какие встроенные шаблоны вам известны
Microsoft Word: шаблоны (templates)
Содержание
Введение
Основополагающим фактором, предопределившим углубленное изучение мной Word и VBA, стало открытие одного из предустановленных в Word 2.0 шаблонов. Его работа, позволяющая безошибочно произвести заполнение и форматирование сложного документа, произвела на меня неизгладимое впечатление. Именно с тех пор аозник интерес и желание полностью понять, как это устроено и для чего им можно воспользоваться. Несколько десятилетий повседневного всестороннего применения позволяют говорить, что именно данная тема известна мне примерно на 95–99%. Вдумчивое изучение с практической реализацией перечисленного может приблизить к этому уровню большинство пользователей.
Назначение
Шаблоны являются одним из самых мощных механизмов, встроенных в Microsoft Word, направленных на унификацию и автоматизацию работы.
Изначально, некий условный шаблон (набор характеристик) вшит в среду, а при любом изменении параметров по умолчанию, создается файл Normal.dot(m/x), куда и помещается все необходимое. Если его удалить, то возникнет та же совокупность условий, которая была при первичной установке Word.
Немаловажным моментом является то, что клавиатурное сочетание Ctrl+N по-прежнему создает новый документ на основе шаблона Normal, минуя диалоги.
Что хранится в шаблоне?
Шаблон имеет множество предназначений и содержит (или может содержать) несколько ключевых информационных элементов. Прежде чем приступать разбору, хотелось бы пояснить, что при создании документа с шаблона снимается «цифровой слепок» полностью соответствующий оригиналу. Ну, почти. Связь с шаблоном рвется не полностью, так как в нем по умолчанию остаются «на хранение» макросы и глоссарий (автотекст), доступные из каждого дочернего файла. Кроме того, шаблон можно настроить в качестве источника обновления стилей.
Отсюда возникает конкретизация: что копируется из шаблона при создании документа?
Во-первых, файл уже содержит документ, даже если кажется, что он пуст. На самом деле в нем уже создан раздел и настроены все параметры его страниц. Раздел содержит, как минимум, один пустой абзац.
Во-вторых, мы можем заранее его заполнить содержимым любой степени сложности.
В-третьих, из шаблона будет перенесен список стилей. И, как уже сказано, их обновление можно настроить на автоматический режим.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Примеры вариантов шаблонов
Раздел создан исключительно с целью привести конкретику и, так сказать, немного спустить тему на землю. Речь идет лишь о взгляде с позиции применения результирующего текста или процесса работы. То есть того, что мы увидим, если документ распечатаем.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступность
Во-первых, любой шаблон, размещенный в папке по умолчанию, доступен всегда. Но обращение к нему будет происходить только из файлов, созданных на его основе. Исключением является шаблон Normal.dot*,
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Учитывая всю совокупность перечисленных закономерностей, можно построить разные схемы, удобные по обстоятельствам. Если при этом не учесть возможные противоречия, связанные с порядком поиска файла шаблона, неизбежны сбои. Отсюда вытекает вывод о необходимости стремления к простым и очевидным решениям. Лучшим из них будет подчинение рекомендациям текстового редактора («Настраиваемые шаблоны Office») и хранение резервных копий вне папок с документами (хотя бы убирать в подпапку).
Размещение
Вопрос имеет под собой два основания: 1) чтобы скопировать шаблон, нужно зайти в соответствующую папку; 2) создать документ из шаблона естественным путем получится только если он расположен в «правильном» месте.
Итак, папка с шаблоном по умолчанию (Normal.dot*) изменилась в процессе развития программы. Было:
C:\Documents and Settings\[Имя профиля]\Application Data\Microsoft\Templates\
В среде русскоязычной версии Windows вы увидите «Пользователи» вместо «Users» (папка все равно называется «Users») и «Шаблоны» вместо «Templates» и не получите доступа к папке параметров приложения, которая является скрытой и по умолчанию не отображается. Вместо включения показа скрытых файлов, рекомендуется воспользоваться файловым менеджером, например, FAR.
