Как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с ошибкой
Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке
Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.
Изменение личных данных
Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.
Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.
Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:
В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.
Смена профессии и вида образования
Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.
Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.
Если допущена ошибка в данных владельца книжки
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.
Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.
Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.
Исправления в данных о трудовой деятельности
Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.
Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.
Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:
Внесение правильной записи оформляется следующим образом:
В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.
Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.
В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.
Изменение названия или правовой формы организации
В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.
Исправления при неправомерном увольнении
Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.
Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.
Какие действия предпринять работодателю, если в трудовой книжке обнаружена ошибка в фамилии работника, допущенная предыдущим работодателем?
Е. А. Юрова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву
Вопрос
Была обнаружена ошибка в трудовой книжке в фамилии работника (неверна 1 буква). Ошибка была допущена первым работодателем еще в СССР.
П. 27 Раздела III «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»):
«В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь».
Каковы должны быть действия текущего работодателя?
Ответ
В рассматриваемой ситуации речь идет об установлении принадлежности трудовой книжки, а не ошибки, которая допущена в трудовой книжке, принадлежащей определенному работнику.
Если работодатель, допустивший ошибку в персональных данных работника, или его правопреемник продолжает свою деятельность, то работнику следует обратиться к нему за внесением исправлений в данные работника.
Если работодатель, допустивший ошибку в персональных данных работника, или его правопреемник прекратил свою деятельность, то следует удостоверить принадлежность документа судебным порядком.
Обоснование
Несовпадение фамилии, указанной в паспорте, с фамилией, указанной в трудовой книжке, может означать не только ошибку, но и принадлежность трудовой книжки другому физическому лицу, ибо испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)).
Если в персональных данных владельца трудовой книжки допущена ошибка, то ее может исправить только тот работодатель, который допустил эту ошибку, ибо только он может удостоверить факт выдачи данного документа именно этому гражданину. Основанием к внесению исправлений будут документы кадрового учета (приказ о приеме на работу, личная карточка Т-2, пр.).
Если работодатель, допустивший ошибку в фамилии работника, прекратил свою деятельность, или отсутствуют документы, подтверждающие совпадение данных паспорта и данных приказа с данными в трудовой книжке, или есть иные препятствия исправления им допущенной неточности, то исправление ошибки возможно только судебным порядком. Ни один работодатель (кроме допустившего ошибку) не может утверждать, что данный документ действительно принадлежит тому физическому лицу, что его предъявил, т.к. титульный лист оформляется на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (пункт 9, подпункт а Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)).
Детальный порядок досудебного и судебного установления принадлежности трудовой книжки рассматривается в информационном материале «Ситуация: Как установить факт принадлежности гражданину трудовой книжки? («Электронный журнал «Азбука права», 2020).
Е. А. Юрова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву
Как можно исправить фамилию в трудовой книжке?
Изменение данных в основных документах, к которым относится и трудовая книжка, является очень ответственной процедурой и требует неукоснительного соблюдения правил и норм законодательства. То, как исправить фамилию в трудовой книжке, имеет важное значение для корректного начисления в дальнейшем пенсии и других социальных выплат.
Причины изменения фамилии
Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.
Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина. Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию.
Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.
Виды ошибок в указании фамилии в трудовой книжке
Записи, произведенные на титульном листе, должны обязательно заверяться самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подлинность записанных сведений подтверждается соответствующими подписями. Поэтому возможность появления ошибок сводится к минимуму, но в реальной жизни они все-таки появляются.
Такие ошибки нередки при заполнении в маленьких организациях, где нет отдела кадров и профессиональных кадровых специалистов, а документацию ведет бухгалтер или другой сотрудник по совместительству. Ошибки появляются при записи фамилии на слух, невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.
Эти неточности будут дорого стоить владельцу книжки при оформлении пенсии и подтверждении стажа, когда, например, Иван Матрёнин или Николай Аленин не смогут доказать, что именно они проработали 30 лет под фамилиями Матренин и Оленин, занесенными в их трудовые книжки.
