Контролируемые параметры внутренней среды проекта это
Внутреннее окружение проекта
Тема 3. Окружение проекта
Понятие среды проекта
Окружение проекта (Project Environment) – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.
Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта. Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде. В окружении проекта можно выделить несколько кругов. Это внутренняя среда самого проекта. Будем называть этот круг – внутреннее окружение. Во внешней среде проекта будем выделять ближнее и дальнее окружение.
Менеджерам проекта необходимо следить за средой проекта, чтобы вовремя выявлять её благоприятные возможности и избегать угроз, которые появляются в окружении проекта. Анализ угроз и возможностей проводится совместно с анализом слабых и сильных сторон самого проекта. Такой комплексный анализ носит название SWOT-анализ.
Часто на практике анализ окружение проекта не выделяется в отдельный самостоятельный процесс, имеющий свою утверждённую технологию и требования к составу участников. Такой анализ проводит высший руководитель проекта на протяжении всей реализации проекта, иногда консультируясь и обмениваясь мнениями со своими заместителями. Таким образом, процесс проходит как бы фоном в основной работе и сильно зависит от индивидуального субъективного восприятия высшего руководителя.
Высший менеджер проекта – это, как правило, личность, которая занимала или продолжает занимать в организации определённую должность. Этот человек выполняет определённый функционал и образ окружения проекта в его сознании будет определяться его прошлым опытом. Он будет склонен уделять внимание одним факторам окружения проекта внимания больше, чем требуется, в ущерб внимания к другим факторам. Например, если руководителем значимого проекта для организации будет поставлен заместитель по экономике и финансам данной организации, то он будет обращать внимание, прежде всего, на изменение учётной ставки, ситуацию с дебиторской задолженностью и тому подобные показатели. Будет видеть именно в них угрозы или дополнительные возможности для проекта. При этом будет недостаточно внимания уделять изменениям требований потребителей или инновациям в производственных технологиях.
Преодолевать индивидуальный субъективизм в восприятии окружения проекта следует за счёт принятия и утверждения определённой технологии анализа среды проекта. Эта технология должна предполагать открытость этого процесса, привлечение менеджеров разных функциональных сфер, ориентироваться на групповые обсуждения в принятии решений. Возможно, также предусмотреть привлечение к этому процессу внешнего для проекта консультанта.
Внутреннее окружение проекта
Внутреннее окружение проекта – это те субъекты, факторы и силы, которые находятся внутри самого проекта и которые возникают как результат создания и реализации проекта.
К наиболее существенным факторам внутреннего окружения проекта можно отнести следующее:
Стиль руководства проектом. Этот фактор определяет психологический климат в команде проекта, влияет на её творческую активность и работоспособность.
Организационная структура проекта (схема распределения полномочий, ответственности и подчинённости). Организационная структура может обеспечить быстроту принятия решений, гибкость реагирования на изменяющуюся обстановку, но при этом будет минимальная надёжность принятых решений. Возможен обратный вариант, когда при высокой надёжности принятых решений очень низкая скорость их принятия. Хуже всего, когда огромное количество согласований и обоснований не повышает надёжность решений, а только снижает скорость их принятия.
Участники проекта реализуют свои интересы в процессе осуществления проекта., формируют свои требования в соответствии со своей мотивацией и вовлеченностью в проект.
Команда проекта. Влияние этого фактора в том, что результаты проекта напрямую зависят от укомплектованности проекта исполнителями, от их мотивации и квалификации. Слаженная работа команды позволяет быстрее раскрыться исполнителям и быть эффективными. Непонимание друг друга и конфликты наоборот не позволяют качественно делать исполнителю даже то, что он умеет.
Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между лицами, принимающими решение и исполнителями. Этот фактор влияет через качество и достаточность технических средств связи, через эффективное программное обеспечение, позволяющее оперативно собирать и передавать информацию, а также через рациональную схему и график проведения планёрок, совещаний и отчётов.
Экономические условия внутри проекта. Этот фактор может влиять изменением сметы проекта, изменением выделенного на него бюджета.
Социальные условия проекта влияют на проект следующими переменными: условия оплаты членов команды, условия труда и быта членов команды.
ВНЕШНЯЯ И ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ПРОЕКТА
Изучив материал главы, студент должен:
знать
уметь
владеть
Ключевые термины: системный подход, цели проекта, SMART-критерии, «магический треугольник», окружение проекта, участники проекта, команда проекта, жизненный цикл, структура проекта.
Проект как система. Системный подход к управлению проектами
Характеризуя проект, можно отметить, что он включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Основные элементы проекта
В зависимости от сути и сложности замысла и эффективности его реализации результаты работы по выполнению проекта могут быть самыми различными и классифицироваться по-разному. Они могут быть конкретными (продукция, организация, здание и т.д.) и абстрактными (планы, знания, опыт, метод и т.д.); текущими (технология, документация, подписанные контракты) и конечными (прибыль, продукт, знания и т.д.).
