Как сохранить параметры печати в excel
Как настроить печать в Excel
В Excel в отличие от Word очень часто таблицы с данными не соответствуют формату А4. При подготовке документа на печать следует предвидеть этот момент и правильно установить границы листов Excel.
Разработчики программы Excel предвидели трудности, которые возникают при форматировании документа для вывода на принтер. Они предлагают нам 3 пути для решения данной задачи: 1Параметры страницы. В настройках страниц можно определить и задать свои параметры размещения документа на определенном количестве листов после печати. 2Разметка страниц. Позволяет задать область печати в Excel. Задание и фиксирование границ листов для документа. 3Страничный режим. Позволяет закрепить область печати в Excel. В данном режиме можно управлять границами листов и зафиксировать их на документе.
Настройка параметров страницы
Открываем диалоговое окно «Параметры страницы». Вбираем закладку «Размета страницы» и нажимаем на уголок в разделе «Параметры страницы»
В основном в ширину должна быть одна страница, а в высоту ставьте максимальное число. Ошибки не будет программа, автоматически разделит таблицы на части и оптимизирует под реальный остаток страниц.
В этом же диалоговом окне перейдите на закладку «Поля».
Здесь можно задать расположение данных и таблиц на странице. Так же вы имеете возможность управлять размерами полей. Можно также убрать поля при печати таблицы Excel.
Обратите внимание ниже на раздел «Центрировать». Две полезные опции: горизонтально или вертикально. Лучше выбрать оба варианта.
Этого небольшого обзора возможностей подготовки к печати больших документов и таблиц в большинстве случаев хватает. Но стоит еще ознакомиться с возможностями разметки страниц и страничного режима. Их функции очень гибкие и удобные для подготовки на печать.
Настройка области печати в страничном режиме
Страничный режим позволяет нам зафиксировать границы области печати документа на всех страницах одновременно. Он позволяет настроить и оптимизировать таблицы под размеры и ориентацию бумажных листов.
Кроме того в этом режиме самый удобный предварительный просмотр перед печатью. Ведь видны все страницы с оптимальным масштабом, как миниатюры среднего размера. Ситуация полностью под контролем пользователя. Рассмотрим, как задать изменить увеличить, уменьшить или удалить области печати.
Как задать область печати в Excel?
Чтобы перейти в режим для управления границами и областями, нужно зайти на вкладку «Вид» и в разделе режим просмотра книги, выбрать инструмент «Страничный режим»
Второй вариант это щелкнуть на третий переключатель в правой стороне строки состояния окна.
Как изменить область печати в Excel?
Чтобы задать область печати нужно установить и зафиксировать границы разметки страниц, которые и будут отделять все области. Для этого необходимо в страничном режиме щелкнуть по синей пунктирной линии, удерживая левую клавишу мыши, переместить синюю линию в нужное положение.
Если таблица выходит за белую область, то все что находиться в серой области не будет выведена на принтер. Если у вас в страничном режиме все данные находятся на серой области, то при печати из Excel выходит пустая страница. Можно принудительно убрать область печати, перемещая границы между серым и белым полем.
Для того, чтобы задать область печати необходимо установить и настроить границы. Как добавить границы? Кликаем по ячейке, которая находится в месте, где должен быть разрыв на страницы и выбираем опцию «Вставить разрыв страницы».
Как добавить только вертикальную границу? Щелкаем правой кнопкой мышки по столбцу, где будет проложена граница, выбираем туже опцию: «Вставить разрыв страницы». При вставке горизонтальной границе действуем аналогично, только кликаем по заголовку строки.
Примечание. Заметьте, в контекстном меню есть опция «Сброс разрывов страниц». Она позволяет удалить все границы и сделать настройки по умолчанию. Используйте ее, чтобы начать все заново.
Как сохранить настройки областей печати?
Все настройки областей можно сохранять в шаблоны, так называемые «Представления». Этот инструмент находится под страничным режимом.
При выборе инструмента «Представления» загружается менеджер представлений.
Чтобы сохранить данную настройку нажимаем кнопку добавить. Вводим имя и вот он уже в списке представлений.
Новые версии Excel начиная с 2007-го года, обладают эффективными средствами для подготовки документов на печать. Документ Excel более специфический с точки зрения организации данных для вывода на принтер, чем документ Word. Поэтому в Excel инструменты по настройке и подготовки документов на печать обладают большим количеством функций.
Краткое руководство: печать листа
Перед печатью нужно предварительно просмотреть его, чтобы убедиться, что он выглядит так, как нужно. При предварительном просмотре на Microsoft Excel он открывается в Представление Microsoft Office Backstage. В этом представлении перед печатью можно изменить настройки и макет страницы.
Предварительный просмотр листа
Щелкните лист или выберите листы, которые требуется просмотреть.
Нажмите Файл > печать > предварительный просмотр.
Сочетание клавиш Нажмите клавиши CTRL+P.
Настройка параметров печати
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Щелкните лист или выберите листы, которые требуется просмотреть.
Щелкните Файл > печать.
Чтобы сменить принтер, щелкните поле раскрывающегося списка Принтер и выберите нужный принтер.
Чтобы внести изменения в настройки страницы, включая изменение ориентации страницы, размера бумаги и полей страницы, нажмите кнопку Свойства.
Печать всего листа или его части
Нажмите кнопку Печать.
Примечание: Если на листе задана область печати, будет распечатана только эта область. Если ограничивать печать заданной областью не требуется, установите флажок Игнорировать область печати.
Процедура
Предварительный просмотр листа
Сочетания клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+P.
Настройка параметров печати
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Чтобы сменить принтер, щелкните поле раскрывающегося списка Принтер и выберите нужный принтер.
Чтобы изменить параметры страницы, например ориентацию, размер бумаги и поля страницы, задайте нужные значения в разделе Параметры.
Чтобы весь лист поместился на одной печатной странице, в разделе Параметры выберите нужный вариант в раскрывающемся списке параметров масштаба.
Совет Сведения о том, как задавать верхние и нижние колонтитулы, см. в статье Верхние и нижние колонтитулы на распечатках листов. Сведения о том, как настроить повторение определенных строк или столбцов на печатных страницах, см. в статье Повтор определенных строк и столбцов на каждой печатной странице.
Печать всего листа или его части
В разделе Параметры выберите нужный вариант, чтобы напечатать активный лист или листы, или всю книгу.
Чтобы распечатать часть листа, выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Главная, чтобы вернуться к листу, а затем выберите диапазон данных, который необходимо напечатать.
На вкладке Файл выберите команду Печать.
В разделе Параметры щелкните Напечатать выделенный фрагмент.
Заметка Если на листе задана область печати, будет распечатана только эта область. Если ограничивать печать заданной областью не требуется, установите флажок Игнорировать область печати.
Нажмите кнопку Печать.
Дальнейшие действия
Подробные инструкции по выводу листа на печать см. в статьях Печать листа или книги и Определение или удаление области печати на листе.
Microsoft Excel: сохранение и печать
Установка и параметры данных
Вначале следует определить общий вид страниц документа, который будет выводиться на печать. Для этого выберите команду Параметры страницы, и на экране раскроется диалоговое окно Параметры страницы с четырьмя вкладками, представленное на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Параметры страницы
Вкладка Лист используется для определения заголовков страниц документа и установки параметров качества печати. При печати большого документа, Excel разбивает его на секции размером со страницу в соответствии с установленными параметрами страницы. Если область печати выходит за пределы одной страницы, то на вкладке Лист с помощью переключателя Последовательность вывода страниц следует указать требуемый порядок вывода страниц на печать.
Команда Печать используется для вывода на экран диалогового окна Печать, предназначенного для настройки параметров печати.
Рис. 2.2. Команда Печать
Кнопка Предварительный просмотр позволяет увидеть в окне предварительного просмотра, как будет выглядеть отпечатанный документ. Кнопка Свойства открывает диалоговое окно Свойства для установки параметров принтера. В диалоговом окне Печать процесс подготовки документа к печати завершается.
В верхней части диалогового окна задаются параметры используемого принтера. В поле Имя указывается имя принтера, на котором будет распечатываться документ. По умолчанию имя принтера определяется в соответствии с настройками системы. Все параметры принтера описываются в диалоговом окне Свойства. Установка флажка опции Печать в файл позволяет заменить вывод на бумагу процедурой печати в специальный файл на диске, который позднее можно будет распечатать без необходимости обращения к исходному документу и выполнения каких-либо предварительных настроек параметров печати.
Переключатель в группе Вывести на печать определяет размер диапазона, выводимого на печать: предварительно выделенный в таблице фрагмент листа, отдельные листы или всю рабочую книгу. Если переключатель Печатать установлен в положение Все, то распечатываться будут все страницы документа. Установка этого переключателя в положение Страницы должна сопровождаться указанием номеров тех страниц, которые следует вывести на печать. По умолчанию Excel печатает одну копию выбранных страниц документа. Если необходимо распечатать несколько копий, то их число указывается в поле Число копий. Для упорядочения страниц печатаемого документа по отдельным копиям устанавливается флажок опции Разобрать по копиям, хотя в этом режиме время печати увеличивается. Когда все необходимые настройки выполнены, для запуска процесса печати щелкните в диалоговом окне Печать на кнопке ОК.
Печать листа или книги
Можно печатать целые или частичные книги по одному или сразу несколько. А если данные, которые вы хотите напечатать, Microsoft Excel таблицы, можно распечатать только Excel таблицу.
Вы также можете распечатать книгу в файл, а не на принтере. Это полезно, если вам нужно распечатать книгу на принтере другого типа, который использовался для печати.
Перед печатью
Прежде чем печатать что Excel, помните, что существует множество вариантов для оптимальной печати. Дополнительные сведения см. в Excel.
Важно: Определенные виды форматирования, например цветной текст или заливка ячеек, могут хорошо выглядеть на экране, но не оправдать ожидания при печати на черно-белом принтере. Кроме того, можно распечатать лист с сеткой: в результате данные, строки и столбцы будут выделены лучше.
Печать одного или нескольких листов
Выберите файл > печатьили нажмите CTRL+P.
Нажмите кнопку Печать. Если нужно, измените перед ее нажатием параметры.
Печать одной или нескольких книг
Все файлы книг, которые требуется распечатать, должны находиться в одной папке.
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
Удерживая нажатой кнопку CTRL, щелкните имя каждой книги для печати и выберите печать.
Печать всего или части таблицы
Щелкните лист и выберите диапазон данных, которые необходимо распечатать.
На вкладке Файл выберите пункт Печать.
В Параметрыщелкните стрелку рядом с кнопкой Напечатать активные листы и выберите нужный вариант.
Нажмите кнопку Печать.
Примечание: Если на листе заданы области печати, будут напечатаны только эти области. Если вы не хотите печатать только запредельную область печати, выберите игнорировать область печати. Подробнее о настройке и очистке области печати.
Печать таблицы Excel
Чтобы перейти к таблице, щелкните одну из ее ячеек.
На вкладке Файл выберите пункт Печать.
В разделе Настройки щелкните стрелку рядом с командой Напечатать активные листы и выберите параметр Напечатать таблицу.
Нажмите кнопку Печать.
Печать книги в файл
Откройте вкладку Файл и выберите команду Печать или нажмите клавиши CTRL+P.
В разделе Принтер выберите команду Печать в файл.
В диалоговом окне Сохранение результата печати введите имя файла и нажмите кнопку ОК. Файл будет сохранен в папке «Документы»
Важно: При печати сохраненного файла на другом принтере разрывы страниц и интервалы между шрифтами могут измениться.
Печать листа
Чтобы печатать на компьютере, используйте команду Печать в Excel в Интернете, а не в браузере. Вы можете напечатать весь таблицу или только нужные ячейки.
Если вы хотите напечатать диапазон ячеек, выберите их. Чтобы напечатать весь таблицу, ничего не выбирайте.
