются платежные документы. Причем в программе реализован системный запрет на формирование таких документов без ссылки на утвержденную ЗРДС. Оформленное платежное поручение опять-таки через стандартный функционал ERP-системы выгружается в банк-клиент, электронная выписка из которого на следующий день загружается в ERP-систему. Сформированные накануне платежи отмечаются как осуществленные, а поступления средств разносятся по заказам покупателей. Таким образом, работа с банк-клиентами максимально автоматизирована, вручную вводятся только валютные платежи, которых очень мало.
При формировании отчетности по платежам доработали некоторые формы
В компании существует несколько отчетов по ДДС, формируются они в следующее сроки:
Все отчеты (за исключением сопроводительного письма) формируются в ERP-системе с использованием стандартных инструментов — анализа движения денежных средств, оборотов по статьям бюджетов, сравнительного анализа оборотов по статьям бюджетов.
Что же касается технической стороны проекта, то для упрощения работы пользователей была разработана визуальная форма планирования платежей и предоставления данных по подразделениям для ввода оперативного месячного плана ДДС, который проходит те же этапы согласования, что и ЗРДС (за исключением бухгалтерии).
С учетом принятого в компании процесса согласования расходов немного доработали ЗРДС, в нее добавили следующие поля:
Все поля документа, определяющие назначение платежа (организация, контрагент, договор, статья ДДС, подразделение, описание), являются обязательными для заполнения.
Также был доработан формат и графическое отображение платежного календаря. В нем отражаются только ЗРДС с состоянием «Утверждена», при этом, в зависимости от указанных признаков, они отражаются разными цветами. Такой подход упрощает работу финансового контролера при составлении плана платежей на день.
Реализация проекта привела к изменениям в компании
Количественные показатели оценки эффективности проекта приведены в табл 3.
Время от инициации до утверждения заявки составляет теперь не более трех дней, при этом в любой момент можно уточнить, на каком этапе находится заявка. Мы получили адекватный оперативный план движения денежных средств (а точность ОП ДДС составляет в среднем 90—95%), благодаря которому можно оптимально использовать денежные средства компании. Несмотря на увеличение числа заявок, трудозатраты на их обработку существенно снизились, и в освободившееся время решаются другие задачи.
Не менее важны качественные изменения в компании, связанные с данным процессом.
Участие в процессах планирования денежных потоков и согласования платежей своего подразделения повысило вовлеченность руководителей в деятельность компании. Повышается финансовая грамотность сотрудников, чувство ответственности за результат, по-другому воспринимаются внутренние процессы компании. Более того, некоторые технические доработки платежного процесса были инициированы сотрудниками других подразделений.
Появились стандартные требования к исходным данным для работы в рамках платежного процесса, что привело к дальнейшему упрощению работы. Например, указание в договорах условий расчетов (графика платежей, количества дней отсрочки, кредитные лимиты и т.п.) позволило без лишних трудозатрат получить отчет о кредиторской задолженности.
Кроме того, были стандартизированы условия работы с внешними контрагентами, оптимизированы внутренние бизнес-процессы, исключены дублирующие или избыточные функции внутри компании.