Как исправить ошибку в платежной ведомости образец
Форма T-53: как правильно заполнить платежную ведомость
Несмотря на бурное распространение пластиковых карт, многие компании все же выдают заработную плату наличными. Бухгалтер производит начисление и передает эту информацию в кассу организации, где кассир выдает деньги работникам. При этом составляется документ, называемый платежной ведомостью. В нем отражается информация о начисленной плате за труд, которая в отчетном периоде подлежит выдаче наличными денежными средствами.
Форма T-53
Для платежной ведомости разработана форма T-53, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С начала 2013 года этот бланк, как и многие другие, перестал быть обязательным — работодатели могут разработать собственные формы первичных документов. На практике же зачастую применяется унифицированная форма, поскольку она уже готова и отвечает всем требованиям закона и потребностям компаний.
Форму T-53 чаще всего применяют организации, где количество сотрудников исчисляется десятками и более. Она удобна тем, что позволяет упорядочить процесс выдачы заработной платы и исключает путаницу.
Этот небольшой бланк состоит из двух листов и отражает информацию о заработной плате каждого сотрудника, а также по организации или подразделению в целом. Рассмотрим, как следует его заполнять.
Первая страница
Первый лист является титульным — на нем отражается основная информация о работодателе, периоде выплаты заработной платы и ее общей сумме.
Платежная ведомость, первая страница
Здесь следует указать такие реквизиты:
Также на первом листе ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера, если он есть в организации.
Оборотная сторона
На второй странице формы содержится таблица с такой информацией:
Форма Т-53, вторая страница
Под таблицей дается итоговая информация по всей ведомости. Здесь нужно указать:
Далее указывается должность лица, выдавшего заработную плату, его фамилия и инициалы; это специалист должен поставить свою подпись. Тут же следует указать реквизиты расходного кассового ордера — его номер и дату. Последней строкой идет подпись бухгалтера, проверившего платежную ведомость, а также ставится дата.
После получения денег каждый работник ставит в соответствующей графе свою подпись. Если по какой-то причине причитающуюся сумму он не получил, в графе указывается «депонирована»и ставится подпись кассира.
Когда расчеты произведены, подсчитывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы — именно она указывается на первом листе.
Платёжная ведомость. Форма Т-53
Платежная ведомость по форме Т-53 – основной документ, который заполняется при любых выплатах в организациях. Наиболее актуален этот документ для крупных предприятий, поскольку, если в небольших фирмах для выдачи заработной платы и прочих расчетов с сотрудниками можно оформлять приходно-расходные ордера, действующие в течение одного рабочего дня, то в больших компаниях такой способ крайне неудобен.
Скачать бланк и образец платёжной ведомости по форме Т-53
Кто заполняет форму Т-53
Платежная ведомость – это бухгалтерский документ, поэтому оформлением ее занимается специалист бухгалтерского отдела. После заполнения бухгалтер передает ведомость кассиру и тот на основании нее выдает заработную плату сотрудникам. Документ не требует копий, поэтому делается он в единственном экземпляре.
Порядок заполнения бланка Т-53
Бухгалтер организации либо распечатывает бланк Т-53 и затем заполняет его вручную, либо заполняет его в электронном виде и только после этого распечатывает. В ведомости содержится таблица из нескольких столбцов и строк (по количеству сотрудников), а также графы для сведений о начисленной к выдаче заработной плате и строка по итоговой сумме к выдаче.
Оформление первой страницы
Заполнение второго листа
Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.
В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче
Виза директора на форме Т-53
Без подписи руководителя компании платежная ведомость Т-53 не будет считаться действительной, поэтому после заполнения всех ее пунктов и перед передачей ее кассиру для выдачи заработной платы, бухгалтер предприятия обязан предоставить ее на подпись директору.
И еще одну подпись нужно будет поставить после того, как все средства будут выплачены сотрудникам. Платежную ведомость должен будет проверить главный бухгалтер предприятия и при отсутствии каких-либо нарушений также подписать ее.
Исправления в платежной ведомости
Вообще по правилам заполнения платежной ведомости формы Т-53, кассир, перед тем как приступить к выдаче средств по ведомости, обязан проверить, все ли в ней оформлено верно.
Если находятся какие-то ошибки, то данный документ должен быть возвращен в бухгалтерию на переделку.
Но иногда случаются ситуации, когда по каким-либо причинам переоформить платежную ведомость уже невозможно. В этом случае неточные сведения нужно аккуратно зачеркнуть, написать сверху правильные данные, а исправление заверить подписями всех тех же сотрудников, которые подписывали начальный вариант ведомости. Здесь же нужно указать дату исправления. Если все сделать в соответствии с этими рекомендациями, то документ не утратит своей юридической силы.
Как закрыть платежную ведомость
Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:
После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.
Ошибки при начислении зарплаты: как исправить
Счетная ошибка при начислении заработной платы — это неточность при проведении арифметических расчетов. Излишне уплаченные денежные средства в этом случае работодатель вправе удержать с работника.
