Как исправить ошибку в трудовом договоре после его подписания
Прием на работу: топ‑10 распространенных ошибок работодателей
При оформлении трудового договора с сотрудником работодателю следует быть особенно внимательным. Ряд неточностей, а также заключение договора ГПХ, который по факту маскирует трудовые отношения, могут привести к штрафам.
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление трудового договора, а также заключение договора ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, могут обернуться наложением административного штрафа:
Если проверяющий запросит у вас 20 трудовых договоров, каждый из которых будет оформлен ненадлежащим образом, штраф придется платить по каждому договору.
Какие ошибки совершают работодатели
1. Оформление на работу без паспорта
Возможна ситуация, когда человек приходит устраиваться на работу без паспорта, так как потерял его. Но на руках у него есть справка.
Поскольку справка не является документом, удостоверяющим личность, на работу по ней оформить человека нельзя. Зато это можно сделать по временному удостоверению личности.
Необходимые документы для заключения трудового договора перечислены в ст. 65 ТК:
2. Оформление без трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы
Иногда нового сотрудника оформляют на работу раньше, чем получают от него трудовую книжку с записью об его увольнении с предыдущего места работы. Эта неосмотрительность приводит к тому, что спустя время, когда сотрудник приносит трудовую книжку, оказывает, что запись об увольнении сделана позже даты приема на новую работу.
3. До подписания трудового договора работник не ознакомлен с важными документами
В число таких документов входят правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, коллективный договор.
Согласно ст. 68 ТК со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен под роспись.
4. При оформлении трудового договора вносятся не все обязательные сведения, неправильно указываются условия
О том, какая информация должна содержаться в трудовом договоре, говорится в ст. 57 ТК «Содержание трудового договора». Если какое-то обязательное сведение отсутствует, его нужно внести непосредственно в текст трудового договора. Если не прописаны какие-то условия, то оформляется приложение к трудовому договору либо заключается в письменной форме отдельное соглашение сторон, которое будет являться неотъемлемой частью трудового договора.
Для водителей, курьеров, экспедиторов необходимо указывать характер работы: подвижной, разъездной, в пути и т.д.
Если режим рабочего времени работника отличается от общих правил, действующих у работодателя, его необходимо прописать в трудовом договоре. Также режим рабочего времени указывается в том случае, если сотрудник в компании работает по совместительству и с ним заключен трудовой договор.
Обязательным условием является оплата труда. В каждом трудовом договоре должен быть указан размер тарифной ставки или оклада, а также перечислены имеющиеся доплаты, надбавки.
С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте стали обязательными для включения в трудовой договор.
5. Неправильное указание даты и места заключения трудового договора
Нередко вместо места и даты указывается дата составления трудового договора. И это тоже ошибка.
Подробнее о том, как прописывать место работы, рассказывает Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:
6. Обязательное условие «место работы» работодатель путает с дополнительным условием «рабочее место»
В каждом трудовом договоре необходимо указать именно место работы. Рабочее место — это то место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Согласно ст. 57 ТК работодатель должен указывать в трудовом договоре обособленное структурное подразделение.
7. Не прописываются причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора с работником
При заключении с работником срочного трудового договора необходимо убедиться в том, что вы, согласно ст. 59 ТК:
8. Работодатель использует понятие «испытательный срок»
Ошибка заключается в использовании понятия из УИК РФ, каковым является «испытательный срок». В Трудовом кодексе, а именно в ст. 70, приводятся понятия «период испытания», «срок испытания».
Вебинары по кадровому учету: оформление документов, прием и увольнение работников, перевод, сокращение
9. Содержание приказа о приеме на работу расходится с трудовым договором
В ст. 68 ТК говорится о том, что приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. Поэтому не забудьте проверить, чтобы его содержание соответствовало условиям трудового договора.
С приказом о приеме на работу сотрудник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
10. Некорректное внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку
Согласно ст. 66 ТК работодатель, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП, ведет трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него более пяти дней, в случае, когда работа у него является для работника основной.
Принятую у сотрудника трудовую книжку необходимо внести в книгу учета движения трудовых книжек. На шестой день в нее следует ручкой сделать запись о приеме на работу, указав при этом дату приема на работу, которая стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре. Если человек увольняется в течение пяти дней, запись не делается.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как исправить ошибки в трудовом договоре
По законодательству РФ договором принято считать соглашение ряда лиц, касающееся гражданских обязанностей или прав, их изменения, установления или окончания. Договор заключается на основании волеизлияния сторон-участников, выражаемого устно или в письменной форме. При оформлении соглашения в письменном варианте часты ситуации, когда в тексте обнаруживаются ошибки, из-за которых может измениться сама суть документа.
Общие виды ошибок, встречающихся в договорах
Определение и регулирование ситуаций с ошибками на уровне законодательных норм отсутствует, но, исходя из договорной практики, их виды разделяются на:
Первый вариант является самым распространенным видом, встречающимся при оформлении сделок. При этом ошибка является столь существенной, что при обнаружении ее в момент заключения сделки одна из сторон воздержалась бы от оформления.
Собственно ошибки связаны с тем, что искажается договоренность участников, предварительно выраженная устно, или не уделяется достаточное внимание ряду важных для выполнения сделки моментов. Они возникают непреднамеренно, когда ни одна из сторон-участников не намерена ввести в заблуждение иного участника.
При обнаружении подобного рода некорректности соглашение признается недействительным. В ГК РФ определены эти случаи, когда:
В каком случае обращаться в суд
Второй вариант — вариант неточностей, который получается в результате преднамеренного поведения (приведения в заблуждение, обмана) одного из участников соглашения или третьих лиц, является поводом для похода в суд.
Документ, оформленный по причине приведения в заблуждение, признается недействительным лишь в судебном порядке.
Но для этого требуется наличие иска стороны, действовавшей под воздействием существенного обмана или заблуждения.
Сделка, по судебному решению признанная недействительной, считается таковой с момента ее совершения (даты оформления), но это признание не имеет юридических последствий, кроме тех, что связаны с фактом ее недействительности.
По такой сделке каждая из сторон-участников обязана передать обратно иной стороне приобретенное в результате действия договора. При невозможности возврата полученного в натуральном выражении возмещение должно быть произведено по его стоимости в денежном эквиваленте.
Если встретились опечатки
Третий вариант представляет собой неточности, обнаруженные в письменном экземпляре контракта (лишняя буква, пропуск слова или буквы, искажение слова). В результате опечаток могут искажаться факты или смысловое содержание текста, из-за которых изменяются условия для действия сторон. Опечатки, встречающиеся в написании наименований участников, в реквизитах, в суммах, в указании предмета договора, могут иметь определенное юридическое значение, но не служат причиной для отмены сделки. По соглашению участников договоренности обнаруженная опечатка подлежит корректировке.
Важно! Трудовой контракт не считается недействительным даже при отсутствии в нем некоторых обязательных сведений.
Ошибки, часто встречающиеся в трудовых договорах
Ошибки применительно к трудовым договоренностям подразделяются на:
В соглашении между организацией-работодателем и принимаемым на работу гражданином по ст. 57 ТК РФ обязательно должны фиксироваться условия о:
Указанный перечень обязательных условий не является закрытым. Дополнения в него могут вноситься на основании нормативных документов или решением работодателя. Вновь добавляемые условия не должны допускать ухудшения положения сотрудника, по сравнению с положениями законодательства, действующего на момент внесения дополнений.
Подробнее
Частой ошибкой является неуказание в трудовом контракте ссылки на фактическое место для исполнения трудовой деятельности или неточное написание названия должности, при работе по которой полагаются компенсации (льготы) работнику.
Условия о дне для начала работы в отличие от иных условий обязательного характера не рассматриваются безусловно обязательными. Отсутствие в тексте договора даты для фактического начала работы предусматривается по ст. 61 ТК. В этой ситуации сотрудник должен начать исполнение обязанностей в день, следующий после вступления соглашения в силу.