Иногда при изменении фамилии работники, ведущие учет трудовых книжек, не соблюдают установленную процедуру и густо замазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что ее невозможно прочитать. Это является нарушением, и в данном случае трудовую книжку придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.
Бывают случаи, когда сотруднику изменили фамилию на титульном листе трудовой книжки, но забыли внести такие же изменения во вкладыше.
Необходимость исправления фамилии
Если хотя бы одна буква фамилии в трудовой книжке не совпадает с той фамилией, которая написана в паспорте, могут возникнуть проблемы при начислении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать трудовой стаж, если фамилия в данном документе не совпадает с фамилией, указанной в паспорте.
Для подсчета правильного стажа придется добиваться подтверждения законной принадлежности бумаги (может быть, даже через обращение в суд). Поэтому следует исправлять ошибки в написании фамилии в трудовой книжке сразу же после их обнаружения и не откладывать этот процесс на потом.
Документы об изменении фамилии
Внесение в трудовую книжку об изменении фамилии должно проводиться по месту работы в последней организации на основании приказа руководства об изменениях в документах, содержащих определенные персональные данные, в том числе и в трудовую книжку.
Перед изданием такого приказа сотрудник должен подать заявление с просьбой изменить фамилию в соответствующих документах (трудовом договоре, трудовой книжке и других), к которому следует приложить копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, документ об изменении прежней фамилии, решение суда и другие). Подлинники надо предъявить работодателю. В трудовой книжке надо обязательно указать номер и дату выдачи таких документов.
Процедура изменения фамилии в ТК
Существует следующий порядок изменения фамилии работника во вкладыше трудовой книжки:
Четкая формулировка записи на внутренней стороне обложки не приводится в Инструкции. Если фамилия изменяется впервые, то возможно указать только новую фамилию («Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании паспорта № ___, выданного таким-то учреждением «___» 19__ или 20__ года»). Если фамилия изменяется уже во второй (и более) раз, то логично указать старую и новую фамилию («Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сергеева» на основании…»)
Исправление ошибок в написании фамилии в ТК
В Правилах (п.27-28) и Инструкции (п.1.2) сообщается об исправлениях записей в ТК, но конкретно о записях на титульном листе не сообщается. Внесение изменения фамилии в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция), где сообщается о том, что фамилию можно изменить при предъявлении личных документов, но об исправлении именно ошибок не упоминается.
Случай «неправильного заполнения» (первичного) косвенно рассматривается в 42 пункте Правил (уничтожить испорченную ТК) и 48 пункте (работодатель должен заплатить за замену испорченной ТК).
Например, некто Муратов поступает на работу и должен получить свою первую в жизни трудовую книжку. Но при заполнении кадровик ошибается и пишет «Маратов». Нужно ли менять запись фамилии в трудовой книжке? Нет, следует уничтожить бланк и составить об этом акт.
Следует помнить, что руководитель предприятия отвечает за учет и хранение ТК, потому что именно руководитель назначает сотрудников отдела кадров (или лиц, их замещающих) и обязан контролировать их работу.
За нарушение порядка учета и хранения ТК должностные лица могут понести дисциплинарные наказания в зависимости от уровня их ответственности, а также нести иную ответственность в случаях, которые предусмотрены в законодательных актах.
Исправление «старых» ошибок на титульном листе
Но как быть, если ошибка появилась раньше – на старом месте работы – и ее заметили только теперь?
В Правилах подсчета стажа для утверждения пенсий (№555, 24.07.2002, 44 пункт) и Правилах подсчета стажа для определения пособия по болезни и родам (№91, 06.02.2007, 26 пункт) указано, что в случае несовпадения фамилии, написанной в ТК, с данными паспорта или свидетельства о рождении, то принадлежность ТК именно этому лицу устанавливается при предъявлении свидетельства о браке, документа о перемене фамилии, справок из зарубежных госучреждений или в суде.
В этом случае необходимо подавать заявление в суд, чтобы установить факт принадлежности ТК. Заявление подается по месту регистрации, следует оплатить пошлину и попросить суд вынести постановление о том, что данная трудовая книжка, выданная, например Петровскому, на самом деле была выдана Пиотровскому.