Таким образом, общий результат процесса реализации замысла может быть определен как система целей, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения проекта. Отсюда следует, что любой проект сам есть система, и часто достаточно сложная.
В соответствии с положениями общей теории систем система определяется как комплекс некоторых элементов, находящихся во взаимодействии между собой и с внешней средой. Поэтому будет уместным дать следующее определение проекта как системы.
Проект – это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение поставленных целей.
Понятие «система» многозначно, что естественно, но общность характерных черт позволяет выразить систему тем, что:
Проект как систему определяют следующие основные свойства.
Указанные свойства проекта как системы определяют необходимость в системном подходе к управлению проектами, который предполагает рассматривать элементы проекта и их функционирование во взаимосвязи и взаимозависимости.
Характерной чертой современных экономических систем, как было сказано, является их чрезвычайная сложность. Уровень сложности определяется не только большим числом взаимосвязанных элементов системы, но и высокой степенью взаимозависимости их характеристик, эмерджентными свойствами, разнообразием функций, многообразием возможных реакций системы на внешние воздействия и т.д.
Сложность проекта как системы в определенной мере характеризуется и таким показателем, как разнообразие (энтропия системы). Задача управления, таким образом, состоит в уменьшении ее разнообразия путем сведения множества всех состояний к подмножеству состояний, удовлетворяющих цели управления.
Важнейшим свойством систем является управляемость – способность к подчинению целенаправленным воздействиям, обеспечивающим устойчивость функционирования, сохранение или приобретение системой тех или иных качественных особенностей, выполнение заданной программы действий и т.д. Управление в качестве процесса воздействия на систему рассматривается как важнейшая функция системы, ориентированная на достижение заданных целей.
Систему, в которой реализуется функция управления, обычно называют системой управления. В ней выделяют управляющую и управляемую подсистемы, хотя строгое разделение этих подсистем иногда затруднительно. Функционирование системы управления осуществляется путем взаимодействия управляющей и управляемой подсистем (объекта управления) между собой и с внешней средой по каналам связи. Укрупненная структура системы управления в самом общем виде представлена на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Общее представление о системе управления
Управляющая система получает и обрабатывает информацию о состоянии объекта и, располагая целью управления и правилами принятия решений, вырабатывает управляющее воздействие. В результате этого воздействия объект управления изменяет свое состояние, что вновь фиксируется управляющей системой. На состояние объекта управления (управляемой системы) в каждый фиксированный объект времени оказывают также влияние среда и предшествующее состояние объекта.
Процессам управления сложными (в частности, экономическими) системами свойственны следующие закономерности.
Управляющие воздействия в экономических системах разделяются на прямые (непосредственные) и косвенные.
Прямое управляющее воздействие, направленное на конкретный объект, выражается, как правило, в нормативном установлении того или иного показателя и является средством директивного влияния управляющей системы на объект управления. Его назначение заключается в прямом ограничении множества возможных состояний управляемой системы.
Косвенные управляющие воздействия обусловлены тем, что отдельные подсистемы экономических систем в своем развитии и функционировании руководствуются собственными (имманентными) интересами. Косвенные управляющие воздействия не изменяют множества возможных состояний управляемой системы, однако ориентируют их развитие в направлении, желательном с точки зрения управляющей системы.
В рамках системного подхода к управлению проектами мы будем использовать методы декомпозиции (выявление отдельных элементов) и структуризации (изучение взаимосвязей между элементами проекта, а также между проектом и внешней средой). Таким образом, с позиций системного подхода управление проектами представляет собой определение,, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающие достижение поставленных перед проектом целей. В более широком контексте, системный подход, системная методология, системное проектирование отражают реальный процесс интегрирования знаний и деятельности, науки и социальной практики в проектной культуре.
Управление проектами
Окружение проекта
1. Окружение проекта
Ближнее окружение проекта
К ближнему окружению проекта могут, к примеру, относиться следующие факторы:
руководство предприятия, которое определяет цели и основные требования к проекту. Руководство предприятия обобщает отдельные рекомендации экспертов и разрабатывает стратегию развития организации. К этому добавляется собственные требования руководства, например:
– требования к результатам проекта,
– требования к реализации проекта,
– методика и порядок корректировки цели и требований к
проекту со стороны отделов и специалистов предприятия и др.;
сфера финансов, которая определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования проекта;
сфера сбыта, которая формирует требования к проекту, связанные с рынком сбыта, потребностями покупателей, наличием и действиями конкурентов;
сфера изготовления, которая может предъявлять требования по:
– отказу от некоторых технологических процессов,
– использованию определенной технологии и оборудования,
– загрузке простаивающих участков производства,
– согласованию требований к проекту с возможностями
рынка средств производства и др.;
сфера материального обеспечения, которая предъявляет требования к проекту, связанные с возможностью обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам;
сфера инфраструктуры, которая связана с рынком услуг и различного сервиса и выдвигает требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному, различным видам инженерного и другого обеспечения;
сфера очистки и утилизации промышленных отходов, которая предъявляет требования к охране окружающей среды и рациональному использованию отходов производства.
