Как исправить документ отправленный по эдо
Отклонение электронного документа
Видеоинструкция
В случае несогласия с электронным документом получатель может его отклонить или выполнить приёмку с учётом выявленных расхождений.
Процедуру отклонения необходимо инициировать до момента приёмки документа (утверждения и подписания). Для документов, обмен по которым завершён, следует воспользоваться одним из представленных вариантов:
Отклонение означает, что получатель отказался от подписания документа (при наличии запроса ответной подписи), а товары (работы, услуги, права) не приняты. Причина несогласия с документом указывается в уведомлении об уточнении (УОУ). Отклонить документ может только получатель.
Когда получатель инициирует отклонение документа, он посылает через оператора ЭДО уведомление об уточнении документа (УОУ). Для этого в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» требуется выбрать необходимый документ и нажать «Отклонить».
В открывшемся окне необходимо указать причину несогласия и нажать «Отклонить». Причина будет отражена в уведомлении об уточнении, которое поступит отправителю.
После отклонения документ переместится в папку «На контроле», а состояние ЭДО сменится на «Ожидается исправление». Причина отклонения доступна для просмотра в поле «Дополнительная информация».
Также причину отклонения можно просмотреть в форме просмотра электронного документа и в уведомлении об уточнении, которое было отправлено отправителю. В причине отказа указаны данные, которые были заполненные при отклонении документа.
После того как контрагент пришлёт новый экземпляр электронного документа, автоматически подберётся документ учёта, который был создан на основании отклонённого ЭД, а отклонённый документ переместится из папки «На контроле» в Архив ЭДО с состоянием ЭДО «Закрыт с отклонением».
Для обновления данных в документе учёта необходимо открыть вновь пришедший электронный документ, убедиться в актуальности данных, затем нажать «Ещё» и в открывшемся окне выбрать «Перезаполнить текущий». Документ учётной системы будет перезаполнен данными актуального электронного документа.
После завершения обмена документы доступны для просмотра в Архиве ЭДО.
Также вам может быть интересно:
Как исправить документ отправленный по эдо
Дата публикации 30.04.2019
Использован релиз 3.0.70
В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).
Для выставления исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:
Получение уведомления покупателя об уточнении УПД (если ошибку обнаружил покупатель)
Выставленный продавцом счет-фактура и документ об отгрузке товаров (УПД) в электронной форме может содержать ошибку.
Для внесения исправлений в электронный УПД в программе реализована возможность формирования нового экземпляра УПД с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.
Обмен исправленным УПД в электронной форме производится:
Если ошибка в электронном УПД обнаружена покупателем, то продавец получает от покупателя уведомление об уточнении документа.
Кроме того, в документах учетной системы, на основании которых был сформирован требующий уточнения электронный УПД, в информационной строке состояния электронного обмена появляются соответствующие сообщения:
Информация о поступившем уведомлении об уточнении также отражается в форме “Электронные документы” (Таблице состояния) (рис. 3), которая открывается по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов “Реализация (акт, накладная)” или “Счет-фактура выданный” (рис. 2).
Из формы “Электронные документы” (Таблицы состояния) (рис. 3) можно также:
При получении от покупателя уведомления об уточнении продавец в соответствии с п. 2.17 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н) должен сформировать и направить покупателю извещение о получении уведомления об уточнении. Как и все служебные документы, это извещение в программе формируется автоматически.
Формирование, подписание и отправка исправленного УПД
В документе “Счет-фактура выданный” (рис. 6), в который можно перейти по гиперссылке “Счет-фактура” из документа “Корректировка реализации” (рис. 5), до момента формирования исправленного электронного УПД:
Процесс обмена исправленным электронным УПД полностью аналогичен обмену первоначальным электронным УПД.
Для автоматического формирования, подписания и отправки исправленного электронного УПД необходимо выполнить команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа “Корректировка реализации” или из документа “Счет-фактура выданный” (рис. 7).
Сформировать исправленный электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы “Электронные документы” (Таблицы состояния) (рис. 8), которая открывается по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов “Корректировка реализации” и “Счет-фактура выданный” (рис. 7).
Перейти в список документов “Текущие дела ЭДО” можно из документов “Корректировка реализации” или “Счет-фактура выданный”, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).
На соответствующих закладках формы просмотра исправленного электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа (рис. 11), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить исправленный электронный УПД вместе с электронной подписью.
