Как правильно исправить табель за прошлый месяц
Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП
Табель учета рабочего времени – документ, который применяется для начисления заработной платы сотрудников. При этом вознаграждение рассчитывается с учетом отработанного времени в 1С:ЗУП.
Возможности программы 1С позволяют пользователю сформировать табель, а также вывести его в специальное окно для последующей печати. В статье рассмотрим, как происходит формирование табеля в 1С:ЗУП, а также рассмотрим доступные варианты учета отработок и определим, для чего необходим каждый из них. Кроме того, в материале представлена подробная инструкция формирования табеля учета рабочего времени.
Антикризисное предложение с 1С:ЗУП
Учет рабочего времени в 1С:ЗУП
В различных компаниях предусмотрены свои способы учета отработок. Они напрямую влияют на порядок внесения данных о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, а также на дальнейшую выдачу заработной платы сотрудникам.
Учет отработки может осуществляться двумя основными способами:
Обратите внимание: программа 1С:ЗУП рекомендует использовать метод внесения отклонений.
Приказ о приеме на работу для каждого конкретного сотрудника содержит данные о графике его работы. Базой предоставления такой информации является производственный календарь. Последний, в свою очередь, учитывает предпраздничные дни, праздничные дни, а также выходные.
Для того чтобы выполнить проверку производственного календаря в программе 1С:ЗУП, необходимо обратиться к разделу “Настройки”, а затем выбрать вкладку “Производственные календари”. Кроме того, это можно сделать, обратившись к опции “Графики работы сотрудников”.
Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.
Производственный календарь – основа, позволяющая определить норму отработок. Для того чтобы вывести на экран таблицу временных норм, а также перечень рабочих и выходных, календарных дней для конкретного квартала или месяца, необходимо обратиться к кнопке “Печать”.
В программе 1С: ЗУП график “Пятидневка” уже создан по умолчанию. Для того чтобы ознакомиться с перечнем всех доступных графиков, пользователю необходимо обратиться к опции “Графики”.
В нашем случае открытый график “Пятидневка” содержит информацию о информацию о выходных и рабочих днях (на основе загруженного календаря).
Табель учета рабочего времени заполняется на основе данных, рассмотренных выше. при необходимости пользователь 1С может создать дополнительные графики самостоятельно. Например, исходя из установленных требований учета, выделить для своей организации смены, ночные часы. Кроме того, предусмотрена возможность задания дополнительных настроек.
Программные возможности 1С позволяют реализовать даже самые сложные схемы учета отработанного сотрудниками времени – настройка достаточно проста.
Обратившись к опции “Изменить свойства графика”, оператор 1С:ЗУИ может провести настройку часов работы, а также при необходимости задать свои параметры. На рисунке представлен сменный вариант графика.
Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется на основе настроек, заданных пользователем ранее. Кроме того, рабочее время конкретного сотрудника будет учтено при начислении заработной платы.
Обратите внимание, что при приеме на работу каждому новому сотруднику задается график. При этом можно изменить данные, указанные ранее. Для этого пользователю необходимо обратиться к документу “Кадровое перемещение”.
Кроме того, возможности программы 1С позволяют пользователю изменить график и для выбранной группы (списка) сотрудников. Для этого необходимо создать новый кадровый приказ, обратившись к разделу “Кадры” и выбрав вкладку “Приемы на работу, переводы, увольнения”.
Обратите внимание, что программа ЗУП дает возможность ввести и индивидуальный график, например, в случае, если определенному сотруднику на конкретный период времени требуется изменить условия работы. Сюда относят установку сокращенных дней, а также корректировку выходных и рабочих дней.
При этом расчет временной нормы будет осуществляться не на основе основного графика (который в свою очередь обозначен в соответствующем приказе. Норма будет определена на основе обновленных данных.
Для ввода “Индивидуального графика” пользователю ЗУП необходимо обратиться к разделу “Зарплата”, затем выбрать вкладку “Учет времени”. Далее из раскрывающегося списка необходимо вбрать сотрудников, которых коснется изменение. Таким образом, в табличной части документа задается новый график для группы работников.
Если сотрудник не вышел на работу по каким–либо причинам, это необходимо отразить в программе. Невыход работника отображается путем внесения документов отклонений. Последние отображаются в табеле в автоматическом порядке.
Несмотря на это, при таком способе учета табель не вносится как отдельный документ. Пользователю необходимо представить его в виде отчета.
Обратите внимание, что подобная опция доступна не только в программе “Зарплата и управление персоналом”, но и в программе 1С:Бухгалтерия.
Где найти табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП?
В программе “Зарплата и управление персоналом” пользователю доступно два варианта создания табеля – в виде документа или в виде отчета.
Табель рабочего времени в виде документа доступен оператору в разделе “Зарплата”. На новой странице необходимо выбрать вкладку “Отчеты по зарплате”. Далее нудный табель будет автоматически заполнен на основании введенных документов начисления.
При этом в 1С формирование табеля как отчета осуществляется как по выбранной группе сотрудников, так и по всем работникам, учтенных в компании. Для того подбора сотрудников в табель пользователю необходимо обратиться к кнопке “Подбор”.
Сформированный отчет содержит информацию о выходных (на основании графика), так фиксацию отработок. Если пользователь выбрал метод сплошной регистрации отработок (в свою очередь, не рекомендуется в 1С), вводится новый “Табель отработанного времени сотрудником”. Для того чтобы найти документ, необходимо обратиться к разделу “Зарплата”, затем выбрать кнопку “Табели” и щелкнуть кнопку создания нового табеля.
Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция
Обратившись к форме создания нового табеля рабочего времени, пользователь устанавливает месяц, за который необходимо провести начисление, а также выбирает дату формирования документа в 1С. Далее необходимо нажать кнопку “Заполнить”.
Таблица создаваемого табеля будет автоматически заполнена. При этом будут учтены документы отклонений, которые основаны на реальных отработках персонала. Обратите внимание, что необходимо следить за своевременным внесением корректировок в документ (если они при этом также вносятся в отклонения). Обязательное условие для корректности расчетов – совпадение периодов документа “Табель” с периодами документов отклонений.
Ниже приведем их обозначения:
Для того чтобы сохранить документ, необходимо обратиться к кнопке “Провести”. Для того чтобы вывести табель на печать, щелкните по клавише F13. Итог – нужный табель сформирован.
Некоторые пользователь 1С сталкиваются со следующей проблемой: при нажатии на кнопку “Заполнить” в форме, заполнение табличной формы не происходит автоматически. Это происходит потому, что графики работников за выбранный период не заполнены. Такая ошибка часто характерна для начала нового календарного года.
Для того чтобы заполнить графики сотрудников, необходимо перейти в “Графики” и обратиться к опции “Заполнить”.
Для того чтобы внести изменения в уже созданный табель сотрудника, необходимо создать новый документ – корректирующий табель. Для отображения формы необходимо в нижней части табеля кликнуть на гиперссылку “Исправить”.
Далее будет создан новый документ. При необходимости исходную версию можно просмотреть, кликнув на гиперссылку “Открыть исправленный документ”.
Важно: исправления будут вносится после того, как период расчета будет закрыт. Если пользователю необходимо внести изменения в табеле за текущий месяц, форму табеля необходимо править. Это объясняется тем, что для одного сотрудника в течение одного месяца нельзя внести сразу два табеля – в таком случае программа 1С выдаст ошибку с соответствующим предупреждением.
Если форма документа (табеля) будет изменяться в последующие месяцы, пользователю следует устанавливать месяц начисления, а также текущую дату.
Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем
От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.
Нормативно-правовое обоснование
В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:
— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);
— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).
С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.
Режим работы
Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:
Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.
В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.
Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.
Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).
Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.
Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.
В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.
В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).
Табель учета рабочего времени
Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр
Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.
Заполнение табеля может быть организовано по-разному:
Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.
Поденный и суммированный учет рабочего времени
Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.
Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.
При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.
Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.
Сменный режим работы
Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.
Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:
При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.
Особые случаи
Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).
В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.
Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).
Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).
Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.
Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.
Табель учета – что это такое?
Прежде всего, необходимо знать, чем является сам табель учета рабочего времени. Это документ, в который заносится полная информация о том, сколько дней и часов в течение месяца работник организации фактически осуществлял свои трудовые функции. В табеле отражаются сведения о каждом его отсутствии на рабочем месте, о прогулах и их причинах. В конце месяца именно на основании табеля производится расчет заработной платы, которая должна быть выплачена работнику.
В настоящее время применяются следующие формы табеля:
Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и, в принципе, содержат одинаковый набор данных. Формально с 01.01.2013 эти бланки уже не являются обязательными (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Но поскольку работодатель обязан вести учет рабочего времени и начислять зарплату работникам, то на большинстве предприятий не разрабатывают свои формы для табеля учета рабочего времени, а продолжают пользоваться утвержденными ранее Т-12 и Т-13.
Форма 0504421 утверждена в марте 2015 года приказом Минфина РФ № 52н и по-прежнему остается обязательной к применению.
Что представляет собой корректирующий табель учета рабочего времени
Информация в табелях по мере их заполнения может оказаться не соответствующей действительности. К примеру, частой является ситуация, при которой работник, не являвшийся на работу в течение одного или нескольких дней, представил документы о том, что находился в больнице. В этом случае в табеле необходимо вместо проставленного кода НН (неявка по неизвестным причинам) ставить код Б (больничный). Но если зарплата начисляется 2 раза в месяц, табель может быть уже сдан. Более того, правила его ведения не допускают ни исправлений, ни подчисток.
Между тем больничный должен быть оплачен, а любые расходы организации (в том числе и на оплату работникам) должны быть подтверждены первичной документацией – в противном случае налоговая инспекция не примет эти расходы во внимание. Как же быть в таком случае кадровику и бухгалтеру?
В этой ситуации применяется дополнительный документ — корректирующий табель. Как правило, он готовится по окончании расчетного периода отдельно на каждого сотрудника, в отношении которого производится корректировка. К корректирующему табелю обычно прилагается служебная записка лица, ответственного за ведение табеля. В этой записке кратко поясняются причины, по которым составлен корректирующий документ (представлен лист нетрудоспособности за прошлый период, отозван больничный и т. д.).
На основании корректирующего табеля при необходимости производится перерасчет начисленной зарплаты. Составлением этого документа кадровики обычно занимаются именно по требованию бухгалтерии, которой необходимо внести изменения в выплаты работнику.
Как составляется корректирующий табель учета рабочего времени
Корректировка данных, касающихся учета рабочего времени, обычно производится в следующем порядке:
В отношении того, что должно содержаться в корректирующем табеле, есть различные подходы:
Отсутствие четкого законодательного регулирования относительно порядка заполнения корректирующего табеля дает кадровым специалистам определенную свободу действий, ведь никакой ответственности за неправильное заполнение данного документа не предусмотрено. Но если учитывать наличие разъяснений Минфина РФ, рекомендованным следует считать первый подход.
Также необходимо помнить: корректирующие документы заполняются по табельным номерам, а не по конкретным лицам. Дело в том, что если работник совмещает на одном предприятии 2 должности, на него должны быть заполнены 2 личные карточки, присвоены 2 номера. При корректировке, соответственно, на этого работника либо составляются 2 отдельных табеля, либо в общем он указывается 2 раза.
Где скачать бланк или образец заполнения корректирующего табеля
В том случае, если вам требуется просто бланк корректировочного табеля, все просто: его можно взять в любой справочной правовой системе, содержащей приказы, которыми были утверждены формы табелей учета.
Поскольку корректирующий табель составляется по тем же правилам, что и основной, можно использовать обычную форму, уже применяемую на предприятии. В том случае, если после 01.01.2013 на предприятии был введен свой бланк табеля, достаточно воспользоваться именно этим бланком.
Организации заполняют табель учета рабочего времени для расчета заработной платы. Основными бланками являются Т-12, Т-13 и 0504421. Корректирующий табель составляется в случае внесения изменений в уже утвержденный и сданный в бухгалтерию документ. В нем должна быть отметка о том, что это корректирующий вид документа и исправленные сведения.
Возможно, вам будут интересны наши материалы: