Какие методы используются при формировании бюджетных параметров по фонду оплаты труда
Инструкция: анализируем использование фонда заработной платы
Состав и структура фонда оплаты труда
Зарплата — это особый экономический показатель, который является не только источником доходов трудоспособного населения, но и играет роль стимулирующего фактора, направленного на повышение производительности труда.
Иными словами, чтобы достигнуть высоких показателей производительности, руководство должно создать оптимальные условия оплаты труда для своих сотрудников. А создание достойных условий без проведения анализа эффективности использования фонда заработной платы невозможно.
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это совокупные затраты организации на оплату вознаграждений за труд наемных специалистов. Действующие системы оплаты труда устанавливают следующую структуру ФОТ:
Причем чиновники определили рекомендуемое соотношение данных показателей. Так, для учреждений бюджетной сферы основная часть ЗП не должна быть менее 60 % от общей суммы выплат. Следовательно, учреждению необходимо периодически проводить анализ состава и структуры фонда заработной платы, чтобы не нарушать требования Трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Основные задачи анализа
Оценка и анализ использования персонала и фонда заработной платы должны выполнять следующие задачи:
Отметим, что для изучения и оценки каждого показателя предусмотрено множество формул и правил проведения расчетов. Рассмотрим некоторые методы на конкретных примерах.
Анализ фонда заработной платы на примере
Используем следующие исходные данные для анализа фонда заработной платы:
Анализируя данные показатели, можно сделать следующие выводы:
Аналогичным образом можно проанализировать движение трудовых ресурсов, соотношение средней заработной платы к количеству работников в разрезе групп и категорий персонала.
Отметим, что проведение анализа ФОТ — неотъемлемая часть планирования. То есть не проанализировав достигнутые показатели, нельзя правильно и эффективно спланировать будущие затраты на ФОТ. Напомним, что все затраты учреждений бюджетной сферы подлежат обязательному экономическому обоснованию. Своевременный и грамотный анализ позволит исключить ошибки в планировании и обосновании бюджетных расходов в части оплаты труда.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Цели и задачи анализа фонда оплаты труда на предприятии
Фонд оплаты труда включает в себя расходы, связанные с выплатой зарплат. Это одно из ключевых направлений расходования средств компании. Поэтому состояние фонда должно постоянно находиться в поле зрения руководства. Анализ расходования позволит оперативно выявлять проблемы, устранять их, оптимизировать все процессы.
Что собой представляет фонд оплаты труда
Фонд оплаты труда – это совокупность средств, истраченных на выплату зарплат, премий, надбавок, доплат, отпускных, компенсационных переводов. Фонд включает в себя и средства, которые только планируются к трате.
Анализ расходов необходим для установления их структуры, пропорционального соотношения. К примеру, соотношения с показателем эффективности труда. На основании исследований можно выявить ожидаемые тенденции, построить эффективную систему оплаты труда.
Фонд оплаты труда работников строительно-монтажных организаций формируется на основе сметной документации, которая может составляться различными методами. Наибольшее распространение получили ресурсный и базисно-индексный методы определения сметной стоимости строительства.
Как провести сопоставительный анализ вариантов расчета фонда оплаты труда с использованием этих методов?
Посмотреть ответ
Задачи анализа фонда оплаты труда
Анализ ФОТ предполагает следующие цели и задачи:
К СВЕДЕНИЮ! Анализ осуществляется на основании документации. К примеру, это может быть бухучет, статистическая отчетность и сведения из отдела кадров.
Кто занимается анализом фонда
Ответственность за анализ ФОТ может возлагаться на разных лиц. Если компания совсем небольшая, работой может заняться руководитель или главбух. Если это расширенное производство, деятельность может быть доверена этим сотрудникам:
Контроль над деятельностью специалиста может быть доверен представителям бухгалтерского отдела.