Дальнее окружение проекта
Помимо факторов ближнего окружения (среды предприятия), на реализацию проекта влияют факторы, образующие его дальнее окружение.
— поддержка проекта правительством,
— торговый баланс с участвующими
— участие в военных союзах.
— виды ответственности и имущественные права, в особенности право на землю,
— уровень инфляции и стабильность валюты,
— развитость банковской системы,
— степень свободы предпринимательства и хозяйственной
— развитость рыночной инфраструктуры,
— состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья, материалов, рабочей силы и др.
— условия и уровень жизни,
— свобода перемещений (въезд и выезд из страны),
— трудовое законодательство, запрещение забастовок,
— здравоохранение и медицина, условия отдыха,
— общественные организации, средства массовой информации,
— отношение местного населения к проекту.
— законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.
— уровень развития фундаментальных и прикладных наук,
— уровень информационных технологий и компьютеризации,
— уровень производственных технологий,
— история, культурные традиции, религия,
— уровень требований к качеству результатов и условий труда.
— климатические условия: температура, осадки, влажность,
ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.,
— расположение и связь с транспортными сетями,
— стандарты по качеству воздушного пространства, водных
источников и почвенного покрова,
— санитарные требования к окружающей среде,
— законодательство по защите окружающей среды,
— характеристика состояния и тенденций развития экологической системы.
— средства транспорта, связи и коммуникации,
— сети ЭВМ и информационные системы,
— логистика и материально-техническое снабжение,
Внутренняя среда проекта
На проект, особенно на процесс его успешной реализации, существенное влияние оказывает внутренняя среда проекта:
— обеспечением стандартных условий жизни для участников проекта,
— уровнем заработной платы,
— предоставляемыми коммунальными услугами,
— предоставляемыми социальными услугами (школы, детские сады, медобслуживание, отдых и т.д.),
— условиями труда и техники безопасности,
— страхованием и социальным обеспечением и др.;
— экологическое воздействие результатов проекта на окружающую среду,
— уровень компьютеризации и информатизации проекта,
— организация, и система документации проекта и др.
Длинный перечень факторов окружения проекта демонстрирует, как глубоко простираются связи проекта с его окружением. Однако степень влияния этих факторов для различных проектов различна. В табл. 1.1 приведены экспертные данные о степени влияния факторов окружения проекта для основных типов и видов проектов сопоставимых масштабов.
Влияние факторов окружения
на различные виды проектов (оценка экспертов)
Окружение проекта представляет собой большую совокупность аспектов, которые влияют на ход процесса и его успешность. В некоторых случаях цели проекта, организационное решение и другие элементы могут оказаться несовместимыми с ключевыми факторами внешней среды. Различают несколько видов таких аспектов, объединенных по характеру влияния в несколько групп. Для каждого проекта необходимо определять направление и степень воздействия факторов внешнего и внутреннего окружения.
Определение
Окружение проекта – это взаимосвязанное сочетание факторов внешней и внутренней среды, которые влияют на успешность его реализации. Учет этих элементов нужно производить на всех фазах жизненного цикла проекта – от появления основополагающей идеи до его закрытия.
Вам будет интересно: Ребята – это все, кто вас окружает
Компоненты окружения проекта (project environment) включают следующие основные факторы:
В процессе развития проекта значимость отдельных элементов может меняться. Влияние окружения на проект зависит от его профиля. Изменения одних величин, например, экономических (курс валют, кредитная ставка и других) могут быть крайне важными для одних проектов и индифферентными для других. Для каждой программы разрабатывается свой уникальный набор факторов ближнего и дальнего окружения.
Причины выделения
Вам будет интересно: Хлористый бензил: формула, свойства, получение
Разграничение процесса проектирования непосредственно на сам проект и окружающую среду является в определенной мере условным. Причинами этого служат следующие факторы:
Окружение проекта – это комплексная система. Ее структурная схема показана на рисунке ниже.
Через зону, выделенную жирной линией, осуществляется переход и взаимосвязь между внутренней и внешней средой.
Классификация
Все факторы окружения проекта подразделяют на 4 большие группы: внешние, внутренние, дальние и ближние.
Вам будет интересно: Прогрессивная партия (Российская империя): программа, лидеры, даты основания и роспуска
Элементы внутренней среды оказывают непосредственное воздействие на проект, в то время как внешнее окружение чаще влияет опосредованно. В рамках производственного предприятия к дальнему окружению относятся политика, экономика, экология, культура, наука и техника, законы и нормативные документы, общество, инфраструктура.
Ближними внешними элементами являются руководство предприятия, сфера финансов и сбыта, условия изготовления, материальное обеспечение ресурсами, сырьем, полуфабрикатами и оборудованием. К внутреннему окружению проекта будут относиться стиль руководства, структура организации, участники проектной группы, экономико-социальные условия, информационное обеспечение и другие элементы.
Внешняя среда и управление
Внешнее окружение проекта накладывает определенный отпечаток на организационную структуру проекта. Чем динамичнее изменения во внешней среде, тем гибче должно быть построено управление проектом. И наоборот, при достаточной стабильности эффективнее становится бюрократический и механистический тип менеджмента.
Для каждого проекта существует своя наиболее оптимальная организационная структура, которая может быть в различной степени адаптирована к внешним условиям. Это также зависит от наличия и качества выполнения правил, установленных в организации.
Дальнее окружение: политические и правовые факторы
Специалисты отмечают, что чем крупнее созданный проект, тем сильнее влияние на него дальних факторов. К политическим и юридическим аспектам внешнего окружения проекта относятся:
Вам будет интересно: Выщелоченные черноземы: описание, химические свойства и характеристики
Эти факторы связаны в первую очередь с борьбой различных политических сил и группировок в государстве, на региональном уровне и в данной местности. Для некоторых организаций государственная политика, правительственные субсидии и контракты могут стать решающими в реализации проекта. Другим предприятиям может потребоваться приостановка планирования программ, чтобы не выйти за рамки требований закона. Налоговое законодательство оказывает влияние на все виды коммерческой деятельности.
Технологические факторы
Технологические аспекты относятся к ближнему окружению проектов. Они включают в себя деятельность, которая связана с появлением новых знаний и способов создания материальных и нематериальных ценностей, а также с их практическим применением. В результате возникают перспективные товары, материалы, технологии. Эти факторы являются основной движущей силой технического и общественного прогресса.
Революционные инновации (например, внедрение компьютеров, сети Интернет, сотовой телефонной связи, спутникового телевидения) не только создают общественные блага, но и могут представлять определенную угрозу для проектов. Так, разрабатываемая идея может оказаться технически устаревшей и не выдержит конкуренции на рынке по сравнению с более прогрессивными технологиями. Эти риски необходимо учитывать при планировании проекта. Инновации появляются довольно быстро, поэтому нужно анализировать ситуацию и разрабатывать программы на должном научно-техническом уровне.
Социально-культурные аспекты
Социально-культурные факторы характеризуются как прямым, так и опосредованным влиянием окружения на проект. Их основой являются общественные взаимосвязи и сложившиеся культурные ценности. Различные факторы и национальные особенности людей формируют стиль жизни и потребления, влияют на работу и другие сферы деятельности.
Культурные ценности создают новые тенденции в потреблении. Основными факторами социально-культурного типа являются следующие показатели:
Особенности социальных факторов
Социальное окружение проекта – это комплекс факторов, занимающий особое положение в проектном управлении. Они могут изменяться незаметно и постепенно. Поэтому задача их прогнозирования является особенно актуальной. Для решения этой проблемы существует несколько методик:
Экономические факторы
К экономическому окружению проекта относятся следующие аспекты:
Эти факторы оказывают решающее влияние на количество разрабатываемых проектов. Макроэкономический климат в стране в целом определяет уровень возможностей для реализации проектных начинаний.
Экологические и природные факторы
Экологическое окружение проекта – это один из «дальних» компонентов. В эту группу включают следующие аспекты:
Инфраструктура
Основными аспектами инфраструктуры, составляющей внешнее окружение проекта, являются:
Внутренняя среда
Существенное влияние на процесс реализации программы оказывает внутреннее окружение проекта. Управление проектами, стиль руководства создают определенный психологический климат в команде и взаимоотношения между ее членами. Каждый из участников имеет свои интересы и мотивацию, требования и уровень компетенции. От слаженности работы команды во многом зависит успех реализации программы.
На внутреннее окружение проекта оказывают влияние следующие факторы:
Участники проекта и руководство
Внутреннее окружение и участники проекта включают следующие характеристики:
Задачами руководителя проекта являются:
Главным интересом участников служит получение прибыли от проекта. Команда может быть сформирована как в рамках одного предприятия, так и из представителей разных организаций. Последний вариант характерен для крупных региональных или строительных проектов.
Окружение проекта: примеры
В качестве примеров влияния окружения на реализацию и эффективность программ можно привести следующие: