Информативная встреча что это
Как организовать и провести эффективное онлайн-совещание. Советы от фасилитатора Skyeng
Екатерина Мешкова
Разбираемся в форматах: какими бывают встречи
Тет-а-тет
Групповые
Начинаем подготовку: 3 вопроса перед встречей
Прежде, чем приступить к планированию встречи, задайте себе 3 вопроса:
1. А нужна ли встреча?
Встречу лучше не проводить в 3 случаях:
Точно ли встреча — самый эффективный вариант решения проблемы? Если да, переходите ко второму вопросу.
2. Кто нужен на встрече?
Планируя состав совещания, не стоит следовать принципу «чем больше, тем лучше». Приглашайте только тех, кто действительно может решить проблему. Присутствие коллег, не заинтересованных в вопросе напрямую, может негативно влиять на общую вовлеченность и динамику. К тому же, чем больше человек на встрече, тем труднее договориться.
Сервис для планирования и проведения групповых онлайн-встреч Webinar Meetings позволяет собрать
до 100 участников и вывести в эфир одновременно
до 30 спикеров
Обязательно решите, кто возьмёт на себя роли ведущего, таймкипера и кто будет отвечать за формирование и рассылку итогов собрания. Продолжительные и важные встречи требуют участия фасилитатора.
3. Зачем вам встреча?
У вас должна быть четкая цель, сформулированная в глагольной форме.
От этой цели нужно отталкиваться при планировании структуры и времени встречи.
Где и когда стоит проводить информационные встречи?
Где и когда стоит проводить информационные встречи?
Важно решить, будет ли эта встреча для ввода данных или для вывода, то есть должны ли участники получить информацию или же вы хотите получить информацию от них.
«Вводные» встречи обычно длятся недолго. Если вы заметили мамонта и хотите поделиться этим с коллегами, вам всего-навсего нужно собрать их вокруг себя и сказать им об этом. Информационную встречу такого типа можно провести за несколько минут.
Если вы хотите собрать информацию от работников, организуйте форум: пусть лучше все сидят в кругу, чем формальными рядами. Это упростит обмен информацией.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Информационные «атаки» на ФРС: кто за этим стоит?
Информационные «атаки» на ФРС: кто за этим стоит? Мир финансов с каждым годом становится все более «турбулентным». Обычно под «турбулентностью» финансового мира понимаются резкие колебания индексов на фондовом рынке («надувание» и «схлопывание» финансовых пузырей),
Как проводить IPO
Как проводить IPO Процесс выведения компании на биржу выглядит примерно следующим образом (см. рисунок). Вот также иллюстративно график проведения IPO. Процесс размещения занимает в среднем 3–4 месяца. Давайте посмотрим, что делает компания на каждом этапе подготовки и
1.4. Интернет-магазины: когда скидка на «кота в мешке» стоит риска
1.4. Интернет-магазины: когда скидка на «кота в мешке» стоит риска Интернет-магазины позволяют сэкономить деньги, так как обычно за счет отсутствия торговых залов обеспечивают более низкие цены, и время, так как доставляют продукцию по удобному Вам адресу и в удобный для
Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями Информационные технологии настолько глубоко пронизали нашу жизнь, что мы постоянно испытываем искушение использовать их при решении любой задачи по обработке информации. Но это, конечно, ошибка. Существуют
Проводить экскурсии
Проводить экскурсии Преимущества:Расширение кругозора, углубление знаний;Хорошие чаевые.Недостатки:Нужно постоянно следить, вся ли группа на месте;Приходится очень много и часто говорить;Следует терпеливо выслушивать всю ту информацию, которую люди когда-то вычитали и
84. Стоит ли выстраивать систему лояльности, например, в фирмах, которые торгуют недвижимостью или товарами класса люкс (дорогие часы, автомобили)? Как правило, клиенты редко прибегают повторно к услугам этих компаний, так стоит ли овчинка выделки? И если да, то почему?
84. Стоит ли выстраивать систему лояльности, например, в фирмах, которые торгуют недвижимостью или товарами класса люкс (дорогие часы, автомобили)? Как правило, клиенты редко прибегают повторно к услугам этих компаний, так стоит ли овчинка выделки? И если да, то почему? Если
103. Стоит ли проводить прямые сравнения с конкурентами или лучше обходиться общими словами: продукт привлекательный, дешевый, качественный и т. п.?
103. Стоит ли проводить прямые сравнения с конкурентами или лучше обходиться общими словами: продукт привлекательный, дешевый, качественный и т. п.? Если ваш продукт значительно лучше, то можно четко сравнивать отдельные признаки.Если он ненамного лучше, находится на
Зачем нужны информационные встречи?
Зачем нужны информационные встречи? «Информация – не знание», – сказал Эйнштейн, имея в виду, что информация сама по себе не столь важна. Слово «информация» предполагает «формирование», и я бы предположил, что в этом и заключается основной смысл встречи: сформировать
Где проводить дискуссионные встречи?
Где проводить дискуссионные встречи? Тони Блэр встряхнул дряхлые обычаи, а вместе с ними и всю чиновничью рать, когда перевел государственные обсуждения из Кабинета министров в свой собственный офис – «Берлогу», как его стали называть. Этот «Диванный Кабинет» не всем
Как проводить встречу ради встречи?
Как проводить встречу ради встречи? Вы можете собрать свою компанию в любой момент, когда захотите. Есть только один момент, когда ее нужно собрать. Это как раз тот момент, когда нет ни времени, ни денег, ни нормального повода. Вот тогда люди действительно ценят встречу ради
ПОТРЕБИТЕЛИ: КОГДА ИЗБАВЛЯТЬСЯ ОТ НИХ, КОГДА НАХОДИТЬ НОВЫХ И КОГДА СОХРАНЯТЬ ТЕХ, ЧТО У ВАС ЕСТЬ
ПОТРЕБИТЕЛИ: КОГДА ИЗБАВЛЯТЬСЯ ОТ НИХ, КОГДА НАХОДИТЬ НОВЫХ И КОГДА СОХРАНЯТЬ ТЕХ, ЧТО У ВАС ЕСТЬ Так вот, вернемся к вашим потребителям. Вероятно, вы продавали ваш продукт потребителям, относящимся по крайней мере к четырем из пяти категорий, о которых я говорил ранее
Как проводить сессию
Как проводить сессию Смысл мозгового штурма состоит в порождении новых идей, поэтому начинать его необходимо, полностью очистив свое восприятие. Собравшись в комнате для штурма, вы должны оставить за ее порогом все свои предубеждения и готовые точки зрения. Ваша задача
Где и как проводить вебинар
Где и как проводить вебинар Есть масса площадок, некоторые из них платные. Новичков, естественно, привлекают бесплатные варианты. Можете использовать www.wiziq.com или
Что говорить, когда покупатель спрашивает: «Сколько это стоит?»
Что говорить, когда покупатель спрашивает: «Сколько это стоит?» Ни один продавец не любит, когда его спрашивают о цене товара до того, как он полностью подготовит почву для такого вопроса. Никому не хочется называть цену, пока не продемонстрированы все преимущества
Когда проводить измерения?
Когда проводить измерения? После составления ясного представления о том, почему, что и как вы будете измерять в своей кампании, необходимо решить, когда вы будете это делать. Следующие варианты различаются по срокам проведения измерений.Исследования до и после,
Я весь внимание: десять техник вовлечения для участников онлайн-встреч
Если онлайн-встречи отнимают много сил, значит, их организовали неправильно. Руководитель Консалтинговой компании «Имидж персонал» и преподаватель Школы бизнеса и международных компетенций МГИМО Людмила Дудорова — о том, как сделать онлайн-встречи искренними и продуктивными.
Отличие онлайна от очных встреч
Онлайн-общение забирает больше сил и внимания, чем встречи в реальной жизни. Согласно немецкому исследованию 2014 года, даже небольшие задержки связи на 1,2 секунды люди воспринимают как невнимательность и грубость собеседника. Из-за экрана в онлайне труднее считывать язык тела, мимику и эмоции других людей. При этом с включенной камерой вы всегда находитесь под наблюдением, а это дополнительный фактор стресса.
Эксперты считают, что удаленная работа останется надолго. Компании закрывают офисы и разрешают сотрудникам оставаться на удаленке сколько они захотят. Будущее за комбинированным форматом работы, когда люди приходят в офис один-два дня в неделю, а остальное время работают из дома. Онлайн-встречи и конференции стали доступнее, а умение вовлечь коллег в диалог или презентацию — ключевым.
За последние четыре месяца Людмила и ее коллеги провели 150 онлайн-встреч. Она считает, что у онлайн-формата есть три главных отличия:
Многие руководители почти не проводили онлайн-конференции до пандемии. Они не считали встречи полноценными без общения лицом к лицу, поэтому карантин стал для них вызовом. Согласно внутреннему опросу участников онлайн-мероприятий «Имидж персонал» в мае-июне 2020 года, главные трудности онлайн-встреч: технические неполадки, отсутствие вовлеченности и слабое управление.
Технические неполадки. Более 85% опрошенных раздражают технические трудности: отсутствие связи, плохой звук, неполадки с подключением спикера или участников, плохо работающая презентация. Пока организаторы исправляют ситуацию, участники ждут, поэтому быстро устают и теряют фокус внимания.
Отсутствие вовлеченности. Почти 70% респондентов не хотят обсуждать заявленную тему на скучной однообразной встрече. Люди теряют мотивацию участвовать в дискуссии, потому что не чувствуют спикера и аудиторию. Они могут отключиться, чтобы отвлечься на телефон или домашнее обязательство, но полноценно так и не вернутся. При этом часть участников боятся ошибок и оценок со стороны коллег или руководителей, поэтому пассивно следят за встречей.
Слабое управление встречей. Если ведущий не умеет направлять группу в продуктивное русло, встреча затянется и обсуждение уйдет в другую сторону. В таких встречах часто возникают хаос и конфликты между участниками.
Чтобы онлайн-встречи не вредили, а приносили пользу, Людмила Дудорова рекомендует готовиться заранее и применять десять техник фасилитации.
1. Пользуйтесь техникой Check-in
Начните встречу с сонастройки. Попросите каждого участника рассказать что-то о себе и ответить на вопросы: «Что для меня самое важное на встрече?» и «Что должно произойти на встрече, чтобы она была максимально полезной?»
Это поможет включить каждого участника на смысловом, физическом и эмоциональном уровне. Они смогут высказаться, озвучить свою точку зрения, услышать и почувствовать других в самом начале встречи.
2. Объясняйте цель и план встречи
Объясните участникам встречи: что будет происходить и зачем всех собрали. Для этого четко представьте цель и план собрания. Подготовьте отдельный слайд в презентации, проговорите повестку дня вслух и соберите обратную связь от участников — что и как они поняли.
Если вы проводите онлайн-встречи постоянно, разделите их на несколько типов. Например, еженедельные планерки, проблемные совещания между отделами, мозговые штурмы и подведение итогов. Для каждого типа определите повестку встречи, регламент, формат и высылайте участникам заранее. Тогда, присоединяясь к совещанию, люди будут сразу понимать суть происходящего и встреча пройдет продуктивнее.
3. Фасилитируйте
Назначайте или приглашайте фасилитатора встречи — ведущего, который проследит за структурой совещания и сделает его продуктивным.
Что делает фасилитатор:
Если у вас нет фасилитатора, просто придерживайтесь правил совместной работы. Вот восемь основных:
4. Организуйте активность участников
Чем больше люди делают что-то самостоятельно, тем больше они чувствуют интерес к процессу и удовлетворенность, поэтому планируйте больше вовлекающих действий и активностей.
Самый простой способ включить участников — задать несколько вопросов и попросить ответить в чате или голосом. Для ответа можно использовать баллы. Например, попросите каждого оценить: на сколько баллов они согласны с предложенным решением.
Просите участников задавать вам и коллегам вопросы в чате. Чаще делите участников на группы, чтобы обсуждать сложные вопросы и придумывать новые решения. Например, распределяйте людей по разным залам в Zoom. В малых группах участники чувствуют себя безопаснее и не боятся предлагать, потому что на общую встречу приносят общее решение группы.
