Неправильно рассчитан больничный лист как исправить прямые выплаты
Корректирующие реестры прямых выплат ФСС
В процессе работы часто возникает необходимость отправить в ФСС корректирующий реестр прямых выплат. Это может быть связано:
с ошибками расчета среднего заработка;
сменой данных карт для выплаты пособий;
прочими причинами, которые могут возникнуть в процессе оформления реестра прямых выплат ФСС.
Реестр прямых выплат ФСС включает в себя документы «Больничный лист» и «Сведения для реестра прямых выплат».
Предположим, у нас есть сотрудник, реестр прямых выплат ФСС по больничному листу уже сдан и принят в ФСС.
Позднее мы узнаем, что средний заработок в переданном нами реестре рассчитан неправильно. Скажем, был выбран не тот период для расчета или не введена справка о доходах за прошлые периоды.
В первую очередь нам нужно пересчитать больничный лист. Переходим в меню Кадры – Больничные листы, открываем больничный лист, в который нужно внести исправления. Вносим необходимые исправления. Если есть необходимость сохранить первичные данные больничного листа, можно воспользоваться строкой исправить в нижней части формы больничного листа.
После нажатия на данную строку, создастся документ-исправление текущего больничного листа. После этого первичный больничный лист будет не доступен для редактирования.
После внесения корректировок в больничный лист, нам нужно сформировать новый реестр прямых выплат ФСС. Признак корректировки данных в реестре присваивается в документе «Сведения для реестра прямых выплат».
Так как документ «Сведения для реестра прямых выплат», который уже прикреплен к отправленному реестру прямых выплат, мы исправить не можем, нам нужно сделать дубликат заявления и прикрепить его к реестру прямых выплат ФСС.
В дубликате заявления заходим во вкладку расчет пособия. Ставим отметку Перерасчет по причине и выбираем причину перерасчета из выпадающего списка. Указываем исправленный средний заработок сотрудника для расчета пособия ФСС.
Создаем новый реестр прямых выплат ФСС и заполняем по сотруднику исправленным больничным листом и документом «Сведения для реестра прямых выплат» с признаком Перерасчет по причине. Реестр отправляем. Он будет принят ФСС как корректирующий.
Так как планируется переход на выплату пособий по беременности и родам исключительно на карты платежной системы МИР, данный способ актуален и при смене способа выплаты пособия. В случае смены платежной карты, так же создаем дублирующий документ «Сведения для реестра прямых выплат». Указываем перерасчет по причине иное и выбираем новые платежные реквизиты для выплаты пособия.
Заполняем новый реестр прямых выплат ФСС с документом сведения для реестра прямых выплат с признаком Перерасчет по причине и новыми платежными реквизитами и отправляем в ФСС.
Статью подготовила Тимофеева Светлана, специалист линии консультации.
Можно ли внести корректировку в реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты соответствующего вида пособия, направленный в адрес Фонда социального страхования, если работодатель обнаружил ошибку в расчете пособия? И с какой даты наступает течение срока предоставления такого реестра сведений (корректировки в реестр)?
В силу пункта 3 Положения страхователь не позднее 5 календарных дней со дня представления застрахованным лицом (его уполномоченным представителем) заявления и документов, указанных в пункте 2 настоящего Положения, представляет в территориальный орган Фонда по месту регистрации поступившие к нему заявления и документы, необходимые для назначения и выплаты соответствующих видов пособия, а также опись представленных заявлений и документов, составленную по форме, утверждаемой Фондом.
В соответствии с положениями пункта 8 и 9 Положения после получения заявления и документов, необходимых для назначения и выплаты соответствующего вида пособия, либо реестра сведений территориальный орган Фонда в течение 10 календарных дней со дня их получения принимает решение о назначении и выплате пособий, при этом денежные средства направляются застрахованному лицу путем перечисления на его банковский счет, указанный в заявлении либо в реестре сведений, или через организацию федеральной почтовой связи, или иную организацию по заявлению застрахованного лица (его уполномоченного представителя) в течение 10 календарных дней со дня получения заявления и документов или сведений, которые необходимы для назначения и выплаты соответствующего вида пособия.
Таким образом, действующим законодательством не предусмотрена возможность корректировки ранее поданного реестра сведений.
При этом, в случае необходимости внесения исправлений в данные ранее представленного реестра, в части перерасчета соответствующего вида пособия, застрахованное лицо подает заявление о перерасчете, и страхователь в течение 5 календарных дней направляет в адрес Фонда социального страхования новый реестр, который содержит корректные сведения.
Срок предоставления данных реестров будет определяться с момента поступления каждого из них в адрес Фонда социального страхования
655017, Республика Хакасия,
г.Абакан, ул.Вокзальная, 7А
Эл. почта info@ro19.fss.ru
Сайт http://r19.fss.ru
(3902)29-93-01
(3902)22-13-11
Пятница: 08:00-15:45, перерыв 12:00-12:45.
Время приема получателей государственных услуг без перерывов в работе.
Как исправить ошибку в больничном листе
Этапы процедуры оформления больничного
Заполняют его две инстанции:
Обязательные требования по заполнению листка нетрудоспособности
Как исправить больничный лист при ошибке, сделанной лечебным учреждением
Поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в больничном в части, заполняемой медучреждением, прост: надо отправить работника в лечебное учреждение для замены листка нетрудоспособности.
Виды ошибок (в т. ч. по стажу), допускаемых работодателем
Однако практически ко всей вносимой в ячейки информации ему следует подходить с должной ответственностью, поскольку здесь указываются:
Ряд показателей работодатель заполняет при необходимости, но если при этом допущена ошибка, ее тоже следует исправить. В числе таких показателей (п. 66 приложения к приказу № 624н):
Правила оформления и образцы исправлений, вносимых работодателями
Так, в качестве образцов исправлений в больничном листе работодателем в 2019 году можно использовать следующие:
Как исправить стаж в больничном листе — образцы такой записи тоже могут быть разными в зависимости от количества исправлений: без упоминания строки или с отражением ее названия. Однако текст поправки обязательно будет содержать правильные сведения о количестве лет и месяцев, пометку: «Исправленному верить», должность и Ф. И. О. ответственного лица, его подпись и (если применяется) печать.
Аналогичным образом исправляются ошибки и в иных строках. Когда работодателю потребуется исправить ошибку в больничном листе — образец любой из вышеприведенных записей достаточно взять за основу.
Законодательно количество возможных исправлений в листке нетрудоспособности не ограничено. Но роль такого ограничителя выполняет площадь, отведенная в бланке больничного для исправлений. Она не позволяет сделать больше двух поправок. Если исправлений больше, следует запросить в лечебном учреждении дубликат больничного. При этом исходный документ медучреждением будет изъят.
Что делать, если неправильно заполнен электронный больничный
При этом ошибки могут иметь место и в электронных больничных. Но касаться они будут только данных, требующихся для исчисления суммы пособия. Исправить их работодатель может через личный кабинет страхователя, созданный для него в единой системе, используемой для формирования электронных больничных.
В оформлении больничного задействованы медучреждение и работодатель. Ошибки, допущенные медучреждением, исправлению не подлежат. Если они существенны, больничный меняется на дубликат. У работодателя же есть возможность внести поправки в заполняемые им сведения. Но количество исправлений не должно быть большим. Неверные данные надо зачеркнуть, а правильные сведения, сопроводив их записью: «Исправленному верить», подписью ответственного лица и печатью (если работодатель ее использует), привести на обороте листка нетрудоспособности.
Перерасчет больничного листа в программах 1С. Нужно ли пересдавать отчетность?
Много вопросов уже было рассмотрено по расчету листков временной нетрудоспособности, по беременности и родам, однако со временем их не становится меньше. Сегодня мы поговорим о перерасчете больничных листов, а именно: нужно ли делать корректировку отчетности, если произошел перерасчет пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в другом отчетном периоде?
Итак, сотрудник принёс больничный лист, Вы его оформили, отправили реестр в ФСС, сдали отчетность в контролирующие органы, однако через некоторое время выявили ошибку в расчете сумм больничного листа. Что же делать?
Бывает две ситуации с неправильным расчетом расчете пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком:
Поговорим о каждом из этих случаев.
Ситуация № 1: произошло завышение суммы пособия (переплата) сотруднику
Рассмотрим ситуацию, когда обнаружили, что пособие выплачено с завышенной суммой (переплатили).
Для начала необходимо уточнить, что удержание излишне выплаченных сумм с сотрудника разрешено, если:
Об этом сказано в ч. 4 ст.15 Закона № 255-ФЗ, ч. 2 ст. 19 Закона от 19.05.1995 г. № 81-ФЗ и п. 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 г. № 1012н.
Чтобы вернуть излишне выплаченную сумму пособия, можно попросить сотрудника внести разницу добровольно (работник должен в письменной форме подтвердить свое согласие), либо получить от него письменное согласие (заявление) в зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы (письмо ФСС от 20.08.2007 № 02-13/07-7922).
Также отметим, что удержать сумму разницы можно не более 20% от дохода сотрудника за текущий месяц. Если сотрудник не согласится возвращать разницу, так как ошибка произошла не по его вине или не в следствии счетной ошибки, излишне выплаченная сумма может быть удержана с виновного лица, либо списана в расходы за счет чистой прибыли организации.
Что же делать со сданной отчетностью?
6-НДФЛ. В связи с тем, что у сотрудника изменится полученная ранее сумма дохода, изменится и сумма НДФЛ, разница которой будет считаться излишне удержанной. Следовательно, придется предоставить в налоговые органы корректировочный расчет, в котором необходимо отразить правильный (уменьшенный) доход сотрудника. На основании пункта 3 статьи 226 НК РФ сумма НДФЛ, подлежащая удержанию за текущий период, будет рассчитана с учетом излишне удержанной суммы за предыдущий период.
Об этом же пишет и ФНС в своем Письме от 3 сентября 2019 г. N БС-4-11/17598@: уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, согласно пункту 6 статьи 81 Кодекса, представляется налоговым агентом в налоговый орган при обнаружении в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению.
4-ФСС. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 20.1 ФЗ от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», пособие по нетрудоспособности не облагается взносами на травматизм, однако начисленная сумма отражается. Однако, на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 24 ФЗ № 125 от 24.07.1998 корректировочный отчет сдавать нет необходимости, так как переплата пособия не повлияла на занижение страховых взносов на травматизм.
РСВ. Ситуация с этим отчетом спорная. Согласно п. 1, 6 ст. 54 НК и п. 1, 7 ст. 81 НК, уточненный расчет по взносам подается только в том случае, если из-за ошибки занижена сумма взносов к уплате. Соответственно, уточненку нужно подать за период, в котором допущена ошибка.
В нашем случае сумма пособия завышена, и, казалось бы, никаких уточненок подавать не требуется. Однако на практике мы все чаще сталкиваемся с тем, что у наших клиентов расчет по страховым взносам за текущий период не сдается по причине некорректных сведений в прошлом периоде. Поэтому в целях исключения текущих проблем рекомендуем подать корректирующий отчет за прошлый период.
Приведем наглядный пример. В конфигурации 1С: ЗУП ред. 3.1. Сотруднику Ванькову Александру Матвеевичу была произведена выплата больничного за март 2020 года. Затем в конце апреля 2020 г. обнаружили, что расчет больничного был неверным.
Для правильного изменения расчета пособия в связи с нетрудоспособностью необходимо исправить неверный больничный лист. Для этого заходим в раздел Зарплата — Больничные листы.
Находим больничный за предыдущий период, заходим в документ, по ссылке Исправить создаем новый больничный лист.
Представим, что произошла техническая ошибка и количество дней оплаты больничного листа уменьшилось. Документ-исправление делаем текущим месяцем (апрелем 2020 г.), исправляем ошибку и выполняем перерасчет документа.
В нашем примере количество дней уменьшилось на 2 дня. Обратите внимание, что сумма оплаты больничного листа так же изменилась, а именно уменьшилась на 797,58 рублей.
В связи с тем, что расчет страховых взносов за прошлый отчетный период был сдан, а сумма больничного уменьшилась, необходимо создать корректирующий отчет за 1 квартал 2020 года.
Для этого заходим в раздел Отчетность, справки — 1С Отчетность
Создать- Все- Налоговая отчетность- Расчет по страховым взносам.
Создаем отчет за 1 квартал 2020 года, не смотря на то, что за первый квартал уже отчет создан.
В корректирующем отчете необходимо установить на титульном листе номер корректировки.
Затем необходимо перенести все правильные данные с предыдущего отчета, а также исправленные суммы в связи с перерасчетом больничного листа.
Для этого откройте сданный ранее Расчет страховых взносов за 1 квартал и сравните данные двух отчетов, а также добавьте изменения по больничному листу.
Сравним данные двух отчетов.
В Подразделе 1.1, 1.2 Приложения 1 к Разделу 1 обратите внимание, что изменилась сумма по строке 040, 050, 060, 061.
Также сравните и исправьте данные в Приложении 2 к Разделу 1. Обратите внимание, что изменение произошло по строкам 030, 050, 060, 090.
В разделе 3 необходимо отразить только те физические лица, по которым производится изменение данных. В нашем случае раздел 3 будет заполнен только на Ванькова Александра Матвеевича. Обратите внимание, что сумма по строке 140 уменьшилась.
Однако стоит заметить, что в связи с тем, что сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченного больничного листа, сумма страховых взносов окажется недоплаченной страхователем. В связи с этим у работодателя возникнет обязательство по оплате пени с недоплаченных взносов. Пеню и сумму недоплаченных страховых взносов необходимо рассчитать и оплатить до сдачи корректирующего отчета за предыдущий период. В противном случае контролирующие органы могут начислить штраф в размере 20 % от суммы недоплаченных страховых взносов.
Если ошибка обнаружилась в конце года, а ошибка в расчете была в 1 квартале, то корректировку необходимо сдать за все отчётные периоды: 1 квартал, полугодие и 9 месяцев.
Ситуация № 2: произошло занижение суммы пособия (недоплата) сотруднику
Если вы обнаружили неполную выплату сумм пособия в пользу сотрудника (по вине ответственного лица или в связи с тем, что работник принёс справку с предыдущего места работы), то для начала необходимо произвести доплату за весь период, в котором сотрудник недополучил сумму рассчитанного пособия по временной нетрудоспособности.
Если недоплата произошла по вине работодателя, то согласно ст. 236 Трудового Кодекса РФ, работодатель, при нарушении сроков выплаты, причитающихся работнику, обязан выплатить сумму недоплаты с учетом процентов. При этом размер процента рассчитывается из суммы невыплаченного пособия и должен быть не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки (дни компенсации необходимо считать, начиная со следующего дня после срока выплаты по день фактического расчета включительно). Если же сотрудник принёс дополнительные сведения, то для основания внесения исправлений в бухгалтерский и налоговый учет можно составить бухгалтерскую справку.
Рассмотрим ситуацию, когда больничный лист был неверно оплачен (не доплатили пособие) в одном отчётном периоде, а доплата будет происходить в другом.
Для начала необходимо сделать исправление листка нетрудоспособности текущим периодом. Для этого заходите в раздел Зарплата — Больничные листы.
Выбираем неверно заполненный документ, открываем его и по ссылке Исправить создаем документ- исправление.
Представим, что сотрудник принёс справку о доходе с предыдущего места работы за период, который входит в расчет среднего для исчисления пособия по нетрудоспособности. Документ-исправление делаем текущим месяцем (апрелем 2020). Для корректного расчета больничного заходим в расчет среднего заработка, переходим по кнопке Доходы с предыдущего места работы.
Затем необходимо указать новые (верные) данные для расчета больничного листа. Для этого создаем новую справку о доходах сотрудника, сохраняем и пересчитываем Больничный лист.
Затем можно выплатить недоплаченную сумму пособия сотруднику.
Поговорим о сданной отчетности.
6-НДФЛ. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ, доплата по больничным листам считается полученной в периоде фактической выплаты, следовательно, делать какие-либо корректировки за предыдущие периоды по 6-НДФЛ не требуется.
4-ФСС. На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 24 ФЗ от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», корректировочный отчет сдавать нет необходимости, так как недоплата пособия не повлияла на занижение страховых взносов на травматизм.
РСВ. Несмотря на то, что выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством назначает Фонд социального страхования РФ, контролирует социальные взносы с 1 января 2017 года ФНС. В связи с этим для корректности данных необходимо отразить доплаченные суммы пособий в Расчете страховых взносов за текущий период.
Для этого заходим в раздел Отчетность, справки — 1С Отчетность — Создать, выбираем Расчет по страховым взносам — Создать. Создаем отчет за текущий период (у нас это первое полугодие 2020 года).
В отчете отразиться именно сумма доплаты по больничному.
Подразделе 1.1, 1.2 Приложения 1 по строке 040 в месяце- исправлении документа (у нас это апрель, поэтому 1 месяц).
В Приложении 2: по строкам 030, 070.
И в Приложении 3 по строке 010 накопительной суммой с начала года.
В разделе 3 данные отразятся по физическому лицу, в пользу которого была произведена доплата больничного листа в месяце начислении дохода (в нашем примере по сотруднику Ванькову Александру Матвеевичу в 1 месяце (апреле)).
Вот таким образом необходимо будет исправить неверные документы по оплате больничных листов, а также сведения в отчетах в разных периодах.
Прямые выплаты пособий из ФСС: ответы на часто задаваемые вопросы
С 1 января 2021 года на выплаты пособий напрямую из ФСС перешли Москва, Санкт-Петербург, Московская, Свердловская и Челябинская области, ХМАО, Краснодарский и Пермский края. Что делать работодателям, как отправлять документы в соцстрах, изменится ли расчёт больничных — подготовили для вас ответы на эти и другие популярные вопросы.
Что такое прямые выплаты
Это схема выплат, при которой застрахованные лица (работники) получают почти все пособия напрямую из ФСС. Работодатели выступают в роли посредников — передают в соцстрах документы для назначения и расчёта пособий.
ФСС выплачивает напрямую работникам:
С 2021 года прямые выплаты действуют по всей России, зачётную систему отменили для всех. Если вы, например, полностью оплатите работнику больничный лист, то не сможете возместить такие расходы в соцстрахе. Нельзя будет и уменьшить на них начисленные страховые взносы.
Какие пособия выплачивает работодатель
Организации и ИП по-прежнему начисляют и выплачивают за свой счёт:
Как и раньше, работодатели могут компенсировать свои расходы по выплаченным пособиям на погребение и дополнительным выходным дням. Для этого нужно обратиться в ФСС с заявлением и подтверждающими документами. В течение 10 рабочих дней соцстрах примет решение о возмещении расходов страхователю. Затем ещё в течение двух рабочих дней перечислит деньги на расчётный счет работодателя.
Оплату больничного за первые три дня ФСС не возмещает.
Как работнику получить деньги за больничный
Работник передаёт листок нетрудоспособности своему работодателю. Если оформлен электронный больничный — сообщает его номер. В зависимости от ситуации, от работника потребуются справки с других мест работы, реквизиты для перечисления денег и т. д.
Передать листок нетрудоспособности нужно не позднее шести месяцев с даты его закрытия. Если пропустить сроки, уже не получится отправить больничный в ФСС через работодателя. Работнику придётся самостоятельно обратиться в соцстрах с заявлением. Пособие выплатят, если сроки упущены по уважительным причинам.
За первые три дня болезни пособие должен рассчитать работодатель. На это есть 10 календарных дней. Срок оплаты этой части больничного — ближайший после расчёта пособия день, установленный для выплаты зарплаты (в том числе аванса).
