какие виды комплектования библиотечного фонда существуют
Комплектование библиотечного фонда, виды и этапы
Комплектование – процесс обновления документного фонда. Под комплектованием (от латин. completus – полный) библиотечного фонда называется создание и постоянное обновление фонда изданиями, соответствующими задачам библиотеки и интересам читателей, т. е. пополнение его лучшей литературой и освобождение от изданий, потерявших ценность. Комплектование – процесс непрерывный: однажды начавшись, он не заканчивается до тех пор, пока существует сама библиотека.
Текущее – пополнение библиотечного фонда выходящими в свет, а также вышедшими в предыдущий год документами;
Ретроспективное – комплектование изданиями, которые вышли более чем 2 года назад.
Начальное (комплектование фонда во вновь создаваемой библиотеки – ядро фонда).
Докомплектование– это разновидность текущего комплектования, при котором приобретаются вновь вышедшие документы, имеющиеся в фонде в недостаточном количестве.
По форме комплектование может быть:
• Заочным – основанное на принципе заказов без предварительного просмотра и отбора документов.
По способу комплектования может быть:
• Координированным – согласованное комплектование двух и более библиотек с целью разграничение в приобретении документов по тематике, видам приобретаемых документов, устранения неоправданного дублирования;
• Кооперированным – комплектование, основанное на объединении ресурсов библиотек для достижения поставленных целей;
• Централизованным – комплектование филиалов или сети библиотек одним учреждением (центральным органом)
Комплектование как процесс складывается из ряда этапов.
На первом этапе составляется рубрикатор инф. потребностей, в котором фиксируется предметное содержание как правило в алфавитном порядке.рубрикатор и.п. нуждается в ежегодной корректировке.
На втором этапебиблиотекарь-комплектатор пределяет круг библиографических и информ. Источников(указателей пособий,индексов), в которых отражается документальный поток, тематически соответствующий потребностям пользователей..
Затем устанавливается круг источников по формальным и семантическим признакам, из которых предполагается осуществлять комплектование фонда (третий этап).
На следующем этапе (судя по всему 5) библиотекарь осуществляет заказ изданий.
6 этап заключается в получении и регистрации заказанных документов.
Существуют следующие принципы комплектования:
· профилирование (специализация фонда, сознательное ограничение его тематики)
· координирование (учёт профилей фондов других библиотек общей системы)
· систематичность и плановость(достижение пропорционального соотношения печатных изданий в фонде по профилю данной библиотеки во всех существенных для неё аспектах, а также регулярность получения и исключения изданий на основе планирования комплектования, предоставление по каждой профильной теме всему заинтересованному контингенту читателей относительно законченного комплекта произведений, по которому её можно было бы изучить во всей полноте
Комплектование библиотечных фондов осуществляется путем:
Какие виды комплектования библиотечного фонда существуют
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
КОМПЛЕКТОВАНИЕ БИБЛИОТЕКИ ДОКУМЕНТАМИ
Термины и определения
System of standards on information, librarianship and publishing. Acquisition of library collection. Terms and definitions
Дата введения 2016-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская государственная библиотека» (ФГБУ «РГБ») и Федеральным государственным бюджетным учреждением науки Всероссийским институтом научной и технической информации Российской академии наук (ВИНИТИ РАН)
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области комплектования библиотечного фонда.
Термины, установленные настоящим стандартом, применяются в указанном значении во всех видах документации и литературы по информационной, библиотечной и издательской деятельности.
Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, издателей, информационных центров.
2 Термины и определения
2.1 Общие понятия
2.1.1 комплектование: Совокупность последовательных и взаимосвязанных действий, направленных на выявление, оценку, отбор, заказ и приобретение документов в фонд или приобретение прав доступа к ним.
Erwerbung (von Dokumenten)
acquisition (of documents)
acquisition (de documents)
2.1.1.1 вид комплектования: Форма комплектования, выделенная на основе одного или нескольких признаков.
type of acquisition
2.1.1.2 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, у которого приобретаются документы или права доступа для комплектования фонда библиотеки или информационного центра.
2.1.1.3 объект комплектования: Документ или массив документов, соответствующий профилю комплектования библиотеки, и предназначенный для последующего предоставления пользователям.
2.1.1.4 политика комплектования: Совокупность принципов и вытекающих из них критериев и методов деятельности по комплектованию фонда библиотеки или информационного центра.
2.1.1.5 принцип комплектования: Исходное положение, лежащее в основе политики комплектования.
Комплектование библиотечного фонда: технология, виды комплектования.
