Извините что не предупредила
5 шаблонов, которые позволят проще извиниться и исправить ситуацию на рабочем месте
Независимо от того, где вы работаете и чем занимаетесь, рано или поздно придется приносить извинения перед коллегами, клиентами, знакомыми. Однажды это случается в жизни каждого. Постоянно находясь в окружении людей, любой рискует оказаться в ситуации, когда его действия или бездействие могут причинить неудобства или нанести ущерб другим. В этой ситуации может оказаться кто угодно: выпускник учебного заведения, молодой и неопытный специалист, работающая мама, опытный и матерый менеджер по продажам. Умение решать тактично подобные проблемы является особенно ценным.
Эксперты сходятся во мнении, что лучшим выходом будет признание своей ответственности за произошедшее. Попытки оправданий и использования слов “если” или “но” может только усугубить ситуацию. Поэтому варианты ответа “Извините, если я вас обидел во время встречи” или “Извините, мы допустили ошибку. Но вы были предупреждены о существовании кадровых проблем на предприятии” являются недопустимыми.
Хорошей новостью будет тот факт, что существуют “золотые фразы”, эффективность которых подтверждена практическим опытом тысячей людей. Используйте их в качестве шаблонов, это позволит с честью выйти из ситуации и сохранить отношения с окружающими.
Случай 1: вы допустили ошибку, которую не можете исправить сами
В первую очередь задумайтесь, обладаете ли вы навыками, которые позволят решить ситуацию самостоятельно. Во вторую очередь проанализируйте, сколько времени потребуется для получения их.
Лучшим выходом будет использование следующего шаблона:
“Я допустил ошибку в процессе выполнения [задачи]. Я был уверен в своих силах, но теперь я понимаю, что сначала должен был согласовать с Вами свои действия. Мне очень жаль, и это больше не повторится. Однако чтобы исправить ситуацию, мне понадобится Ваша помощь. Когда мы можем обсудить это?”.
Случай 2: вы пообещали клиенту что-то невозможное
В работе люди всегда стремятся превзойти ожидания клиентов. Для получения нужного результата сотрудники готовы обещать “золотые горы”. Этот метод эффективен, во всяком случае, до тех пор, пока вы не поймете невозможность выполнения условий. Если вы работаете в команде, сообщите о ситуации коллегам или начальнику. Даже если они не смогут вам помочь, по крайней мере, будут в курсе происходящего.
Проанализируйте свои возможности и согласуйте с руководством альтернативу, которую вы можете предложить взамен обещанного. Возможно, это будет изменение условий поставки на более выгодные, сокращение сроков отгрузки, предоставление отсрочки, бонусы, включение в рассылку для VIP-клиентов. Убедитесь, что не подведете партнеров второй раз.
Для этого случая используйте в качестве шаблона следующий вариант:
Случай 3: вы кого-то обидели
Если в ходе разговора, например, с коллегой вы оскорбили его, не стоит фокусироваться на мотивах и наличии оснований для произнесенных слов. Намного важнее сосредоточиться на том факте, что вы действительно сожалеете о случившемся. Решение этой проблемы позволит сохранить спокойную обстановку в офисе, рабочем коллективе и не потерять добрые отношения с сослуживцем.
Попробуйте начать разговор со следующей фразы:
“Я понимаю, что то, что я сказал, было оскорбительным. Я был не прав, это недопустимо. В будущем я буду сохранять спокойствие в подобных ситуациях”.
Конечно, стоит учитывать, что подобные извинения будут актуальны и эффективны в случае незначительных разногласий. В более серьезных ситуациях, когда оскорбления касались национальности, качеств собеседника или его личной жизни, придется приложить больше усилий для разрешения конфликта.
Случай 4: у вас плохие новости
Этой участи стараются избежать все. Ситуация может усугубляться пониманием своего бессилия и невозможности повлиять на результат. Не избежать неприятных ощущений и лидерам, которым чаще всего приходится сообщать плохие новости.
Лучшей рекомендацией будет совет сообщить суть, по возможности объяснить причины и подбодрить человека.