Какие искажения являются счетными
Производить удержание излишне выплаченной заработной платы без согласия работника не допускается согласно статье 137 ТК РФ, за исключением случаев:
Счетной признается арифметическая ошибка при начислении заработной платы:
Как удержать суммы, выплаченные вследствие искажения расчетов
Неправильные арифметические действия при начислении зарплаты могут привести к выплате её в большем размере. В случае если бухгалтер по ошибке переплатила зарплату, следуйте следующему алгоритму:
Шаг 1. Уведомьте работника о случившемся, указав срок возврата излишне перечисленной суммы. Обязательно укажите срок, до которого переплату необходимо вернуть.
Шаг 2. Если в течение месяца после указанного для возврата срока работник сам не внесёт деньги в кассу, издайте приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты в результате счетной ошибки.
Шаг 3. Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись, обязательно запросите его согласие.
Сотрудник вправе предъявить возражения, если не согласен, что техническая ошибка при выплате заработной платы привела к переплате. В этом случае для решения проблемы работодателю придется обратиться в суд.
Как отразить в учете исправления
Оформив документы, необходимо отразить недоплату или возврат излишне выплаченной заработной платы, проводки сформируйте следующие:
Если искажение в арифметических действиях привело к недоплате, просто доначислите заработную плату сотруднику. А если переплатили зарплату, что делать бухгалтеру: удержать ранее переплаченную сумму при следующей выплате оплаты труда, учитывая ограничения при удержаниях (статья 138 ТК РФ).
Что делать, если причина переплаты не в ошибочных арифметических действиях
В таких случаях добровольное решение сотрудника вернуть переплату и наличие от него заявления на возврат излишне выплаченной заработной платы обязательны.
Нельзя классифицировать как счетную ошибку:
Если в результате работодатель переплатил зарплату и требует вернуть, а сотрудник не согласен, он вправе отказаться от возврата.
Предотвращаем и исправляем ошибки в работе с ведомостями в ЗУП 3.1. Часть 2
Заполнение ведомостей – частый вопрос на линию консультации. Наш специалист Анастасия Черемных разобрала две популярные ситуации, которые возникают у пользователей ЗУП 3.1.
Ранее мы уже писали на эту тему:
1. Не все суммы попадают в ведомость к выплате, раньше все работало.
В программе ЗУП 3.1, при формировании ведомости, к выплате попадают только те доходы, которые обладают тем же кодом, что указан в шапке ведомости. Таким образом, если в организации есть доходы, относящиеся к разным кодам, то выплатить их одной ведомостью не получится.
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
Так, например, если в организации есть сотрудник, которому выплачивается пособие до полутора лет, то потребуется две разные ведомости. Отдельно на оплату сотрудникам по окладу, и отдельно на оплату такого пособия. Т.к. пособие до полутора лет и оклад относятся к разным видам дохода то и в шапке ведомости поле с видом дохода будет заполнено по-разному.
2. При заполнении ведомости на выплату на уволенного ранее сотрудника, не удается добавить строку об этом человеке в документ.
Добавить уволенного сотрудника в ведомость нам может понадобится в случаях, когда мы после увольнения что-то доплачиваем человеку или нам потребовалось пере заполнить прошлые, уже готовые ведомости.
При появлении сложностей с заполнением ведомости уволенному, сначала пробуем добавить сотрудника используя кнопку «Подбор».
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Если строка с указанием нужного сотрудника в документе не появляется, то следует проверить в карточке сотрудника: «Кадры» – «Сотрудники», отметку о том, что взаиморасчеты с сотрудником уже не ведутся.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
Эта галка проставляется вручную. Если она установлена, то сотрудник не будет попадать в ведомость, даже если есть суммы к выплате. Снимаем галку, оформляем ведомость, возвращаем галку обратно.
Образец заполнения платежной ведомости (форма Т-53)
Платежная ведомость Т-53 отражает подлежащие к выплате вознаграждения за труд работников всей организации или ее подразделения. Здесь указывают как общую сумму, так и в разбивке по сотрудникам. Разберемся, как выглядит образец зарплатной ведомости и как его заполнять.
Зачем нужна ведомость выдачи заработной платы
С 01.01.2013 именно эту форму использовать необязательно (в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011). Однако она вполне удобна для оптимизации бухгалтерского документооборота.
Любые выплаты, которые производит компания, необходимо фиксировать. Это касается и вознаграждения за труд. Если сотрудников — всего несколько человек, можно обойтись приходными и расходными кассовыми ордерами. Но в крупных организациях это неудобно.
Бланк платежной ведомости аккумулирует информацию по выплатам всем сотрудникам. Это исключает путаницу и облегчает работу бухгалтеру.
Как заполнять первый лист
Сначала нужно ввести название организации и ее код ОКПО. Если документ оформляют не на всю фирму, а на отдельное структурное подразделение, то следует указать и его наименование. Далее графы заполняют следующим образом:
Документ подписывают и руководитель, и главный бухгалтер (при наличии последнего).
Как заполнять второй лист
На второй странице идет детализация выплат по каждому сотруднику. Она содержит таблицу из шести колонок:
Далее необходимо подсчитать итоговую сумму, причитающуюся к выплате, и перенести ее на первый лист.
Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы также содержит информацию по общим выплаченной и депонированной суммам. Эти строки заполняют, когда расчеты уже закончены.