Как исправить отрицательные значения в отчете сверка тмз по данным бу
Отрицательные остатки товаров в программе 1С:Бухгалтерия 8.3
Что делать, если обнаружены отрицательные остатки товаров? Исправить эту ситуацию Вам поможет эта статья, в которой описаны причины возникновения отрицательных (красных) остатков на примере программы 1С:Бухгалтерия 8.3.
Понятие «отрицательный остаток товара» связано исключительно с вопросами ведения учёта, поскольку и так всем понятно, что в реальной жизни не может быть отрицательного остатка. А вот в различных компьютерных программах нередко возникает ситуация, когда по данным программы остаток товара, продукции или материалов получается отрицательным.
Мы рассмотрим ситуацию с отрицательными остатками на примере учёта товаров в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 и выясним, почему возникает такая ситуация, допустимо ли это и как исправлять «минусы» у различных товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Почему остаток товара отрицательный
Все эти счета являются активными. Проще говоря, если на счёте что-то числится, то это должно отображаться положительным числом. Впрочем, это справедливо вообще для всех счетов, кроме активно-пассивных. Таким образом, для счетов учёта материальных ценностей, в том числе и для товаров, верно следующее правило, указанное ниже.
В таком случае остаток по счёту всегда должен быть положительным числом. Если остаток отрицательный, то в 1С:Бухгалтерии он выделяется красным цветом.
Поскольку отрицательных остатков быть не может, значит где-то есть операция, в результате которой образовался остаток ниже нуля, то есть данный товар был списан со счёта в количестве, превышающем его реальный остаток. Давайте посмотрим, когда возникают такие ситуации.
Списание товаров, материалов и прочего «в минус» в 1С:Бухгалтерии разрешено. Для этого есть специальный флажок в настройках проведения документов. На рисунке ниже показана эта настройка для версии программы 8.3.
Подчёркнутая на рисунке настройка разрешает списание товара в количестве, превышающем его реальный остаток. То есть с этим флажком можно, например, продать то, чего реально нет на складе. Настройка имеет отношение не только к товарам.
Чтобы изменить настройки контроля отрицательных остатков в 1С:Бухгалтерии 8.3 зайдите в раздел «Администрирование» и в меню выберите пункт «Проведение документов». Откроется окно настроек, показанное на скриншоте выше.
Проверьте эту настройку в своей информационной базе. Если она установлена, то лучше снять флажок, поскольку необходимость в нём возникает не у всех и не всегда. Оптимально будет включать эту настройку только тогда, когда Вам нужно будет разрешить списать что-то «в минус», а потом снова снять флажок. Так Вы избавитесь от случайных списаний отсутствующей в нужном количестве номенклатуры.
Как исправить отрицательные остатки товаров
Если у Вас возникла задача «исправить отрицательные остатки», то прежде всего следует учесть два варианта их возникновения, а уже потом что-то делать.
Сначала рассмотрим второй случай. Зачем нужно «создавать» отрицательные остатки чего-либо? Вопрос интересный, тем более что раз в 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрен для этого специальный флажок, значит зачем-то это нужно. Вот два типичных случая, когда эта настройка может пригодится:
Могут быть и другие ситуации. Если Вы читали внимательно, то должны уже были понять, зачем нужен флажок для разрешения списания «в минус», а также как закрыть эти минусы. Если ещё не поняли, то читайте правило, выделенное ниже.
Как закрыть отрицательный остаток
Необходимо создать и провести приходные документы раньше, чем были записаны операции, которые привели к возникновению отрицательного остатка.
Если же отрицательный остаток возник в результате ошибки, то прежде всего нужно эту ошибку найти. Для этого можно воспользоваться, например, карточкой нужного счёта, по которому остаток показывается красным. Также для общего контроля в 1С:Бухгалтерии 8.3 есть встроенный отчёт, который так и называется «Контроль отрицательных остатков».
В заключение мы можем дать следующую рекомендацию, которая поможет Вам избежать возникновения отрицательных остатков. Зайдите в настройки программы, как было описано выше, и снимите флажок, разрешающий списывать товары и прочие ТМЦ в «в минус» (то есть при отсутствии остатков по данным учёта).
Если флажок снят, то при попытке списания больше, чем есть на выбранном складе, документ просто не проведётся и 1С выдаст ошибку. И никаких минусов!
Если же флажок установлен, то документы спокойно проводятся и ошибка не показывается, поскольку программа считает, что Вы знаете что делаете. Ещё раз напоминаем — будьте внимательны!
Своим опытом работы с отрицательными остатками товаров в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (и не только) Вы можете поделиться в комментариях после статьи. Ваш опыт может помочь другим пользователям лучше разобраться в учёте ТМЦ и работе в 1С.
Обнаружены отрицательные остатки по регистрам учета затрат
Основные причины появления отрицательных остатков в регистрах
Сообщение об отрицательных остатках в регистрах учета затрат обычно появляется после проведения в программе регламентных операций по расчету себестоимости в бухгалтерском и налоговом учетах (БУ и НУ). При этой операции одновременно делается следующее:
С 2021 года учет МПЗ и НЗП ведется согласно новому стандарту ФСБУ 5/2019 «Запасы», ПБУ 5/01 утратило силу. Как при применении ФСБУ 5/2019 учитывать НЗП и готовую продукцию, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и переходите к Готовому решению бесплатно.
Поскольку учетные единицы, которых касаются регламентные операции, являются величинами положительными, то возникновение на соответствующих счетах отрицательных остатков регламентная операция фиксирует как недопустимое явление.
Из-за чего же могут возникать отрицательные остатки? Прежде всего, это расхождения в аналитике, образовавшиеся либо в пределах одного учета, либо между учетами, если в первичном документе:
Кроме того, причины могут крыться в несоблюдении последовательности:
О том, по каким принципам организуется аналитика учета МПЗ в БУ, читайте в статье «Синтетический и аналитический учет производственных запасов».
Исправление отрицательных остатков по регистрам учета МПЗ
До начала поиска ошибок, в связи с которыми образовались отрицательные остатки, нужно отменить проведение документа расчета себестоимости.
Поиск отрицательных остатков в 1С:УПП делают с помощью отчета «Анализ МПЗ и затрат», в котором на закладке «Структура отчета» для группировки строк выбираются такие настройки, как «Аналитика вида учета», «Аналитика учета затрат», «Аналитика распределения затрат», а для группировки колонок — «Количество» и «Стоимость» по остаткам и движению. На закладке «Отбор, сортировка и параметры» в качестве вида учета отмечается регламентированный («Регл») и указываются 2 условия для отбора:
На закладке «Оформление» можно добавить настройку для отражения отрицательных величин «Отрицательное красным».
Сформированный отчет должен отобразить все красные остатки по количеству и суммам, имеющиеся как в БУ, так и в НУ. Его можно детализировать, сделав отбор по конкретной статье затрат.
Для поиска ошибок, допущенных при поступлении или списании материалов, возможно также использование отчета ««Ведомость по учету МПЗ» при добавлении в его настройки аналитики, необходимой для соответствующей группировки данных: например «Склад», «Счет учета», «Счет учета НУ», «Назначение использования», «Документ передачи».
Выявленную ошибку лучше исправить непосредственно в том первичном документе, в котором она была допущена. Не стоит пытаться избавиться от красных остатков ручными проводками, т. к. такое исправление может привести к повторному появлению сообщения об ошибке, причем в более поздних периодах.
После исправления ошибки нужно заново перезакрыть регламентные операции по расчету себестоимости.
Как исправляется отрицательная сумма затрат на выпуск продукции
Сообщение об отрицательной сумме по затратам на выпуск продукции после расчета себестоимости может возникнуть в программе в 2 случаях:
В первом случае рекомендуется проверить правильность формирования данных по себестоимости, используя для этого отчеты «Затраты на выпуск продукции» и «Выпуск продукции».
Наличие второй ситуации можно определить по отчетам «Ведомость по производственным затратам» и «Затраты на выпуск продукции», установив в них отбор по нужному подразделению и продукции. Исправление будет заключаться не только в групповом перепроведении первичных документов, но и в повторном перепроведении в правильной последовательности всех регламентных документов по формированию себестоимости.
Об аналитике, создаваемой в себестоимости, читайте в материале «Понятие себестоимости в бухгалтерском учете (нюансы)».
Итоги
Появление красных остатков в регистрах учета затрат связано либо с ошибками в аналитике, допущенными при работе с первичными учетными документами, либо с последующими корректировками этих документов. Поиск и исправление ошибки лучше осуществлять своевременно, не прибегая для этого к ручным операциям. Завершать процесс исправления должно перепроведение всех регламентных документов по формированию себестоимости.
Выявление и устранение расхождений в учете ТМЦ БУ и НУ (между регистрами бухгалтерии и регистрами партий)
Область применения: УПП (обычное приложение, обычные формы). Тестировалась на типовом релизе УПП, редакция 1.3 (1.3.96.1).
Описание: обработка выполняет анализ данных по четырем регистрам. Регистры бухгалтерии: Хозрасчетный, Налоговый. Регистры накопления: Партии товаров на складах (бухгалтерский учет), Партии товаров на складах (налоговый учет). По вертикали выводятся группировки по счетам и основной аналитике в разрезе четырех регистров учета. По горизонтали количественно-суммовые показатели и доп. аналитика по регистрам накопления. Поля Количество и Сумма общие для всех регистров. Поля Сумма НУ, Сумма ПР, Сумма ВР только для налоговых. Для налоговых регистров действует формула Сумма = Сумма НУ+Сумма ПР+Сумма ВР. За эталон принимаются данные регистра бухгалтерии Хозрасчетный.
Как использовать:
Информация для разработчиков:
Обработка спроектирована таким образом, чтобы можно было легко добавлять новые разделы учета. Например, товары отгруженные, материалы в эксплуатации.
Дополнительная информация.
Как обнаружить расхождения в регистрах накопления по взаиморасчетам можно узнать из публикации Выявление расхождений данных в регистрах взаиморасчетов по бухгалтерскому учету
Правильность проводок также зависит от качественного состояния регистров накопления. Как обнаружить типичные ошибки в регистрах накопления по взаиморасчетам можно узнать из публикации Выявление ошибок в регистрах взаиморасчетов по бухгалтерскому учету
Часто встречающиеся ошибки при закрытии месяца в УТ 11.4 и способы их устранения
При выполнении операции закрытия месяцев в программе 1С Управление торговлей версии 11.4 можно столкнуться со следующими ошибками:
Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по товарам организаций»:
Ошибка выглядит следующим образом:
Ошибка возникает в основном при отключенном контроле остатков по това рам организаций, либо при проведении документов задним числом.
Нажмите кнопку «Подробнее» для получения списка ошибок с отрицательными остатками:
Список выглядит следующим образом:
В данном примере ошибка только по одному товару, но таких записей может быть несколько по многим товарам (для каждого товара отдельная запись).
Тут также можно нажать кнопку «Подробнее» для получения более детальной информации по ошибке:
Окно информации выглядит следующим образом:
Ошибку можно исправить двумя способами:
Нажмите кнопку «Исправить» в окошке закрытия месяца:
В открывшемся окне помощника по исправлению отрицательных товаров организаций, дойдите до 4го шага и нажмите кнопку «Запустить исправление», как показано на скрине ниже:
Если ошибки связаны с тем, что при проведении реализаций были списаны товары, которые есть фактически в остатках, но с другим ГТД (которого в остатке не было), то данное исправление устранит все такие случаи.
Если же данное исправление не помогло, то нужно разбираться по каждой ошибке отдельно (об этом в следующем способе).
2. Исправление каждой ошибки по отдельности.
Так как смысл ошибки в том, что в программе имеется отрицательный остаток по регистру «Товары организаций», то нам нужно посмотреть каким документом сформирована эта ошибка. Для этого сформируйте отчет «Ведомость по товарам организаций» по товару, вызвавшему ошибку (товар указан в детальной информации об ошибки со скрина выше).
Расшифруйте ведомость до регистратора, и Вы сможете увидеть документ образовавший отрицательный остаток. Если есть остаток в целом по номенклатуре, но есть отрицательный остаток по ГТД или видам запасов, то ошибку можно исправить так:
Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости»:
Ошибка выглядит следующим образом:
Такие ошибки в основном возникают при проведении документов задним числом или ошибок самой программы 1С (когда документ делает движение по одному регистру, а по регистру себестоимости не делает). В большинстве случаев помогает простое перепроведение документа, вызвавшего ошибку.
При возникновении таких ошибок, самое главное правильно определить документ из-за которого возникла эта ошибка. Документ не обязательно будет того же месяца, который Вы закрываете, отрицательный остаток мог возникнуть ранее, но выявится только в этом месяце.
Для устранения такой ошибки сделайте следующее:
Сформируйте два универсальных отчета (Режим технического специалиста – Универсальный отчет) по товару, указанному в информации об ошибки (при нажатии кнопке «Подробнее»), один отчет по регистру «Товары организаций», второй по регистру «Себестоимость товаров»:
Необходимо формировать оба отчета, начиная с месяца, который закрываете до месяца, в котором возникла ошибка (возможно, это один и тот же месяц). Вам нужно выявить тот месяц, в котором общий начальный остаток одинаковый, а конечный остаток различается между двумя отчетами:
Как только найдете месяц, в котором ошибка, расшифруйте до регистратора оба отчета и увидите, что в отчете по регистру «Себестоимость товаров» не будет хватать какого-то документа (а в отчете «Товары организаций» этот документ будет).
Перепроведите найденный документ и повторите операцию закрытия месяца.
Способы устранения ошибки «Ненулевые остатки по суммам при нулевом остатке по количеству в регистре себестоимости»:
Ошибка выглядит следующим образом:
Ошибка схожа с той, что описана выше «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости», причины возникновения и способы ее исправления идентичные.
Смысл этой ошибки в том, что вероятнее всего, какой-то документ сделал расход по регистру себестоимости только по измерению «Количество», а расход по измерениям суммы (их несколько) не сделал.
Способ устранения такой ошибки – перепроведение документа, вызвавшего ошибку и повторное выполнение закрытия месяца.
Чем обусловлено появление отрицательного сальдо по ТМЗ при формировании отчета в 1С?
ТОО, общеустановленный режим, неплательщик НДС.
После закрытия месяца проведенный ранее документ по реализации не проводится. До закрытия месяца вся реализация по количеству и по сумме проводилась.
Почему при формировании материального отчета сумма отображается кравным цветом?
Есть вопросы?
Получите профессиональную консультацию
Центральный дом бухгалтера (ЦДБ) – компания № 1 на финансовом рынке Казахстана в сфере производства и оказания услуг для бухгалтеров и индивидуальных предпринимателей.
Наша команда обладает большим практическим опытом и постоянно повышает и совершенствует свою эффективность.
Мы реализуем комплексный подход к развитию бизнеса, обеспечиваем максимальное качество и удобство при оказании бухгалтерских услуг своим клиентам.
Центральный дом бухгалтера предлагает обучение, консультации, печатные и электронные издания, информационную систему для бухгалтера!
Довольный клиент – это кредо ЦДБ! К каждому клиенту индивидуальный подход и особая забота!