какие вопросы задать секретарю при приеме на работу
Как я собеседую секретарей. От первого лица.
Экскурс в историю
Общее описание
Секретари на ресепшен «произошли» скорее от конторских писарей («писать, читать умеющих, а вежливостью и дипломатией не обладающих»). Только те, кто понимал значение улыбки и исполнительности, выслуживались в более высокие чины. Сейчас, как и раньше, «выйти в люди», то есть сделать карьеру, может только тот секретарь, который сочетает в себе
Открыта вакансия
Сначала мы вместе с директором по персоналу компании будем смотреть резюме претендентов на открытую позицию. Конечно, всякие «феечки, котёнки, моны-лизы, красотки и прочие трогательные нимфы», которые указали это в своих адресах электронной почты, могут быть приглашены на собеседование, но «несерьезность» в свой багаж они от меня уже получили. Куда приятнее читать адрес i.ivanova. или sveta_smirnova. Ведь я в серьезную компанию подбираю сотрудника.
Телефонное интервью
Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. «Истинные леди» в большинстве случаев этим не «заморачиваются».
Во время телефонного разговора становятся понятны и запросы претенденток в стиле
Собеседование
Но вдруг случилось счастье и собеседование было назначено! Тут уже идет в ход тяжелая артиллерия.
Жвачка
Как рассказывать о причинах ухода с предыдущей работы?
Как вы представляете свою карьеру?
Тестирование
Реакция барышни-кандидата во время собеседования и есть самый важный тест для меня. Так проверяется стрессоустойчивость, мотивация, планы на будущее в компании, навыки работы с компьютером, навыки расстановки приоритетов при выполнении задач и тп.
Можно, конечно, выдать человеку тесты на знания Microsoft Office, английского языка и пр. Но в нашей компании английский зачастую не нужен, а в случае необходимости есть специальные шпаргалки, где основные фразы в русской транскрипции представлены. К тому же все равно основное количество навыков и информации секретарь получит во время испытательного срока. Вот тогда и станет понятно, подходит ли соискательница компании, и подходит ли компания ей.
Вопросы работодателю
Когда все нужные мне нюансы прояснены, тогда я прошу соискательниц задавать вопросы. Но часто они не находят, что спросить. И я довольно подробно все рассказываю:
Причины отказа
На собеседовании я обязательно буду задавать вопросы про конфликтность. Даже, если соискательница потратит целых пять минут на убеждение меня, что она совершенно неконфликтна, даже, если после моего отказа в работе и объяснения в стиле «с начальством не спорят», она напишет огромное письмо с заголовком«Елена, я все поняла», эта барышня никогда не будет работать под моим началом.
Обычно секретари, проработавшие у меня полгода-год, продвигаются дальше внутри компании без каких бы то ни было запинок. На них даже очередь выстраивается из руководителей департаментов. Да и я всегда рада помочь хорошему человеку найти дело по душе. Те же, кто перешли в другие компании, при редких, но теплых встречах, благодарят. Ради этого «спасибо» все и делается: и собеседование и последующее обучение.
Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы
Секретарь – главный помощник руководителя и фактически лицо компании.
Этот сотрудник – весьма значимая фигура в организации, который владеет практически всей информацией о ней и выполняет множество функций.
Универсальной методики успешного прохождения собеседования на должность секретаря не существует, поскольку в каждой компании существуют специфические требования.
Но некоторые общие правила и рекомендации на тему, как пройти собеседование на секретаря есть. В этой статье мы поговорим о том, что говорить на собеседование на должность секретаря.
Профессиональные качества
Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.
Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.
Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.
Основные функции секретаря
В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи:
Исходя из данных функций, секретарь должен знать:
Личностные характеристики
Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.
С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.
Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации.
Рассматриваем резюме секретаря
Вопросы на собеседовании для секретаря – это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.
Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.
Правильно составленное резюме – это самореклама, призванная заинтересовать работодателя.
Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.
Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.
Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им
Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.
Одним из требований резюме является предоставление фотографии. Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.
Оформление резюме – особый вопрос. Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.
Подготовка к собеседованию
Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.
Сразу получив приглашение на беседу, зайдите на сайт компании и внимательно изучите всё об организации.
Оценив деятельность, можно предположить, какие именно навыки понадобятся секретарю.
В рассказе о себе нужно будет заострить внимание именно на них.