Например, фраза может быть построена следующим образом:
“Несмотря на все мои усилия, мне жаль сообщить, что в вашем повышении / отпуске / проекте отказано. Решение было принято из-за сокращения штатного расписания / бюджета / изменений графика отпусков / текущих приоритетов. Пожалуйста, не позволяйте этому огорчить вас. Мы искренне ценим ваш вклад в работу и постараемся найти способ продемонстрировать это”.
Случай 5: вы забыли о задании
По каким-то причинам вы забыли о сроках сдачи проекта и необходимости завершить свою часть работы. Что еще хуже, ваш начальник уже в курсе этого.
Смиритесь: вы выпустили ситуацию из-под контроля и не успели приложить усилия для исправления промаха.
Начать беседу можно следующей фразой:
“Я сожалею о том, что не смог уложиться в срок выполнения проекта [X]. Я понимаю, что моя ошибка плохо отражается на результатах всей команды. Я могу завершить свою часть работы к вечеру завтрашнего дня. Это будет выходом из ситуации? Или вы хотели бы увидеть, что у меня есть в черновом виде?”.
Вместо заключения
Вряд ли найдутся люди, кто получает удовольствие от принесения извинений. Но это необходимо для того, чтобы наладить, восстановить или укрепить отношения с коллегами. Придерживайтесь ключевых правил, которые позволят предупредить подобные ситуации:
Будьте искренними, честными, ответственными и обсудите с коллегами, руководством или клиентами по завершению ситуации, чтобы вы могли сделать иначе.
Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании
От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.
Когда нужны деловые извинения
Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.
Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании.
Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.
Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.
Коллтрекинг
Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.
Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.
Кто должен приносить извинения клиенту
Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.
Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов.
Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне.
Правила оформления
Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив.
Как оформить письмо-извинение:
Образец письма-извинения 
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:
Содержание
Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение.
Извинение
Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:
«Уважаемый Олег Анатольевич!
Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»
Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.
Объяснение причин
После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.
События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.
Выражение сожаления
Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.
В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем.
Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил.
Меры по решению проблемы
После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения.
В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:
Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации.
Важно! Надо обязательно выполнить обещанное.
Примеры писем-извинений
Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.
Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.
За беспокойство
Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.
За неудобства
Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:
В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.
При задержках поставок
Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.
За звонок в нерабочее время
Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.
Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.
Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.
Виджет обратного звонка для сайта
За ошибку
Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.
За поведение
Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.
Извинения на английском
Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски.
Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела.
Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.
По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.
В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.
Заключение
Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.
Как правильно пишется слово не предупредить?
Правильный вариант написания: не предупредить
Именно такой вариант зафиксирован в орфографическом словаре.
Правило написания глагола с частицей «не»
Иногда путаница возникает при написании с «не» разных частей речи, когда имя существительное или прилагательное пишутся слитно, а глаголы и причастия пишутся раздельно:
Поэтому первым делом определим часть речи. В нашем случае — это глагол (означает действие и отвечает на вопросы: «что делать?», «что сделать?»). Теперь обратимся к правилам, регламентирующим написание глаголов с частицей «не»:
Таким образом, «не предупредить» является единственным правильным вариантом в русском языке, иные способы написания данной фразы — неверны.
Примеры использования и цитаты с «не предупредить»
«Вынужденное заявление» — Чехов Антон
Любовь Андреевна прожила за границей пять лет, не знаю, какая она теперь стала… … Аня (выйдя из своей комнаты). Надо бы маму предупредить: Петя здесь… Варя. Я приказала его не будить.
Вишневый сад — Чехов А.П. полное содержание онлайн
Я не естественник, и не мое дело касаться подобных вопросов; я только хочу … — Я должен только предупредить вас: быть может, нас слышал кто-нибудь, и чтобы не перетолковали нашего разговора и чего-нибудь не вышло, я должен…
Человек в футляре — Чехов А.П. полное содержание онлайн
Запятые и пожалуйста: выделяется ли пожалуйста запятыми с двух сторон?
Частица «пожалуйста» может иметь разные значения и в зависимости от смысла либо выделяется, либо не выделяется запятыми.
В большинстве случаев запятые ставятся:
В значении «будьте любезны» является вводным словом и выделяется запятыми:
Пожалуйста, передайте соль.
Помогите мне, пожалуйста.
Пройдите, пожалуйста, к администратору.
Не выделяется запятыми в двух случаях:
Устойчивое выражение «скажите пожалуйста» в значении восклицания:
– Ах, он опять забыл о нашей просьбе? Скажите пожалуйста!
В значении «да» при выражении согласия:
Сегодня не могу к вам прийти, а в понедельник пожалуйста.
«Пожалуйста» как вводное слово
При вежливом обращении слово «пожалуйста» используется в значении «прошу вас», «будьте добры» и других синонимичных выражений.
В этом случае «пожалуйста» выделяется запятыми.
Если данное слово стоит в начале предложения, запятая ставится после:
Пожалуйста, без ваших вздохов, Аркадий Просперович: раз не дают, значит, нельзя. (Л. Н. Андреев. «Екатерина Ивановна»)
Пожалуйста, сюда. (Л.С. Петрушевская. «Три девушки в голубом»)
Пожалуйста, папочка, дорогой, позови бабу-ягу! (Кир Булычев. «Девочка с Земли»)
Если в конце предложения – запятая ставится перед ним:
Пройдите, пожалуйста (Владимир Дудинцев. «Белые одежды»)
Простите, пожалуйста. Я случайно. (Андрей Геласимов. «Год обмана»)
Если слово стоит в середине предложения, то запятые ставят с обеих сторон:
Скажите, пожалуйста, отчего это вашу тяжёлую тележку четыре быка тащат шутя, а мою, пустую, шесть скотов едва подвигают с помощью этих осетин? (М.Ю. Лермонтов. «Герой нашего времени»)
Послушай-ка, милая, подвези нас, пожалуйста, в своих санях. Я тебя за это по-королевски награжу! (С.Я. Маршак. «Двенадцать месяцев»)
Привет, Дима. Принеси, пожалуйста, водки. (Александр Вампилов. «Утиная охота»)
«Пожалуйста» как отдельное предложение
Нередко «пожалуйста» оформляют в виде отдельного предложения. Это слово может означать вежливое согласие, реакцию на благодарность или принесенные извинения.
Пожалуйста! На, бери, ешь! (Л.Н. Разумовская. «Счастье»)
– Спасибо за расческу.
– Пожалуйста. (Кир Булычев. «Девочка с Земли»).
– Прошу ближе к существу проекта, к его основным особенностям.
– Пожалуйста. Наша машина имеет два коренных отличия. (Владимир Дудинцев. «Не хлебом единым»)
– Пожалуйста! – горячо зашептал он. – Пока еще не поздно! (Дмитрий Глуховский. «Метро 2033»)
«И пожалуйста»
К частице «пожалуйста» для логического усиления можно добавить присоединительный союз: «и», «а», «но», «да». В этом случае оба слова становятся единой конструкцией и обособляются вместе:
Не хотите с нами работать? И пожалуйста!
Да пожалуйста, он уйдет, пожалуйста! (Л.С. Петрушевская. «Уроки музыки»)
То же самое – если для усиления используется частица «ну»:
Ну пожалуйста, давай пойдем в кино!
В редких случаях, если автор хочет выделить вводные слова интонационно, он может поставить запятую после присоединительного союза:
И, пожалуйста, не делайте так больше.
Когда запятая не нужна: «пожалуйста» как междометие или согласие
Запятая не ставится между частями междометных выражений «скажи пожалуйста» и «скажите пожалуйста»:
– Я хочу их разбудить…
– Скажите пожалуйста! (Булат Окуджава. «Новенький как с иголочки»)
Милая… Скажите пожалуйста… Милую нашёл… (Сергей Довлатов. «Заповедник»).
