Итак начнем с темы о чем планируем план
Как планировать свой день: советы и примеры
План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?
Почему важно составлять дневной план
Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.
На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.
Джедайские техники
«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).
«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.
Как работать с «инбоксом»
Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.
Список задач (или to-do list)
В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).
Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.
Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.
Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.
Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.
Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:
Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.
Распорядок дня
Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.
Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.
Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.
Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.
Пример составления плана на день
Примерный план на день выглядит так:
Этот образец распорядка дня можете взять за основу.
Советы по составлению дневного плана
Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:
Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:
Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.
Другие полезные рекомендации по планированию
Планируя день, воспользуйтесь советами:
И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.
Выводы
Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.
Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!
Планирование на год, которое работает. 6 проверенных способов
Планирование на год у многих вызывает затруднение. Кажется, что год это так долго, и в нём полно ситуаций, которые мы не можем предугадать заранее.
Всё, конечно, так. Однако это не исключает возможности и необходимости планирования года. Я не говорю о том, чтобы расписать наперёд, что вы будете делать в тот или иной день. Хотя частично и такое возможно, но об этом позже.
Прежде всего, речь идёт о стратегическом планировании. Мы выбираем основной курс или ориентир, отмечаем контрольные точки на этом длинном пути, о которых нам уже известно. А дальше, уже с учётом тех самых внезапных и непредсказуемых обстоятельств, планируем на более короткие промежутки времени и постоянно адаптируем свой план под меняющиеся обстоятельства. Так он не будет терять актуальности и даст необходимую гибкость.
План на год — это не тиски, в которые мы себя зажимаем, что потом и вздохнуть тяжело. Это полезный инструмент, который облегчает жизнь. При правильном его использовании, конечно.
Планирование на год работает или нет?
Каждый год в соцсетях люди активно делятся целями на будущий год. Ставят их с размахом, ведь в предпраздничным период кажется, что горы можно свернуть, а энергия будет все 12 месяцев на подъёме.
Но потом приходит январь и февраль, и все понемногу возвращаются к привычному темпу жизни. Ощущение, что впереди ещё много времени, поэтому не обязательно записываться в спортзал или на курсы английского прямо сейчас.
Если есть какая-то конкретная цель (например, скорый переезд в англоговорящую страну), или сильная внутренняя мотивация, то шансы достигнуть цели есть. Но, к сожалению, это не для всех так. И список целей вместо путёвки в новую жизнь становится на весь год немым укором и поводом себя покритиковать.
Планирование в стиле «с 1-го января новая жизнь: буду просыпаться в 5 утра, бегать каждый день, учить по 30 иностранных слов» и всё в таком духе, не что иное как список желаний, составленный в состоянии эмоциального волнения, вызванного предпраздничной атмосферой.
В частности, в 63-м выпуске подкаста «Время перемен» ведущие обсуждали именно эту проблему и делились своими мыслями на этот счёт.
В статье я расскажу о практичном подходе к планированию года. Это несколько способов, которые можно применять как отдельно, так и комбинируя друг с другом. Я ими пользуюсь уже довольно давно, успела убедиться в эффективности, и с радостью делюсь с вами.
Ну и давайте уже переходить от общих разговоров непосредственно к планированию нового года.
Сохраните статью в Pinterest:
Способ первый: Пирамида Франклина
Читать также:
В статье о пирамиде Франклина я подробно и с примерами рассказала о таком методе планирования, так что здесь не буду повторяться.
Если вы подойдёте к планированию по методу Франклина, скорее всего, что планирование на год не вызовет у вас особых сложностей и не займёт много времени.
Плюс такого подхода в том, что вы всегда будете держать в фокусе долгосрочные цели. И, даже если в течение года многое будет меняться, это не так сильно отразиться на отдалённых во времени планах. Разве что ускорит их достижение.
Приведу пример: одна из моих долгосрочных целей — финансовая свобода. В начале года я могу ставить планы по уже имеющимся источникам дохода или же продумать, как создать новые. Но, вне зависимости от того, как будут меняться способы дохода (можно получить новую работу, открыть интернет-магазин, закрыть старый проект и т.д.), долгосрочная цель останется той же. А все мои действия будут направлены на то, чтобы выбрать оптимальный способ её достижения.
Так в рамках этой цели будет логичным закрыть старый проект, если новый в перспективе будет приносить больше денег с меньшим количеством усилий. Или же будет полностью пассивным и т.д.
Способ второй: записываем всё, о чём уже сейчас нам известно
Чуть выше я говорила, что уже в начале года мы можем вписать в свой годовой план много чего. Расскажу на своём примере.
— В начале года я вношу в ежедневник дни рождения членов семьи, друзей и их детей, дни рождения хороших знакомых. Также заранее отмечаю даты, когда стоит позаботиться о подарках для именинников.
Далее я записываю важные семейные даты: годовщины и пр.
— Следующим этапом я добавляю информацию о других событиях, делах, поездках , о которых мне заранее известно. Также отмечаю примерные даты, когда нужно начать к ним подготовку.
— В Америке каждый год мы заполняем и подаём налоговые декларации. Срок подачи мне заранее известен, это 15 апреля.
Для того чтобы подать декларацию, нужно собрать ряд документов. Для этого у меня есть чек-лист в Trello . А в ежедневнике отмечаю, что и когда именно надо сделать.
— Ещё один этап — внесение информации о праздниках. Я отмечаю в календаре основные государственные и национальные праздники США (страны, в которой я живу), а также России и Украины, так как с этими странами связаны мои проекты. Нет смысла планировать какие-то дела, если там выходной, не работают банки и т.д.
Также я записываю сведения о религиозных праздниках, а также о датах и событиях, которые важно учитывать в моих проектах (например, ко многим событиям приурочены скидки и другие мероприятия в интернет-магазине, нужно заранее готовить контент для блогов и пр.) Так что этот пункт при планировании для меня очень важен, и в будущем экономит много времени.
Читать также:
— Если я знаю даты каких-то платежей, например, по кредитным картам, оплаты услуг хостинга и продления срока доменных имён для блогов. Э то также заранее отображено в моём ежедневнике.
— Ещё в начале года я отмечаю примерные сроки проведения генеральной уборки дома (с последующей возможной корректировкой дат в зависимости от занятости) и других периодических хозяйственных дел.
Так как они у меня привязаны к повторяющимся из года в год событиям и сезонам (перед Новым годом, во время весенних каникул и т.д.), сложностей с этим тоже нет.
— Если есть другие дела, которые выполняются регулярно (например, еженедельное написание статьи для блога, подготовка видео для канала и пр.), то можно смело заносить всё это заранее в свои планы.
Обычно я стараюсь привязывать задачи к конкретным дням недели, это упрощает процесс планирования и экономит время. В ежедневнике такие дела я отмечаю карандашом, чтобы легко можно было внести изменения при необходимости.
— Также я отмечаю в календаре начало и конец учебного года в школе у дочки, информацию о каникулах и праздничных днях, когда школа не работает. Это помогает при планировании рабочих задач.
Например, выбирая дату консультации по планированию с клиентами или проведения вебинара, прямого эфира, я, скорее всего, не буду назначать их на день, когда школа не работает и ребёнок будет со мной.
Способ третий: планирование на год из точки B
Ещё один популярный подход к стратегическому планированию на год. Смысл в том, чтобы прописать как можно детальнее, где вы себя видите спустя 12 месяцев. Чем вы занимаетесь? Где живёте? Кем работаете или какие проекты развиваете?
Если у вас уже есть бизнес, то что с ним произошло за год? Какие новые направления вы развиваете? Как увеличился доход?
Где вы успели побывать за год? Какие курсы прошли и чему научились?
Сколько вы отдыхаете? Как много времени проводите с семьёй и как часто видитесь с друзьями?
Эти вопросы — идеи для визуализации, вы можете придумать свои в соответствии с вашими желаниями и целями.
Смысл упражнения в том, что зная, куда именно вы хотите прийти, намного проще прокладывать маршрут. То есть определять, какие именно действия вас приведут в эту точку. Также планирование из точки B помогает с расстановкой приоритетов.
Такой план, как и в предыдущих вариантах, можно составить в виде списка на листе бумаги, в приложении , интеллект-карте или в виде доски визуализации. Это немного другое, чем карта желаний , но смысл тот же.
Несколько советов: будьте реалистичны в своих планах. Не ставьте слишком много целей, достижение которых потребует от вас чрезмерных затрат времени и сил. Лучше пусть это будет практика маленьких шагов. Действуя таким способом даже через год вы достигнете впечатляющих результатов.