На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать.
Если вы выбрали диапазон ячеек, но решили напечатать весь электронный таблицу, перед нажать печать переключиться на всю книгу.
Печать» loading=»lazy»>
Изменение выбранной области печати
В Excel в Интернете можно указать область для печати или напечатать весь таблицу. Если вы решите изменить выбранную область печати, вот как можно просмотреть изменения:
На листе выделите ячейки, которые требуется напечатать, с помощью перетаскивания.
На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать.
Чтобы напечатать только выбранную область, в области Параметры печати щелкните Текущий фрагмент.
Если при предварительном просмотре выводятся нужные данные, нажмите кнопку Печать.
Чтобы изменить выбор, закройте предварительный просмотр, щелкнув X, и повторите предыдущие действия.
Чтобы напечатать весь лист, щелкните Файл > Печать > Печать. Убедитесь, что установлен флажок Лист целиком, и нажмите кнопку Печать.
Печать» loading=»lazy»>
Если у вас есть классическое приложение Excel, можно задать дополнительные параметры печати. Нажмите кнопку Открыть в Excel и выберите несколько областей печати на листе.
Печать таблицы со скрытыми строками и столбцами
В Excel в Интернете, при печати скрытой строки или столбцов скрытые строки и столбцы не будут напечатаны. Если вы хотите включить скрытые строки и столбцы, их необходимо открыть перед печатью.
Строки или столбцы скрыты по недостающим подписям или двойным линиям, как показано на рисунке.
Вот как можно отсвеченные строки или столбцы:
Вы можете выбрать диапазон, окружающий скрытые строки или столбцы. В этом примере выберите все заглавные строки от 2 до 7, чтобы отобрать строки 3 и 6.
Щелкните правой кнопкой мыши нужный столбец и выберите в области Отметить строки (для столбцов выберите отметить столбцы).
На вкладке Файл выберите пункт Печать.
Нажмите кнопку Печать для предварительного просмотра.
В окне Параметры печати выберите параметр Весь лист и нажмите кнопку Печать.
Примечание: Подписи строк и столбцов не будут отсортироваться в режиме предварительного просмотра и распечатки.
Печать книги
Если Excel в Интернете книга имеет только один, можно просто распечатать его. Но если книга с несколькими листами, необходимо перейти на каждый лист, щелкнув его явку и распечатав этот лист.
Не знаете, есть ли в книге скрытые книги? Вот как можно это проверить:
Щелкните правой кнопкой мыши явку любого листа.
Если доступен параметр Открыть, книга имеет один или несколько скрытых книг. Нажмите кнопку Отметить,чтобыот показать и от показать таблицы.
При отверке листа становится доступной явка листа. Щелкните ямку листа и напечатайте лист.
Печать таблицы
Иногда нужно напечатать только часть листа, например таблицу. Это можно сделать в Excel в Интернете, если в таблице меньше 10 000 ячеек. Для работы с более чем 10 000 ячеек необходимо использовать Excel классическим приложением.
Чтобы напечатать таблицу:
Чтобы выделить все ячейки в таблице, щелкните первую ячейку и прокрутите до последней.
Если таблица содержит много столбцов, вместо прокрутки щелкните первую ячейку, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT, а затем щелкните последнюю ячейку.
На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать.
Выберите параметр Текущий фрагмент, если он еще не выбран, и нажмите кнопку Печать.
Если вас устраивает предварительный просмотр, нажмите кнопку Печать. Если нет, закройте его и внесите необходимые изменения.
Печать номеров страниц на листе
Вы не можете вставлять, просматривать и печатать номера страниц в Excel в Интернете. Но если у вас есть классическое приложение Excel, вы можете добавить номера страниц на лист вверху или внизу (в верхний или нижний колонтитул) и распечатать его.
Чтобы открыть книгу Excel кнопку Открыть в, добавьте номера страниц в представлении Разметка страницы, а затем распечатайте лист из Excel. Ниже рассказывается, как это сделать.
Нажмите кнопку Открыть Excel и вставьте номера страниц на листы.