На практике сотрудник не всегда обращается в суд для того, чтобы подтвердить, что данная книжка (и стаж) принадлежат именно ему. Довольно часто сотрудники отдела кадров меняют фамилию в трудовой книжке точно так же, как в случае перемены фамилии при вступлении в брак.
Основанием для такой практики служат положения пунктов 26-28 Правил ведения ТК, где указано, что если выявляется неточность или неправильность записи (просто «записи», а не конкретно фамилии), то ее надо исправить там, где она была допущена – то есть на старом месте. На новом месте тоже можно внести исправления, но для этого необходима справка от старого работодателя.
Например, таким документом может считаться справка, выданная о том, что во время первоначальных записей, то есть первичного заполнения ТК, была допущена та или иная ошибка в написании фамилии сотрудника.
Справка должна быть надлежащим образом заверена (подпись ответственного лица и печать организации) и желательно оформлена на официальном бланке предприятия. Работник может самостоятельно обратиться за такой справкой в прежнюю организацию к бывшему работодателю или попросить своего действующего работодателя оказать ему в этом необходимое содействие.
Какие трудности могут возникнуть?
В случае реорганизации старой компании, справку должен выдать ее правопреемник. Если старая организация ликвидирована, то новый работодатель может произвести исправления при предъявлении «соответствующего документа».
В данном случае вопрос о том, как правильно указать в трудовой книжке об изменении фамилии, может повлечь неприятные последствия для работодателя, если личность сотрудника фактически неизвестна для кадровиков, а фамилия изменяется только на основании паспорта.
Для исправления ошибок необходимо запрашивать справки на старых местах работы. Но эти организации могут быть ликвидированы, преобразованы, проданы или вообще находиться за рубежом после распада Советского Союза, а документы в архивах могут быть утеряны.
Поэтому наиболее законным путем будет все-таки обращение в суд и официальное установление принадлежности трудовой книжки именно этому лицу.
Ошибиться может каждый: исправления в трудовой книжке
Трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж человека. А значит, от правильности его заполнения зависят социальные выплаты. Незнание регламентов или невнимание кадрового специалиста могут иметь серьезные последствия для сотрудника.
Буква закона
Подробно о правилах заполнения трудовых книжек мы говорили в статье «Буква закона: каждая на своем месте». Здесь лишь напомним, что для кадровика основными документами в этом вопросе являются:
Именно они регламентируют, как оформлять трудовую книжку, вносить изменения, в том числе исправлять ошибки. Кроме того, есть ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают более частные случаи.
Софья или София
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.
Исправленному верить
В разделе «Сведения о работе» кадровики традиционно допускают ошибки в датах, наименовании должности, названии предприятия. Общий алгоритм исправления неправильных записей выглядит так:
Особого внимания требует ситуация, когда ошибка сделана давно, человек уже успел уволиться и был принят на новое место. Порядок действий остается прежним, корректирующая запись вносится под следующим порядковым номером и с текущей датой.
А вот подтверждающий документ нужно получить у предыдущего работодателя: либо работник самостоятельно запрашивает нужную информацию, либо вы отправляете официальный запрос.
Ответом может быть копия приказа о приеме на работу / увольнении / переводе на другую должность, а также справки и выписки из личного дела и пр. – об этом мы подробно писали в статье «Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам». Помните, исправления можно вносить на основании официальных документов, а свидетельские показания учитываются, только если об этом есть судебное решение.
Найти и доказать
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Оформление смены фамилии в трудовой книжке
Что делать кадровику, если сотрудник сменил фамилию:
Трудовая книжка — главный документ о стаже
Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.
Законодательная база по изменению личных данных работников
Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).
Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.
Внесение изменений в трудовую книжку
Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:
Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:
Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.
В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.
Запись в ТК делается на основании заявления работника.
Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.
Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.
Запись в трудовой книжке
При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:
Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.
В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:
«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».
Образец смены фамилии в трудовой книжке
Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.
Куда еще внести изменения
Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:
В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать. Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».
Ответственность сторон за достоверность информации
За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.
Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.