Просмотрите наиболее часто встречающиеся вопросы и продумайте примерные ответы на них. Запомните имя собеседника и потренируйтесь в его произношении.
Как успешно пройти?
На собеседование необходимо явиться без опозданий, в костюме делового стиля нейтральных оттенков, с аккуратной причёской. Желательно, чтобы волосы были собраны. Особенно важно прийти вовремя, поскольку опоздания в работе секретаря не допустимы.
Если прибыли заранее, не нужно входить в офис и заявлять об этом. Войти в кабинет вы должны не ранее чем за 10-15 минут.
На собеседовании соискатель на место секретаря должен в первую очередь продемонстрировать внимательность, коммуникабельность, способность быстро принимать решения и быстро отвечать на вопросы на собеседовании на секретаря.
Секретарша на собеседовании должна владеть грамотной речью, без слов-паразитов и сленга. Фразы должны быть чётко выстроены.
Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.
Попросите белее подробно описать ваши должностные обязанности на новом месте работы. Начать можно с фразы: «На предыдущем месте работы мои обязанности в основном заключались…».
Общие рекомендации о том, как вести себя на собеседовании а также информацию о том, какие вопросы могут быть заданы и как на них отвечать, мы предоставили в отдельном материале.
Правила ведения беседы
А теперь подробнее по вопросу: собеседование секретаря, вопросы и ответы.
В начале собеседования традиционно просят рассказать о себе, поэтому монолог лучше продумать заранее.
Расскажите о своём образовании и начале карьеры, но не долго.
Особое внимание нужно уделить описанию профессиональных качеств, рассказать об опыте работы, делая акцент на способности организовать работу и этим добиться результата.
Во время описания работы меньше употребляйте фраз «я сделала», «я организовала». Лучше говорить «наша компания», «отдел под моим руководством», «мною организована работа по…».
При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.
Ведите себя непринуждённо, не опускайте глаза в стол. Но не допускайте высокомерия – это прямой путь к провалу. Попытки представить себя идеальным работником ни к чему хорошему не приводят.
Лучше создать впечатление о себе, как и личности, стремящейся к развитию. Начальство не любит, когда кто-то считает себя умнее его.
Ваша задача – произвести впечатление образованного, уверенного в себе человека, но без проявления высокомерия, готового стать помощником руководителя в организации работы его компании.
Вопрос о предыдущем месте работы и сложившихся с бывшим руководителем отношениях возникнет обязательно, особенно, если вы и ранее работали по профессии. Даже если вы покинули предыдущее место из-за не сложившихся отношений, говорить об этом нельзя. Назовите какую-то нейтральную причину: месторасположение от дома, смена руководства.
Продумыванию мотивации желания работать именно в этой компании стоит уделить особое внимание. К ответу подготовьтесь заранее, узнайте как можно больше о сфере деятельности организации, подумайте, какие её плюсы нужно назвать в качестве привлекательных.
На вопрос, что вы ждёте от работы в компании, скажите, что хотите повысить свой профессиональный уровень, приобрести навыки организации работы коллектива.
Дайте понять собеседнику, что вы легко учитесь и способны быстро приобретать необходимые навыки работы, даже если чего-то пока не умеете. Но такой ход неприемлем при наличии требований владения иностранным языком.
Выучить язык быстро нельзя, поэтому не стоит идти на собеседование в ту компанию, где знание иностранного является основным требованием. «Английский со словарем», который часто указывается в резюме, это не владение языком. Эта вакансия не для вас.
Стандартные вопросы
Вопросы на собеседовании на должность секретаря могут быть примерно в таком ключе:
Ваши планы на ближайшие 5 лет.
Отвечайте обтекаемо, например, хотелось бы продвинуться по служебной лестнице, занять более серьёзную, ответственную должность.
Никогда не говорите, что хотите открыть своё дело, даже если это в ваших ближайших планах.
Самые важные для вас моменты в работе. Назовите социальные гарантии, благожелательную атмосферу в работе, хорошая организация рабочего места.
Лучший с вашей точки зрения коллектив. Следует ответить, что вы хотели бы работать в команде единомышленников, способных на взаимовыручку, успешной команде настоящих профессионалов.
Ваши недостатки. Не начинайте критиковать себя. Постарайтесь заранее продумать, какие мелкие недостатки могут быть компенсированы положительными качествами, и назовите именно их.
Можно найти такой недостаток, который скорее будет расценен как достоинство. Например, я не могу отказать в помощи коллегам, даже если приходится жертвовать собственными интересами или подолгу задерживаться на рабочем месте.
Ваши неудачи и успехи в работе. Не стоит говорить, что никогда не было промашек в работе, это сразу будет расценено, как обман. Расскажите о каких-нибудь ошибках и о том, чему вы в этой ситуации научились. Рассказывая об успехах, постарайтесь сказать, что успешно справились с задачей, благодаря руководителю и коллективу.
Почему мы должны взять на работу именно вас? Акцентируйте внимание на умении работать быстро и качественно, умении организовать работу руководителя, способности сглаживать конфликты и налаживать контакты с партнёрами организации.
Вас обязательно спросят о возможности переработок и вашем отношении к ним. Начните с ответа, что «впрочем, вы готовы», но при этом поинтересуйтесь, как часто это может случаться. Не стоит сразу кивать согласно головой и говорить, что вы согласны работать день и ночь за ту же зарплату.
С целью демонстрации кругозора, могут спросить о прочитанной книге, любимом фильме или занятиях в свободное время. Хорошо, если вы назовёте одну профессиональную и одну художественную книгу, серьёзный, заставляющий думать фильм.
В плане увлечений беспроигрышным вариантом является активный отдых или занятия спортом. Не говорите, что посещаете ночные клубы, это может не понравиться работодателю.
На вопрос о том, какие у вас есть мечты, не говорите, что их нет, и вы всего достигли в жизни. Назовите что-нибудь экзотическое: побывать во всех столицах, поплавать с аквалангом, прыгнуть с парашютом, совершить восхождение на гору и т.д.
Тесты и задания
Секретарь обязан в совершенстве владеть всеми видами оргтехники, поэтому вам предложат выполнить какую-либо работу: распечатать документы, отправить факс, сделать копии бумаг, отсканировать что-либо.
Скорее всего, вас попросят напечатать какой-нибудь текст на компьютере, чтобы проверить скорость выполнения.
Как вариант, могут попросить внести данные в базу, с использованием различных офисных программ.
Заранее потренируйтесь, чтобы не возникло затруднений.
Тестовые задания для секретаря могут представлять собор выбор поведения в различных ситуациях, возникающих при контакте с посетителями, партнёрами организации или её руководителем. Существуют тесты для секретаря на собеседовании, определяющие уровень различных профессиональных знаний и умений. Вариантов тестов для секретарей в сети множество, просмотрите их и сделайте для себя выводы. Подробнее с разнообразными тестами, применяемыми на собеседованиях можно здесь и здесь.
Предусмотреть все вопросы, задачи и задания на собеседовании для секретаря практически невозможно. Вас могут спросить о чём угодно, даже с целью вывести вас из себя, провести так называемое стрессовое интервью.
В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.
Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.
Собеседование секретаря
Итак, вы нашли интересующую вас вакансию, направили на желаемую должность свое резюме и сопроводительное письмо, и вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря. К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря, но и при прохождении интервью на другие должности.
Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью», ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».
Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше. Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.
Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.
Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.
К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний. Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.
Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.
Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.
Для того, чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.
Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.
Далее проговорите про себя обязанности, которые вы выполняете на вашей сегодняшней работе, ваши ключевые достижения, ваши сильные стороны и качества.
Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. Первое впечатление имеет значение. Оденьтесь в деловом стиле и будьте аккуратны и ухожены.
Постарайтесь никогда не опаздывать на интервью. Это очень важно. Если вы живете в мегаполисе с его вечными пробками, рассчитайте время так, чтобы учесть стояние в пробках. Бывают ситуации, когда вы едете на интервью, но случается какая-то форсмажорная ситуация, и вы все-таки опаздываете. Посыпать голову пеплом не стоит, просто позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, извинитесь и предупредите об опоздании. Но если вас пригласят на следующий тур собеседований, вы должны прийти вовремя. Хоть на полдня раньше приезжайте, но приезжайте вовремя.
Кстати, если вы приехали на собеседование секретаря слишком рано, не стоит идти в компанию и тут же докладывать о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь. Если компания расположена в бизнес-центре, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала, если не оговорено иное.
Когда вы пришли в компанию, внимательно осмотритесь вокруг. Есть ряд косвенных признаков, о которых вам не расскажет сайт компании, но по которым вы сможете понять, что вас, собственно ждет. Секретарь на ресепшн держит четыре телефонных трубки в руках? Вы грустно стоите у стойки ресепшн, а секретарь держит эти трубки и даже не смотрит на вас? А потом взяла, да еще побежала куда-то? А вы все стоите? И вам даже взглядом не предложили сесть? Вы слышите, как начальник на кого-то орет на весь офис? На дворе зима, а половина офиса ходит по офису, чихая и кашляя? В офисе конкретно покоцанная мебель и от ковра несет так, что вас вот-вот стошнит? К сожалению, это тревожные звоночки для вас. Отказываться от интервью не стоит, раз уж пришли, и вести себя на собеседовании нужно так, словно вы ничего, абсолютно ничего не заметили. Но после собеседования делайте выводы.
Итак, вы на собеседовании секретаря. Как пройти интервью? Прежде всего, помните о том, что невозможно выучить наизусть вопросы, которые вам зададут. Поэтому и не тратьте свое время на это. Все равно у вас могут спросить то, чего вы никак не ожидаете.
Примерная (!) структура интервью может выглядеть так: первая пара минут – знакомство, беседа на отвлеченные темы. Далее – ваш краткий рассказ о себе, затем вопросы интервьюера к вам, его рассказ о должности и в конце – ваши вопросы.
Когда интервьюер просит вас рассказать о себе — имеется в виду, что нужно рассказать о своем профессиональном опыте. Начните рассказ о своем последнем месте работы. Далее сориентируетесь по ходу беседы.
Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает. Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог. Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.
Как еще вести себя на интервью? Ведите себя на интервью уверенно. Это возможно, если вы справились с предыдущей задачей. Вы ведь уверены, что справитесь с будущими обязанностями, правда? Так покажите это. Но покажите это путем демонстрации спокойной уверенности. Высокомерное поведение неприемлемо. Во-первых, оно указывает не об уверенности в себе, а наоборот, о неуверенности, замаскированной таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным, запомните это. Реальное или напускное высокомерие –гарантия, что на работу вас не возьмут. Если это ваша проблема, то я рекомендую вам почитать литературу о повышении самооценки. Причем это должны быть не рекомендации в интернете, а качественные книги, купленные в магазине, или консультация психолога.
Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои профессиональные навыки таким образом, чтобы работодатель увидел, что вы наилучшим образом справитесь с возложенными на вас обязанностями. Если вас спрашивают, умеете ли вы делать то-то и то-то, и вы действительно умеете, то не скромничайте. Интервью – не место для кокетства и ложной скромности. Если вы не расскажете о вашем опыте, умениях, достижениях, то интервьюер никогда об этом не узнает.
Чего нельзя говорить на интервью? На интервью нельзя врать. Если требуется знания Excel на хорошем уровне, а вы и на базовом-то не знаете, будьте честны с интервьюером. Ведь вам же там работать потом.
Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).
То же самое нельзя применить, например, к знанию иностранного языка. Все знают, что быстро его изучить нельзя.
На собеседовании секретаря нельзя говорить о проблемах. Нельзя плохо отзываться о коллегах и предыдущем работодателе. Иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что и о его компании, и нем самом вы вот также будете всем говорить.
Вас обязательно спросят о причинах ухода с прежней работы и поиска новой работы. Если вы работаете на текущей должности больше года и меняете работу, то оптимальный вариант – сказать, что вы хорошо справлялись со своими прежними обязанностями, работа вам нравилась, но в какой-то момент времени вы почувствовали, что можете достичь большего, а таких возможностей на старой работе у вас нет. В других случаях смотрите по обстоятельствам. Если вас сократили, то так и скажите, это нормальная причина. Сложнее всего, если у вас был большой (более года) перерыв в трудовой деятельности или вы проработали всего пару месяцев и уже ищете новую работу. Но и в этой ситуации можно найти грамотное тому объяснение.
Если вас спросят, как вы можете описать (или оценить) вашего начальника (коллег), ни в коем случае не говорите об их недостатках. Лучше скажите что-то типа: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться». Ведь это так и есть, правда? Даже если ваш бывший начальник — тиран и самодур, все равно вам есть, чему поучиться.
