какие вопросы решают простые деловые письма и коммерческие

Письмовник

Какими бывают деловые письма?

Деловое письмо

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.

Источник

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Апреля 2014 в 00:37, контрольная работа

Краткое описание

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

контрольная работа.docx

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ

Институт региональной экономики и управления

Кафедра «Государственное и муниципальное управление»

По дисциплине: «Делопроизводство и корреспонденция»

Студент 3 курса заочной формы обучения

1. Теоретическая часть

1.1 Классификация деловых и коммерческих писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо – это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма – ответы:

1. письма, требующие письма – ответа;

2. письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).

Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения.

Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма – предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные( стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

1.2 Структура деловых и коммерческих писем

Каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем для примера структуру письма-просьбы

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзаце, отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003 как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7,8 строк.

Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т. п.) и аббревиатур. (

Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа предприятие гарантирует. не возражает. предлагает. ; от третьего лица множественного числа Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят. ; от первого лица множественного числа просим. сообщаем. подтверждаем.

Если автор лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа Прошу. ставлю Вас в известность. довожу до Вашего сведения. ; от первого лица множественного числа поддерживаем. одобряем. напоминаем. выражаем. и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

1.3 Стандартные фразы и выражения

Составитель деловых писем должен знать и использовать набор стандартных фраз

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

— В связи с отсутствием финансовой помощи. ;

— В связи со сложной экономической ситуацией. ;

— В порядке проведения совместной работы.

— В соответствии с Вашим письмом. ;

— В соответствии с протоколом. ;

— В ответ на Ваше обращение. ;

— В подтверждение нашей договоренности. ;

— В целях усиления ответственности. ;

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

— Просим оказать содействие. ;

— Просим выслать в наш адрес. ;

— Просим принять участие. ;

— Прошу принять меры. ;

— Прошу принять к сведению. ;

— Прошу довести до сведения. ;

— Прошу ликвидировать задолженность.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

— Возвращаем справочные материалы. ;

— Высылаем подписанный с нашей стороны договор. ;

— Посылаем справочную литературу.

Письма-подтверждения начинаются так:

— С благодарностью подтверждаем.

— Фирма «Крут» подтверждает.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

В письмах-извещениях такие

— Ставим Вас в известность, что

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

— Сроки выполнить гарантируем.

Письма-приглашения могут начинания со слов:

— Просим направить представителя.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям

— Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам.

— На Ваше обращение о совместной работе считаем. Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

— Убедительно просим Вас выделить 10 млн. руб. на проведение благотворительного марафона

— Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

— Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

— Просим извинить за задержку с ответом.

— Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

Московская предпринимательская фирма «ОМНИ-Энерго», около 10 лет специализирующаяся на комплектации объектов строительства и промышленных предприятий электротехническим оборудованием и кабельно-проводниковой продукцией, считает необходимым проинформировать Вас, что наша фирма имеет возможность организовать для строящихся и реконструирующихся предприятий в полном объеме поставки необходимого им отечественного электротехнического оборудования и кабельно-проводниковой продукции.

За время работы в указанном направлении фирма «ОМНИ-Энерго» зарекомендовала себя надежным деловым партнером, четко и добросовестно выполняющим заказы клиентов независимо от их размера, формы собственности и отраслевого направления.

Источник

Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация

Сущность деловых и коммерческих писем. Характеристика реквизитов: «Код организации», «Дата документа», «Резолюция», «Подпись», «Отметка об исполнителе». Структура делового письма. Стиль и виды коммерческих писем: оферта, акцепт, претензионное письмо.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Деловые и коммерческие письма

Типовая внутренняя структура делового письма:

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:

заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

Цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает…», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение).

Письма можно классифицировать по аспектам:

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

письмо-ответ на предложение;

письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

письмо-ответ на рекламацию и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Коммерческие письма составляются с целью заключения сделки и отправляются от имени юридического лица.

Существует несколько видов коммерческих писем:

— акцепты (договорные письма).

В отличие от иных видов деловой корреспонденции, коммерческие письма имеют лаконичный стиль и оперируют конкретными фактами.

2. Претензионное письмо отправляется виновной стороне в том случае, если ею были нарушены или же не выполнены заключённые ранее договора или различного рода обязательства.

Обычно претензионные письма отправляются перед тем, как будет подан иск в суд. В подобном коммерческом письме обязательно следует указать: наименование организации и её юридический адрес, Ф.И.О. лица, от имени которого отправляется коммерческое письмо, и его адрес, обстоятельства, из-за которых возникла необходимость подачи претензии, правовые нормы, на которые опирались при составлении этого документа, доказательства того, что претензия справедлива, требования, а также дата и подпись.

2. Характеристика реквизитов

Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов.

Делопроизводственные (служебные) отметки фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль. Многолетние традиции стандартизации определили рациональное размещение на документах служебных отметок, которые отражают делопроизводственные операции, выполняемые при получении документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

ИНН / КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Подготовить проект соглашения

с компанией «Стройкомплект»

Если решение вопроса поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем, который организует работу всех, кто привлекается к решению данного вопроса.

Текст резолюции должен быть четким, ясным и содержать конкретный порядок действий по исполнению поручения (документа). Если документ имеет типовой срок исполнения, его можно не указывать. Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения конкретного документа не может превышать типовой, который установлен для данного вида документов соответствующими нормативными актами.

Резолюция вносится от руки в подлинник документа и размещается между реквизитом «Адресат» и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, как правило, формата А6 или А7, на котором содержится напечатанная фамилия соответствующего руководителя. На нем также указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Подпись. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указании или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

1. В нем указываются фамилия исполнителя (или фамилия с инициалами) и номер телефона.

2. Указываются полностью имя, отчество, фамилия исполнителя и номер его телефона. Например:

Предпочтительнее оформлять отметку об исполнителе по второму варианту, так как это облегчит общение и позволит получателю документа не выяснять дополнительно имя и отчество нужного специалиста. Для упрощения связи рекомендуется указывать помимо номера телефона код города.

3. Справка с места работы

деловой коммерческий письмо оферта

Обязательными реквизитами справки с места работы являются:

наименование адресата (кому предназначена);

дата и номер документа;

место (город) составления;

В некоторых справках с места работы адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели она выписана и ставят печать организации, которой была выдана справка с работы.

Справки, предназначенные для передачи внутри организации, подписывает обычно начальник отдела или специалист ее составивший. Внешние справки (для сторонних организаций) подписывает руководитель. Если по финансовым вопросам, то еще требуется подписать документ главному бухгалтеру и заверить его печатью.

Если справка написана для подтверждения фактов биографического или служебного характера, то в зависимости от ее назначения ее подписывает руководитель и дополнительно главный бухгалтер либо начальник отдела кадров.

Пример справки с места работы

236011 Калининградская обл. г.Калининград ул. Двинская д.95

ИНН 3904001677 ОКПО 10770213 ОГРН 1023900584905 ОКАТО 27401373000

Выдана Шевченко Игорю Витальевичу для подтверждения того, что он работает в должности менеджера в настоящее время в ООО НПП «Колизей» с окладом 28 000 (двадцать восемь тысяч) рублей.

Справка выдана по месту требования

Ген. директор :______________

Список использованной литературы

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Правила составления и написания деловых писем, их виды, классификация, предъявляемые требования. Структура делового письма, этапы подготовки; целевая установка, характер аргументации и композиция текста; этикетные разрешения, язык, стиль, оформление.

доклад [18,9 K], добавлен 24.12.2011

Разработка стилистической конструкции делового письма. Бланк и реквизиты служебного письма. Структура и размер текста письма. Примеры составления и оформления различных видов деловых писем. Докладная и объяснительная записки. Протокол, акт, справка.

контрольная работа [37,2 K], добавлен 24.11.2010

Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.

реферат [16,6 K], добавлен 11.03.2014

Назначение, виды, требования к составлению и оформлению служебного письма. Составление и оформление приказа по основной деятельности в данной управленческой ситуации. Классификация деловых писем и составление письма-претензии. Формы изложения текста.

контрольная работа [21,3 K], добавлен 05.08.2015

Исследование понятия и основных видов служебных писем. Изучение правил оформления и составления текста делового письма. Анализ особенностей делового общения с иностранными партнерами. Характеристика международных стандартов на коммерческие документы.

контрольная работа [26,0 K], добавлен 09.11.2013

Виды деловой переписки. Современное деловое письмо. Рекомендуемый состав реквизитов официального письма. Правила оформления делового письма. Индекс исходящего документа. Типичное международное деловое письмо, пример. Электронная почта, её преимущества.

курсовая работа [39,3 K], добавлен 07.12.2010

Требования к оформлению реквизитов международного письма. Составление письма-запроса на поставку товара иностранному партнеру и ответа на него. Письмо-извещение в связи с ненадлежащим выполнением условий контракта иностранным или российским партнером.

контрольная работа [24,0 K], добавлен 21.04.2011

Источник