Комплектование библиотечного фонда проходит следующие этапы:
1. Анализ внешнего документного потока;
2. Отбор документов из него;
3. Заказ отобранных документов для приобретения;
4. Приобретение документов и включение их в фонд.
Отбор документов производится по параметрам, представленным в моделях фонда. Тщательное изучение документного рынка сочетается со всесторонним изучением читательского спроса.
Определив с помощью математической и структурной моделей групповые границы фонда, библиотекарь-комплектатор по библиографическим пособиям и (или) визуально знакомится с ассортиментом документов, находящихся в обращении или запланированных к выходу в свет. Затем устанавливает круг источников, из которых предполагается снабжать фонд, вступает с ними в юридические договорные отношения, отбирает, заказывает и получает нужные документы. Под воздействием изменений, происходящих во внешней среде, он уточняет тактику первичного отбора, дополняет фонд дезидератами и освобождает от документов, переставших соответствовать профилю фонда.
Существует три вида комплектования:
Ретроспективное комплектование (определение по ГОСТ 7.76-96) — комплектование фонда отсутствующими профильными документами или недостающими экземплярами документов за прошлые годы.
Докомплектование словарь рассматривает как разновидность текущего комплектования, пополнение фонда недостающими документами.
Самым важным видом является текущее комплектование, в ходе которого библиотеки получают до 80-90% всех новых поступлений.
Ретроспективное комплектование есть восполнение лакун. Лакуна— пробел в фонде библиотеки. Образуются лакуны в результате недочетов текущего комплектования; в связи с изменением профиля фонда, в связи с износом или утратой документов. Лакуны обнаруживают путем изучения состава и использования фонда и учитывают в картотеке дезидерат ( из лат.- желаемое).
Рекомплектованию подвергают неиспользуемые и малоиспользуемые документы. При этом ни их стоимость, ни время выхода в свет, тип, вид и др. определяющего значения не имеют.
Первый этап. Анализ внешнего документного потока.
На первом этапе необходимо иметь представление о библиографических пособиях, извещающих о том, какие документы имеются в обращении и какие планируются к выходу в свет. Пособия делают поток документов обозримым, позволяют выделить в нем самое необходимое.
Какие виды комплектования библиотечного фонда существуют
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ПРОФИЛЬ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ФОНДОВ НАУЧНЫХ БИБЛИОТЕК. СТРУКТУРА
System of standards on information, librarianship and publishing. Collection development profile for scientific libraries. Structure. Indicators of acquisition
Дата введения 2019-01-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Институт информации по общественным наукам Российской академии наук», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Библиотека по естественным наукам Российской академии наук», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Центральная научная библиотека Дальневосточного отделения Российской академии наук», Федеральным государственным бюджетным учреждением «Государственная публичная историческая библиотека России», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Институт физики твердого тела Российской академии наук», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Научная библиотека Московского государственного университета им.М.В.Ломоносова»
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие правила разработки профиля комплектования фондов научных библиотек и органов научно-технической информации, его структуру и систему условных обозначений (индикаторов) поступления документов, их распределения по фондам и подразделениям библиотеки, сети научных библиотек.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения
ГОСТ 7.67 (ИСО 3166-1:1997) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Коды названий стран
ГОСТ 7.72 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Коды физической формы документов
ГОСТ 7.74 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-поисковые языки. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.20 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления
ГОСТ Р 7.0.93 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечный фонд. Технология формирования
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 7.0.93, ГОСТ 7.60, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 ведомственный депозит документа: Передача в библиотеку научного учреждения или в центральную отраслевую библиотеку для предоставления пользователям (в т.ч. через сайт учреждения или в составе другого электронного ресурса) экземпляра документа, созданного сотрудниками научного учреждения в рамках выполнения своих служебных обязанностей и опубликованного в любой форме (печатной или электронной).
3.2 комплектование библиотечного фонда: Совокупность последовательных и взаимосвязанных действий, направленных на выявление, оценку, отбор, заказ и приобретение документов в фонд или приобретение прав доступа к ним.
3.3 отбор документов: Определение соответствия документов профилю комплектования и целесообразности их приобретения или хранения уже имеющихся документов в составе библиотечного фонда.
3.4 пакет электронных документов: Электронный ресурс, образованный массивом документов, сформированным по тематическому или иному признаку с общим интерфейсом, поисковыми возможностями и сервисами, предлагаемый производителем (агрегатором) в качестве отдельного продукта.
3.5 полнота комплектования библиотечного фонда: Один из индикаторов комплектования, определяющий степень выборочности объектов комплектования из профильного документного потока.
3.6 профиль комплектования библиотечного фонда: Документ, в котором зафиксирована модель или комбинация моделей, регламентирующая основные направления и особенности комплектования системы фондов библиотеки или информационного центра и определяющая тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в состав библиотечного фонда.
3.7 тематико-типологический план комплектования библиотечного фонда: Один из видов профиля комплектования, определяющий основные параметры получения документов и их распределения по фондам библиотеки или в рамках библиотечной сети.
3.8 индикатор комплектования: Формализованное обозначение значимого для научной библиотеки или сети научных библиотек показателя поступлений объектов комплектования и их распределения по фондам.
3.9 точка доступа к электронным ресурсам: Любое устройство, предназначенное для входа в информационно-коммуникационные сети, принадлежащее библиотеке или ее пользователю, с которого разрешен или организован доступ (локальный, дистанционный) к электронным ресурсам.
4 Общие положения
4.1 Специфика научных библиотек, которая отражается в профилях комплектования их фондов, определена типологическими характеристиками и организационными формами:
— целевым назначением (библиотечно-информационное обеспечение научной деятельности);
— отраслевой и тематической специализацией каждой научной библиотеки;
— однородностью контингента пользователей по образовательному уровню и информационным потребностям в каждой научной библиотеке;
— полидокументностью фонда и разнообразием источников комплектования (см. 4.3);
— вариативностью организационных форм, как то: библиотечная сеть, библиотечная система, отдельная научная библиотека, научно-образовательная библиотека, библиотечно-информационный центр (совместно с отделом научно-технической информации) и т.д.
4.2 Объектами комплектования для фондов научных библиотек являются все виды документов, любой периодичности, различных знаковых систем, форм представления, материальных носителей, отвечающие задачам библиотеки и информационным потребностям ее пользователей.
4.3 Источниками комплектования фондов научных библиотек являются:
— обязательный экземпляр документов;
— ведомственный депозит документов;
— покупка (бюджет научной библиотеки; отчисления из грантов);
— подписка на печатные и периодические издания;
— лицензионное соглашение на дистанционный доступ к электронным ресурсам;
— книгообмен в различных формах;
— копирование (в том числе на машиночитаемые и электронные носители, перевод в аудиочитаемый формат и на шрифт Брайля);
— пожертвования, дары и т.д.
4.4 Технологии комплектования библиотечных фондов определены:
— организацией процессов комплектования (централизованные, децентрализованные);
— методикой отбора документов (отбор по формальным и содержательным критериям, отбор на основе экспертных заключений);
— сочетанием комплексных технологий по организации процессов комплектования и по методике отбора документов.
5 Формы профилей комплектования фондов научных библиотек
5.1 Профиль комплектования составляют по форме, соответствующей специфике деятельности научной библиотеки, составу ее фонда (универсальный, отраслевой, многоотраслевой; монодокументный, полидокументный), источникам комплектования.
5.2 По функциональному назначению различают:
— сводный профиль комплектования, регулирующий комплектование фондов нескольких научных библиотек (в рамках сети, системы, корпорации);
— профиль комплектования фонда научной библиотеки в целом;
— локальный профиль комплектования, определяющий комплектование одного из фондов научной библиотеки.
5.3 По способу моделирования библиотечного фонда различают:
— структурную модель, представленную в научных библиотеках в форме тематико-типологического плана комплектования;
— математическую модель, определяющую пропорции комплектуемых документов по различным параметрам;
— библиографическую модель, представленную в научных библиотеках в форме списка приобретаемых на текущий год периодических изданий и электронных ресурсов дистанционного доступа.
5.4 Выбор модели профиля комплектования (или их сочетаний) зависит от направлений деятельности научного учреждения, оперативности смены тематики научных исследований, задач и функций научной библиотеки, объема и структуры ее фонда.
Образцы тематико-типологических планов комплектования фондов научных библиотек приведены в приложении А.
5.5 Профиль комплектования пересматривают в сроки и по правилам, принятым в научной библиотеке и по ГОСТ Р 7.0.93; списки выписываемых периодических изданий и электронных ресурсов, к которым библиотека получает право доступа, утверждают ежегодно.
6 Структура тематико-типологического плана комплектования фонда научной библиотеки
6.1 Тематико-типологический план комплектования фонда научной библиотеки состоит из двух блоков информации: методического блока и технологического блока.
6.2 Методический блок тематико-типологического плана комплектования фонда научной библиотеки образован следующими разделами:
— пояснительная записка к тематико-типологическому плану комплектования;
— методические указания, приводящиеся в графе «Примечания» структурных таблиц или к разделам тематико-типологического плана комплектования.
6.2.1 В пояснительную записку включают следующие сведения:
— статус научной библиотеки (федеральная, центральная, библиотека научно-исследовательского института, библиотека-филиал), ее взаимодействие с подразделениями научно-исследовательского учреждения;
— основные направления деятельности научно-исследовательского учреждения, в котором находится научная библиотека, регламент проведения научных исследований;
— цели и задачи функционирования научной библиотеки или библиотечной системы;
— анализ целевой аудитории и ее информационных потребностей;
— описание состава и структуры фондов научной библиотеки со сложной системой организации;
— обоснование совокупности принципов комплектования, методов и порядка комплектования фонда научной библиотеки;
— бюджет комплектования библиотечного фонда;
Современные способы текущего комплектования библиотечных фондов
Описание презентации по отдельным слайдам:
Описание слайда:
Современные способы текущего комплектования библиотечных фондов
Описание слайда:
Способы комплектования библиотек, предусмотренные Федеральным законом № ФЗ-94 от 21.07.05
По счетам без проведения торгов в пределах лимита, установленного ЦБ РФ ( до 100 тыс. руб.);
Путем запроса котировок до 500 тысяч рублей в квартал (ст.42, п.2);
Объявлением открытого конкурса (аукциона);
Проведением электронного аукциона.
Приобретение у издательств – обладателей исключительных прав
«Агентская» схема
Описание слайда:
Организация процедуры обработки заказа в условиях Распоряжения Правительства РФ № 236-Р от 27.02.08
Отдел конкурсного комплектования
Мониторинг
заявок
Отбор и оценка
Подготовка
аукционной
документации
Комплектование
— документационное
сопровождение;
аналитика и
исследования
направления;
юридические
консультации
-профиль и тематика;
оценка эффективности;
оценка конкурентов
и региональных партнеров;
% выполнения по базе
% на замену
% отсутствующих в базе
% закрытых тиражей
решение о возможности участия
Описание слайда:
Решение о неучастии в аукционе
Несоответствие заявки актуальному состоянию книжного рынка
(большой процент закрытых тиражей)
Экономическая неэффективность конкурса
(заниженная стоимость конкурса)
3.Невыполнимые условия контракта
Ежемесячно отделом конкурсного комплектования ГК «Омега-Л»:
Описание слайда:
Необходимость формирования ассортиментного предложения и реального комплектования по заказу, сформированному 3-4 месяца назад.
Отсутствие единой унифицированной документации, что обуславливает разные требования к оформлению на местах. Отдельной проблемой встает вопрос позднего информирования о допуске к участию в аукционе (менее суток), что делает невозможным присутствие ряда участников.
Сложная ситуация с недобросовестными поставщиками, (жесткий ценовой демпинг, отсутствие требований к репутации).
Обострение отношений между издательствами и книготорговцами.
Удорожание стоимости продукции за счет расширения штата и увеличения накладных расходов.
Практика товарных кредитов, когда госзаказчик платит за поставленную продукцию по мере поступления денежных средств, что приводит к увеличению дебиторской задолженности поставщика.
Процесс подбора ассортимента стал более трудоемким.
Проблемы для КНИГОТОРГОВЫХ И ИЗДАТЕЛЬСКИХ СТРУКТУР, выявленные при подготовке конкурсной документации
Описание слайда:
1. Слабое взаимодействие между отделом по организации закупок и библиотекой:
В процессе проведения конкурса
В анализе эффективности проведения и осуществления закупки
Слабая юридическая компетенция при взаимодействии с недобросовестными поставщиками
2. Удорожание процедуры проведения конкурса.
3. Потеря оперативности при комплектовании.
4. Невозможность грамотно формулировать техзадания по лотам из-за отсутствия единой и сводной информации по ассортименту
5. Слабая подготовка персонала
Проблемы для ВУЗОВ, выявленные при проведении конкурсных торгов
Описание слайда:
Описание слайда:
1. Формирование ассортиментного предложения
Согласование ассортимента с прайс-листами проверенных поставщиков.
«Ассортиментная площадка» on-line каталог
— новый проект журнала «Университетская книга».
2. Недобросовестные поставщики
Оформление залога или обеспечения
Практика разбивки по лотам
Более тщательная подготовка договоров на поставку, где четко оговорены все санкции за недобросовестное комплектование
3. Участие представителя библиотеки в работе комиссии (Получение соответствующих сертификатов).