Меняйте активности и форматы обсуждений, чтобы участники сохраняли внимание и интерес.
5. Цените вклад каждого
Каждый человек хочет быть полезным, значимым и влиять на ситуацию. Создайте условия, в которых всех участников услышат. Помогайте людям высказаться, устанавливайте очередность и обращайтесь персонально.
Организуйте передачу слова: в конце своей речи говорящий называет участника, которому передаст слово. Благодарите говорящего и группу, используйте аплодисменты. Важно, чтобы говорили участники, а не только ведущий или руководитель. Будьте нейтральны к любому человеку и помните: самый тихий голос может предложить самое сильное решение.
6. Изучите онлайн-платформы
Онлайн-платформы для совместной работы помогут команде визуализировать и зафиксировать идеи. Используйте доски для рисования и голосования, применяйте шаблоны для обсуждений.
Например, перед началом встречи обменяйтесь ожиданиями на виртуальных стикерах в Padlet, а во время мозгового штурма записывайте идеи на досках в Miro. Такое разнообразие форматов сделает встречу гораздо интереснее и продуктивнее. Главное — сначала попробуйте инструменты сами, а потом предлагайте их участникам.
Основные онлайн-платформы для удаленных встреч:
7. Создайте безопасную и открытую среду
В онлайне любое едкое замечание звучит громче и воспринимается более чувствительно. Ваша задача как организатора и ведущего — создать безопасную среду для конструктивного общения.
Вводите правила уважения друг друга: не критиковать и не переходить на личности. Сразу пресекайте «троллинг», фокусируйте и возвращайте участников к цели встречи. Например, вместо критики предложите высказываться по формуле добавления идей «Да и…».
8. Делитесь мыслями, совместно создавайте решения
Разговаривайте с людьми: спрашивайте их мнения, обменивайтесь опытом и видением. Вместе анализируйте ситуации и ищите решения проблем, договаривайтесь о планах. Активно пользуйтесь онлайн-голосованиями на встречах и в общих чатах.
Чем больше люди участвуют в выработке идей и решений, тем больше ответственность за принятые решения и выше готовность их реализовывать.
9. Следите за энергией группы
Ведущий онлайн-совещания задает темп и ритм, с которым будут двигаться участники. В онлайне особенно важны динамика и скорость, ведь физически мы устаем быстрее, а длительность встреч — короче. Делайте перерывы и разминки — помогайте группе быть в ресурсном состоянии.
Ведущему важно играть роль тамады, комментатора и коуча, работающего больше вопросами, чем ответами. Помните, что в онлайне от ведущего требуется больше энергии, поэтому учитесь настраиваться перед онлайн-мероприятиями и управлять собой по ходу.
10. Управляйте психо-эмоциональным фоном встречи
Поддерживайте дружескую атмосферу и проявляйте живой интерес к другим людям. Говорите на около рабочие и личные темы. Демонстрируйте общий контакт аудитории, несмотря на физическую удаленность друг от друга. Например, попробуйте организовать «микропозитив» на каждой встрече: расскажите хорошие новости или узнайте о делах коллег.
Идеальных встреч не бывает. Если у кого-то отключился интернет или презентация, разрядите обстановку и призовите участников относится к ситуации проще. Экспериментируйте и вовлекайте участников всеми доступными способами.
Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.
Как сделать рабочую встречу максимально полезной
Наши рабочие будни сложно представить без встреч. Мы собираемся, чтобы решить вопросы или проблемы, распределить задачи, обсудить планы, провести ретроспективу. Но далеко не каждую встречу можно назвать полезной и эффективной. Как сделать так, чтобы рабочие собрания не были пустой тратой времени? От каких совещаний можно отказаться? Что такое «стоимость встречи»? На эти вопросы ответил бизнес-тренер из EPAM Дмитрий Татти.
Какие встречи бывают
Есть много видов рабочих встреч: дейли-митинги, стендапы, мозговые штурмы, ретроспективы, церемонии SCRUM. Всех их можно можно объединить в три большие группы – в зависимости от цели.
Встречи для информирования
Те, на которых организаторы сообщают участникам какую-то информацию. Обычно на такие собрания приглашают много людей, чтобы рассказать о каких-то новостях или нововведениях. Например, сообщить о том, что в компании появился процесс фидбека.
Встречи для обсуждения
Те, на которых участники думают, как решить проблему или вопрос и делятся своими идеями. Например, обсуждают, какую новую фичу добавить в приложение.
Встречи для принятия решений
Те, на которых участникам нужно прийти к общему решению. Например, выбрать трекер задач, которым будет пользоваться вся команда.
Нередко одна и та же встреча сочетает в себе элементы информирования, обсуждения и принятия решений. За один митинг тимлид может рассказать команде о новых требованиях заказчика, обсудить с разработчиками их реализацию и вместе решить, кто чем будет заниматься.
От каких встреч можно отказаться
Во время собрания сотрудники не выполняют своих рабочих обязанностей и, следовательно, не приносят компании прибыль. Вот онлайн-счетчик, с помощью которого можно рассчитать, сколько денег компания «теряет» на каждом митинге. Это и есть так называемая «стоимость встречи». Нужно ввести количество участников, их среднюю зарплату за час работы и запустить счетчик, когда собрание начнется.
Прежде чем назначать встречу, организатору нужно понять, действительно ли она нужна. Есть несколько типов собраний, от которых можно отказаться.
Собрания с широкой повесткой
Это встречи, посвященные широкому кругу вопросов из разных областей. Они неэффективны потому, что в разное время в обсуждении участвует определенное количество людей, а остальные ждут своей очереди, тратя рабочее время.
Что делать? Сначала понять, сколько вопросов вы хотите поднять на митинге. Затем – вместо одной длинной встречи запланировать несколько коротких и пригласить на каждую только заинтересованных участников.
Выступления нескольких отделов перед руководством
Обычно это встречи, на которых отделы по очереди отчитываются перед общим руководителем о результатах работы за месяц. Выглядит это как серия рапортов перед генералом – один говорит, а все остальные стоят по стойке смирно и слушают.
Что делать? Заменить такие собрания на серию коротких встреч с каждой командой, а затем разослать общее письмо с самой важной информацией о результатах работы каждого отдела.
Встречи для информирования
Это собрания, на которых руководство компании доносит информацию до сотрудников. В целом в них нет ничего плохого, если новости действительно важные и касаются всех. Однако собрать большое количество людей в одно время – практически нереально. А это значит, что до кого-то из сотрудников информация не дойдет.
Что делать? Прежде всего, разослать новости сотрудникам на почту, а затем назначить встречу для сессии вопросов и ответов. Так у людей будет возможность изучить информацию в удобное для них время и подумать над вопросами, а не формулировать их в спешке во время собрания.
Встречи для принятия стратегических решений с большим количеством участников
Здесь речь именно о тех собраниях, на которых нужно принять какое-то верхнеуровневое решение. Проблема таких митингов в том, что на них приглашают людей, которых не могут напрямую участвовать в процессе принятии решения. Например, встреча, на которой проектный менеджер и архитектор просчитывают, сколько заказчику будет стоить внедрение нового модуля в систему, а разработчики просто сидят и молчат.
Что делать? Приглашать на митинг только тех участников, которые действительно могут влиять на принятие решения.
Регулярные собрания команды
Встречи, на которых каждый участник команды рассказывает, над чем работает и какими задачами планирует заниматься в ближайшее время. Держать руку на пульсе командой работы – не плохо. Проблема в том, что иногда мы проводим такие митинги, потому что так принято в компании, так предписывает методология, так написано в умной книжке, а не потому что в них есть реальная потребность.
Что делать? Назначать каждый митинг по мере необходимости – если есть темы, которые действительно нужно обсудить всей командой.
Как организовать и провести эффективную встречу
Эффективная встреча – это та, что приносит пользу всем её участникам, а также – в идеале – проекту или компании. Каждый участник митинга должен понимать, зачем его пригласили, чем он может быть полезен и что получит на выходе.
Чтобы сделать любую встречу максимально эффективной, нужно:
Например, проектный менеджер хочет поговорить об имплементации новой функциональности с проектной командой. А разработчики, со своей стороны, могут предложить обсудить недостатки существующей архитектуры приложения, которые могут повлиять на работу этого функционала.
Встречи-обсуждения и встречи для принятия решений лучше назначать за одну-две недели. Встречи для информирования – за один-два рабочих дня, чтобы участники могли спланировать и распределить свою загрузку на ближайшее время. Однако это не аксиома – к каждому митингу нужно подходить индивидуально.
Без модератора любой митинг рискует превратиться в базар. Участники могут начать спорить, переключаться на другие темы, не давать другим возможности высказаться. Модератору нужно сделать так, чтобы участники за время встречи успели обсудить все темы, прописанные в плане. Это от него можно услышать такие фразы: «Мы отклонились от темы», «Это очень обширный вопрос, давайте обсудим его на отдельной встрече», «Передаем слово…».
После встречи секретарь рассылает всем участникам так называемое follow up-письмо с итогами митинга. Роль секретаря может взять на себя любой участник.
Относиться к митингам нужно как к инструментам для рабочего взаимодействия. А улучшать инструменты, которые мы пользуемся, важно и нужно.
Информационная встреча
Наиважнейшее мероприятие по прибытию – это информационная встреча с гидом. На эту встречу мы советуем Вам прийти в составе всей семьи в назначенное время и место и с пакетом соответствующих документов. Желательно не опаздывать, чтобы не заставлять ждать и не задерживать других отдыхающих.
Информация об отеле. Ваш индивидуальный гид предоставит Вам подробную информацию о том по какой системе работает Ваш отель: какие услуги предоставляет, в каких случаях платно, а в каких бесплатно, о часах работы баров, ресторанов и других помещений. Если Вы уже отдыхали в данном отеле, Вам все равно следует выслушать гида, в случае если с последнего Вашего посещения правила изменились, Вы будете информированы об этом. Рекомендуем с особой внимательностью и концентрацией отнестись к рассказу гида на информационной встрече, чтобы при отъезде не возникло никаких непредвиденных ситуаций и вопросов со счетами.
Информация о вылете. Ваш гид по Греции сообщит Вам, такую важную информацию как: как будет осуществляться Ваш отъезд домой, где Вы сможете найти подробную информацию о вылете, время прибытия автобуса, который доставит Вас в аэропорт, как правильно сдать номер, а также другие немаловажные нюансы. На встречу с гидом Вы обязаны взять с собой Ваши ваучеры и обратные билеты. С их помощью пройдет регистрация Вашего обратного вылета.
Информация о страховке. Также Вас проинформируют о медицинской страховке и правилах использования медицинского полиса. Вам необходимо запомнить о том, что Ваша страховая компания не покроет неоправданные факторы риска для жизни. Однако, более подробную информацию о страховом полисе Вам предоставит Ваш отельный гид.
Информация о турах. Отельный гид окажет Вам помощь в подборке программы для Вашего отдыха. Даже если Вы самый опытный турист и бываете в Греции чаще, чем 4 раза в сезон, будьте уверены, что в этой красивой стране всегда можно узнать и увидеть много нового и до сих пор неизведанного. Наша компания ставит акцент на то, что наши гости уже многое увидели и узнали о стране, в связи с чем программа отдыха постоянно меняется. И не удивляйтесь, если увидите или проедете по совершенно новым маршрутам. Рекомендуем приобрести приглянувшиеся вам экскурсии и туры в Грецию, бронируя заранее из-за ограниченного количества мест непосредственно у Вашего гида. Если же Вы пожелаете пройтись самостоятельно по местным достопримечательностям, Ваш отдельный гид, с удовольствием поможет Вам арендовать автомобиль на выгодных условиях.
Никогда не забывайте брать с собой ваучер, когда покидаете пределы отеля, так как Ваш ваучер – это ваша визитная карточка в компании Beleon Tours. По номеру Вашего ваучера представители нашей компании всегда смогут найти всю информацию о Вас и помочь в решении любых возникших вопросов! Отдыхайте с Beleon Tours, с обеспечением полной гарантии Вашей безопасности.