За остальные дни больничного деньги поступят из соцстраха после того, как:
Деньги перечислят работнику на реквизиты, которые он передал работодателю. Это может быть счёт в банке (не обязательно зарплатный), карта «Мир» или адрес для почтового перевода.
С 1 июля 2021 г. пособия, связанные с материнством, можно получать только на карты платёжной системы «Мир».
Меняется ли при прямых выплатах расчёт пособий
Порядок расчёта больничных из-за перехода на прямые выплаты не изменился.
Но с 01.01.2021 действует новый МРОТ — 12 792 руб., то есть увеличились минимальные размеры пособий.
Как и в 2020 году, больничный за полный месяц нетрудоспособности не должен быть ниже федерального МРОТ, независимо от страхового стажа и фактического заработка работника.
При расчёте пособия за первые 3 дня болезни:
Размер МРОТ берут на дату открытия листка нетрудоспособности.
Быстро и без ошибок рассчитать зарплату и пособия сотрудников поможет бесплатный сервис «Моё дело».
Как передавать в ФСС информацию для назначения и выплаты пособий
Если среднесписочная численность работников за прошлый год больше 25 человек, в ФСС нужно подавать электронный реестр — специальную форму со сведениями для назначения и выплаты пособий. Понадобится электронная подпись и бухгалтерская программа или сервис с возможностью обмена информацией с соцстрахом.
В интернет-бухгалтерии «Моё дело» уже настроен обмен с ФСС. Вы можете формировать и отправлять реестры больничных листов прямо из сервиса.
Для разных страховых случаев есть три формы реестра, они приведены в приказе ФСС № 579 от 24.11.2017:
Отправить реестр нужно в течение пяти календарных дней, считая с момента получения больничного от работника.
Если среднесписочная численность за прошлый год — 25 человек и менее, работодатель может выбрать, как передавать в ФСС сведения для выплат по больничным.
Как действовать при прямых выплатах ФСС
Порядок действий для выплаты пособия из ФСС с 1 января 2021 г.
С 01.01.2021 работник предоставляет сведения для расчёта пособий при приёме на работу. При наступлении страхового случая ему нужно только принести недостающие документы (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).
Где должны храниться оригиналы больничных — у работодателя или в ФСС
После решения ФСС о назначении и выплате пособия или об отказе все документы возвращаются работодателю.
Оригиналы листов нетрудоспособности нужно хранить вместе с расчётами пособий минимум 5 лет (ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).
Как получать выплаты по уходу за ребёнком с 01.01.2021
Чтобы работники продолжили получать пособие, нужно направить в ФСС:
Ежемесячно отправлять эти сведения не нужно. Сумма пособия, назначенного до 01.01.2021 не меняется. ФСС перечисляет деньги с 1-го по 15-е число месяца, следующего за месяцем, за который начислено пособие по уходу за ребёнком.
Что делать, если больничный лист открыт в 2020, а закрыт — в 2021 году
По больничным, открытым и не оплаченным до 01.01.2021, назначать и выплачивать пособие будет соцстрах (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).
Кто удерживает и перечисляет НДФЛ с больничного
Работодатель как налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ только с той суммы, которую он обязан выплатить работнику, то есть за первые три дня больничного. ФСС — с остальной части пособия, причём он не учитывает стандартные налоговые вычеты.
НДФЛ удерживают не со всех выплат. Например, не облагаются налогом пособия по беременности и родам (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Как получить в ФСС справку 2-НДФЛ
Справки о доходах соцстрах выдаёт по запросу. Для этого работнику нужно подать заявление одним из способов:
Справку 2-НДФЛ подготовят в течение трёх рабочих дней и отправят почтой или в личный кабинет.
Как проверить, оплачен ли больничный лист
Работник может отслеживать свои выплаты в личном кабинете на сайте ФСС. Чтобы воспользоваться сервисом, понадобится логин и пароль от учётной записи на портале госуслуг. Больничный оплачен, если у документа появился статус «Исполнение платежа».