На собеседовании секретаря могут спросить о ваших недостатках. Делается это не для того, чтобы вы начали критиковать себя. Таким образом может проверяться то, как вы реагируете на стрессовые обстоятельства. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я люблю помогать коллегам. Иногда это влияет на мои непосредственные обязанности и приходится задерживаться на работе, что возможно, не очень хорошо».
Вас могут спросить о готовности к переработкам. В данном вопросе нужно быть осторожными. Часто все зависит от должности, на которую вы проходите собеседование. Если это помощник руководителя, то переработки у вас могут быть очень часто. Для секретаря на ресепшн и ассистента отдела хронические переработки менее вероятны. Ваша задача – повернуть разговор так, чтобы не высказывать своего отношения к переработкам, а чтобы интервьюер вам сам о них рассказал. К примеру, вам задали вопрос, готовы ли вы к переработкам. Скажите что-нибудь очень нейтральное, типа «в принципе, готова». И потом ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте.
Как правило, количество переработок уже определено для должности. А вы, придя с собеседования секретаря домой, подумайте и решите, нужно ли это вам. Говорить о переработках лучше уже на последующих интервью с вашим непосредственным начальником, ведь именно он лучше всего об этом знает. Только не говорите на интервью о том, что вы категорически против переработок! Этого никто не любит. Но для себя решите, насколько это вам нужно. Дело в том, что случайные переработки во время закрытия проектов, подготовки годовой отчетности, приезда делегации и других авральных ситуаций неизбежны, и я думаю, что это не будет для вас проблемой. Но вот если вам придется каждый день задерживаться на работе на 2-3 часа (даже если это оплачивается) – подумайте, действительно ли вы к этому готовы. Вы сейчас согласитесь, чтобы получить работу, а потом пожалеете. Потому что выяснится, что из-за этого вы не сможете нормально общаться с вашим ребенком, ваш муж забыл, как вы выглядите, да и вообще вся жизнь у вас стала вращаться только вокруг вашей работы. Вы действительно к этому готовы?
И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой, пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.
И наконец, в конце интервью вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Настал ваш звездный час. Задайте столько вопросов, сколько вы хотите задать. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы – именно сейчас вы получаете важнейшую для себя информацию, которая поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой компании.
Плохо будет, если у вас вообще нет вопросов. Кстати, немаловажно узнать, какие возможности для профессионального развития есть в компании. Старайтесь не задавать закрытых вопросов типа «Есть ли в компании возможности для профессионального развития?». Спрашивайте «Какие возможности для профессионального развития есть в компании?». Лучше использовать формулировку «профессиональное развитие», а не «карьерный рост».
Настороженно стоит отнестись на собеседовании секретаря к вопросам типа: «Насколько вы амбициозный человек?» и подобным. Амбициозность – далеко не приоритетное качество секретаря. Человека с кучей амбиций могут искать по разным причинам. В том числе и чтобы навалить на него кучу лишней работы. Если вас спросят что-то подобное, ответьте нейтрально, но вывод для себя сделайте.
Обязательно задайте вопрос о том, как будет оцениваться ваша работа. Если на собеседовании секретаря у вас возникнет хотя бы малейшее сомнение в том, что оценивать вашу работу будут именно по вашим профессиональным достижениям, продолжать собеседоваться в данной компании не стоит.
Когда спрашивать о зарплате и льготах? В любом случае, не в лоб и не сразу. В некоторых случаях (поиск работы через кадровое агентство, собеседование с менеджером по персоналу), вам интервьюер может сам об этом рассказать. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы ваши зарплатные ожидания»? В агентстве по персоналу можно говорить о ваших ожиданиях сразу. В компании это делать следует не сразу, а ближе к концу интервью, причем если вы видите, что вашей кандидатурой заинтересовались. Если вам зададут вопрос раньше, скажите что-то общее, типа «это пока не определено до конца, будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя, социального пакета и т.д.» В общем, уклонитесь от прямого ответа. Иначе произведете впечатление человека, которому все равно, где и кем работать и кроме денег вас вообще ничего не интересует. Работодателю это будет весьма неприятно, и скорее всего, пройти интервью вы не сможете и должность секретаря не получите.
Перед тем, как говорить о зарплате, я рекомендую вам изучить уровень зарплат для специалистов вашей квалификации и опыта. Часто секретарь долго не может получить работу именно из-за завышенных ожиданий по зарплате.