Возможные варианты «обезопасить себя»
Описание слайда:
В соответствии со ст.55 гл.6
Закона № ФЗ-94 от 21.07.05
(вступила в силу 1 октября 2007 г. (№ ФЗ-218)
Осуществляется размещение заказов на поставки печатных и электронных изданий определенных авторов,… у издателей таких печатных и электронных изданий в случае, если указанным издателям принадлежат исключительные права на использование таких изданий.
Юридическое сопровождение сделки:
1. Государственный контракт
2. Гарантийное письмо с указанием исключительных
прав на использование издания
3. Список номеров авторских договоров по передаче
исключительных прав на использование издания
4. Бухгалтерские документы (счета, счет-фактуры, накладные)
Описание слайда:
Нет необходимости организовывать и проводить конкурс, аукцион, выставлять котировки
Нет ограничений по количеству наименований, сумме заказа, срокам исполнения
Вы получаете книги по издательским ценам
Полнота исполнения вашего заказа – гарантия отсутствия замен
Исключаются возможные «недобросовестные» поставщики из цепочки «издательство-заказчик/поставщик-библиотека»
Преимущества
Описание слайда:
Ограниченный ассортимент наименований – закупка только издательских позиций
Большие временные затраты при относительно небольшой сумме заказа. Особенно это сложно для издательств, не имеющих собственных логистических структур
Цена продукции не всегда минимальна
Нежелание юридических отделов в работе с сопровождающими документами (госконтрактом, гарантийными письмами и т.д.)
Отсутствие унифицированных форм документооборота
Дополнительная нагрузка на комплектаторов при согласовании документов и контролем за выполнением обязательств по приемке продукции
Недостатки
Описание слайда:
Закупка «у единственного поставщика»
ГК «Омега-Л» на правах единственного поставщика
предлагает осуществлять закупки книг наших издательств:
Издательства предоставляют Заказчику полный комплект документов, необходимых для заключения госконтракта на закупку и подтверждающих статус Издательства как единственного поставщика:
Описание слайда:
Прямые поставки по «агентской схеме»
На основании ч.2 п. 19 ст. 55 ФЗ № 218 от 24.07.2007 ГК «Омега-Л» имеет возможность осуществлять прямые поставки литературы с полным комплектом документов от следующих издательств (обладателей исключительных прав):
Издательство «Юнити-Дана» Издательство «Финансы и статистика»
Издательство Wolters Kluwer» Издательство «Дашков и Ко»
Издательство «КолосС» Издательский дом «Живой язык»
Издательский дом «Питер» Издательство «Феникс»
Издательство «Дело АНХ» Издательский дом «Университетская книга»
Издательство «Флинта»Издательский дом «Равновесие»
Издательство «Профессия»Издательство «Аспект-Пресс»
Издательство «Академический проект» Издательство «БХВ»
и другие.
Описание слайда:
Схема взаимодействия при прямой поставке от издателей
(обладателей исключительных прав)
Описание слайда:
Централизованная поставка литературы и документов в библиотеку от нескольких издательств
Экономия времени и средств при текущем комплектовании
Отсутствие ограничений по суммам, количеству изданий, периодичности заказов
Максимально полная комплектация по требуемым позициям по ассортименту ряда издательств
Оперативность комплектования
Более подробная информация:
Библиотечно-информационный центр ГК «Омега-Л»,
(495) 777 17 99 (156), biblio-center@omega-l.ru
Преимущества «агентской схемы»
Описание слайда:
Наши преимущества:
Наличие библиотечно-информационного центра. Актуализированная база потенциальных клиентов-библиотек (более 1500 действующих контактов)
Проведение семинаров, круглых столов по проблемным вопросам
Настройка информационных сообщений под индивидуальные запросы (совместное формирование списка необходимой литературы)
Ассортиментное консультирование
Наличие отлаженного механизма транзитного хранения и доставки продукции до библиотеки (с учетом особенностей клиента)
Использование комплектаторами инструмента «On-line-каталог» на базе сайта «Университетская книга» www.ubook.ru
Выбор агента
Описание слайда:
Контактные данные
123 022, Москва, Столярный пер., д.14
Т./ф.(495)777-17-99, 258-08-38
www.omega-l.ru; zakaz@omega-l.ru
Адрес для корреспонденции: 123022, Москва, а/я 34
БЛАГОДАРИМ ЗА ВНИМАНИЕ!
ОФИС
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.