Особенности определения ФОТ
Для определения размера фонда используются различные методы. Сначала необходимо установить фактический размер ФОТ. Для решения этой задачи можно использовать эти методы:
Значения, которые включаются в ФОТ, оговорены в статье 255 НК РФ. В частности, это четыре составляющих:
В ФОТ включаются надбавки за переработку, компенсация за вредные условия работы, стоимость товара, который был предоставлен в качестве натуральной платы. Расходы на зарплату учитываются на счете 70. Сальдо его фиксируется в журнале-ордере №10.
Как осуществляется анализ ФОТ
Анализ исполняется по нескольким направлениям. Основными являются горизонтальный и вертикальный анализ.
Горизонтальный анализ
Горизонтальный анализ обеспечивает отслеживание трат на зарплату в динамике. При этом производится сравнение данных за прошедший и текущий период. Если нужна более обширная информация, имеет смысл сравнить текущий период с несколькими предыдущими периодами. Подобный анализ служит этим целям:
Последняя задача актуальна для бюджетных субъектов.
Вертикальный анализ
При вертикальном анализе устанавливается соотношение ФОТ с другими показателями. Процедура позволяет решить эти задачи:
Что и с чем нужно соотнести? Все зависит от конкретной задачи. К примеру, можно разделить совокупность средств ФОТ на количество сотрудников. Вертикальный анализ проводится в рамках одного отчетного периода.
Как выполняется анализ имеющихся отклонений
Первая задача при анализе ФОТ – установление отклонений. Нужно это по следующим причинам:
Для установления отклонений требуется соотнести текущие показатели ФОТ с предыдущими. Для расчетов используется эта формула: АО = ФФОТ – ПФОТ.
В формуле использованы эти значения:
Формула является универсальной, то есть она подходит и для всего юридического субъекта, и для подразделений. Для сопоставления зарплат и исполнения планов потребуется эта формула: ОО = ФФОТ – ПФОТ * К.
В формуле использованы эти значения:
Такие расчеты позволят соотнести отклонение с производительностью труда по субъекту.
Анализ трат на зарплаты с точки зрения эффективности
Существует формула для определения эффективности трат на мотивацию специалистов. В частности, работодателю нужно соотнести темпы роста ФОТ с ростом производительности труда. Для установления нужного значения требуется сделать ряд вычислений. Рассмотрим все их.
Сначала определяется темп увеличения оклада: ИЗ = СЗФ/СЗП.
В формуле применяются эти значения:
Вычисляем индекс прироста производительности: ИП = ВПФ/ВПП.
В формуле используются эти значения:
Высчитывается коэффициент опережения: К = ИП/ИЗ.
В формуле фигурируют эти показатели:
То есть в последней формуле используются значения, найденные в результате предыдущих расчетов. В результате получаем коэффициент. Его также требуется анализировать. Оптимальным можно считать положение, при котором коэффициент превышает единицу. Это свидетельствует о том, что производительность труда растет быстрее, чем заработная плата. Если же полученное значение меньше единицы, это свидетельствует о перерасходе фонда оплаты. Это обозначает эти негативные моменты:
В ситуации с низким коэффициентом требуется искать способы увеличения эффективности, уменьшать оклады сотрудникам, сокращать персонал.
Дополнительная информация
Для анализа ФОТ важно правильно провести расчеты на основании данных, содержащихся в документах. Но не менее важно верно проанализировать результаты расчетов. Рекомендуется регулярно проводить анализ для отслеживания динамики. Необходимо сравнивать коэффициенты за текущий и предыдущий период.
Планирование фонда оплаты труда
Планирование фонда оплаты труда (ФОТ) необходимо каждому предприятию, хотя бы на формальном уровне, так как он составляет в среднем 50–70 % всех расходов организации или индивидуального предпринимателя (показатель может различаться в разных отраслях).
Самый важный и дорогостоящий ресурс — это кадры, поэтому формирование фонда оплаты труда должно производиться обдуманно, так, чтобы развивать все сферы деятельности предприятия пропорционально их нуждам, поощрять работников и создать необходимую мотивацию результативного и производительного труда.
Значение ФОТ для предприятия
Грамотно формировать ФОТ необходимо, чтобы контролировать издержки предприятия, оптимально перераспределять доход и оптимизировать затраты. Фонд составляется на определенный период: чаще всего на год, но может быть на квартал или полугодие. Анализ изменений за предшествующие периоды позволит сопоставить плановые и действительные расходы.
Как планировать размер
Для этого необходимо иметь точные сведения о численности штата, продолжительности рабочего времени, графике труда. При формировании нужно учесть не только размер заработной платы, но и возможные премии (исходя из предшествующих периодов или с учетом необходимых допущений, классности работников и т. д.). Важный момент — принять во внимание достаточность размера этих выплат.
Единой формулы нет, на некоторых предприятиях применяется система мотивации в виде отчислений процента от прибыли, на других — фиксированные премии при выполнении плана и т. д. В этом случае в расчеты необходимо закладывать размер планируемой прибыли и другие данные.
Обобщенная формула выглядит следующим образом:
Методы формирования ФОТ
Поэлементный метод
В этом случае главным показателем является фонд оплаты труда, высчитываемый для каждого класса сотрудников отдельно. То есть образуется фонд, например, для руководящего состава, работников «на сделке», офисных служащих и временных работников.
Формула для сдельщиков:
В формуле для временщиков применяются те же показатели, кроме КВН. Для руководителей и специалистов применяется общая формула.
Метод экстраполяции
При использовании этого метода более глубоко исследуются внешние и внутренние факторы, влияющие на деятельность предприятия. Сначала изучаются данные за предшествующий период, затем производится планирование на следующий. Затем анализируются отклонения в процентном и натуральном выражении и высчитывается, какие затраты можно сократить. Проект ФОТ согласуется со специалистами и руководством.
Нормативный
Здесь используются показатели, характеризующие уровень прироста производства и затрат. Определенный норматив умножается на коэффициент, характеризующий эффективность и результативность деятельности компании.
Сам норматив определяется следующим образом:
Приростный норматив рассчитывается так:
Из чего состоят выплаты
В обсуждаемый показатель включаются все выплаты за отработанное и неотработанное время, поощрительные выплаты, все социальные и компенсационные выплаты.
Как разработать бюджет ФОТ
Цель бюджета ФОТ
Одна из самых затратных статей бюджета любой организации – фонд оплаты труда (ФОТ). Ошибки при планировании ФОТ могут существенно повлиять на весь бюджет организации, привести к серьезным последствиям. В связи с этим ответственным за бюджетирование необходимо уделить данной задаче особое внимание и как можно более точно запланировать расходы на оплату труда персонала.
Ответственные за бюджетирование
Как правило, бюджет ФОТ совместно разрабатывают: руководитель службы персонала; специалисты финансовой или планово-экономической службы: экономист по труду, бухгалтер по заработной плате, главный бухгалтер; сотрудники службы персонала, ответственные за планирование и контроль расходов, включенных в ФОТ (менеджер по кадровому учёту, менеджер по компенсациям и льготам); руководители подразделений (в рамках своего подразделения). В зависимости от стандартов бюджетирования, основную ответственность за результат составления ФОТ возлагают, как правило, на руководителя службы персонала или, если в организации есть отдел организации труда и заработной платы (ОТиЗ), на руководителя данного отдела. Затем документы, обосновывающие затраты на оплату труда персонала, передаются в планово-экономические структуры, которые в форме калькуляций передают их в финансовый отдел для формирования общего бюджета затрат на персонал.
Этапы бюджетирования
Процесс бюджетирования можно разделить на четыре этапа: подготовка; составление бюджета; проверка; защита и утверждение. Управление же и контроль ФОТ – циклический процесс, который длится круглый год.
Рекомендации для исключения ошибок
Чтобы избежать ошибок при расчете, реализации и контроле бюджета ФОТ необходимо: приступать к планированию ФОТ после того как был сделан глубокий анализ расходов ФОТ прошлого периода, утвержден бизнес-план организации и составлен план кадровой работы на следующий год; разработать общую методологию формирования бюджета с четким распределением обязанностей между всеми участниками бюджетирования и обучить ее правилам данных лиц; регулярно мониторить рынок труда и зарплатные предложения, использовать данные бенчмаркинга в сфере управления персоналом; проверять знание линейными руководителями штатного расписания своих подразделений, понимание смысла данного документа и алгоритма его изменения; выстроить такую систему (регламент) подбора персонала, чтобы руководители подразделений планировали рост штата совместно с сотрудниками службы персонала, ответственными за подбор, четко обосновывали свои планы показателями работы, бизнес-планами и стратегией развития организации; объяснить руководителям подразделений, что все договора с физическими лицами, в том числе гражданско-правового характера, относятся на ФОТ и это необходимо учитывать при планировании затрат и их заключении; автоматизировать процесс расчета ФОТ, чтобы ускорить процесс и исключить ошибки в расчетах.
Варианты бюджета
Чтобы ускорить коррекцию бюджета и упростить процедуру защиты разработайте три варианта расчета: оптимистичный, при выполнении / перевыполнении бизнес-плана и получении сверхприбыли; оптимальный, более реальный с учетом опыта прошлых лет и анализа ситуации; пессимистичный, при наличии кризисной ситуации и невыполнении бизнес-плана. Разрабатывая разные сценарии событий, фиксируйте все плюсы, минусы и риски каждого из них. Эта информация пригодиться для руководства и бюджетного комитета.
Подготовительный этап
При формировании ФОТ на следующий год необходимо тщательно подготовиться к расчету:
Формат бюджета
Начните подготовку к планированию ФОТ с выбора формата бюджета. Так как бюджет ФОТ – часть общего бюджета организации, необходимо согласовать формат предоставляемых данных с финансовой службой. Также уточните уровень детализации и категоризации должностей и признаки каждой позиции. Как правило, при планировании ФОТ все данные делят как минимум на производственный и непроизводственный персонал с разбивкой по месяцам и подразделениям. В каждой организации свои правила составления бюджета. За их основу берут утвержденную методику ведения управленческого учета. Поэтому при составлении бюджета ФОТ используйте именно тот формат, который совместим с форматом общего бюджета организации. При этом если службе персонала для анализа и отчетности удобнее использовать иную детализацию расходов, которая не требуется финансовой службе, можно ее разработать дополнительно и автоматизировать процесс ее использования. В российских бизнес-организациях реализуются следующие основные подходы к бюджетированию:
Автоматизация процесса
После того как была разработана форма таблиц для бюджета выберите программу, в которой данные таблицы будут заполнены и рассчитаны. Рекомендуется использовать Excel и прописать в данной программе формулы и логические функции таким образом, чтобы можно было легко менять сценарий бюджета и выстраивать разные сводные таблицы. Использование такой программы позволит в случае корректировки бюджета при изменении переменных максимально исключить ошибки в итоговом результате, так как данные будут автоматически пересчитываться. При этом все же необходимо быть внимательным и регулярно хотя бы выборочно перепроверять данные таблиц.
Сбор и анализ данных
Для формирования бюджета ФОТ изучите и оцените:
Параллельно с этим запросите от всех руководителей бизнес-планы их подразделений и планы на подбор персонала, а также предложения о повышении окладов, премировании подчиненных, дополнительных льготах и остальных расходах. Для этого разработайте единую форму бюджета и методологию ее заполнения для подразделений и установите приказом руководителя организации сроки их заполнения и предоставления ответственному за бюджет.
Расчет статей ФОТ
Согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включают любые начисления и надбавки сотрудникам в денежной и натуральной формах – стимулирующие, компенсационные (связанные с режимом или условиями работы), премиальные, единовременные поощрительные, а также затраты на содержание персонала, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и коллективными договорами. В связи с этим включите в бюджет ФОТ статьи:
Численность сотрудников
После того как была проделана подготовительная работа для формирования ФОТ совместно с бухгалтером и экономистом приступите к его расчету. Начните с составления плана численности сотрудников. Для этого подсчитайте по каждому подразделению число работающих в данный момент сотрудников и определите количество штатных единиц согласно штатному расписанию. Далее на основании объема работ и предложений руководителей подразделений определите количество сотрудников, которых необходимо нанять. Составьте календарных график выхода новых сотрудников на работу. Это даст представление о том, в какие месяцы и на какое количество должностей вырастет штат и соответственно увеличится сумма расходов на зарплату. Если предстоит сокращение, необходимо составить его план и определить, в какие месяцы и на какую сумму за счет уволенных уменьшится ФОТ. При этом необходимо учесть все выплаты, предусмотренные законодательством, трудовыми и (или) коллективными договорами, в том числе так называемые «золотые парашюты». Соответственно учтите в бюджете в месяцах предстоящих сокращений данные суммы. В зависимости от стандартов бюджетирования, если этого требуют экономисты по труду и (или) бухгалтеры, разбейте планы увеличения или уменьшения штата по категориям специалистов.
Постоянная часть зарплаты
На основании штатного расписания, определите расходы на постоянную (фиксированную) часть заработной платы всех сотрудников, в том числе, которых планируется нанять. Если в организации планируется рост зарплат в целом, по категориям или конкретным должностям, отразите повышение расходов в соответствующем месяце. Если в организации нет системы разрядов (грейдов) и (или) не определены вилки окладов внутри разряда, укажите для всех категорий должностей существующие оклады и почасовые ставки. Если в организации действует система разрядов, при планировании ставок можете указать среднюю или максимальную зарплату внутри разряда. Либо сделайте анализ статистики по количеству сотрудников, переходящих в течение года с одной ставки на другую, установите процентное соотношение и, предположите, что в планируемом периоде оно будет неизменным (метод экстаполяции). На основании этого проставьте в расчетной таблице новые ставки по месяцам. Помните, минимальный размер разрядной ставки должен быть больше МРОТ установленного на следующий год с учетом регионального законодательства. Для сотрудников с повременной системой оплаты выполните расчет нормо-часов (смен). Проверьте, чтобы нормо-часы, рассчитанные на основании планируемого объема работ, не превышали установленной трудовым законодательством допустимой нормы. Помните, сверхурочную работу необходимо рассчитать в соответствии со статьёй 152 Трудового кодекса РФ, соответственно сумма зарплаты будет увеличена на сумму дополнительных выплат. Данные выплаты необходимо включить в расчет бюджета. Дополнительно заложите резерв на повышение зарплаты. Если известно когда именно будут увеличены оклады, отнесите эту сумму к данному периоду, либо разбейте ее равномерно по месяцам или кварталам. Если премия зависит от оклада, учтите рост зарплаты при ее расчете. При расчете ФОТ: для сотрудников со сдельной оплатой умножьте сдельные расценки на планируемый объем работ; для персонала с повременной системой оплаты умножьте планируемую численность каждой категории сотрудников на количество рабочих часов в месяце и на часовую ставку (если расчет ведется в часах) или на дневную ставку (если расчёт производится в рабочих днях / сменах); для персонала, работа которого оплачивается на основе окладов, умножьте число сотрудников на размер месячного должностного оклада.
Надбавки и доплаты
При расчете ФОТ учтите все возможные в организации надбавки и доплаты, например:
Также в бюджете учтите доплаты за дни, фактически не отрабатываемые, но за которые сохраняется средний заработок или дневная разрядная ставка. К таким случаям относят:
Выделите все данные надбавки и доплаты в отдельные строки или, в зависимости от формы расчетных таблиц – в столбцы. Это позволит легче контролировать расчет и выявлять ошибки.
Премии
В зависимости от утвержденной системы мотивирования определите сумму затрат на премии, бонусы. Возможно, это будут ежемесячные, ежеквартальные, полугодичные или годовые премии, сумма которых привязана к размеру оклада. Тогда для расчета достаточно знать общую сумму постоянной части зарплаты.
Также сделайте анализ статистики за последние два–три года и посмотрите динамику объема фактических премиальных выплат. Такой анализ позволит получить некие коэффициенты, которые покажут успешность подразделений по отношению друг к другу и влияние сезонности на результат. Это даст возможность рассчитать премию, исходя не только из планируемых результатов, но и с учетом фактических данных. На основании этого рассчитайте три варианта бюджета с разными сценариями.
Если в организации планируют в течение года изменить систему премирования, то составьте два варианта бюджета – с действующей системой и с будущей. При этом также рекомендуется для каждого варианта рассчитать три сценария: оптимистичный, оптимальный и пессимистичный.
Компенсация за отпуск
Учтите в бюджете ФОТ выплаты за неиспользованные отпуска при увольнении сотрудников. Для этого сделайте общий анализ текучести кадров прошлого и текущего года и определите суммы фактических выплат. Также подсчитайте количество неиспользованных дней отпуска, которые накопятся до начала следующего года. Эти данные послужат основой для определения суммы компенсаций при увольнении. Безусловно, сумма будет примерной.
Страховые взносы
После того как были определены основные затраты на оплату труда сотрудников учтите все страховые взносы с данных сумм. Данной задачей должен заниматься бухгалтер, ответственный за расчет страховых взносов. Так как на данном этапе разрабатывается только проект бюджета и суммы реальных затрат будут иными, сумма взносов тоже будет предположительной. Это нормально. Об этом, так же как и о других нюансах расчета статей бюджета, сообщите при его защите.
Договора гражданско-правового характера
Далее определите количество договор гражданско-правового характера, которые планируется заключить в каждом подразделении. Эту информацию необходимо запросить у руководителей подразделений, практикующих данный вариант сотрудничества с физическими лицами. Такие расходы также войдут в расчёт ФОТ. В связи с этим будьте предельно внимательны при планировании сумм. Если сложно определить потребность в договорах ГПХ на весь год, запланируйте в расчёте ФОТ сумму, полученную на основании анализа бизнес-плана организации и фактических затрат по данной статье за предшествующие два-три года.
Проверка бюджета
После того как были рассчитаны все основные статьи бюджета и составлен проект, необходимо его проверить. Для начала соотнесите размер рассчитанного ФОТ с данными бизнес-плана, конкретно с планируемой прибылью организации за минусом всех обязательных расходов на содержание и развитие бизнеса.
Сравните общую суму и рассмотрите данные каждого месяца. При правильном планировании рост ежемесячной прибыли должен приводить к увеличению ФОТ, и наоборот, за исключением случаев, когда запланированы крупные кадровые расходы, например, выплаты квартальных или годовых премий, предстоит массовый набор персонала на новые позиции при расширении бизнеса или индексация зарплаты. Необходимо подготовиться к тому, что к данным месяцам будет повышено внимание со стороны бюджетного комитета и необходимо будет объяснить причины такого несоответствия прибыли организации и роста ФОТ.
Далее сравните запланированные показатели с показателями за аналогичный период текущего и прошлого года, нормами выработки, принятыми в организации. Если в организации не планируется реформ и рабочие процессы стабильны, то данные показатели должны соответствовать показателям прошлых лет.
Рассчитайте и сопоставьте среднюю зарплату за каждый месяц. При условии, что в организации не планируется резкого увеличения или сокращения ФОТ, зарплата не должна сильно отличаться, за исключением месяцев выдачи премии (месяца выплат премии тоже не должны сильно различаться между собой).
После этого рассчитайте ожидаемый рост производительности труда и средней зарплаты. В нормальной ситуации ее рост не должен опережать темпов увеличения производительности (рост производительности труда, опережающий рост оплаты труда). В противном случае будет непонятно, за что сотрудникам увеличивают зарплату.
Также для проверки адекватности своего бюджета используйте данные бенчмаркинга. Подробнее о нюансах проверки адекватности бюджета ФОТ см. статью «Как оценить адекватность бюджета на персонал».
Защита и утверждение
После того как был сформирован проект бюджета и проверены основные его статьи необходимо обосновать полученные суммы перед руководством организации и (или) бюджетным комитетом. Главные аргументы при защите бюджета должны убедить руководство, что бюджет: учитывает и соответствует стратегическим целям организации; помогает реализовать стратегические и операционные цели конкретных подразделений; может быть реализован с учетом бюджетных ограничений, определенных акционерами. Подробнее о процедуре защиты бюджета см. статью «Как защитить бюджет расходов на персонал».