Условие о порядке оплаты работы часто отсутствует, но если присутствует в трудовом контракте, то формулируется с неточностями. Не указываются:
В контракте должны указываться сведения о работодателе (наименование организации, фамилия, имя, отчество руководящего сотрудника, подписывающего документ) и принимаемом на работу гражданине. Данные должны переноситься с оригиналов документов (устава, доверенности, паспорта, страхового свидетельства). Имеют место случаи, когда не указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность одной из сторон соглашения (номер, дата и место выдачи) или не уделяется внимание сроку действия документа.
Важно! Работодатели, нарушающие требования по оформлению трудовых договоров, могут подвергнуться мерам административных взысканий. К примеру, если в контрактах отсутствуют подписи сотрудников на трудовом соглашении (ст. 61, ст. 67 ТК РФ), не предусматриваются обязательные условия (ст. 57 ТК РФ) или нет отметки о получении второго экземпляра работником на экземпляре работодателя (ст. 67 ТК РФ), на работодателя может налагаться штраф в сумме до 50 тыс. руб. (ст. 5 КоАП РФ).
Способы исправления ошибок в документах
Если не удалось избежать ошибок при заключении трудового контракта, то можно попытаться их исправить одним из способов:
Важно! Эти исправления допускаются, когда соглашение уже подписано сторонами, зарегистрировано в книге учета и вступило в законную силу. При обнаружении ошибок до визирования исправления просто вносятся в электронный вариант, который распечатывается и подписывается сторонами.
Невнимательность или небрежность при составлении текста могут стать причиной неприятных спорных ситуаций. Поэтому при оформлении сделки:
Не допускать ошибок при заключении трудовых контрактов в компании поможет организация предварительной комплексной проверки документа рядом структурных подразделений: юридическим отделом, структурами финансового контроля, бухгалтерией.
10 ошибок при изменении условий трудового договора
Трудовой договор — основной документ, регламентирующий отношения между работником и работодателем. Когда в них что-то меняется, это должно находить отражение в договоре. Однако внести изменения в трудовой договор не так просто.
Трудовой договор предполагает четкую структуру и конкретное содержание. О том, каким должно быть это содержание, говорится в ст. 57 ТК РФ.
Содержание включает обязательные для включения в текст трудового договора сведения (о работнике, работодателе, самом договоре), обязательные условия и дополнительные условия.
Для работодателя важно, чтобы в конкретном договоре были отражены все обязательные сведения и условия. Что касается дополнительных условий, то они могут быть любыми, но при этом не снижать гарантии работника.
Чтобы убедиться в соответствии содержания трудового договора нормам Трудового кодекса, нужно:
Согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ, к обязательным сведениям относятся: ФИО работника; наименование компании; сведения о документах, удостоверяющих личность; ИНН работодателя; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (ст. 20 ТК РФ четко определяет, кто может выступать таким представителем); место и дата заключения трудового договора.
Обязательные условия тоже определены в ст. 57 ТК РФ. Это место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, гарантии и компенсации и др.
Сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора — с помощью ручки, на любом свободном пространстве. Никакие дополнительные соглашения при этом составлять не нужно.
Что делать, если в трудовом договоре меняются сведения
Работодатели нередко путают обязательные сведения, перечисленные в ч. 1 ст. 57 ТК РФ, с условиями трудового договора.
В случае, если необходимо изменить сведения, то прежде всего нужно исходить из того, какие именно сведения меняются. Например, если это информация о работодателе, то нет никаких норм, обязывающих в течение какого-то времени или сразу вносить изменения о таких сведениях в трудовой договор.
Нет конкретных рекомендаций о том, как именно вносить изменения в сведения о работодателе. Некоторые это делают через дополнительные соглашения. Но лучше в сам текст договора внести недостающую информацию. Хотя если сотрудников в компании очень много, то логичнее выпустить приложение к трудовому договору.
Если меняются ФИО или паспортные данные работника и сам работник пишет заявление о том, чтобы эти сведения были внесены в трудовой договор, то вы должны выполнить его просьбу. Вот так выглядит Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работника.
Как ошибаются работодатели, когда меняют условия трудового договора
На самом деле ошибок и вопросов при внесении изменений в трудовой договор гораздо больше, чем 10. Но есть наиболее распространенные случаи, которые требуют внимания.
1. Усложняют задачу, забывая о том, что все условия можно менять по соглашению сторон.
Соглашение сторон — это первый вариант, который нужно выбирать. При этом, конечно, важны согласие работника (ст. 72 ТК РФ) и наличие факта, что изменение не ухудшает положение работника по сравнению с предусмотренным законодательством.
Не нужно уведомлять работника за 2 месяца. Подготовьте проект дополнительного соглашения к трудовому договору.
2. Забывают об оформлении документов, фиксирующих изменения.
Главный документ, вносящий изменения, — это дополнительное соглашение к трудовому договору. Все остальные документы вроде письменного предложения работникам или письменного заявления от работника — опциональные документы. Важно и то, что не требуется никакого уведомления за 2 месяца.
В тексте дополнительного соглашения можно использовать разные формулировки: «пункт … изложить в такой-то редакции», «признать пункт … раздела … утратившим силу», «раздел дополнить пунктом (описать содержание)».
3. Меняют условие о трудовой функции, что в результате ухудшает положение работника.
Условие о трудовой функции работника можно менять только по соглашению сторон. Ст. 60 ТК РФ прямо запрещает требовать от сотрудника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.
4. Не могут сформулировать причины организационного и технологического характера, которые «запустили» изменения условий трудового договора.
Работодатели уверены в том, что при изменении условия трудового договора по инициативе работодателя самое главное — предупредить работника за 2 месяца и предложить ему вакантные должности.
Но на самом деле изменить условия трудового договора по ст. 74 ТК РФ намного сложнее.
Важно оформить приказ по основной деятельности, и в этом приказе четко зафиксировать причины организационного и технологического характера, которые спровоцировали изменения. Это сделать не так просто, так как на практике такие причины часто субъективны.
Суды, как правило, к причинам организационного характера относят реорганизацию и новый отчет о спецоценке, который фиксирует изменившиеся условия труда в результате проведения СОУТ.
Также у работодателя должна быть аргументация, доказывающая, почему он не может сохранить прежние условия.
Только после того, как четко сформулированы причины, собрана аргументация, можно приниматься к составлению формы уведомления работника за 2 месяца.
5. Неправильно составляют уведомление работника об изменении условий трудового договора.
В форме уведомления прописывается, какие условия трудового договора будут меняться и какие причины тому способствуют. И общими словами в данном случае обойтись нельзя.
Вы не можете просто так написать — «по производственным причинам». Эта неясная формулировка может стать поводом для работника отстаивать свои права в суде. И высока вероятность того, что вас обвинят в нарушении порядка внесения изменений в трудовой договор.
6. Фантазируют, на какую должность, в случае перевода, работник согласится, а от какой откажется.
Когда изменение происходит по инициативе работодателя, работникам обязательно предлагаются вакантные должности. Но иногда работодатели неправильно трактуют эту норму Трудового кодекса.
Как уточняется в ст. 74 ТК РФ, компания должна предлагать не только вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, но и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.
Многие работодатели задаются вопросом, должны ли они сохранить за работником его зарплату по той должности, на которой ему придется работать в новых условиях. На самом деле не должны.
Вы можете уведомить об изменении условий трудового договора руководителя отдела продаж и предложить ему вакансию курьера. И вы не должны думать о том, что руководитель не пойдет на эту должность. Ваша задача — просто выполнить требования законодательства. А требования таковы, что вы обязаны предложить работнику все имеющиеся в компании вакантные должности, которые соответствуют состоянию его здоровья.
7. Нарушают порядок изменения условий по ст. 74 КТ РФ.
Сначала издается приказ, где четко и подробно прописано обоснование, почему меняются условия трудового договора и какие именно. В этом же приказе рекомендуется объяснить, почему вы не можете оставить прежние условия.
Далее вы за 2 месяца знакомите работника с уведомлением в письменной форме под роспись.
После этого наступает момент, когда нужно в письменной форме предложить вакантные должности. Лучше, если в этом предложении будут не просто представлены названия должностей, но и требования к квалификации, ожидания по зарплате. Более полная информация даст возможность работнику принять взвешенное решение.
Если работник соглашается, то вы оформляете дополнительное соглашение о переводе.
Если работник отказывается или у работодателя нет вакантных должностей, то трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
8. Забывают о выплате в случае увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Должна быть произведена выплата двухнедельного среднего заработка.
9. Путают перемещение и перевод в связи с изменением условий трудового договора.
Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
Определение перевода содержится в ст. 72.1 ТК РФ. Оно подразумевает:
Также работодатели иногда под переводом подразумевают изменение ставки, что тоже неправильно (это изменение режима рабочего времени).
Иногда, когда совместительство становится основным, некоторые работодатели ошибочно относят это к переводу.
10. Неправильно оформляют временный перевод.
Для этого нужно дополнительное соглашение к трудовому договору. Заявление можно брать, а можно и не брать. Помимо допсоглашения нужно выпустить приказ о переводе.
Временный перевод по общим правилам возможен на срок до 1 года. Но если это ситуация на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, тогда перевод нужно заключать не на 1 год, а до выхода на работу отсутствующего работника.
При временном переводе записи в трудовую книжку и в личную карточку работника не вносятся.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
10 ошибок кадровика: проводим самоаудит и исправляем
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Государственная инспекция труда может прийти с проверкой в организацию или к ИП, где есть хотя бы один работник. Не бойтесь проверок, просто заранее предупреждайте возможные ошибки. Вам же не нужен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Разберем основные ошибки в кадровом учете.
Ошибка 1: в системе локальных нормативных актов
Самое частое нарушение, которое Государственная инспекция труда (далее — ГИТ) выявляет в ходе проверок, — до подписания трудового договора работодатель не ознакомил работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А обязан (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
За такое нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафов:
Работника необходимо ознакомить c локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись именно до того, как он подпишет трудовой договор. Способы:
Когда работодатель не может доказать, что ознакомил работников с локальными нормативными актами, работников невозможно привлечь к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Учтите, суды обязательно изучают вопрос ознакомления работника с ЛНА.
Рекомендации:
Эти локальные нормативные акты обязательны для всех работодателей.
Ошибка 2: при заключении срочных трудовых договоров
Выбирая срочный характер трудовых отношений, работодатели допускают ошибки, которые могут повлечь за собой не только привлечение к административной ответственности, но и к восстановлению работников по решению суда на работе.
Первое, что надо проверить работодателю, — это правомерность заключения срочного трудового договора.
Миф: срочный трудовой договор можно заключать по соглашению сторон в любом случае. Развеем его ссылками на ч. 2 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ.
В статье 59 ТК РФ названы случаи, когда можно заключать срочный трудовой договор. И если в части 1 указанной статьи перечислены случаи, когда заключается срочный трудовой договор, то в ч. 2 перечислены основания, когда трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или срочный, но по соглашению сторон.
Обратите внимание: перечень оснований, когда можно заключить срочный трудовой договор по соглашению сторон, завершается нормой об иных случаях, предусмотренных ТК РФ или иным федеральным законом. А значит обстоятельства, причины для заключения срочного трудового договора должны быть предусмотрены Трудовым кодексом или иным федеральным законом.
Грубейшее нарушение, когда работодатели заключают срочные трудовые договоры только по тому, что так захотелось работодателю или работнику.
