Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
“Отдел кадров коммерческой организации”, 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
– рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
– информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
– поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка “Лично”), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
– очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ “__” ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
ОАО “Бизнес Портал” г. Москва
Предложение по аренде складских помещений
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
– подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
– утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
– заседания или принятия решения (для протоколов);
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов “во внешний мир” к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Как и Интернет-приложения, а также автономные почтовые программы, Microsoft Outlook позволяет отправлять сообщения, в том числе с вложениями, отдельным лицам и группам людей. Сообщения электронной почты составляются в виде текстового интерфейса, а затем отправляются через Интернет или сетевое подключение вашего компьютера. Каждое исходящее сообщение отправляется по различным каналам и серверам до того, как оно попадет к получателю.
Исходящие
Исходящие в папку «Отправлено»
После отправки сообщения из папки «Исходящие» оно перемещается в папку «Отправленные» Outlook, которая также указана в левой части диалогового окна программы Outlook. Вы можете получить доступ к папке «Отправленные», чтобы узнать, было ли отправлено конкретное письмо или группа писем.
Версии Outlook
Каждая версия Outlook включает папку «Исходящие» и папку «Отправленные». Большие сообщения, содержащие вложения и / или графику, в папке могут занимать длительное время для обработки и отправки сообщений. Как только большое сообщение отправлено, оно сразу же переместится в папку «Отправленные» Outlook.
Еще одна причина, по которой сообщения не отправляются из папки «Исходящие», заключается в том, что в Outlook не установлены определенные правила, предписывающие отправлять почту только в определенное время или при соблюдении определенного набора параметров. Параметры включают в себя не отправлять почту до тех пор, пока вы не нажмете вручную кнопку «Отправить / получить», только отправлять исходящую почту в определенный установленный час или только отправлять сообщения при отправке команды на закрытие Outlook.
Простые вопросы: что такое шрифт и что такое семейство шрифтов?
Что такое шрифт? Что такое семейство шрифтов? Когда были впервые изобретены шрифты? Каковы характеристики шрифта? Как хранятся шрифты в Windows?
Что такое 802.11ax, 802.11ad, 802.11ac и 802.11n? что такое Wi-Fi 6, Wi-Fi 5 и так далее?
Что такое Wi-Fi 6, Wi-Fi 5 или Wi-Fi 4? Что такое 802.11ax, 802.11ac или 802.11n? Что означают эти аббревиатуры? Что такое 802.11ad?
Что такое стекло гориллы? что такое 2.5d стекло? как они сравниваются?
Что такое Gorilla Glass? Что это значит? Что такое 2.5D стекло? Есть ли разница? Какое стекло лучше или долговечнее?
Как настроить почтовый ящик в Outlook 2016 (Декабрь 2021).
Сообщения электронной почты Outlook, застрявшие в папке «Исходящие», указывают, что сообщение не было отправлено или получено на другом конце, несмотря на то, что вы переместили их получателю, они все еще остаются в папке «Исходящие», и вот несколько причин, почему:
Если вы получаете сообщения Outlook, застрявшие в папке «Исходящие» на вашей учетной записи или ПК, воспользуйтесь приведенными ниже решениями, чтобы исправить это.
ИСПРАВЛЕНИЕ: Outlook письма застряли в исходящих
1. Предварительные исправления
Вот несколько общих решений по устранению неполадок, с которых можно начать, когда вы обнаружите, что письма Outlook застряли в папке «Исходящие»:
Если эти предварительные исправления не помогли, попробуйте следующие решения.
Примечание. Если вы не можете исправить проблемы с Outlook или просто хотите сменить почтовый клиент, мы настоятельно рекомендуем Mailbird. Лидер на рынке, он удовлетворит все ваши потребности.
2. Очистите застрявшую электронную почту
Чтобы удалить поврежденные электронные письма или электронные письма с вложениями, размер которых превышает ограничение размера, установленное почтовым сервером, вы можете либо поместить большой файл в общий сетевой ресурс или на сайт SharePoint со ссылкой на его местоположение, либо использовать OneDrive для хранения или отправки большие файлы.
В противном случае вы можете удалить застрявшие электронные письма, выполнив следующие действия:
Примечание. Если появляется сообщение «Outlook передает сообщение», закройте Outlook и используйте диспетчер задач, чтобы убедиться, что процесс Outlook.exe завершен.Перезапустите Outlook и либо переместите, либо удалите электронную почту.
Эти инструменты предотвратят потерю важных писем!
3. Проверьте статус сервера
Ваш почтовый сервер отключен? Если это так, он покажет ваши письма Outlook застрял в исходящих. В этом случае проверьте состояние сервера в нижнем правом углу окна Outlook, чтобы увидеть, действительно ли вы подключены.
Если нет, проверьте подключение к Интернету через браузер, и если вы можете просматривать Интернет, то ваш почтовый сервер, скорее всего, не работает.
4. Измените свой пароль
Одна из причин, по которой вы обнаруживаете, что электронные письма Outlook застряли в папке «Исходящие», заключается в том, что пароль вашей учетной записи электронной почты не совпадает с паролем учетной записи Outlook, поэтому, если вы изменили пароль электронной почты, вам также придется изменить пароль Outlook.
Вы можете изменить пароль Outlook для своей учетной записи электронной почты в Интернете или для файла данных Outlook. Сделать это:
Чтобы изменить пароль для файла данных Outlook, сделайте это:
Примечание. Если у вас есть учетная запись Exchange, обратитесь к администратору Exchange, чтобы узнать, как изменить свой пароль. Для повышения безопасности интернет-провайдеры и поставщики услуг электронной почты могут потребовать от вас изменить пароль, если они подозревают какие-либо необычные действия.
Кроме того, вы можете выбрать лучший антивирус для Exchange для защиты ваших почтовых серверов.
Удалось ли вам получать электронные письма Outlook из папки «Исходящие»? Поделитесь с нами, оставив комментарий в разделе ниже.
Если Outlook действительно делает вашу жизнь несчастной, ознакомьтесь с нашим списком лучших почтовых клиентов.
Отправление Почтовой Корреспонденции Ведение Журнала Исходящей Корреспонденции
📦 справки; акты; запросы; телеграммы; переводы; заявки и пр.
Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.
Значение
Виды пересылаемых документов
Журнал регистрации исходящих документов Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.
Какие бывают письма
Как работать с почтой
Отправка почтовой корреспонденции См. более свежую публикацию по этой теме – «Работа курьера в канцелярии»
В самом общем виде это документы, которые:
Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО
Регистрационные журналы, книги, карточки
О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:
Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.
Документы для нижестоящих организаций
Как нужно правильно вести учет входящей документации?
Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.
📪 Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
