какие возможности применения шаблонов excel вы знаете

Рис.1. Сохранение файла как шаблон документа

Для создания нового документа на основе шаблона нужно выбрать пункт «Создать» из меню «Файл» и выбрать созданный вами шаблон для создания нового документа. (см. рис. 2). При этом откроется точная копия шаблона но с расширением « xls ».

Рис 2. Фрагмент диалога создания документа

Так, чтобы при открытии новой книги в меню «Сервис» в диалоге «Автозамена» пункт «Делать первые буквы предложения прописными» не был отмечен по умолчанию (см. рис. 3). нужно снять отметку этого пункта в новой книге Excel и сохранить ее как шаблон рабочей книги по умолчанию. После чего нужно закрыть шаблон командой «Закрыть» из меню «Файл». Все вновь созданные книги уже не будут иметь отмеченным данный пункт диалога «Авозамена».

Рис. 3. Фрагмент диалогового окна «Автозамена»

Использование мастера шаблонов

Мастер шаблонов позволяет связать рабочую книгу Excel с базой данных или списком Excel. В этом случае лист Excel может служить формой для ввода данных. Мастер шаблонов позволяет связать определенные ячейки с полями списка или базой данных. Например, есть следующий лист Excel (см. рис.4), сохраненный в файле «Книга 4. xls »

Рис.4. Использование листа Excel как формы для ввода данных

Рис. 5. Мастер шаблонов – шаг 1

На шаге три мастера шаблонов нужно связать ячейки нашего листа с полями списка (см. рис. 7).

Рис.7. Мастер шаблонов – шаг 3

Нажав на кнопку выбора диапазона нужно щелкнуть на ячейке « C2 », чтобы ввести ее адрес в поле «Ячейка». Затем просто щелкнуть мышкой на соседнем с ней слева пустом поле. Excel автоматически введет в него имя «Товар». Это имя можно назначить также самостоятельно. Заполнив сходным образом все четыре поля включая « C5 », переходим к следующим шагам мастера. Оставив все настройки Excel по умолчанию на этих шагах, завершаем работу мастера и закрываем рабочую книгу.

Для ввода данных в список Excel при помощи созданного шаблона нужно выбрать команду «Создать» из меню «Файл» и выбрать появившийся во вкладке общие наш шаблон. Затем нужно заполнить поля « C2:C4 » открывшийся рабочей книги и выбрать пункт «Сохранить» в меню «Файл». Появится следующий диалог (см. рис.8).

Рис 8. Диалог добавления записи в список

Нажав на кнопку «ОК», введем запись в список. Возникнет диалог сохранения документа. Сохраним его, в дальнейшем, этот диалог больше показываться не будет. Заполним заново ячейки « C2:C4 » и вновь выберем пункт «Сохранить». После ответ на возникающий диалог добавления записи новые данные будут сохранены в списке, примерный вид которого показан на рис. 9.

Для каждого цеха предприятия имеются сведения о распределении рабочих по степени выполнения плана. Подсчитать средний процент выполнения норм выработки по цехам и по предприятию в целом

Источник

Как в Excel Шаблоны выполняют Вашу работу

Здравствйте, уважаемые читатели. У многих из вас есть регулярные отчеты, бланки, документы, которые приходится часто заполнять. Кто-то постоянно делает накладные и документы по одной и той же форме, а кто-то большие корпоративные отчеты. В этом посте я расскажу, как создать шаблон часто используемого документа Эксель и больше никогда не делать одну и ту же работу по несколько раз. Вы будете открывать шаблон, заполнять его данными и получать результат.

Почему я считаю это удобным? Например, многие просто открывают последний вариант документа, вносят туда новые данные и сохраняют под новым именем. Конечно, это привычно для всех. Но что если вы случайно сохраните новый документ под старым именем? Исходный документ будет потерян. Так зачем рисковать результатами напряжённой работы, проделанной ранее?

А вот при использовании шаблона, никакие данные не теряются, ведь вы работаете в новой рабочей книге, которая уже при создании выглядит так, как указано в шаблоне. А если форма документа изменяется – вы всегда можете поправить шаблон под новые требования. Удобно, неправда ли? Мне удобно и Вам тоже будет!

Что такое шаблоны Эксель

Шаблоны в Microsoft Excel – это особый вид рабочих листов и книг, для которых заданы стили и оформление. Открывая такой объект, вы можете сразу заполнять его данными, уделяя меньше внимания форматированию. Таким образом, вы поддерживаете единый стиль своих документов и экономите огромное количество времени. Применение шаблонов позволяет концентрироваться на качественной составляющей расчетов, без постоянного однотипного оформления.

