Ивент пространство что это
Эвент (ивент)
Рассказываем в статье, что такое ивент, как правильно организовать мероприятие и искать персонал для его проведения.
Что такое ивент
Event (с англ. «событие») — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.
Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.
В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.
Примеры Event-мероприятий
Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обменяться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.
Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.
Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.
Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.
Виды ивентов
Существует несколько десятков видов мероприятий:
Открытия.
Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная — любой другой проект).
Выставки.
Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят чаще, так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов.
Ярмарки.
Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями.
Презентации.
Используют, когда хотят представить новый товар или услугу.
Праздники.
Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными.
Пресс-мероприятия.
В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер.
Мастер-класс/тренинг/семинар.
События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине.
Фестивали, концерты.
На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера.
Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:
Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижении компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда.
Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат.
Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры).
Как организовать успешный ивент
Для достижения успеха мероприятия нужно:
1. Определение цели и формата мероприятия.
Поймите, чего вы хотите от ивента: рассказать о продукте компании, собрать средства, развлечь посетителей или донести знания. От этого будет зависеть и формат.
Создайте документ, в котором будет содержаться подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения.
3. Составление бюджета.
В бюджете отражаются список задач, запланированные и возможные непредвиденные расходы.
При подготовке ивента учитывайте все мелочи: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных.
Нужно заранее определиться с местом проведения мероприятия, забронировать его. Обязательно стоит посетить его лично, доверять фотографиям может быть слишком опрометчиво.
6. Распределение зон ответственности.
Во избежание форс-мажоров важно определиться, за что будет отвечать каждый член команды на этапе подготовки и во время проведения ивента.
Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что вашим ивентом заинтересуются.
Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы и не подавать виду, если события пойдут не по плану.
9. Финальная проверка.
За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом.
Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, попросите гостей оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы сможете проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем.
Роль персонала в организации ивента
Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия. Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.
Где найти сотрудников для проведения
Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:
Публикация объявлений на работных сайтах.
Поиск в тематических группах в соцсетях.
Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов.
Поиск организаторов мероприятий. Этот вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с наработанной базой.
Заключение
Мы выяснили, что такое ивент, какие виды мероприятий существуют и что нужно для проведения хорошего ивента.
Ивент-площадки будущего. Пять ключевых трендов
Eventicious Team
Read more posts by this author.
Eventicious Team
Консалтинговая фирма Fahrenheit 212 по заказу PCMA Found ation и Marriott составила прогноз ожиданий заказчиков мероприятий от площадок. Исследователи выявили пять основных трендов, которые в течение ближайших лет будут определяющими для индустрии встреч. Публикуем выжимку из отчета.
1. Эмоциональный интеллект: дизайн с заботой о людях
Наши личные и профессиональные жизни переплетены как никогда раньше. Успешное мероприятие затрагивает обе.
Традиционный способ измерить ROI ивента – подсчитать сколько человек из каких демографических групп посетили каждый из докладов в программе. Измерение ROI с использованием эмоционального интеллекта означает задаться вопросом, что узнали участники, вдохновил ли их этот опыт, объединил ли он их с другими людьми.
Пора расстаться с представлением о том, что участники мероприятия должны потреблять предлагаемые активности строго определенным, одинаковым для всех образом. При организации мероприятий в будущем приоритет будет отдаваться человеческим потребностям — эмоциональным и физическим — а не тому, сколько контента мы можем впихнуть в расписание.
Этот тренд можно увидеть, если понаблюдать, как организаторы TED создают пространства для размещения участников, и за тем, как участники хотят взаимодействовать с контентом и друг с другом. Одним нравится присутствовать в зале и слушать презентации с главной сцены, в то время как другим комфортнее удаленный просмотр в небольшой компании или даже в одиночестве. Уютные уголки — «Капсулы» разных размеров с диванчиками и креслами, разбросанные по площадке, дают участникам такую возможность.
«Капсулы» должны «располагать к тусовке» — быть достаточно уютным, чтобы людям хотелось там задержаться подольше, посидеть и поболтать в приятной компании. Люди чувствуют себя лучше и мыслят более творчески, когда не оторваны от природы: террасы и скамейки на свежем воздухе позволяют посетителям выйти из помещения и насладиться хорошей погодой, в то время как деревья и прочая зелень оживляют уголки во внутренних пространствах.
Long Beach Convention Center
Не все организаторы мероприятий считают способность конференц-центра удовлетворить потребность участников в уединении положительным качеством. Некоторые опасаются, что посетители предпочтут сидеть и болтать друг с другом, вместо того, чтобы посетить выставочный зал мероприятия. Они готовы совсем убрать из холлов всю мебель. Но это приводит только к негативу со стороны участников, которые все равно будут уединяться группами, но будут испытывать больше неудобств.
«Создайте эмоционально интеллектуальную обстановку, основываясь на имеющихся данных, и люди откликнутся на испытанные впечатления на гораздо более глубоком уровне, а значит, с намного большей вероятностью будут рассказывать о них и делиться ими еще долгое время. именно так рождается сообщество» – Эми Блэкман, основатель и руководитель Fruition Co.
2. Неслучайные случайности: организованные неожиданности для создания значимых моментов
Площадки должны способствовать общению между людьми за счет создания пространств, на которых люди случайно сталкиваются друг с другом.
На самом базовом уровне, 180-метровый Радужный Мост на площадке LBCEC в Калифорнии – просто короткий путь, построенный для того, чтобы сократить на несколько минут время, необходимое, чтобы добраться с одной стороны кампуса конференц-центра до другой.
Вместе с тем, это не просто заурядная пешеходная дорожка – мост способствует более эффективному перемещению людей, но в то же время дает им прекрасный предлог, чтобы остановиться. Этот благоустроенный и озелененный мост, дизайн которого напоминает волны, накатывающиеся на берег расположенного рядом Тихого океана, по ночам освещается тысячами светодиодов. Если добавить к нему удобства – такие как бар или места для сидения вокруг костровой чаши – мост может превратиться в импровизированную гостиную.
Rainbow Bridge в LBCC
Непринужденные ситуации, такие как вечеринка на освещенном мосту, помогают подготовить почву для непредусмотренных сценарием моментов, которые стали столь редки в жизни многих из нас.
В будущем успех будут иметь те площадки, которые предлагают необычные впечатления. При этом креативное совсем не значит дорогое.
«Физические пространства обладают уникальной способностью передавать ощущение волшебства через неожиданные сюрпризы, ждущие тебя за следующим поворотом, комнаты, которые вдруг оказываются в неожиданных местах, или дизайн, который приятен глазу. Дизайнеры все чаще и чаще создают пространства, которые намеренно сконструированы так, чтобы служить основой для приятных неожиданностей», —«Будущее встреч и мероприятий», Marriott & PCMA.
3. Мультимодальный дизайн: дизайн, который можно адаптировать и использовать не один раз
Цель и аудитория каждого мероприятия уникальны, и пространство должно отражать неповторимый характер и нужды конкретного мероприятия.
Использование инструментов для получения данных позволяет продюсерам мероприятий глубже понять предпочтения посетителей. Организаторы будут искать пространства и помещения, которые позволят им на основе полученных знаний создать полностью кастомизированное мероприятие.
MEET Las Vegas – площадка в стиле «чистый холст»
Все та же идея — использование имеющихся ресурсов для создания бесчисленных вариаций — лежит в основе «библиотек» инвентаря, которые появляются на самых прогрессивных площадках. В «библиотеке» можно взять в аренду именно те вещи, которые помогают создавать иммерсивные мероприятия с атмосферой погружения — подушки, тепловые лампы, мягкую мебель, кресла-мешки, фонтаны, освещение, игровые столы, беседки, и много чего еще.
По прогнозам к 2030 году 30 процентов всего коммерческого пространства будет предлагаться как «гибкое пространство», способное трансформироваться в зависимости от потребностей отдельных сотрудников, а также динамики группового сотрудничества.
«Статические пространства уходят в прошлое. самые успешные площадки должны состоять из модульных пространств, которые могут меняться не только от мероприятия к мероприятию, но и в соответствии с отдельными моментами и активностями», – «Будущее встреч и мероприятий», Marriott & PCMA.
4. Быть чем-то бОльшим: этические практики и ценности
Участники мероприятий стремятся идентифицировать себя с организациями, цели которых схожи с их собственными – поэтому, выбор между площадками для мероприятия все больше будет определяться их приверженностью этическим практикам и ценностям.
Корпоративный активизм переживает сейчас стадию роста — и происходит она удивительно быстро, – полагает Дэйв Армон, генеральный директор коммуникационной компании 3BL Media. По его словам, когда люди принимают решения относительно того, на что потратить свои деньги, в том числе на мероприятиях, они все больше обращают внимание на ценности, такие как социальная ответственность и экологичность.
Ценности мероприятия проявляются в огромном количестве аспектов, больших и малых, в которых организаторы соотносят или не соотносят свои действия с теми ценностями, которые приняты в их сообществах. Разделяют ли их владельцы зданий и площадок мероприятия будет иметь большое значение.
Организаторы мероприятий будут искать площадки, где проще использовать природосберегающие практики такие как использование биоразлагаемой и компостируемой посуды, запрет на использование одноразовых пластиковых изделий, минимизация пищевых отходов и т.п.
Согласно отчету Mintel 2018 года об ответственных брендах, 51 процент потребителей в США считают, что имеет смысл платить больше за экологически ответственный продукт.
«Участники мероприятия стремятся ассоциировать себя с организациями, цели которых схожи с их собственными, и, точно так же как они выбирают бренды, которые несут определенное послание, участники будут все больше выбирать и возвращаться к мероприятиям, ценности и послания которых соответствуют их собственным. Участники будут проявлять больший интерес к рассмотрению и обсуждению на мероприятиях серьезных проблем общества», — «Будущее встреч и мероприятий», Marriott & PCMA.
5. Созвучие окружающему пространству
Новые места проведения мероприятий, лежащие вдали от «исхоженных троп» помогут прочувствовать местную атмосферу
Участников совершенно не привлекает идея провести еще больше времени в стерильных помещениях, похожих на офис, поэтому они хотят видеть больше мероприятий, предполагающих активное погружение. Они воспринимают ивент, как возможно вырваться из повседневной рутины, исследовать новое место и установить контакт с новыми людьми.
Ценность мероприятий больше не в контенте — вся информация доступна онлайн. Ценность — в новизне полученных впечатлений и в установленных связях.
«Участникам не нужна стерильная корпоративная атмосфера, — считает Кейт Фейвезер, консультант по инновациям компании Fahrenheit 212, — им интересны площадки, которые созвучны своему местоположению, аутентичны и относятся к разряду „такого я еще не видел“. Участник хотят погружения в культуру, хотят исследовать новое».
Museum of Science and Industry – ивент-площадка с характером
Согласно отчету Mintel 2017 года о новых направлениях путешествий, 53 процента потребителей считают, что самая интересная часть путешествий — это открытие «секретных мест», или скрытых от посторонних частей города, о которых знают только местные жители.
«Задействуйте географию, которая явно используется недостаточно: города могут и должны быть активным персонажем пьесы. В то время как активизация и исследование продолжают играть важную роль в диалоге участников, есть огромная возможность для самого места взять на себя более важную роль», – «Будущее встреч и мероприятий», Marriott & PCMA.
Больше исследований и трендов:
Подписаться на Технологии в помощь организаторам мероприятий
Получайте свежие статьи прямо на свою почту
Event
Что такое event
Event или ивент — это мероприятие, направленное на продвижение продукта, бренда или услуг посредством личного взаимодействия. Event-индустрия целиком построена на событийном маркетинге, который организует event-мероприятия.
В русском языке существует несколько форм названия event-мероприятия: эвент или ивент. В переводе с английского слово означает событие, the event.
Существует множество форм event-маркетинга, каждая из них нужна для решения конкретных задач. Занимается этим процессом event-менеджер. Это сотрудник или целая команда, ответственные за проведение мероприятия «от и до» — от выбора формата до приглашения спонсоров и участников, анализа эффективности и выбора стратегии.
Почему важен эвент
Эвент — важный маркетинговый канал для предприятий B2B и B2C. Обычно его возможности используются для укрепления отношений с потенциальными и существующими клиентами. По своей сути любые event-мероприятия — это коммуникация, то есть способность четко передать нужное сообщение в подходящее время. Грамотно организованные ивенты дают возможность напрямую связаться с заинтересованными сторонами и донести свои идеи.
По данным Forrester Research, event-мероприятия составляют 24% маркетингового бюджета разных организаций и проводятся в количестве 3,2 миллиона ежегодно. Для повышения ценности бренда важен каждый ивент. Компания, работающая в любом секторе рынка, использует все возможности event-маркетинга, и в ближайшие годы эта тенденция будет только расти.
Эвент: типы мероприятий
Современные технологии в сочетании с растущей потребностью в эвентах привели к тому, что появились разные виды событий. Четкое понимание каждого типа event-мероприятия поможет определить, какие из них точно соответствуют вашим целям. Приведем подробный список.
Конференции
Конференции – самые популярные event-мероприятия. Обычно их расписание включает выступления различных спикеров, образовательные семинары и полезные тематические сессии. Самые успешные конференции — те, в которых профессиональная среда сочетается с позитивной атмосферой.
Выставки
Выставки с возможностью продажи — например, Интершарм, или без таковой — BusWorld, нацелены на профессиональную презентацию новых продуктов и услуг от различных брендов. Обычно у таких мероприятий есть общая тема, которая объединяет всех экспонентов — косметология, пассажирский транспорт, кулинария и многое другое.
Семинары или мастер-классы
Семинары обычно проходят в более камерной обстановке и в значительной степени ориентированы на обучение. Меньшее количество участников позволяет проводить более глубокие обсуждения и делиться ценными знаниями. Семинары обычно длятся 1 день, а часто — всего несколько часов.
Корпоративные мероприятия
Корпоративные мероприятия компании — часть реализации внутренней PR-стратегии и предназначены для обсуждения определенных тем. Например, для оценки прогресса, содействия запуску проекта или решения конкретной проблемы. Они распространены в компаниях с более чем 25 сотрудниками.
Деловые встречи
Периодические деловые встречи — это event-мероприятия, направленные на укрепление внешних связей между компаниями, обмен опытом и ценной информацией. Обычно на них обсуждаются различные темы, связанные с бизнесом.
Лидерские, сетевые мероприятия
Цель лидерских или сетевых мероприятий — укрепить авторитет бренда в определенной области и предоставить возможность встречи для людей со схожими бизнес-интересами. Этот тип event-мероприятия может включать присутствие VIP-персон или ориентироваться на общий доступ.
Церемонии, торжества, гала-концерты
Церемонии и торжества служат разным целям, но эти event-мероприятия имеют одну общую черту — они обеспечивают небанальную презентацию бренда, его продуктов или услуг. Будь то мероприятие по сбору средств в арт-музее или начало ежегодного собрания с концертом приглашенных звезд, это прекрасный способ отметить особое событие. Один из видов такого event-мероприятия — церемония награждения.
Запуск продукта
Эти ивенты используются для демонстрации новых продуктов или решений существующим и потенциальным клиентам. Цель event-мероприятия по запуску продукта – заинтересовать анонсированными технологиями и продемонстрировать преимущества товара.
VIP-мероприятия
VIP-мероприятия нацелены на предоставление наиболее влиятельным акционерам, клиентам и другим почетным гостям эксклюзивного и впечатляющего опыта. Цель VIP-мероприятия — в конечном итоге увеличить доход за счет поддержания лояльности среди ключевых фигур.
Ярмарки вакансий
Цель большинства ярмарок вакансий — найти новые таланты для компании, закрыть текущие вакансии, обычно в нескольких отделах. Мероприятия по набору персонала, обычно проводимые при колледжах и университетах, популярны среди стартапов или компаний, которые ищут персонал для расширения своего бизнеса.
Тимбилдинг
Мероприятия по тимбилдингу, образованию команды — особый формат корпоративных событий, которые проводятся, чтобы дать сотрудникам увлекательные и интересные способы сблизиться. Часто проходят в игровом формате. Ивент в игре помогает облегчить построение отношений внутри команды и познакомить людей из разных отделов, которые работают без прямого контакта друг с другом.
Промоушн-мероприятия
Цель промоушн-мероприятий — сформировать устойчивые эмоциональные связи между компанией и ее аудиторией. Например, это может быть стойка компании на профильном семинаре, куда направляются сотрудники для ответов на вопросы и общения. Поскольку построение отношений является основным направлением мероприятий этого типа, особенно важно знать, на какую конкретную аудиторию ориентироваться.
Виртуальные события
Виртуальные мероприятия идеально подходят для компаний, у которых нет ресурсов для проведения полномасштабного «живого» event-мероприятия. Особенно такой тип актуален во времена самоизоляции и пандемии. Виртуальные мероприятия позволяют участвовать в них людям со всего мира и стремятся привлечь участников с компетенциями в соответствующей сфере. Поскольку технологии виртуальной и дополненной реальности продолжают развиваться быстрыми темпами, виртуальные события могут со временем стать основной формой эвентов.
Как провести ивент-анализ: пример
Чтобы добиться максимальной отдачи от ивента, нужно поставить правильные цели и использовать соответствующие ключевые показатели эффективности, KPI. Проведение анализа event-мероприятия так же важно, как и само мероприятие. Приведем примерный список метрик для корректного ивент-анализа.
Количество регистраций
Общее количество регистраций является важным показателем для определения успеха event-мероприятия. Но этот показатель стоит уточнить. Вы можете просмотреть регистрации в течение определенного времени, чтобы увидеть, в какие месяцы был наибольший спрос. Или разделить их по типам билетов, чтобы понять, какие были наиболее популярными.
Выручка
Для платного event-мероприятия выручка — показатель, который требует отдельного изучения. Помимо общей полученной суммы, валовой доход может раскрыть другую важную информацию. Такие как демографические данные участников, которые приняли наиболее активное участие, тип билетов, которые были проданы наиболее быстро, и время года, когда продажи были на пике. Все эти ключевые показатели можно извлечь из цифр валового дохода.
Удовлетворенность участников
Какими бы ни были конкретные задачи, все event-мероприятия преследуют общую цель – чтобы посетители были довольны. Здесь важно уточнить ваше определение «удовлетворенности». Было ли целью просто развлечь участников во время конференции? Или вы хотели, чтобы они получили конкретные знания о вашем продукте? Убедитесь, что показатель удовлетворенности определен правильно, чтобы получить наиболее полное представление о ваших посетителях. Отличный способ измерить общую удовлетворенность посетителей – наша форма опроса.
Вовлеченность участников
Понимание вовлеченности — четкий индикатор того, было ли содержание event-мероприятия актуальным и ценным для посетителей. Любой эвент направлен на укрепление отношений с существующими и потенциальными клиентами. Поэтому мониторинг уровня их вовлеченности во время мероприятия поможет оценить успех построения отношений.
Упоминания в соцсетях
Event-мероприятия давно стали источником контента как для организаторов, так и для посетителей. Большинство визитеров создают цифровой контент на эвентах и делятся им в соцсетях. Поэтому максимальное количество упоминаний имеет решающее значение для общего успеха эвента и охвата аудитории по всему миру.
Взаимодействие со спикерами
Одна из основных целей — предлагать контент, который находит отклик у посетителей. Одним из основных источников контента event-мероприятия, скорее всего, будут выступления и основные доклады. Важно убедиться, что ваши спикеры предлагают ценные знания, которые помогают участникам.
Один из способов измерить эту метрику — следить за страницей профиля каждого выступающего на сайте эвента. Сколько раз её просматривали? Сколько лайков она получила? Эти показатели вовлеченности покажут, соответствовало ли содержание эвента его целевой аудитории.
Количество регистраций
Этот показатель важен сам по себе. Но для эвентов, которые длятся несколько дней и предполагают отдельную регистрацию на все события, важно понимать, какие из предложенных форматов набрали больше всего участников. Например, если в рамках эвента предлагалось несколько семинаров, запишите количество регистраций на каждый и сравните их с общим количеством регистраций на эвент. Стоит обратить внимание на большое расхождение между этими двумя цифрами. Собранные данные также помогут лучше понять демографию участников.
Соотношение затрат и доходов
Общая сумма дохода не имеет значения, если не сравнивать её с общей стоимостью event-мероприятия. Это соотношение имеет решающее значение, чтобы понять количество и качество ресурсов, которые потребовались, и выяснить, помогли ли затраченные средства достичь нужных целей.
Новые клиенты
По количеству целевых лидов, собранных на эвенте, можно отследить, какие из них фактически привели к сделке. Это поможет рассчитать прямую рентабельность инвестиций, ROI, в маркетинг event-мероприятия, и выработать стратегию на будущее. Понимание того, какая тактика сработала, а какая нет при попытке привлечь новых клиентов — решающий момент в event-маркетинге.
Количество целевых участников
Что значит этот KPI? Количество целевых участников позволит определить соответствие эвента интересам вашей аудитории. Успешные event-мероприятия предполагают высокий процент присутствующих целевых участников. Если профили присутствующих сильно отличаются от портрета потенциального клиента – это повод пересмотреть стратегию проведения.