Закрывающие документы для бухгалтерии что это
Закрывающие документы для бухгалтерии
Если вы пополняете баланс как юридическое лицо, Топвизор автоматически сформирует акт независимо от выбранного способа оплаты, когда денежные средства будут зачислены в сервисе. При оплате по счету и с открытого счета Тинькофф Бизнес также доступен счет на оплату.
Как скачать счет или акт
Как получить акт сверки
Как получить оригинал договора
Добавьте в Банке юридическое лицо и выберите оплату по договору согласно инструкции. После сохранения реквизитов на email, указанный в Аккаунте, придет договор в формате PDF. Его необходимо распечатать, подписать, поставить печать и отправить по адресу 190005, г. Санкт-Петербург, Измайловский пр-кт., д. 18, лит. Д, пом. 22Н, 26Н. Когда мы его получим, то отправим вам договор, подписанный со своей стороны.
Если в Аккаунте активирована работа по ЭДО, отправить договор можно так:
Как получить оригиналы актов
Оригиналы бумажных актов автоматически отправляются по почтовому адресу, указанному в аккаунте, каждую неделю. Если вы приняли приглашение работать по ЭДО, акты отправляются по каналам Диадок.
Чтобы получить бумажный акт сверки, обратитесь в службу поддержки.
Закрывающие документы
Кто может получить закрывающие документы
Закрывающие документы предоставляются только юридическим лицам и ИП, которые произвели оплату безналичным переводом со своего расчётного счёта.
При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный перевод или Безналичный перевод в иностранной валюте.
Оплата счёта через платёжные системы или терминалы моментальных платежей считается оплатой от физического лица. Согласно законодательству РФ закрывающие документы по такой оплате не предоставляются. Чтобы получить документы, подтверждающие оплату, обратитесь в техническую поддержку платёжной системы.
В каком формате предоставляются закрывающие документы
До октября 2017 года мы предоставляли два отдельных документа: счёт-фактуру и акт выполненных работ. С октября 2017 года мы предоставляем универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя счёт-фактуру и акт выполненных работ. Ниже перечислены условия предоставления закрывающих документов.
Условия предоставления закрывающих документов
Оригиналы документов отправляются:
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
Формула для расчёта
Формула для примерного расчёта выглядит так:
Сумма оплаты за год / 365 дней * количество дней в месяце
Например: хостинг оплачен на 6 месяцев на сумму 2000 рублей. Мы хотим узнать на какую сумму будут предоставлены документы за ноябрь:
(2000 (рублей) x 2 (полугодия) / 365 (дней в году) ) x 30 (количество дней в ноябре) = 328.767123288 (рублей за ноябрь).
Данный расчёт производится автоматически нашей системой. Иногда сумма за месяц может не совпадать с результатом по формуле на несколько рублей. Однако в конечном итоге закрывающие документы будут предоставлены на всю оплаченную сумму.
Некоторые услуги имеют собственный баланс. Закрывающие документы по ним мы предоставляем по мере использования средств с внутреннего баланса услуги.
К таким услугам относятся:
Компания REG.RU предоставляет закрывающие документы покупателю на сумму полученного вознаграждения от проведения сделки. Вознаграждение REG.RU составляет 10 процентов (включая НДС) от цены доменного имени.
На всю сумму, полученную от покупателя по безналичному расчёту, компания REG.RU предоставляет только Отчёт о движении денежных средств.
Данное распределение согласовывается в Агентском договоре, пункт 4.3: «Счет на стоимость Цены Домена выставляется Приобретателю на основании настоящего договора без НДС. Регистратор не предоставляет Приобретателю финансовых документов на указанную сумму. По требованию Приобретателя Регистратор может предоставить отчет о расходовании денежных средств. Факт перечисления и зачисления денежных средств подтверждается в соответствии с законодательством РФ бухгалтерскими и банковскими выписками и иными документами.»
Чтобы получить скан-копии Отчета о движении денежных средств, напишите заявку в службу поддержки. Мы вышлем пакет оригиналов документов на ваш контактный почтовый адрес в течение месяца после совершения сделки.
Как получить оригиналы закрывающих документов повторно
По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в Контактах владельца аккаунта. Если указан неверный почтовый адрес, закрывающие документы могут не дойти до адресата. В таком случае документы будут возвращены обратно на почтовый адрес нашей организации. На ваш контактный email поступит соответствующее сообщение.
Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.
Повторная отправка Почтой России является платной услугой. Её стоимость составляет 200 рублей. Для заказа выполните следующие шаги:
Во вкладке «Закрывающие документы (УПД)» нажмите Отправить повторно:
Отметьте галочкой нужные документы и нажмите Оплатить:
Готово, после формирования заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес в течение недели.
Повторная отправка закрывающих документов по ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие шаги:
Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение суток.
Еще один бесплатный способ повторного получения закрывающих документов — лично в московском офисе. Для заказа выполните следующие шаги:
Готово, заберите документы в московском офисе REG.RU в течение двух недель с момента подготовки документов, сообщив менеджеру ИНН и наименование организации.
Адрес офиса: г. Москва, Ходынский бульвар, дом 20А. (станция метро «ЦСКА»). Режим работы: с 9:00 до 18:00 в будние дни.
Адрес офиса в Москве
Как скачать скан-копии закрывающих документов
Перейдите во вкладку «Закрывающие документы (УПД)» и кликните Скачать напротив нужного документа:
Готово, скан-копия документа будет сохранена на ваш компьютер. Также письмо с копией будет отправлено на email бухгалтера, указанный в «Контактах владельца аккаунта».
Как изменить данные в УПД
Если вам нужно изменить данные в УПД (Универсальный передаточный документ), напишите заявку в службу поддержки.
В УПД можно изменить:
В УПД нельзя изменить:
Внимание: если реквизиты в документах не соответствуют текущим реквизитам организации, воспользуйтесь инструкцией: Как изменить реквизиты организации?
Возможные проблемы
В Личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы
Документы могут не отображаться в Личном кабинете, если:
Если ни один из описанных случаев не актуален, создайте заявку в службу поддержки, в ней подробно опишите суть проблемы и предоставьте документ, подтверждающий вашу оплату.
Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты
По операциям, произведённым с помощью корпоративных карт, компания REG.RU не предоставляет закрывающие документы.
По законодательству РФ непосредственными держателями банковских карт являются физические лица, даже если карта выпущена для юридического лица или ИП (см. пункт 1.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). Если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. При проведении операций по карте платежный шлюз банка эквайера возвращает информацию о держателе карты, которым всегда выступает физическое лицо. Таким образом, все платежи по банковским картам поступают в REG.RU от физического лица.
По законам РФ бухгалтерские документы (счёт-фактура, акт выполненных работ и УПД) предоставляются только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям при проведении прямого безналичного платежа с расчётного счета организации или оплате наличными при предоставлении соответствующих документов.
Подтверждением целевого использования средств по корпоративной карте является:
Инвойс можно скачать в разделе Счета, нажав на нужный номер счёта. Обратите внимание! Данная инструкция по договору является обязательной.
Оформление сделок ИП и ООО
Для того, чтобы вы не путались в документации по сделкам, мы решили рассказать о том, как правильно оформить любую сделку.
Любую сделку сопровождают четыре типа документов
Условия сделки
Самыми главными и обязательными условиями сделки являются оформление и оплата.
Для того, чтобы оформить сделку, существуют следующие виды документов:
Следует помнить, что сделка вполне может быть осуществлена и без договора. Выставление перечисленных документов остается на усмотрение сторон, в зависимости от сложности сделки, длительности, объема и доверия.
Предварительная договоренность с клиентом может иметь абсолютно любую форму. Но именно в договоре вы сможете предусмотреть все нюансы, санкции за невыполнение условий сделки.
Подписанный в двустороннем порядке договор, позволит вам требовать от контрагента (в том числе через суд) выполнения своих обязательств, возмещения ущерба и др. Устная договорённость, выдача обычного счёта на оплату не позволит предъявить контрагенту какие-либо претензии в случае необходимости.
Оплата сделки
Возможности для оплаты сделки существуют следующие:
Счет на оплату
Такой документ выставлять клиенту не обязательно, но оформление счета упростит жизнь клиенту, ведь в нем будут указаны ваши реквизиты, сумма и др., а значит меньше вероятности, что клиент совершит ошибку.
Оплата без счёта или договора
Если ваш клиент уже получил услуги, работы или товары, то он сможет перечислить оплату на основании накладной (акта). В крайнем случае, клиент может перевести оплату просто с основанием для платежа «Оплата за товары на сумму…» без указания какого-либо документа.