Еще одно замечание. Папка с именем профиля будет называться так, как оно было сформулировано при создании. После этого профиль может быть неоднократно переименован, но имя обсуждаемой папки сохранится в первозданном виде! Чтобы его быстро понять, можно зайти в Проводнике в любую подпапку, например, Документов и активировать адресную строку, которая тогда будет отражать полный текущий путь.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Кроме указанного места, существует папка для хранения личных шаблонов (шаблоны пользователя), куда следует помещать всё, что вы создаете, так как именно она открывается при запросе в диалоге создания новых файлов с указанием типа шаблона «Личные», стандартно размещаемая в
Documents\Настраиваемые шаблоны Office\.
Естественно, могут быть случаи, когда вы захотите сохранить шаблон отдельно, например, в папке проекта, для работы с которым он предназначен. Но его будет не совсем удобно использовать для создания новых файлов.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Перенос шаблона из предыдущих версий
В версиях до 2007 главный шаблон назывался Normal.dot и имел принципиально другую структуру. Затем он был переименован в Normal.dotm, где последняя буква означает возможность сохранения макросов (программ на языке VBA) или обычный Normal.dotx — без макросов. Естественным образом возникает задача переноса наработанных ранее материалов. Причем ее актуальность с годами отнюдь не сводится к нулю.
Простейшим способом будет следующий алгоритм.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Использование
В зависимости от решаемой ситуации, роль шаблона может быть различной. Так как выполнение этих ролей зависит от порядка работы (задействования), ряд моментов мы обсудим более подробно.
Создание и редактирование шаблона
Прежде чем использовать шаблон, его нужно создать, что понятно. Гораздо менее очевидно, что его нужно очень тщательно продумать, ибо исправить некоторые основополагающие вещи в уже созданных на основе шаблона документах будет очень непросто или невозможно.
По своей сущности, шаблон первично сам является документом. Именно отсюда и вытекает способ его создания — из нового документа, который следует сохранить, присвоив ему в диалоге один из типов:
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Создание документа из шаблона
Данное действие означает, что будет создан новый документ, содержащий текст, оформление страниц и колонтитулов, а также набор стилей, присутствующих в шаблоне. Кроме того, при открытии такого файла, автоматически дополнительно открывается (подключается) его шаблон с предоставлением пользователю доступа к содержанию последнего (автотекст, макросы).
Для Word 2016 запуск осуществляется через вкладку ленты Файл.
Надпись «К сожалению, нам не удалось загрузить популярные шаблоны, поэтому они сейчас не отображаются.» выводится в связи с автономностью работы. Устранить этот сбой можно нажатием на надписи «Автономная работа», в результате чего вы увидите перечень стандартных шаблонов.
Наконец, пункт «ЛИЧНЫЕ» предоставляет доступ к созданию файлов из набора пользовательских шаблонов.
Для Word 2003 
Подключение шаблона к существующему документу
Доступ к настройке присоединенного шаблона в Word 2016
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Для осуществления работы нужно четко понимать вопрос размещения шаблонов в файловой системе, так как вам откроется та папка, где располагается текущий шаблон. Искать тот, который вам нужен, придется самостоятельно.
Для Word 2003
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Обновление стилей
Как уже сказано выше, за это отвечает флажок «Автоматически обновлять стили» диалога «Шаблоны и надстройки». Разберем чуть подробнее, что происходит.
Ключевым моментом является установка флажка и последующее сохранение документа, без чего механизмы работать не будут. Эта очевидная процедура является источником критических ошибок: флажок пометили, но документ не сохранили и при закрытии он исчез. Винить в этом можно только себя.
При повторном открытии документа Word считает имя шаблона и откроет его (если найдет). Далее будет обнаружена настройка автообновления стилей и произойдет полное сравнение стилей шаблона со стилями документа. В случае обнаружения любого расхождения, в стиль документа будет внесена корректировка, так, чтобы он соответствовал шаблону.
Обобщение
Поскольку ситуация при описании почти всегда имеет множество решений, сборное краткое резюмирование выглядит разумным. Своего рода ответ на вопрос: «А как сделать то-то. »?
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Внедрение шаблона
После создания и отладки шаблона, его нужно внедрить. Все примитивно, когда он создан для личного использования, так как вы его сделали для облегчения своего труда, вам и наслаждаться преимуществами технологии.
Но все становится намного сложнее, если пользователем (пусть и единственным) шаблона окажется другой человек. В достаточно большом числе случаев он будет всем недоволен, а в основу этого ляжет невозможность самостоятельного исправления. Если же вы предоставите человеку такую возможность, то ему все будет крайне неудобно, и неаккуратность вкупе с размножением собственных ошибок может вызвать самую бурную реакцию. Я не отговариваю, а всего лишь информирую о крайне вероятных событиях, чтобы вы были к этому готовы и сделали все возможное, чтобы такого не случилось.
А вот в этом месте я хочу высказать дополнительное предостережение.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Защита шаблона
Еще раз обращаю, что интерфейс там имеется только на английском языке.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Недостатки и достоинства работы с шаблонами
Поскольку всё должно быть обосновано, и всё имеет свою цену, необходимо принимать взвешенные решения опираясь на понятные аргументы. Перечни будут формироваться постепенно.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Какие встроенные шаблоны вам известны
Чтобы отформатировать абзац или группу знаков определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При большом количестве параметров чрезвычайно сложно обеспечить согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более сложно обеспечить согласованное форматирование всех документов одного типа, а это, как правило, является обязательным требованием при оформлении, скажем, деловой документации. Если вы все же добились того, что все документы находятся в идеальном состоянии, может возникнуть потребность изменить оформление некоторых из них, и тогда все придется начинать сначала.
Понятия шаблона и стиля документа
Шаблон документа — это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.
Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot (Обычный). Далее мы будем называть его просто Обычный.
Стиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:
Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.
Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.
Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word.
Создание документа на основе шаблона
Посредством команды Файл
Создать откройте область задач Создание документа и в разделе Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере. Программа отобразит диалоговое окно Шаблоны, показанное на рис. 12.1, где вы сможете выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов.
Вместе с Word устанавливается большой набор шаблонов для создания разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны на вашем компьютере есть обязательно.
Рис. 12.1. Выбор шаблона для создания нового документа
Когда вы щелкаете на значке шаблона, справа появляется образец документа, который будет создан на его основе. Создайте несколько документов на основе готовых шаблонов, чтобы получить представление о том, как они могут выглядеть.
Если щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание или выбрать значок с тем же именем в диалоговом окне Шаблоны, программа создаст новый документ на основе шаблона Normal. То же самое происходит после щелчка на кнопке Создать панели инструментов Стандартная. Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон.
Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастера создания документов — мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них вsводит серию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, имеющие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения.
Форматирование текста с помощью стилей
Предположим, вы назначили некоторому фрагменту текста стиль. Если теперь изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии — стили заново копируются в документ из его шаблона.
Встроенные стили
Основной шрифт абзаца (при его применении форматирование выделенной части абзаца приводится к стилю этого абзаца)
Повышение уровня заголовка (с изменением его стиля)
Понижение уровня заголовка (с изменением его стиля)
Применение стиля к тексту
Чтобы отформатировать фрагмент текста с помощью стиля — достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца — к абзацу.
Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста.
Просмотр информации о стилях
Информация о стилях в программе Word представлена в четырех местах.
Рис.12. 2. Область задач Стили и форматирование
Рис. 12.3. Диалоговое окно Настройки формата
Кроме того, в диалоговом окне Настройки формата имеется флажок всегда показывать заголовки 1–3. Флажки из группы. Прочее форматирование управляет отображением в области задач Стили и форматирование и в списке Стиль следующих элементов:
Информация о стилях присутствует и в области задач Показать форматирование — под заголовками Стиль знака и Стиль абзаца. Если выделенный текст имеет стиль Обычный, его стиль здесь не указывается.
Рис.12.4. Полоса стилей
Чтобы вывести полосу стилей на экран, нужно переключиться в Обычный режим просмотра документа, открыть диалоговое окно Параметры и на вкладке Вид задать для параметра ширина полосы стилей любое значение, отличное от нуля. После этого можно будет расширить полосу стилей, передвинув ее границу с помощью мыши. Для того чтобы скрыть полосу, достаточно перетащить ее границу влево, к самому краю окна.
Пользовательские стили и шаблоны
В случае если структура документов, с которыми вы работаете, достаточно проста и все они однотипны, можно ограничиться переопределением нескольких стандартных стилей, то есть задать собственное оформление заголовков, основного текста и списков с сохранением стандартных названий этих стилей.
Создание шаблона
Существует и другой способ создания нового шаблона. Вызовите команду ФайлСоздать, затем в области задач Создание документа в группе Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере, укажите в качестве базового шаблон Normal, представленный здесь значком Новый документ (при желании можно выбрать и любой другой шаблон). После этого в группе Создать установите переключатель Шаблон, как это показано на рис. 12.5, щелкните на кнопке OK, а затем сохраните полученный шаблон.
Рис. 12.5. Создание шаблона
Присоединение шаблона к документу
Чтобы присоединить только что созданный шаблон к документу нужно выполнить команду Сервис Шаблоны и надстройки, чтобы открыть одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 6. Выбранная в данном окне по умолчанию вкладка Шаблоны предназначена для работы с шаблонами, остальные вкладки — для работы с XML-документами.
Рис. 12.6. Диалоговое окно Шаблоны и надстройки
Шаблон, связанный с конкретным документом, задается в поле Шаблон документа. По умолчанию там указан шаблон Normal. Для того чтобы присоединить к документу другой шаблон, щелкните на кнопке Присоединить и выберите его в диалоговом окне Присоединение шаблона. Имя Normal будет заменено полным именем файла шаблона.
Обратите внимание на флажок Автоматически обновлять стили. Он позволяет изменить стиль и затем применить изменения ко всем документам, созданным на основе этого шаблона.
Функция автоматического обновления стилей не только позволяет согласовывать форматирование однотипных документов, но и облегчает совместную работу над документами. Пользователи, работающие над одними и теми же документами на разных компьютерах, смогут увидеть эти документы в привычном и удобном для себя виде, независимо от того, кто их создал.
Изменение стилей в документе и шаблоне
В документе Word можно создавать новые стили, изменять существующие (то есть задавать для них другие параметры форматирования), переименовывать их и удалять. При этом программа позволяет сразу же сохранять изменения в шаблоне документа.
Операции со стилями удобнее всего выполнять в области задач Стили и форматирование, поэтому откройте ее для документа.
В диалоговом окне Изменение стиля имеется флажок Обновлять автоматически. Если установить его для определенного стиля, то любое изменение форматирования фрагмента текста, имеющего данный стиль, будет трактоваться программой как изменение стиля.
Рис. 12.7. Изменение стиля
Существует другой, действительно удобный, способ изменения стилей: отформатировать фрагмент текста, а затем, выделив его, щелкнуть правой кнопкой мыши на имени того стиля, которому нужно назначить такое форматирование, и выбрать команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом.
Создание стилей
Для создания стилей используются три способа:
Рис. 12.8. Создание стиля знака
Обратите внимание на установку Стиль следующего абзаца, задаваемую в диалоговом окне создания стиля. Когда, закончив набирать отформатированный данным стилем абзац, вы нажимаете клавишу Enter, программа создает следующий абзац и применяет к нему тот стиль, который указан как стиль следующего абзаца. Например, если после заголовка определенного уровня в документе всегда следует обычный текст, то настраивая стиль этого заголовка, имеет смысл задать в поле Стиль следующего абзаца стиль Обычный.
Переименование и удаление стилей
Переименование стиля выполняется в диалоговом окне Изменение стиля. Если при этом вы установите флажок Добавить в шаблон, чтобы внесенное изменение отразилось и в шаблоне, то исходный стиль останется в шаблоне, куда будет просто добавлен новый стиль с указанным вами именем.
Для удаления стиля из документа нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля на панели Стили и форматирование и выбрать команду Удалить, а затем подтвердить удаление. В этом случае у вас вообще не будет возможности указать, что изменения должны отразиться в шаблоне.
Непосредственное редактирование шаблона
Copyright © 2008-2021
Ющик Е.В. e-mail: veta@comp5.ru