Отправленный исправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку исходящих документов “На контроле” формы списка документов “Текущие дела ЭДО” (рис. 12).
После отправки исправленного электронного УПД продавец ожидает:
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе “Счет-фактура выданный” будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке “Выставлен (передан контрагенту)”, а в информационной строке будет указано, что “Требуются действия со стороны других участников” (рис. 13).
В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) в графе “Ожидаем от других участников” будет указано, что ожидается подтверждение отправки (рис. 14).
Обработка подтверждения оператора о получении исправленного УПД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме “Электронные документы” (Таблице состояния) (рис. 16), открываемой из документов учетной системы “Корректировка реализации” или “Счет-фактура выданный” по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Дважды щелкнув по активной строке формы “Электронные документы “(Таблицы состояния) (рис. 16), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 17).
Дата поступления файла исправленного счета-фактуры (файла исправленного УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления исправленного счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н; п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе “Счет-фактура выданный” в поле “Выставлен” проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 18).
При этом в форме “Электронные документы” (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении исправленного счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (Информация покупателя)) (рис. 20).
Согласно п. 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении исправленного счета-фактуры не является обязательным.
Получение от покупателя извещения о получении исправленного УПД и информации об оформляемой сделке
Пунктом 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 1174н (действовал до 01.07.2021); п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.
Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.
После получения документов обмен исправленным электронным УПД будет завершен.
В документах “Корректировка реализации” и “Счет-фактура выданный” в информационной строке состояния электронного обмена появится статус “ЭДО завершен” (рис. 21).
В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) будет отражена вся информация о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 22).
Для просмотра содержимого каждого электронного документа (Информация продавца, Подтверждение даты получения, Извещение о получении, Информация покупателя) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.
После завершения обмена в режиме просмотра исправленного электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 23).
Перейти в режим просмотра можно:
Отклонение электронного документа
Видеоинструкция
В случае несогласия с электронным документом получатель может его отклонить или выполнить приёмку с учётом выявленных расхождений.
Процедуру отклонения необходимо инициировать до момента приёмки документа (утверждения и подписания). Для документов, обмен по которым завершён, следует воспользоваться одним из представленных вариантов:
Отклонение означает, что получатель отказался от подписания документа (при наличии запроса ответной подписи), а товары (работы, услуги, права) не приняты. Причина несогласия с документом указывается в уведомлении об уточнении (УОУ). Отклонить документ может только получатель.
Когда получатель инициирует отклонение документа, он посылает через оператора ЭДО уведомление об уточнении документа (УОУ). Для этого в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» требуется выбрать необходимый документ и нажать «Отклонить».
В открывшемся окне необходимо указать причину несогласия и нажать «Отклонить». Причина будет отражена в уведомлении об уточнении, которое поступит отправителю.
После отклонения документ переместится в папку «На контроле», а состояние ЭДО сменится на «Ожидается исправление». Причина отклонения доступна для просмотра в поле «Дополнительная информация».
Также причину отклонения можно просмотреть в форме просмотра электронного документа и в уведомлении об уточнении, которое было отправлено отправителю. В причине отказа указаны данные, которые были заполненные при отклонении документа.
После того как контрагент пришлёт новый экземпляр электронного документа, автоматически подберётся документ учёта, который был создан на основании отклонённого ЭД, а отклонённый документ переместится из папки «На контроле» в Архив ЭДО с состоянием ЭДО «Закрыт с отклонением».
Для обновления данных в документе учёта необходимо открыть вновь пришедший электронный документ, убедиться в актуальности данных, затем нажать «Ещё» и в открывшемся окне выбрать «Перезаполнить текущий». Документ учётной системы будет перезаполнен данными актуального электронного документа.
После завершения обмена документы доступны для просмотра в Архиве ЭДО.
Также вам может быть интересно:
Как исправить документ отправленный по эдо
Дата публикации 20.02.2018
Использован релиз 3.0.58
В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).
С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.
Для аннулирования электронного первичного документа по инициативе покупателя сторонам сделки необходимо:
Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне покупателя
Если выставленный первичный учетный документ ошибочно признан и подписан обеими сторона сделки, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.
Инициатором аннулирования, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку.
Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра первичного документа.
Открыть для просмотра документ можно из документа учетной системы “Поступление (акт, накладная)”:
Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра электронного документа выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 3).
При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку ОК (рис. 4).
После выполнения описанных выше действий в адрес продавца будет автоматически сформировано “Предложение об аннулировании электронного документа (документов)”, в который будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 5).
Подписание и отправка “Предложения об аннулировании электронного документа (документов)” производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным первичным документом.
В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) отразится информация об ожидании от контрагента согласия на аннулирование, т.е. его подписи под документом об аннулировании (рис. 7).
В списке документов “Текущие дела ЭДО” электронная Товарная накладная, по которой сформировано предложение об аннулировании, будет перемещена в папку “На контроле” (рис. 8).
После получения от продавца согласия на аннулирование первичного документа, процедура аннулирования будет завершена. Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.
В информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы “Поступление (акт, накладная)” появится сообщение “ЭДО аннулирован” (рис. 9).
В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) будет размещена информация о том, что подтверждение согласия на аннулирование получено и документ аннулирован (рис. 10).
ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы “Поступление (акт, накладная)”, который был создан на основании аннулированного электронного документа, а также к пометке его на удаление.
Если продавец предложение об аннулировании отклонил, то в адрес покупателя он направит сформированное и подписанное “Уведомление об уточнении” (рис. 11).
После получения “Уведомления об уточнении” в информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы “Поступление (акт, накладная)” появится запись “ЭДО завершен”, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 12).
В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) будет размещена информация о том, какие стадии обмена и аннулирования прошел электронный первичный документ (рис. 12)
Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне продавца
Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании электронного первичного документа, отражается в информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы “Реализация (акт, накладная)”, на основании которого был сформирован аннулируемый документ (рис. 15).
Кроме того, сведения о тех действиях, которые необходимо выполнить в связи с новым поступившим предложением об аннулировании отражаются в форме “Электронные документы” (Таблице состояния) (рис. 16), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа “Реализация (акт, накладная)” (рис. 15).
Посмотреть содержание поступившего документа “Предложение об аннулировании” (рис. 17) можно, дважды щелкнув по активной строке списка “Текущие дела ЭДО” (рис. 14) или формы “Электронные документы” (Таблицы состояния) (рис. 16).
Если продавец согласен с предложением аннулировать ранее утвержденный первичный электронный документ, то он выражает свое согласие:
После подтверждения покупателем согласия на аннулирование первичного документа электронный первичный документ утрачивает юридическую силу.
В режиме просмотра “Предложения об аннулировании” можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи двух сторон (рис. 18).
В документе учетной системы “Реализация (акт, накладная)” в информационной строке состояния электронного обмена будет размещено сообщение “ЭДО аннулирован” (рис. 19).
В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) будет отражена информация о подтверждении продавцом согласия на аннулирование документа, а также о том, что документ Товарная накладная аннулирован (рис. 20).
ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы “Реализация (акт, накладная)”, на основании которого был сформирован аннулированный документ, а также к пометке его на удаление.
Если продавец с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет команду Не согласиться, нажав на одноименную кнопку в списке “Текущие дела ЭДО” (рис. 14) или в режиме просмотра электронного документа “Предложение об аннулировании” (рис. 17).
После выполнения команды Не согласиться в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку ОК (рис. 21).
После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ “Уведомление об уточнении”, в который будет перенесена причина отказа от аннулирования документа (рис. 22).
“Уведомление об уточнении” подписывается и отправляется продавцу в общем порядке.
Сведения о сформированном новом документе будут отражены в форме “Электронные документы” (Таблице состояния) (рис. 23).
После этого в информационной строке состояния электронного обмена документа “Реализация (акт, накладная)” будет отражена информация “ЭДО завершен”, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 24).
Исправить или аннулировать электронный документ. Что проще?
Все мы люди, и каждый из нас, хоть раз в жизни, допускал ошибки. Работая с огромными объемами информации, большими числами, кипами бумаг, внимание человека притупляется, и никакие современные системы, сервисы и технологии не гарантируют недопущения досадной ошибки, которая может привести к неприятным последствиям. Любой бухгалтер знает об этом не понаслышке.
Не секрет, что оформление бухгалтерских документов должно соответствовать требованиям действующего законодательства, при этом внесение исправлений в документы также подчиняется определенным правилам. На практике, работая с бумажными документами, гораздо проще уничтожить некорректный оригинал и оформить вместо него новый, нежели вносить поправки. Отследить это, практически, невозможно. Тем более что такой механизм исправления документов вполне себя оправдывает. Пытаясь правильно внести коррективы, можно допустить новые ошибки. Такой риск не приемлем.
Что изменилось с переходом на электронные документы?
Исправляем договор
● составить новый документ, уничтожив предыдущую версию договора;
● внести исправления в текст договора от руки;
● составить дополнительное соглашение к договору;
● составить протокол разногласий.
Все перечисленные варианты работают не зависимо от того, подписали вы документ со своей стороны или нет, и, тем более, они не зависят от способа доставки: почта или курьер.
В отличие от бумаги, обмен электронными договорами имеет ряд особенностей.
Предположим, вы составили электронный договор, подписали его электронной подписью и отправили контрагенту по электронной почте. Но контрагент выразил несогласие по некоторым пунктам договора, что можно сделать?! Как и раньше, просто выбрать один из возможных вариантов:
1. Составить новый оригинал документа в электронном виде, аннулировав предыдущую версию, подписать документ электронной подписью и повторно отправить контрагенту по электронке.
2. Составить дополнительное соглашение к договору в электронном виде.
3. Составить электронный протокол разногласий и подписать договор с учетом данного протокола.
Поправить документ «от руки», т.е. просто внести изменения в имеющийся и отправить его повторно, не получится, так как документ был подписан электронной подписью, основной задачей которой является гарантия целостности и неизменности документа.
Рассмотрим другой кейс. Вы составили электронный договор, подписали электронной подписью и отправили через оператора электронного документооборота. В этом случае выбор варианта исправления договора будет ограничен возможностями сервиса, которым вы пользуетесь. Если все три варианта вам доступны, то выбор остается за вами.
Узнайте подробнее о функциональности сервиса у вашего оператора.
Какой способ доставки выбрать, электронную почту или сервис обмена оператора электронного документооборота также зависит от ваших предпочтений, никаких законодательных ограничений тут нет.
Напоминаем, возможность составления договора в электронном виде закреплена в Гражданском кодексе России (ст. 160 и 434).
Исправляем первичный документ
Вместе с этим Минфин России считает, что в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских документов) вносить изменения можно только по согласованию с участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений (Письмо от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9).
Многие эксперты считают иначе. Для уточнения данных в первичке к ней необходимо составить акт по форме N ТОРГ-2 (или N ТОРГ-3), а затем в первоначальной накладной сделать отметку об актировании.
Вновь, отталкиваясь от того, что применимо на бумаге, имеем несколько вариантов исправления электронной первички:
1. Составление нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного варианта.
2. Составление акта об установленном расхождении в любой удобной для вас форме.
3. Составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.
Учитывая, нюансы транспорта для обмена электронными документами, описанные в части про договоры, выбираем электронную почту или сервис оператора.
Исправляем счет-фактуру
На основании п. 1.3. разд. IПорядка обмена электронными счетами-фактурами, утвержденного Приказом Минфина РФ N 50н, выставить и получить электронный счет-фактуру можно исключительно через оператора электронного документооборота. Все крупные сервисы, в том числе и Synerdocs, позволяют беспрепятственно работать как с корректировками, так и исправлениями.
Когда исправление важно
Часто в бизнес отношениях требуется иметь под рукой всю историю изменения документации, в этом случае внесение поправок с соблюдением всех требований законодательства будет очень кстати.
Еще один кейс – это исправление фактур. Электронный счет-фактуру нельзя выставить задним числом, а это значит, что, отправив документ в течение установленного пятидневного срока, успеть обнаружить в нем неточности и сформировать новый, аннулировав при этом старый, можно просто не успеть. В этом случае однозначно следует воспользоваться корректировками и исправлениями.
С появлением различных сервисов трудно сказать, что процессы исправления документов стали значительно проще. Быстрее – да, а вот с простотой трудно согласиться. Скорее всего, связано это с тем, что внешний электронный документооборот еще не стал нашей полезной привычкой, и мы продолжаем пользоваться правилами работы с бумагой. Учитывая, что у каждого вида документа свои особенности работы с ним, порой, действительно, аннулировать неправильный документ и составить новый гораздо проще, легче и понятнее, чем соблюдать все правила внесения поправок в него. А что думаете вы?