Также запятая не нужна, если «пожалуйста» используется в значении «да» для выражения согласия. Обычно в этом случае ставится тире:
Нет, сегодня он не пойдет туда! Завтра – пожалуйста, а сегодня он сходит в хутор, проживет этот день с детьми, увидит Аксинью и утром вернется в Вешенскую. (М.А. Шолохов. «Тихий Дон»).
– Одну. За первое утро.
– Ни одной. Завтра – пожалуйста. Хоть сто порций. (Александр Вампилов. «Утиная охота»).
автор статьи:
Алексей Бабушкин,
эксперт по нетворкингу,
бизнес-тренер
Порой, желая сгладить шероховатости своих поступков, мы спешим извиниться. Извинения рассматриваются как способ исправления ошибок или как компенсация за возможно доставленные неудобства.
Но, извиняясь, вы зачастую не только не решаете проблему, а, наоборот, делаете только хуже. Для извинений есть прекрасная альтернатива. Об этом я хочу вам рассказать.
Чем плохи извинения:
Во-первых, принося извинения, вы акцентируете внимание на негативных моментах. До того, как вы об этом сказали, данный факт был незаметен или незначителен для окружающих. А теперь только ленивый не покачает головой, произнеся: «Да, уж. »
В-третьих, извинившись, вы провоцируете людей жалеть или успокаивать вас. Так сказать, восстановить баланс любезностей. Кто-то произнесет: «Да, ладно. С кем не бывает?!» или «Не страшно, мы понимаем…»
Если людям ваша ошибка действительно доставила сильное неудобство, то вытянутое силой «прощение» будет неискренним. Это может оставить у них негативное впечатление. Если же ошибка незначительна, то, извиняясь, вы наоборот формируете у людей чувство вины. Кто-то подумает «Вот, ведь, вроде ничего ужасно не совершил, а так извинялся… Даже неудобно, как-то…»
Перестройте свою фразу так, чтобы вместо извинений и оправданий человек услышал благодарность в свой адрес или похвалу. Тем самым вы и себя не выставите виноватым, и скажете людям комплимент.
Недавно я был на мастер-классе, который проходил в одном из бизнес-центров на окраине Москвы. Некоторые люди испытали трудности с поиском нужного адреса, где проходило мероприятие. Впрочем, в итоге все собрались без опозданий. Перед началом мастер-класса ведущий спросил, все ли легко нашли нужное место. Участники пожаловались, что справились с этой задачей с трудом. В ответ тренер сказал: «Извините, это наша оплошность…» В этом случае вместо извинений было лучше похвалить собравшихся: «Какие вы молодцы, что сумели придти вовремя! Если уж вы справились с этой задачей, то, уверен, и с освоением программы мастер-класса у вас не возникнет труда!»
Или вот еще один случай:
После одной премьеры, я задержался в холле кинотеатра с режиссером, обсуждая только что просмотренный фильм. Когда спустился в гардероб, то обнаружил, что на вешалках осталось только мое пальто и еще пара курток. Подойдя к женщине, отвечающей за выдачу одежды, я сказал: «Спасибо, что дождались самых отъявленных киноманов!» В ответ гардеробщица улыбнулась и протянула мне пальто. Буквально через минуту подошло еще двое. Один протянул бирку молча, другой попробовал извиниться. В ответ милая улыбка хранительницы сменился ворчливым выражением. Она тут же начала причитать, что ей уже давно надо было быть дома и одежду надо получать вовремя…
Так что теперь, вместо того, чтобы извиняться, возьмите за правило благодарить людей!
Извините, если я объяснил не очень доходчиво
Спасибо, что вникли во все, что я сказал
Извините, что я вас задержал
Спасибо, что дождались
Извините, что я опоздал
Спасибо, что подождали
Извините, что занял ваше время
Спасибо, что уделили несколько минут
Извините, если не оправдал ваши ожидания
Спасибо, что поверили в этот проект
© Данный материал авторский. При перепечатке или цитировании обязательно указание автора и активная, открытая для индексации гиперссылка на networking24.ru.