Чтобы было понятнее, представьте какой-нибудь бланк. Например, отчета о полученной прибыли. Сам по себе — это всего лишь пустой лист с разметкой. Он ничего не значит и ни на что не влияет. Это и есть шаблон в Эксель. Но как только Вы в очередной раз внесли в него информацию — это уже документ. Бланк сам по себе практически никогда не изменяется, а данные в нем всегда разные. Так зачем каждый раз рисовать бланк и заполнять его данными? Думаю, такое сравнение Вам понятно.

Нужно понимать, шаблон – это не рабочая книга в том понятии, к которому вы привыкли. Это только информация о разметке листа и исходных данных. Обратите внимание:

Как загрузить шаблон в рабочую книгу

Стандартные шаблоны Эксель

Здесь вы можете найти один из шаблонов по теме и назначению, программа отображает миниатюру листа для большей наглядности. Для загрузки шаблонов, Эксель использует интернет – позаботьтесь о наличии подключения.

В строке поиска вы можете ввести назначение шаблона, а программа предложит шаблоны из своей огромной базы данных. Кликайте на том варианте, который вам подходит, чтобы загрузить его из базы данных в рабочую книгу. На рисунке ниже я искал шаблон календаря. Смотрите, как много разных шаблонов найдено.

Шаблоны по запросу «Календарь»

Всё, рабочая книга на базе шаблона создана, можете работать!

Как изменить шаблон Excel

Скорее всего, вам захочется что-то изменить в загруженном шаблоне, чтобы он подходил вам на 100%.

В открывшемся документе можете добавить или удалить листы, изменить отступы, колонтитулы, шрифты, выбрать новый стиль для ячеек. После окончания, сохраните изменения в шаблоне и закройте книгу. При следующем использовании такого шаблона, все изменения в нём будут учтены.

Как сделать собственный шаблон Эксель

Вы можете сделать и собственные, пользовательские шаблоны. Для этого, создайте новую книгу Эксель и отформатируйте её как нужно, внесите информацию. Можете даже задать формулы, и создать диаграммы. Прописывайте все данные и расчёты, которые будут повторяться в каждом экземпляре, созданном по шаблону.

Когда вёрстка шаблона окончена, сохраните его на жёстком диске компьютера, присвоив информативное имя вместо предложенного программой. При сохранении выберите один из форматов файла

Теперь можно использовать свой шаблон. Выполните Файл – Создать – Личные для выбора и загрузки одного шаблона.

Открытие пользовательского шаблона

Созданный шаблон можно использовать по умолчанию для открытия Эксель. Если вы хотите заменить стандартный шаблон Excel, который применяется к новым книгам – создайте свой и сохраните под именем «Книга.xlts» в папке XLStart. Чаще всего, эта папка располагается по адресу: C:\Users\ \AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLStart.

Теперь программа будет создавать новые рабочие книги по вашему шаблону. Чтобы вернуться к стандартному оформлению новых документов – удалите файл Книга.xlts из папки XLStart.

Вот так просто можно создать и использовать шаблоны в Excel. Мы еще раз убеждаемся, что Microsoft Office – это легко! Чем больше работы делает за Вас программа, тем Вам легче. И было бы странным не пользоваться теми удобствами, которые предоставляют нам разработчики из Майкрософт. Что ж, на этом буду заканчивать статью о шаблонах. Если у Вас что-то не получилось — задавайте вопросы в комментариях.

А что дальше? Дальше учимся распечатывать документы! Почему нельзя пропустить посты о печати? Потому что напечатанный документ — это готовый документ, то есть — это апогей и конечный результат Ваших стараний. И если он выглядит неидеально — какие же мы тогда профессионалы?

Источник

В продолжении темы автоматизации вывода файлов по шаблону. Excel

Автоматизация заполнения и вывода файлов по шаблонам рутинных документов это одна из та областей в отрасли строительства по которой традиционно софт, кроме бухгалтерского, находится на уровне вылизанных поделок, на мой скромный взгляд. Поэтому, развивая тему, приглашаю обсудить те проблемы и возможности, с которыми пришлось столкнуться в процессе реализации на базе MS Excel.

Со времени предыдущей статьи прошло уже пол года. За это время при помощи этой заготовки была разработана текстовая часть Исполнительной документации и сдана Заказчику. По итогам работы и отзывам редких участников в файл были внесены следующие правки, о которых я бы хотел поговорить и это 3 большие темы:

1. Эстетика и юзабилити

— Таблицы это в первую очередь таблицы, безликие ячейки с подписанными колонками и строками. Однако очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда необходимы дополнительные пояснения к значению, которое будет находится в ячейке, или требуется дополнительно активизировать внимание пользователя на важности вводимого значения. Особенно важно, если у Вас, как в моем случае, строки в колонке очень длинной таблицы содержат разноплановую информацию, например: даты, виды работ, материалы, подписанты и многие др. В таких случаях у нас есть 2 инструмента для решения задачи:

Есть и минусы такого решения, в частности всплывающие подсказки могут раздражать, но в ситуации, когда на объекте 15″ мониторы на ноутбуках с разрешением 1366×768 это разумный компромисс, что бы рабочая область была как можно больше.

Если внимательно проанализировать данные, то окажется что в таблице будут ячейки 3х типов:

И, конечно, не забывайте ставить условия форматирования цветом, например для случаев, когда заполнены все необходимые строки в столбце через «Условное форматирование», например формула условного форматирования закрашивает ячейку, если следующие ячейки под ней содержат текст: =И(ДЛСТР(E5)>0; ДЛСТР(E6)>0)

2. Оптимизация кода + нововведения

Начать придется издалека, а именно вернуться к вопросу о реализации механизма заполнения шаблона. Если Вы решите заполнить шаблон в формате Excel и в формате Word, то это будут совершенно 2 разных механизма. В основе своей в файл Excel пишутся значения в конкретные ячейки файла или диапазоны ячеек и имеют привязку вида (у, х) (не спрашивайте почему у них строка идет впереди столбца при адресации — не знаю), например: Worksheet.Cells(y, x) = k. Отсюда же и первая мысль, что заполнять Excel-шаблон можно либо явным образом, т.е. непосредственно весь макрос будет содержать что откуда берется и куда закладывается, но что если придется вносить изменения в таблицы данных или выйдет новая форма шаблона? Отсюда вторая идея реализации, код которой описан в первой статье — это парсинг некоторых символов, которыми сперва заполняется массив, а так же в свою очередь содержит файл шаблона в нужных местах. Затем в каждой строке шаблона ищется совпадение с элементами массива поочередно, если совпадение есть, то порядковый номер массива привязан к строке таблицы откуда берутся данные, а столбец берется с листа в котором мы указываем какие именно акты мы хотим вывести. Итого несколько вложенных циклов, что накладывает ограничения на форматирование шаблона Excel, чем проще — тем лучше, потому что чем больше ячеек парсить — тем дольше будет происходить заполнение шаблона данными.

По многочисленным просьбам мною была интегрирована возможность вывода в шаблон формата Word, и здесь на самом деле есть 2 способа вывода текста:

Между выводами в файлы форматов Word и Excel есть огромная пропасть, которая заключается в следующем:

Шаблон Excel требует перед использованием настроить отображение под конкретный принтер, т.к. фактическая область печати разнится от модели к модели. Так же перенос строки текста возможен, но только в пределах ячейки/объединенных ячеек. В последнем случае не будте автораздвигания строки, в случае переноса текста. Т.е. Вам вручную придется заранее определит границы области, которые будут содержать текст, который в свою очередь в них еще должен убраться. Зато Вы точно задали границы печати и выводимого текста и уверены, что не съедет информация (но не содержание) с одного листа на другой.

Шаблон Word при настройке автоматически переносит текст на последующую строку, если он не убрался по ширине ячейки/строки, однако этим самым он вызывает непрогнозируемый сдвиг текста по вертикали. Учитывая тот факт, что по требованиям к Исполнительной документации в строительстве ЗАПРЕЩЕНО один акт печатать на 2х и более листах, то это в свою очередь так же рождает проблемы.

Вторым большим нововведением стал отказ от реализации переноса текстовых строк с макроса VBA и заменой на функцию Excel, благодаря чему ускорилась работа с файлом.

<=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИ($F$20<>«-«; ЕСЛИ(ДЛСТР(‘Данные для проекта’!$C$3) «-«; ПСТР(‘Данные для проекта’!$C$3; СУММ(ДЛСТР(F$1:F1))+1;105-ПОИСКПОЗ(» *»; ПРАВСИМВ(ПСТР(‘Данные для проекта’!$C$3; СУММ(ДЛСТР(F$1:F1))+1;105); СТРОКА($1:$10));)));»-«)>

Здесь используется принцип массивов, т.е. вводится такой текст по Ctrl + Shift + Enter, а не обычному Enter. Сами формулы располагаются в ячейках F1 и F2. ‘Данные для проекта’!$C$3 — ссылка на наименования объекта, длина текста которого более 105 символов. Перенос организуется в случае превышения длины текста в 105 символов.

Еще одним нововведением стал общий реестр, а так же контроль списания материалов по актам АОСР, но здесь ничего нового, просто парсинг соответствующих строк в свяске ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ, которые расписаны во многих мануалах.

3. Структура и связи

Но мой пост так бы и остался рядовым постом с очередной игрой в изобретание велосипеда инструментами, которые рассчитаны на совершенно другое, если бы ни одно НО(!) Месячно-суточный график.

Надеюсь, что Вам было интересно. Попробовать программу можно по ссылке

Источник

Возможности применения шаблонов Excel

В состав Microsoft Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счета, наряда и даже для учета личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так можно создавать документы на основе шаблонов Авансовый отчет, Счет, Заказ, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных бланков, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполните команду Создать из меню Файл, затем выберите необходимый шаблон на вкладке Решения (рис. 5.10). Шаблоны копируются на диск при обычной установке Microsoft Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога Создание документа, запустите программу

установки Excel и установите шаблоны

Например, для создания авансового отчета выберите шаблон

Авансовый отчет (рис. 5.11), а затем введите в этот бланк все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.

Excel позволяет пользователю самому создавать собственные шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.

Есть в наборе и шаблон с образцами платежных документов,

которые вы можете использовать в своей работе.

Однако бланки документов со временем могут измениться, и

тогда существующий шаблон документа станет непригодным. Кроме

того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы

неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные

о вашей организации, руководителе. Наконец может возникнуть необходимость создать свой собственный шаблон, например в

плановом отделе, для этого потребуются шаблоны оформления

смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счета с фирменной

эмблемой вашей организации.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах,

которые работают с электронными документами, предусмотрена

При создании документа на основе шаблона программа Excel

добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон оригинал при этом остается нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.

Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.

Источник

Использование шаблонов

Воспользуйтесь учебным шаблоном, чтобы больше узнать о работе с Word, Excel и PowerPoint. Можно также выбрать один из тысяч бесплатных шаблонов Office для любого проекта.

Учеба на практике

Практическое обучение работе с Word — инструкции, которые можно отредактировать, напечатать и которыми можно поделиться

Знакомство с Excel

Подготовка к работе с Excel — 10 быстрых шагов.

Знакомство с PowerPoint

5 советов по оптимизации работы в PowerPoint, включая спецэффекты.

Пошаговые учебные руководства

Пошаговые инструкции для наиболее популярных формул в Excel с примерами из жизни.

Пошаговые инструкции по работе с определенными формулами Excel:

Сводные таблицы Excel

Освойте азы: узнайте, как это просто – создавать и использовать сводные таблицы в Excel.

Узнайте, как получить дополнительные ответы и полезные сведения.

Советы по работе с Excel

Узнайте, как упростить ввод данных, как сделать часть данных неподвижной в процессе прокрутки и как работать с типами данных.

Советы по работе с Word

Узнайте из следующих советов, как выполнять различные задачи в Word.

Дополнительные инструкции по использованию приложения. Выберите Файл > Создать и в поле поиска введите «Обучение».

Трехмерное моделирование

Оживите свои презентации

Узнайте, как сделать свои презентации PowerPoint трехмерными, с помощью этого учебного шаблона.

Работа с трехмерными моделями в Word

Прочтите советы и инструкции по использованию трехмерных моделей в документах Word, а также ознакомьтесь с примерами.

Трехмерные модели в PowerPoint

Этот профессионально оформленный шаблон показывает, как в PowerPoint можно динамически отображать настраиваемую трехмерную модель дома.

Получить другие шаблоны

Другие шаблоны Excel

Шаблоны Excel разнообразны — они позволяют работать со счетами и каталогами продукции, составлять бюджет, планировать мероприятия.

Другие шаблоны Word

Рекламные листовки, буклеты, наклейки, приглашения и многое другое. Оформляйте свою корреспонденцию с помощью шаблонов Word.

Другие шаблоны PowerPoint

Легко приступайте к работе над презентацией, планом проекта или отчетом с помощью привлекательных шаблонов PowerPoint.

Источник