Второе: в содержании срочного трудового договора работодатель обязан указать не только срок его действия, но и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. Это требование ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
Как проверить, правомерно ли заключается срочный договор?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Способ проверки простой. Определите: можете ли вы в срочном трудовом договоре привести ссылку на конкретную статью ТК РФ или иного федерального закона, которая стала причиной (обстоятельством) его заключения? Если нет, то и срочный трудовой договор заключен неправомерно.
Например, в срочном трудовом договоре по соглашению сторон с пенсионером по возрасту должна быть ссылка на соответствующую норму ч. 2 ст. 59 ТК РФ. Об этом неоднократно указывали судьи Верховного суда РФ (Определение Верховного Суда РФ от 27.06.2014 № 41-КГ14-10). Нет ссылки — нарушение.
С 1 января 2015 года ненадлежащее оформление трудового договора (в части неправомерного указания срока в ситуациях, когда трудовой договор должен был быть заключен на неопределенный срок, или отсутствие причины, (обстоятельства) заключения срочного трудового договора) выделено в отдельный состав правонарушения. Работодателя могут привлечь к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор составит:
Рекомендация: если выяснилось, что срочный трудовой договор с каким-либо работником заключен неправомерно, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору (или соглашение об изменении условий трудового договора). В соглашении пункт о сроке изложите в новой редакции: «Трудовой договор заключен на неопределенный срок».
Ошибка 3: в трудовом договоре нет корректно прописанного места работы работника
Эта ошибка появляется скорее из-за непонимания, что же такое «место работы».
Место работы — обязательное условие трудового договора в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ. В этой норме нет определения данного понятия. Уточнено лишь, если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — в трудовом договоре указывают место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Вот несколько заблуждений работодателей:
В анализируемых трудовых договорах нередко встречаю условие «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта». Однако, наименование работодателя уже отнесено к обязательным сведениям, которые должны быть в трудовом договоре в соответствии с ч. 1 ст. 57 ТК РФ. Обратимся к судебной практике. Президиум Верховного Суда РФ отмечает: «В Трудовом кодексе Российской Федерации не раскрывается содержание понятия «место работы». В теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение» (Обзор Верховного Суда Российской Федерации о практике рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, от 26.02.2014).
Идеально указать место работы и через наименование работодателя и населенного пункта, например, «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»), г. Москва». Если принимаете работника в филиал, обособленное подразделение, находящееся в другой местности, место работы указывайте как наименование филиала, обособленного подразделения и его местонахождение.
Рекомендация: если место работы указано не в соответствии с трудовым законодательством или отсутствует в трудовом договоре, внесите соответствующие изменения соглашением к трудовому договору.
Ошибка 4: в трудовом договоре нет условий труда на рабочем месте
С 1 января 2014 года обязательным условием в содержании трудового договора являются условия труда на рабочем месте. Такие условия можно указать только по итогам аттестации рабочих мест, если она проводилась до 1 января 2014 года и с момента ее завершения не прошло пять лет. Или по итогам специальной оценки условий труда (проводится с 1 января 2014 года).
Ответим на вопросы работодателей, которые не проводили ни аттестацию рабочих мест, ни специальную оценку условий труда:
Нет, если трудовой договор заключен после 1 января 2014 года, условия труда должны быть обязательно. При отсутствии в трудовом договоре обязательных условий работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Нет, надо указать. Но есть некоторые нюансы в применении закона «О специальной оценке условий труда» и Трудового кодекса. Ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест — основание для проведения внеплановой спецоценки (ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Ее надо провести на соответствующих рабочих местах в течение 12 месяцев со дня ввода их в эксплуатацию (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Роструд в письме от 20.11.2015 № 2628-6-1 отмечает, что в статье 57 ТК РФ не предусмотрены какие-либо временные отсрочки исполнения обязанности работодателя по внесению условий труда на рабочем месте. По мнению чиновников, если на руках нет действующих результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, специальную оценку условий труда надо провести в кратчайшие сроки, в том числе, и в целях установления фактических условий труда работников. Недостающие условия надо внести в трудовой договор соглашением.
Еще раз подчеркну: не проводя специальную оценку условий труда, прописать данное условие в трудовом договоре не представляется возможным. Минтруд и ряд экспертов в этом случае рекомендуют указывать общие характеристики условий труда. Но главное, что должен в этом случае понимать работодатель: условия труда не прописаны в соответствии с требованиями трудового законодательства и работодателя могут привлечь к административной ответственности. Именно по такому пути идет инспекционная практика проверок ГИТ.
На практике приходилось встречать трудовые договоры, в которых работодатели пытались отписаться фразой, что условия труда нормальные или соответствуют требованиям безопасности.
Прописать условия труда необходимо в соответствии с классификацией Закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», т.е. оптимальные (класс 1), допустимые (класс 2), вредные (класс3), опасные (класс 4), а также указать перечень факторов производственной среды и трудового процесса (см. строку 30 карты специальной оценки условий труда).
Пример возможной формулировки в трудовом договоре: «Условия труда на рабочем месте являются допустимыми условиями труда (2-й класс), что подтверждается отчетом о проведении специальной оценки условий труда, утвержденным 27.01.2015. (далее можно из карты спецоценки привести перечень факторов производственной среды и трудового процесса)». Ссылка на реквизиты отчета в данном примере не является обязательной, это лишь рекомендация.
Как исправить выявленные нарушения в трудовых договорах?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Если работодатель в трудовых договорах обнаружит отсутствие какого-либо обязательного условия, то в соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающее условие необходимо дополнить изменением или соглашением к трудовому договору. Если условие содержится в трудовом договоре, но прописано не в соответствии с требованиями законодательства, достаточно составить соглашение об изложении соответствующего пункта трудового договора в новой редакции.
С 1 января 2015 года срок исковой давности по нарушениям трудового законодательства, если они носят недлящийся характер, составляет один год с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Соответственно, в течение года со дня совершения правонарушения работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибка 5: в приказе о приеме на работу
Разберем на примере.
Должность, на которую принимают работника в соответствии со штатным расписанием, находится в определенном структурном подразделении. Это подразделение относится к дополнительным условиям трудового договора. Его можно не указывать в трудовом договоре.
Работодатель в управленческих целях, чтобы иметь возможность перемещать работника в другое структурное подразделение в той же местности без согласия работника, не указал структурное подразделение в трудовом договоре с ним. Если работодатель использует автоматизированные системы по учету кадров, из-за неправильных настроек такая система при распечатке приказа о приеме на работу может автоматически из штатного расписания «подтянуть» в приказ и структурное подразделение.
В чем заключается данное нарушение? В соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. А в трудовом договоре такое структурное подразделение не указано. И еще одна ошибку выявляет ГИТ по итогам проверок — нарушение ч. 2 ст. 68 ТК РФ, когда отсутствует роспись работника, подтверждающая ознакомление с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Рекомендация: данное нарушение нужно именно предупреждать, т.е. внимательно изучать содержание трудового договора и текст проекта приказа, который будет подписывать работодатель и работник. В ином случае с момента совершения данного правонарушения нужно ждать истечения одного года (срока исковой давности).
Ошибка 6: нет личных карточек Т-2
В кадровой документации должны быть:
Рекомендация: если личной карточки Т-2 по какому-то из работников нет, ее надо заполнить. В графе «дата составления» укажите текущую дату, когда исправляется выявленное нарушение.
Ошибка 7: нарушено правило «пять дней тишины»
Зачастую специалисты кадровой службы спешат внести запись о приеме на работу работника в течение первых дней его работы. Но первые пять дней — так называемые «пять дней тишины», когда при приеме на работу работодатель по основному месту работы (как известно, по совместительству трудовые книжки не ведутся) принимает трудовую книжку от работника, учитывает ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, но в течение пяти дней никакие записи о приеме на работу не вносит.