Не впадайте и в другую крайность. Если вам сделают предложение о работе, то будьте готовы иметь в голове размер желаемой зарплаты. Начнете кокетничать и мяться, не удивляйтесь, если вам предложат намного меньше того, что вы ожидали. Об этом мы поговорим чуть позже.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.
4 комментария
Здравствуйте!
Большое спасибо за статью. Она объясняет.. если не всё, то многое из того, через что я сейчас прохожу. У меня пока что два вопроса.
1. В конце собеседования меня спрашивают, остались ли у меня вопросы. Я не знаю, как мне отвечать на этот вопрос. Потому что у меня их действительно не остается. Когда менеджер по персоналу находит мое резюме, он мне звонит, описывает вакансию устно. Если он мне звонит после того, как я сама откликнулась на вакансию, то этот звонок уже является устным повтором всего того, что написано в описании вакансии. Когда я прихожу на собеседование, мне рассказывают все то же самое во второй/третий раз. Причем на собеседовании они сами рассказывают все в таких деталях, что я просто не знаю, о чем мне еще спросить. Возможно, это потому что я в первый раз ищу работу, и не знаю подводных камней, о которых надо спрашивать. Но пока что у меня к ним вопросов нет, и я вежливо отвечаю, что они и так все детально рассказали, благодарю их, и мы прощаемся. Иногда я пытаюсь «прикинуться дурой» и спрашивать то, о чем они уже рассказали, но другими словами. Но часто меня хватает лишь на один вопрос. Как же меня бесит, что собеседование действительно превращается в игру, своего рода экзамен. Есть правила, есть правильные ответы, а есть неправильные. И плевать на то, какой ты человек. Если ты ответил неправильно — стоп, следующий!
И второй вопрос. Он упоминался в статье про стрессовые интервью, но мне подобное попадается и на обычных.
Вопрос «А Вы конфликтный человек?». Это из той серии вопросов, на которые так и норовит ответить «А какого ответа Вы ждете? Вы же не думаете, что я Вам сейчас отвечу «Да, я конфликтная до жути, так и жажду со всеми поругаться». Елена, Вы намеренно не дали ответа на этот вопрос в той статье, но я Вас умоляю — подскажите, пожалуйста. Я в первый раз ищу работу, ищу ее вот уже 4-ый месяц, деньги кончаются, в долгах, как в шелках. Меня никуда не берут, и я больше не могу сидеть дома, банально потому что мне никогда не отдать этот долг. Я что-то делаю не так. И меня это ужасно бесит. Бесит, что я вполне нормальный, адекватный, вежливый человек, готова учиться и все такое, что 5 лет полировала стулья в универе ради того, чтобы сейчас столкнуться с тем, что идти придется чуть ли не на официантку. Да и то, возьмут ли?
Искала осенью работу, всё очень плохо, проходила по 2-3 собеседования в день, всё мимо (это при том, что у меня высшее образование и опыт работы). Такое чувство, что очереди из кандидатов стоят километровые и обязательно в них окажется кто-то лучше тебя. Тем, кто совсем без опыта, совет один — идти работать за очень маленькие деньги, чтобы получить стаж, хотя бы 0,5 года; обычно в тексте вакансий это обозначено — берём студентов, рассмотрим без опыта и т.д. Так вот, я устроилась референтом на произв.предприятие, кстати собеседовал сразу же лично руководитель (камень в сторону hr-ов), всё хорошо, но одна проблемка — задерживают зарплату. Не комильфо как-то уходить с 3 месячным стажем, а то навешают ярлык «летун» и т.д., так что придётся теперь терпеть хотя бы, чтобы год был стажа. Грустно как-то, товарищи.
Спасибо большое! Очень много нужной информации.
Здравствуйте, дайте пожалуйста совет. У меня была ситуация когда я очень хотела получить должность на которую пришла на собеседование, но в середине собеседования я поняла что они уже решили что я им уже не подхожу но не говорят конкретно почему. Есть ли шанс исправить положение? В итоге они мне снова задают вопрос «есть ли у меня еще к ним вопросы» я отвечаю мол больше нет вопросов, и что они на все ответили уже, и наступает неловкая пауза. В общем как нужно себя вести когда собеседование подходит к концу и работодатель не говорит прямо подхожу я ему или нет, сидит чего-то и ждет) а у меня чувство что они не хотят меня брать.