Можно ежемесячно подводить итоги, сверяясь со своей дорожной картой. Ведут ли ваши действия в точку B? Достигнута ли какая-то из описанных целей? Если нет, то какой прогресс? Есть ли цели, по которым вы вообще никак не сдвинулись? Если да, то почему? Какое следующее действие надо предпринять? А может есть какие-то цели, которые вообще потеряли актуальность?
Способ четвёртый: метод Брайана Трейси
Книга по теме:
Далее привожу цитату автора:
«Возьмите чистый лист бумаги прямо сейчас и составьте список, состоящий из десяти целей, которых вы хотели бы достигнуть в течение следующих двенадцати месяцев. Формулируйте их так, словно год уже прошёл и они стали реальностью. Используйте настоящее время, изъявительное наклонение и ведите речь от первого лица для того, чтобы перечисляемые вами цели были позитивно восприняты вашим подсознанием.
Например, вы могли написать: «Я зарабатываю Х долларов в год» или «Я вешу Х килограмм», «У меня такая-то машина».
Затем перечитайте полученный перечень и отберите одну цель, которая, если бы вы достигли её, имела бы самое существенное влияние на вашу жизнь. Теперь выпишите её на отдельном листе бумаги, укажите срок её осуществления, составьте план по её достижению, начните действовать в соответствии с этим планом, после чего каждый день совершайте что-нибудь, что приближает вас к вашей цели. Подобное упражнение само по себе способно коренным образом изменить вашу жизнь!»
Способ пятый: 12 недель в году
Как объясняют авторы, планируя на 12 месяцев, многие люди (и компании) завышают свои ожидания, ставят слишком много целей. Потом большую часть времени прокрастинируют, особо ничего не предпринимая для их достижения. Зато в конце года, в последние несколько месяцев, делают рывок, чтобы закрыть как можно больше задач.
Как альтернативу этому Моран и Леннингтон предлагают сократить период, на который строятся планы. Чтобы по сути просто некуда было откладывать. Ведь дедлайн через 12 недель совсем не то же самое, что через 12 месяцев.
В книге всё это описано довольно подробно, дано много практических рекомендаций. Однозначно советую её прочитать и попробовать этот подход.
Книга по теме:
Способ шестой: улучшаем свою жизнь в разных сферах
Это один из моих любимых подходов к планированию на год. Суть проста: составляем список всего, что хотелось бы улучшить. Например: «хочу проводить больше времени с семьёй», «хочу добавить больше физической активности», «хочу увеличить свой доход», «хочу чаще путешествовать» и пр.
Такой подход задаёт определённый курс на год, выявляет сферы, которые можно улучшить. В то же время, остаётся простор для фантазии.
Физическая активность может быть бегом, хайкингом, поездками на велосипеде прогулками в парке. Пятиминутной зарядкой, в конце концов. Это можно делать каждый день, на выходных, в отпуске. То есть комбинировать в разных вариациях.
В итоге действия будут соответствовать заявленному в списке, но не создадут давления, не будут провоцировать состояние прокрастинации. Зато это поможет держать вопрос на контроле в течение года.
То же самое с примером увеличения дохода. Можно поговорить с руководством об увеличении зарплаты, перейти на более высокооплачиваемую должность в той же компании или полностью сменить работу. Другие варианты: попробовать себя в бизнесе, запустить новый проект, начать инвестировать. Способов огромное количество.
Сам факт, что список составлен с позиции «хочу», а не «надо» мотивирует чаще в него заглядывать.
Потом, уже на основе такого перечня пожеланий (или резолюций, как чаще называют), в ежемесячные , еженедельные и ежедневные планы можно включать конкретные пункты.
Планирование на год в бумажном или в электронном виде?
О чём ещё стоит позаботиться при планировании наступающего года? Конечно же, нужно выбрать способ планирования (если вы до этого момента с этим вопросом не определились).
Кому-то нравится вести ежедневник в бумажном виде. Другие предпочитают пользоваться специальными программами и приложениями. Можно также сочетать оба варианта. Я так и делаю.
Об опыте совмещения этих двух способов я рассказывала в аудиовыпуске от 18 декабря 2019 г. в своём Телеграм-канале «Планирование — это просто» .
Подводя итоги
Самое важное, чтобы вы планировали свои дела не в голове, а в письменном виде. Со временем это входит в привычку и не составляет особого труда. Тогда все дела упорядочены, а голова не забита ненужной информацией о мелких задачах.
И в завершение хочу ещё раз процитировать Брайна Трейси:
«Из всех взрослых людей лишь около трёх процентов умеют чётко формулировать свои цели в письменном виде. Именно эти люди успевают сделать в десять раз больше, чем их коллеги».
Успехов вам и пусть новый год будет незабываемым!
Личное планирование: от стикеров на мониторе до целей на 20 лет. Часть вторая
Привет, я Дарья Двоеглазова, менеджер продукта в Quadcode. В своей предыдущей статье я рассказала об инструментах и методах, которые использовала для планирования и тайм-менеджмента последние 3,5 года. На десерт осталось самое вкусненькое — моя текущая система, которая позволяет мне планировать свои долгосрочные цели и связывает их с планами на завтра.
На эту систему планирования я начала переходить несколько месяцев назад. Она отталкивается от среднесрочных и долгосрочных целей-желаний. Предупрежу, что система громоздкая сама по себе, переход к ней займет много времени. Например, в первый раз я потратила много времени на конкретизацию и декомпозицию целей. Сейчас мне достаточно от 15 минут до полутора часов (раз в 1-2 недели), чтобы поддерживать всю систему в порядке. Но это время потрачено не зря: теперь я точно понимаю, как сегодняшние дела помогут мне исполнить мечты. И это лучший мотиватор, чтобы вылезать утром из-под одеяла.
Я через 20 лет
Я начала с вопроса — какой хочу видеть себя и свою жизнь через 20 лет? Ответом на этот вопрос должны быть именно желания, а не то, каким человек видит свою жизнь через 20 лет, если будет жить ее так же, как сейчас, и не навязанные обществом стереотипы. Чтобы не «потерять» какую-то сферу жизни, можно использовать структуру: «Я-Я», «Я-Семья», «Я-Личная жизнь» и «Я-Работа». В качестве инструмента я использовала MindMeister.
Эта структура подсветила для меня, что я совершенно не понимаю, чего хочу в некоторых сферах жизни. Теперь я чаще думаю о том, какими хочу их видеть.
Очень рекомендую перед описанием своих долгосрочных планов выписать 100 своих желаний. По моему опыту: первые 20-50 приходят на ум на одном дыхании (кажется, что больше ничего нет и можно закончить), следующие 20-30 — с большим трудом, а потом начинают всплывать желания, в которых себе раньше даже не признавались.
Плюсы:
Обнаружила те сферы жизни, в которых я пока не знаю, чего хочу.
Подсветила, что действительно важно для меня в этой жизни.
Минусы:
Возможно, кому-то не подойдет такая структура. Мне, например, было не очень понятно, что вписать в «Я» и «Личная жизнь» и как разделить желания между ними. Возможно, со временем у меня появится какая-то своя структура.
Можно легко перепутать желание и путь, который, по нашему мнению, приведет к этому желанию. Например, деньги и хорошую работу: если долго идти к какой-то прибыльной должности, можно начать считать ее целью, даже если изначальная цель — деньги.
Цели-желания
Я делю цели на две группы: цели-желания и промежуточные цели. Цели-желания — это цели, достижение которых дает нам эмоциональный бонус. Например, я хочу научиться играть на пианино, просто потому что люблю музыку и хочу играть, у этой цели нет никакого «потом» и «зачем». Эти цели я выписала на предыдущем шаге.
Промежуточные цели — это шаги для достижения других целей. Важно помнить, что они необязательны (например, необязательно получать ту самую должность, чтобы иметь много денег). Еще я заметил, что концентрация на промежуточных целях убивает мотивацию: я все время чувствую давление большого количества дел, которые «надо» сделать.
Из вижена своей прекрасной жизни, описанного выше, я сформулировала цели-желания и выписала их в виде простого списка. Сейчас этот список мне не нужен — я храню его в виде схемы, о которой расскажу дальше.
Отмечу, что часть целей-желаний у меня не получается сформулировать по SMART (например, «Хорошо себя чувствовать»), потому что их нельзя достичь и потом забыть о них. Думаю, важно иметь цели, которые все же можно достичь. Но те, которые нельзя достичь один раз и на всю жизнь, меня не расстраивают (у меня таких вообще большинство). В конце концов, можно каждое утро ставить таким целям галочку «на сегодня». Или достигать их (если есть проблема), чтобы поставить такую галочку завтра.
Плюс: ура, теперь я знаю, чего хочу, мотивация +100500.
Минус: цели-желания легко перепутать с промежуточными целями. Тогда эффекта мотивации не будет, а достижение цели не принесет кайфа.
Визуализация
Какая из целей сейчас важнее? С какой начать? Список — не самая информативная система, потому что, во-первых, не трогает наше сердечко (мы же тут про желания), а во-вторых, не подсвечивает взаимосвязи. Идеально делать для каждой цели-желания картинку: изображения вызывают больше эмоций, чем слова. Также на картинке лучше видны цели-доноры (те, от которых зависит достижение других целей).
Но настолько заморачиваться я не стала, хотя для целей-желаний делала картинку на тренинге. Сначала я хотела сделать визуализацию в виде диаграммы Ганта, на которой будут видны не только цели-желания, но и промежуточные цели (чтобы было видно, какие промежуточные цели нужны для нескольких целей-желаний). Но бесплатных сервисов я не нашла, а к платному пока не готова: хочу сначала проверить, насколько такое планирование вообще приживется и как будет удобнее оформлять. Кроме того, непонятно, как сделать так, чтобы одна промежуточная цель относилась сразу к нескольким целям-желаниям. Поэтому я взяла Miro и стала рисовать.
Я выбрала шаблон Strategic OKR Planning Board, потому что хотела разбить цели на разные уровни: сверху — цели-желания, под ними — крупные цели, которые я не могу разбить на набор конкретных действий (об этом расскажу далее), под ними — проекты, которые легко разбиваются на конкретные шаги.
Чтобы такая схема была читаемой, я выносила в Miro только очень короткие описания целей и проектов, чтобы мне в целом было понятно, о чем речь. Более детальные описания я храню в Obsidian (о нем позже).
На картинке можно заметить, что разные цели отмечены разными цветами. Цвет определяет срочность. Я разбиваю цели на краткосрочные (до года), среднесрочные (от года до 5) и долгосрочные (больше 5). Еще есть бессрочные цели — например, «Быть здоровой». Разный тип — разный цвет.
Еще на картинке есть стрелки, обозначающие зависимости. Так, на картинке Цель 6 нужна для достижения Цели-желания 1. Разные цвета стрелок соответствуют разным целям-желаниям (например, к Цели-желанию 1 ведут розовые стрелки). Черные стрелки связывают между собой цели-желания (между ними тоже есть взаимосвязи). Кажется, что стрелки создают хаос и только путают, но я смотрю не на сами стрелки, а на то, как они «втыкаются» в цель или проект. Если от цели идет много стрелок, значит, эту цель желательно достигнуть в первую очередь, она поможет при работе с другими целями.
Я не включила в эту табличку простые задачи (те, на которые разбивается проект). Во-первых, это привело бы к огромной нечитаемой картинке. Во-вторых, Miro не кажется мне удобным инструментом для ежедневного трекинга задач. Задачи я по-прежнему веду в Trello (об этом ниже).
Плюсы:
Видна картинка целиком и все взаимосвязи.
Подсвечиваются самые важные цели.
С помощью этой схемы можно приоритизировать задачи: присвоить приоритет каждой цели и навешивать коэффициент при переходе на более низкий уровень (в зависимости от того, насколько выполнение приближает к достижению целей-желаний). Суммировать, если цель или проект ведет к нескольким целям-желаниям.
Для меня такая картинка проясняет плюсы и минусы того, что у меня есть и зачем я занимаюсь ежедневными делами. Например, я стала очень хорошо понимать, чего хочу от текущей работы, какие плюсы и минусы у жизни в Петербурге, зачем я пишу эту статью.
Минусы:
На картинке не помещается подробное описание.
Ежедневные задачи оторваны от глобальных.
Все делается вручную. Я не могу просто завести проект с задачами и увидеть его на таймлайне со всеми временными взаимосвязями.
Декомпозиция целей
Я искала дополнение к Miro, в котором можно было бы подробно формулировать цель, генерировать идеи и т. д. Про Obsidian я уже знала, он был установлен на ПК, и он пришел в голову как быстрое решение.
У меня нет какой-то особой структуры целей и проектов в Obsidian, просто список страниц. Я завела страницы для всех целей и проектов из Miro, но не все они сейчас заполнены (я говорила, что у меня нашлись «слепые зоны» в планах на будущее, часть из этих целей все еще не проработаны).
У меня есть шаблон страницы в Obsidian, но некоторые пункты шаблона подходят только для целей. Шаблон состоит из таких частей: описание, ресурсы, SWOT + работа с рисками (только для целей), идеи, план, текущие цели / задачи. Расскажу о каждом пункте подробнее.
Описание
Я отошла от SMART и использую модель описания, более подходящую для целей.
Позитивность (цель сформулирована утвердительно: «Я хочу», а не «Я не хочу»).
Измеримость (как я пойму, что пришла к успеху).
Цель относится ко мне (я могу контролировать достижение цели, реализация зависит от меня).
Важность (мне оно надо).
Определенность по времени (когда должно быть сделано).
Согласованность (не противоречит другим моим целям, а главное — целям-желаниям).
Ресурсы
У этого раздела есть несколько целей. Самая прагматичная — посчитать бюджет и затраты времени (это можно сделать для целей, которые я называю проектами). Во-вторых, список ресурсов помогает мне уменьшить страх неопределенности, напоминая, что у меня есть на что опереться. В-третьих, когда я составляю этот список, вспоминаю нетривиальные возможности: например, знакомство с экспертом в нужной сфере. В-четвертых, я выписываю ресурсы, которых сейчас у меня нет, но которые очень помогли бы. Поиск таких ресурсов может быть этапом на пути к цели. А еще ресурсы могут быть сейчас, но закончиться в будущем, то есть список ресурсов подсвечивает риски.
SWOT + работа с рисками
Использую только для целей, в которых есть высокая неопределенность. С этим инструментом я работаю недавно, пока основная выгода от него — уменьшение тревожности и очистка головы от всяких «а вдруг» (перед составлением плана действий) и подсвечивание тех мест, где нужно подложить соломку.
Я не буду рассказывать о том, что такое SWOT-анализ, но напишу о том, как работаю с рисками. В разделе Threats (угрозы) перечисляют негативные эффекты, на которые невозможно повлиять (можно только подстелить соломку), например дефолт. Подобных угроз теоретически всегда очень много, даже просто предсказать их все нереально. Но стелить соломку везде тоже неэффективно. Поэтому я выписываю только самые вероятные риски. Потом по шкале от 1 до 10 оцениваю их разрушительность (по отношению к цели) и вероятность наступления. Если произведение ущерба на вероятность
Каждую неделю я набираю задачи в Week, каждый день — в Today, выполненные переношу в Done (более подробно о еженедельном планировании я рассказала в предыдущей статье). Другие столбцы посвящены целям-желаниям и большим промежуточным целям, туда задачи попадают из Obsidian. К каждой задаче я указываю примерное время, которое на нее потрачу. Часто ошибаюсь в несколько раз, но в масштабах одного дня и даже недели этого хватает для примерной оценки реализуемости плана.
Недавно начала ставить цветовые лейблы задачам, запланированным на неделю, чтобы подсветить те, которые я откладываю. Задумалась о том, что эти задачи мне не хочется делать, они заставляют прокрастинировать.
Плюс: появляется план на каждый день — бери и делай.
Минус: за ежедневной рутиной можно потерять связь с целями и просто делать задачи ради задач.
План на неделю и месяц
Чтобы контролировать свою загруженность и лучше оценивать реальные сроки исполнения планов, я завела табличку в Google Docs, куда пишу, какие промежуточные цели хочу достигнуть за следующую неделю, какие реально достигла за прошлую. Это позволяет мне чекать, насколько ежедневные задачи приводят к целям, появляется своего рода прослойка между глобальными целями и тем, что я делаю сегодня.
Чуть позже я стала писать планы на месяц, потому что, во-первых, это чуть ближе к глобальным целям, а во-вторых, я хорошо представляю свою жизнь именно на горизонте месяца (я люблю переезжать, менять хобби и вообще все вокруг).
Плюсы:
Составление целей на неделю и месяц заставляет меня задуматься о взаимосвязи ежедневных дел и глобальных целей.
Анализ успехов прошлой недели подсвечивает задачи-демотиваторы и проблемы с загрузкой (например, когда я пытаюсь делать слишком много всего одновременно).
Составление планов на месяц позволяет увидеть те задачи, которые нужно начать уже сегодня, чтобы через месяц получить результат. Или, наоборот, те задачи, за которые пока браться бессмысленно. У меня так было с переездом в другую квартиру: я поняла, что если найду хороший вариант сейчас, то он или уйдет к моменту переезда, или у меня получится большая накладка по времени и переплата.
Регулярное составление целей на один и тот же срок и анализ их достижения дает примерное понимание производительности, что позволяет точнее планировать загрузку в будущем.
Минус: нужно выделять время каждую неделю. От недели к неделе планирование у меня занимает от 15 минут (если я хорошо знаю, что нужно сделать на этой неделе и не планирую заниматься целями с высокой степенью неопределенности) до 2 часов (если я только что закончила кучу проектов и теперь открыта новому). Например, сейчас я планирую переезд: у меня куча очень конкретных действий, связанных с ним, поэтому сегодня я составила план на неделю быстро. За время переезда я также закончу эту статью и закрою все вопросы, связанные с получением водительских прав. И меня ждет долгое планирование, на котором нужно будет посмотреть на все мои долгосрочные цели и определиться, что мне нужно делать дальше.
Когда все идеи не по плану
Ну вот, планы построены, аккуратно записаны, но. почему все идет не по плану? Обычно у меня возникает одна из 3 проблем:
Я неправильно оценила свою загрузку или размер задачи. По сути, это — ошибка самого планирования. Она никак не влияет на цели, поэтому и черт с ней, я переношу часть задач на другой день / неделю / месяц / год (ну или радуюсь, что могу сделать больше, чем планировала) и живу с этим дальше. Какие-то конкретные задачи болтаются изо дня в день, из неделю в неделю и не двигаются с мертвой точки. Обычно это значит, что мне не хочется делать эту задачу. У меня есть несколько решений: выкинуть эту задачу совсем, если она не очень-то нужна; «съесть лягушку» утром в какой-нибудь бодрый день (например, в понедельник); перепоручить кому-то другому, если с этой задачей так можно; если предыдущее не сработало — обсудить с психологом. До психолога такие вопросы доходят очень редко, большую часть решаю методом «Съешь лягушку».
Иногда задачи в целом двигаются очень медленно, возникает ощущение, что в жизни вообще ничего не происходит. Для меня это значит, что есть какой-то демотивирующий фактор, нужно побросать все остальные дела, чтобы срочно что-то делать с ним. В этом случае стоит пересмотреть цели и проверить, как повседневные задачи ведут к их достижению. Еще можно поделать упражнения на контакт со своими эмоциями и желаниями (например, можно завести будильник 2 раза в день и каждый раз, когда он звенит, концентрироваться на своих эмоциях, желаниях и физическом состоянии и выписывать их). Ну или пообщаться с психологом.
Лично у меня стало гораздо меньше «сбоев» в планах именно после того, как я расписала цели-желания и пути их достижения. А еще появились новые клевые идеи, потому что я стала больше концентрироваться на том, что хочу получить в итоге, а не на том, как много всего мне нужно сделать.
Достигнутые цели
Чтобы не заканчивать статью на грустной ноте, расскажу, каких целей я достигла за 4 месяца нового планирования.
Сделала ринопластику. Может быть, это не выглядит сверхдостижением, но я 5,5 лет искала врачей, клиники и регулярно откладывала проблему. Тем временем дышать становилось сложнее. Организация постоперационного периода тоже была непростой: я понимала, что нужно все подготовить на первую неделю после, что заботиться о себе в это время будет сложно (операция была в другом городе). Результатом очень довольна).
Сдала на права. Тоже откладывала лет 7. Очень помогало понимание, что для меня важно (получить права), а что — второстепенно (идеально водить).
Спланировала зиму (билеты уже купила, поэтому можно считать цель достигнутой). Очень не хотелось провести еще одну зиму в Петербурге — все время мерзну и на улице, и дома. Еще и не хочется вести активный образ жизни (опять же) из-за холода. Через полторы недели я еду в Сочи, где тепло и статистика по зубному кариесу лучше.
Написала две статьи. Давно думала о том, как начать делиться опытом, про что писать и т. д. Сейчас лучше понимаю, на какие конкретно сферы жизни и как повлияют эти статьи.