На шестой, седьмой день нужно внести запись о приеме на работу. При этом в графе 2 раздела «Сведения о работе» надо указать именно дату приема на работу, а не дату внесения записи.
Любимый вопрос кадровиков:
Распространенное заблуждение! Вспомните статью 71 ТК РФ, в соответствии с которой работник, которому установлен срок испытания, имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив работодателя не за две недели, как в обычной ситуации, а всего лишь за три дня. Например, в понедельник работник устроился на работу, вечером этого же дня написал заявление на увольнение по собственному желанию. Обратите внимание, лицо ответственное за ведение трудовых книжек выдаст такому работнику трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек без записей о приеме и увольнении.
Рекомендация: помните про «пять дней тишины» перед тем, как внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
Ошибка 8: нет пломбы или сургучной печати
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Обратите внимание: скреплены не печатью работодателя, а сургучной печатью или опломбированы.
При проверке ГИТ привлекает работодателей к ответственности в виде административного штрафа за нарушение данного требования (решение Московского городского суда от 22.09.2014 по делу № 7-8100/14, решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу № 7-4890).
Сургучная печать неудобна в работе. Кадровики выбирают пломбу и часто спрашивают:
В постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 не установлены конкретные требования к пломбе. Можно считать, что при опломбировании книг учета можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 «ГОСТ 31282-2004. Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация». Самой подходящей для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно назвать пленочные пломбы.
Нет, только бумажной наклейки недостаточно, чтобы правильно оформить книгу учета. ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», который устанавливал 7 типов пломб, в том числе — пломбы бумажные, уже не действует (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 № 1115).
Рекомендация: проверьте, заверены ли приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и книга учета движения трудовых книжек подписью руководителя и сургучной печатью или пломбой. При отсутствии сургучной печати или пломбы исправить ошибку очень легко: нужно просто скрепить нити, которыми была прошита книга выбранной вами пломбой или сургучной печатью.
Ошибка 9: без согласия работника в график отпусков внесена не полная продолжительность отпуска, а его части
Рассмотрим на примере среднестатистического работника, который имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней.
В конце года работодатель утверждает график отпусков. Напомним, это надо сделать не позднее чем за две недели до начала календарного года. В графе «Количество календарных дней» работодатель указывает не 28 дней, а, например, 14 и 14 дней, т.е. части отпуска. Если он не получил от работника предварительное (до даты утверждения графика отпусков) согласие — это нарушение ч. 1 ст. 125 ТК РФ.
Чтобы разделить отпуск на части, необходимо выполнить два условия:
График отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График является своего рода распорядительным актом, в котором закреплена очередность отпусков работников. Именно поэтому важно получить такое согласие на разделение отпуска на части до даты утверждения графика отпусков, а не после.
Рекомендация: например, в ноябре получите от работника письменное заявление разделить отпуск в следующем календарном году на такие-то части. На таком заявлении руководитель может поставить резолюцию, чтобы должностное лицо внесло части отпуска в проект графика отпусков на такой-то год.
Ошибка 10: при извещении работника о ежегодном основном отпуске
Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись. Это надо сделать за две недели до его начала, не позднее (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если отпуск работнику предоставляется по графику отпусков, то не работник пишет заявление, а именно работодатель обязан известить работника. Это может быть персональное письменное извещение. Или работодатель может утвердить свою форму графика отпусков, дополнив форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись».
Специалисты Роструда в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 разъясняют, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также чиновники считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.
Как исправлять ошибки в кадровой работе?
Есть ли методика исправления ошибок в кадровом учете? Как в бухучете или налогах?
В кадровом делопроизводстве методики такой нет. Есть методика фиксации самопроверки — о ней подробно читайте в статье «Как оформить результаты самопроверки». Чтобы избежать и предупредить возможные ошибки в кадровой работе, рекомендуем пройти программу профпереподготовки по кадрам «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» (272 ак.ч.), а также дистанционные курсы повышения квалификации кадровиков в Контур.Школе.