Счёт на предоплату (постоплату)
Как правило, на аванс (предоплату) отдельный счёт не составляется. Оформляется один счёт, где указывается общая сумма по сделке и в примечании отражается порядок оплаты: поэтапно в суммах таких-то, по срокам таким-то. Но, если вам удобнее, то можно составить отдельный счёт на предоплату (аванс) и отдельный на окончательную сумму (постоплату) по сделке. Также контрагент может оплатить два счета одним платежом или один счет двумя платежами.
Различия счёт-фактуры от счёта на оплату
Это совершенно разные документы, и они не заменяют друг друга.
Счёт-фактура необходим ИП и ООО на общем режиме для расчёта и уплаты НДС. Счёт-фактура сопровождает поставку (выполнение работ, услуг), то есть оформляется дополнительно к накладной (акту).
Счёт на оплату сам по себе не связан с поставкой товаров (выполнением работ, услуг) и не является основанием для отражения в учёте доходов и расходов. По сути, счёт выполняет функцию ценника или ярлыка на товаре (работе, услуге).
Подтверждение сделки
Факт, что сделка состоялась, подтверждается первичными документами:
Когда оформлять закрывающие документы
Накладная составляется в момент передачи товара. На предоплату накладную составлять не нужно, так как этот документ подтверждает именно реальную передачу товара. При этом оформлять накладную необходимо в 2-х экземплярах, каждый их которых должен быть подписан обеими сторонами. Каждая сторона оставляет свой экземпляр у себя для оприходования или учета списанного товара.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) оформляется только после выполнения работ. Если у заказчика будут претензии по выполненным работам (услугам), он вправе отразить это в акте. Если же акт подписан без каких-либо замечаний, считается, что работа принята безоговорочно.
Оформление сделок в сервисе “Моё дело”
В нашем сервисе все первичные документы создаются буквально в 2 клика, при этом их можно оформить на вашем фирменном бланке, со сканом печати и подписи.
А еще вы можете отправлять счета клиентам сразу с кнопкой оплаты. Получив такой счет по электронной почте, клиент сможет оплатить его любым удобным способом (картой, электронными деньгами) в режиме онлайн. Это удобно и вам, и вашим контрагентам.
Первичная документация в бухгалтерии
Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
Договор
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.
Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.
Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг
Документы, подтверждающие оказание услуг
Без доказательств подтвердить, что услуга оказана, сложно. Поэтому рекомендуем после исполнения договора составлять документ, который будет доказывать, что вы выполнили условия, а заказчик удовлетворен результатом.
В качестве доказательств оказания услуги выступают:
Акт об оказании услуг
Документ составляется в произвольной форме. В соответствии с п. 4 ст. 421 ГК РФ бланк можно продумать самостоятельно. В основном договоре оказания услуг можно заранее согласовать форму.
Чаще всего документ составляет исполнитель и передает для подписания заказчику.
В акте следует указать следующие данные:
Акт подписывается обеими сторонами сделки.
В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе о том, как оформить акт об оказании услуг. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.
Отчет исполнителя
Этот документ так же, как и акт, составляется в произвольном виде, поскольку законодательство не регулирует порядок его заполнения. Однако учтите, что если в основном договоре оказания услуг прописано, как должен составляться отчет, вы должны следовать этим правилам. В договоре может содержаться форма этого документа.
В отчете указывают:
Если имеются документы, подтверждающие оказание услуги, их приводят в приложении.
Документы, подтверждающие оплату услуг
Подтверждать факт исполнения договора оказания услуг необходимо не только исполнителю, но и заказчику. Нужно доказать, что оплата была произведена в полном объеме в установленные договором сроки. Подтверждением могут служить различные документы, в зависимости от того, является заказчик юридическим либо физическим лицом.
Документ, подтверждающий оплату услуг безналичным способом
В этом случае доказать факт оплаты проще, поскольку у вас останутся банковские документы о проведенной операции. Кроме того, подтвердить оказание услуг поможет акт об оказанных услугах или кассовый чек, если выдавался.
Документ, подтверждающий оплату услуг наличными
Если заказчик физическое лицо, то оплату услуг подтвердят:
Если заказчик юридическое лицо, то оплату услуг также может подтвердить:
В обоих случаях факт оплаты услуг сможет подтвердить акт об оказанных услугах. В нем также указывается, что услуги оплачены в полном объеме.
Итоги
Таким образом, для подтверждения факта оказания услуги помогут акт об оказанных услугах, отчет исполнителя и переписка с заказчиком. Для подтверждения оплаты услуг понадобятся акт об оказанных услугах, расписки, кассовые чеки, расходно-кассовый ордер, кассовая книга, банковские документы, авансовый отчет, документы бухгалтерского учета.