Инвентаризационная опись и сличительная ведомость чем отличаются
Основные правила проведения инвентаризации
Автор: Романова Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В материале напомним основные правила проведения инвентаризации в учреждении, в частности порядок ее документального оформления.
Инвентаризация активов и обязательств проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).
В ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
К сведению: проведение инвентаризации активов является обязательным как для муниципальных учреждений, так и для администраторов доходов федерального бюджета (Письмо Минфина РФ от 28.05.2021 № 02-07-10/43252).
Порядок проведения инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета утверждается учетной политикой учреждения (п. 9 СГС «Учетная политика»).
В частности, должны быть установлены основания и сроки проведения инвентаризации (п. 80 СГС «Концептуальные основы»).
Минфин в Письме от 24.12.2020 № 02-07-07/113668 отметил:
нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета, не содержат прямых указаний в отношении как способов, правил проведения инвентаризации, так и определения состава комиссии по инвентаризации и порядка ее работы;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Указания № 49), не относятся к нормативному правовому акту, устанавливающему обязательные требования к проведению инвентаризации, и носят рекомендательный характер.
Таким образом, определение процедурных мероприятий, сроков проведения инвентаризации объектов бухгалтерского учета (исходя из специфики их вовлечения в хозяйственный оборот и применяемых методов учета), способов инвентаризации (сплошная и (или) выборочная инвентаризация, номенклатурный пересчет по местам хранения и (или) реестровая (документарная) сверка и т. д.) находится в компетенции учреждения с соблюдением требования об обеспечении достоверности данных бюджетного учета и бюджетной отчетности (Письмо Минфина РФ от 26.03.2021 № 02-06-10/22274).
Необходимо помнить, что проведение инвентаризации обязательно (п. 81 СГС «Концептуальные основы»):
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, на хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ.
Годовая инвентаризация
В соответствии с абз. 6 п. 7 Инструкции № 191н в целях составления годовой бюджетной отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств в порядке, установленном экономическим субъектом в рамках формирования его учетной политики.
Цель проведения годовой инвентаризации – выявление фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета, для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на отчетную дату.
Например, непроведение инвентаризации обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности было признано контрольным органом нарушением (п. 7.29 Письма Федерального казначейства от 29.05.2020 № 07-04-05/21-10615 «О направлении обобщенной информации по результатам контрольных мероприятий»).
Напомним, при составлении годового отчета в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» пояснительной записки (ф. 0503160) отражается информация о результатах проведенной в целях составления годовой отчетности инвентаризации имущества и обязательств субъекта бюджетной отчетности в части выявленных расхождений (п. 158 Инструкции № 191н).
Таблица оформляется главным распорядителем, распорядителем, получателем бюджетных средств, главным администратором, администратором источников финансирования дефицита бюджета, главным администратором, администратором доходов бюджета, финансовым органом, органом, осуществляющим кассовое обслуживание.
К сведению: при отсутствии расхождений по результатам инвентаризации таблица 6 не заполняется. Факт проведения годовой инвентаризации отражается в текстовой части разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160).
Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.2 Указаний № 49).
Рекомендовано в состав инвентаризационной комиссии включать представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеры, экономисты, техники и т. д.).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
По мнению Минфина, при определении учреждением регламентации проведения инвентаризации необходимо обеспечить независимость суждений и мнений членов комиссии посредством принятия коллегиального решения комиссии большинством голосов.
Например, если из пяти членов комиссии присутствовали при проведении инвентаризации четверо (трое и председатель) и результаты голосования – два «за», два «против», то голос председателя является решающим (Письмо от 24.12.2020 № 02-07-07/113668).
Документальное оформление инвентаризации
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н предусмотрены следующие документы для оформления инвентаризации в казенных учреждениях:
Код формы
Наименование документа
Акт о результатах инвентаризации
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
Инвентаризационная опись наличных денежных средств
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
Основанием для составления акта являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости).
Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к акту прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях.
В данной описи указываются наименование подразделения Центрального банка (кредитной организации), номер открытого в нем счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях.
Кроме того, в инвентаризационной описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
Такая опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам с указанием места и даты проведения инвентаризации, распиской ответственного лица.
В данной описи отражаются:
сведения о фактическом наличии (цена, количество);
сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).
Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись (ф. 0504087)) составляется комиссией учреждения по ответственному за сохранность имущества лицу с формированием расписки данного лица и с указанием:
места проведения инвентаризации;
лица (лиц), ответственного (ответственных) за сохранность имущества, в том числе лица (лиц) с полной материальной ответственностью (далее – ответственное лицо (ответственные лица));
приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации (номера и даты приказа);
даты начала и даты окончания инвентаризации.
Приведем в таблице порядок заполнения отдельных граф названной описи.
Номер графы
Порядок заполнения
Отражается номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией.
Для инвентарных объектов бухгалтерского учета указывается инвентарный номер, для иных объектов – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или другая информация)
Проставляется цена (оценочная стоимость) объекта инвентаризации, указываемая при инвентаризации материальных ценностей, предназначенных для реализации (цена продукции, товара), при выявлении излишков – оценочная стоимость объекта
Отражается количество объектов инвентаризации
Проставляется сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6)
Указывается информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (далее – статус объекта учета), например*:
1) для объектов основных средств – «в эксплуатации», «требуется ремонт», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»;
2) для материальных запасов – «в запасе (для использования)», «в запасе (на хранении)», «ненадлежащего качества», «поврежден», «истек срок хранения»;
3) для объектов незавершенного строительства – «строительство (приобретение) ведется», «объект законсервирован», «строительство объекта приостановлено без консервации», «передается в собственность иному публично-правовому образованию»
Приводится информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (далее – целевая функция актива), например*:
1) для объектов основных средств – «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация»;
2) для материальных запасов – «использовать», «продолжить хранение», «списание», «ремонт»;
3) для объектов незавершенного строительства – «завершение строительства (реконструкции, технического перевооружения)», «консервация объекта незавершенного строительства», «приватизация (продажа) объекта незавершенного строительства», «передача объекта незавершенного строительства другим субъектам хозяйственной деятельности»
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5
Проставляется количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11
Указывается информация, не отраженная в предыдущих графах:
– по объектам учета, в отношении которых выявлена недостача, – количество объектов учета, выбывших в пределах норм естественной убыли;
– информация о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации;
– иная информация
* Учреждение определяет способ указания статуса объекта учета по его наименованию и (или) коду.
Названная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию, после представления ответственным лицом (ответственными лицами) объяснения о причинах расхождений (при наличии) и заключения комиссии учреждения о результатах инвентаризации.
Инвентаризационная опись наличных денежных средств
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);
сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;
номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
наименование дебитора (кредитора) в случае указания расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ;
данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам) в бюджеты, отражаемые по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность;
номер счета бухгалтерского учета;
общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Такая опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений.
Такая опись формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения по данным бухгалтерского учета;
номер счета бухгалтерского учета;
общую сумму задолженности плательщика («всего»), в том числе подтвержденную дебитором, не подтвержденную дебитором, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Указанная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) заполняется в целях обобщения информации об установленных в ходе инвентаризации отклонениях от данных бухгалтерского учета, а также об объектах учета, по которым выявлено несоответствие условиям признания актива.
Приведем в таблице порядок заполнения отдельных граф названной ведомости.
Номер графы
Порядок заполнения
Отражается наименование объекта нефинансового актива (показатель должен соответствовать графе 2 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Проставляется номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией.
Для инвентарных объектов указывается инвентарный номер, для иных объектов – номер, позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или другая информация) (показатель должен соответствовать графе 3 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Приводится единица измерения (показатель должен соответствовать графе 4 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Отражается номер (код) счета бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 10 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Проставляется балансовая стоимость (сумма) на единицу объекта учета (показатель должен соответствовать результату деления показателя графы 12 на показатель графы 11 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Приводится цена (оценочная стоимость) объекта инвентаризации, указываемая при инвентаризации товаров (цена товара), при выявлении излишков – оценочная стоимость объекта (показатель должен соответствовать графе 5 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Отражается количество объектов инвентаризации, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать гра-фе 13 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 8 на показатель графы 6 и должна соответствовать графе 14 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Приводится количество объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли данных бухгалтерского учета фактическому наличию
Проставляется сумма объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли (определяется путем умножения показателя графы 10 на показатель графы 6)
Отражается количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 15 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 12 на показатель графы 7 и должна соответствовать графе 16 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Приводится количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 17 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 14 на показатель графы 6 и должна соответствовать графе 18 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Названная ведомость подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.
Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!
Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:
Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.
ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.
ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета
Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.
Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.
ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.
ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути.
ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение.
ТОРГ-16 — акт о списании товаров.
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.
Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.
Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.
ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.
Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.
Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.
Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.
Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.
Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.
Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.
Сверка фактических данных с учетными
По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.
Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:
Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.
На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад, где вы бесплатно сможете:
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.
Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.
Излишки и недостача при инвентаризации
Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.
При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.
В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.
Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов
Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.
Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.
При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.
А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!
После регистрации вы бесплатно получите: