Закрывающие документы для бухгалтерии что входит ип без ндс

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 26.11.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Счет-фактура для ИП без НДС

Счет-фактура для ИП: с налогом или без?

Плательщики НДС выставлять счета-фактуры без налога в адрес контрагента не могут — вне зависимости от того, кто является покупателем (ИП или компания). Также не имеет значения, что покупатель не является плательщиком НДС (например, применяет упрощенный режим налогообложения). Хотя в такой ситуации при выполнении определенных условий счета-фактуры могут не выставляться, если покупателем является неплательщик НДС и стороны пришли к соглашению о невыставлении счетов-фактур.

Подсказки по составлению соглашения о невыставлении счетов-фактур находятся тут.

А готовый образец соглашения о невыставлении счетов-фактур при реализации товаров по договору поставки вы можете найти в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Если вы не являетесь плательщиком НДС или освобождены от налога, счета-фактуры без НДС для ИП или компании вы можете выставить:

По п. 5 ст. 168 НК РФ освобожденный от НДС по ст. 145 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры без выделения суммы налога, но с указанием в нем надписи или проставления штампа «Без налога (НДС)».

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.

Как выглядят образцы счетов-фактур без НДС?

Разберем два примера.

ИП Касимов Эльмир Гильмутдинович, применяющий ОСНО, заключил договор на поставку 420 кг свеклы с упрощенцем ООО «Производитель». По просьбе предпринимателя ООО «Производитель» составило и передало ему счет-фактуру. Общество заполнило счет-фактуру в обычном порядке, кроме граф 7 и 8, посвященных ставке и сумме НДС. В этих графах вместо числовых значений ООО «Производитель» проставило надпись «Без НДС».

Так может выглядеть образец счета-фактуры для ИП без НДС, скачайте по по ссылке ниже:

Предприниматель на УСН Набиуллин Тимур Рудольфович оказал услугу компании на общей системе ООО «Трейдинг». По ее просьбе предприниматель выставил счет-фактуру на сумму 54 150 руб. без НДС.

Как выглядит образец счета-фактуры от ИП без НДС, смотрите ниже и скачивайте его по ссылке:

Нужно ли счета-фактуры без НДС регистрировать в книге продаж, вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Недопустимая формулировка графы 7

В графе 7 счета-фактуры указывается ставка налога. Если этот документ исходит от неплательщика НДС, эта графа числовых значений не содержит. Счет-фактуру без налога еще называют нулевым — это означает, что по такому документу:

Что же особенного в графе 7 нулевого счета-фактуры? Дело в том, что в ней нельзя указывать «0». Проставление предпринимателем этой цифры с большой долей вероятности обернется негативными последствиями. Налоговики посчитают, что он:

Чтобы таких недоразумений не возникало, в графе 7 счета-фактуры ИП (не признаваемый плательщиком налога) должен указать «Без НДС». При такой формулировке никаких обязательств (ни отчетных, ни платежных) у оформившего его предпринимателя не возникает.

Нужно ли выписывать счета-фактуры физлицам, узнайте здесь.

Счет-фактура без погрешностей: откуда ждать неприятностей?

Случается, что по просьбе партнера вы выставили счет-фактуру с указанием в графе 7 «Без НДС». Все остальные строки и графы тоже заполнены без погрешностей в соответствии с требованиями налогового законодательства. А потом у вас начались мелкие и крупные неприятности с налоговиками.

Это случается, когда ваш партнер при оформлении платежного поручения на перечисление ему денег укажет в графе «Назначение платежа» фразу «В том числе НДС». Что делать, если такая погрешность случилась? Первым, кто может заметить эту ошибку, будете вы сами. Не стоит дожидаться реакции налоговиков, а именно когда они:

Чтобы избежать возможных проблем, как можно скорее уведомите своего партнера об ошибке и попросите его связаться с банком для исправления ошибочной формулировки в назначении платежа.

Как корректировать формулировку о назначении платежа в платежном поручении, рассказываем здесь.

Необходимо отметить, что у налоговых органов нет права доначислять налоги, основываясь только на фразе в платежном поручении и собственных предположениях. Нужны другие доказательства, подкрепленные документально (к примеру, позицию судебных органов смотрите в постановлении ФАС ЗСО от 28.03.2011 № А45-12006/2010).

Включать ли в книгу покупок счет-фактуру без НДС от ИП на УСН?

По общему правилу покупатель регистрирует полученные от продавцов счета-фактуры в книге покупок. На основании этих записей он определяет сумму вычета по НДС. В ситуации нулевого счета-фактуры покупатель вычет не получает. Нужно ли отражать такие счета-фактуры в книге покупок?

Прямых формулировок о том, что полученные от продавцов счета-фактуры с надписью «Без НДС» не нужно отражать в книге покупок, в Правилах ведения книги покупок (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) мы не найдем.

Но там есть множество косвенных подсказок. В частности, из указанных Правил следует, что:

В итоге напрашивается вывод: поскольку нулевой счет-фактура сумму НДС-вычета не увеличивает, то особого смысла в его регистрации в книге покупок нет. Можно, к примеру, не отражать в книге покупок полученный от ИП на УСН счет-фактуру без НДС.

Наказание за такое неотражение в законодательстве не предусмотрено. Хотя существует арбитражная практика по оспариванию претензий налоговиков за неправильное ведение плательщиками НДС книги покупок. Но суды против штрафа (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.06.2006 № А79-15564/2005).

Итоги

Индивидуальные предприниматели, признаваемые плательщиками НДС, обязаны выставлять счета-фактуры с выделенной суммой налога. Предприниматели — неплательщики НДС не обязаны, но могут по просьбе контрагента выписать счет-фактуру. При этом в графах 7 и 8, посвященных ставке и сумме налога, им следует проставить надпись или штамп «Без НДС».

Источник

Закрывающие документы

Кто может получить закрывающие документы

Закрывающие документы предоставляются только юридическим лицам и ИП, которые произвели оплату безналичным переводом со своего расчётного счёта.

При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный перевод или Безналичный перевод в иностранной валюте.

Оплата счёта через платёжные системы или терминалы моментальных платежей считается оплатой от физического лица. Согласно законодательству РФ закрывающие документы по такой оплате не предоставляются. Чтобы получить документы, подтверждающие оплату, обратитесь в техническую поддержку платёжной системы.

В каком формате предоставляются закрывающие документы

До октября 2017 года мы предоставляли два отдельных документа: счёт-фактуру и акт выполненных работ. С октября 2017 года мы предоставляем универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя счёт-фактуру и акт выполненных работ. Ниже перечислены условия предоставления закрывающих документов.

Условия предоставления закрывающих документов

Оригиналы документов отправляются:

Как формируются закрывающие документы

В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:

Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.

К таким услугам относятся:

Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.

К таким услугам относятся:

Формула для расчёта

Формула для примерного расчёта выглядит так:

Сумма оплаты за год / 365 дней * количество дней в месяце

Например: хостинг оплачен на 6 месяцев на сумму 2000 рублей. Мы хотим узнать на какую сумму будут предоставлены документы за ноябрь:

(2000 (рублей) x 2 (полугодия) / 365 (дней в году) ) x 30 (количество дней в ноябре) = 328.767123288 (рублей за ноябрь).

Данный расчёт производится автоматически нашей системой. Иногда сумма за месяц может не совпадать с результатом по формуле на несколько рублей. Однако в конечном итоге закрывающие документы будут предоставлены на всю оплаченную сумму.

Некоторые услуги имеют собственный баланс. Закрывающие документы по ним мы предоставляем по мере использования средств с внутреннего баланса услуги.

К таким услугам относятся:

Компания REG.RU предоставляет закрывающие документы покупателю на сумму полученного вознаграждения от проведения сделки. Вознаграждение REG.RU составляет 10 процентов (включая НДС) от цены доменного имени.

На всю сумму, полученную от покупателя по безналичному расчёту, компания REG.RU предоставляет только Отчёт о движении денежных средств.

Данное распределение согласовывается в Агентском договоре, пункт 4.3: «Счет на стоимость Цены Домена выставляется Приобретателю на основании настоящего договора без НДС. Регистратор не предоставляет Приобретателю финансовых документов на указанную сумму. По требованию Приобретателя Регистратор может предоставить отчет о расходовании денежных средств. Факт перечисления и зачисления денежных средств подтверждается в соответствии с законодательством РФ бухгалтерскими и банковскими выписками и иными документами.»

Чтобы получить скан-копии Отчета о движении денежных средств, напишите заявку в службу поддержки. Мы вышлем пакет оригиналов документов на ваш контактный почтовый адрес в течение месяца после совершения сделки.

Как получить оригиналы закрывающих документов повторно

По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в Контактах владельца аккаунта. Если указан неверный почтовый адрес, закрывающие документы могут не дойти до адресата. В таком случае документы будут возвращены обратно на почтовый адрес нашей организации. На ваш контактный email поступит соответствующее сообщение.

Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.

Повторная отправка Почтой России является платной услугой. Её стоимость составляет 200 рублей. Для заказа выполните следующие шаги:

Во вкладке «Закрывающие документы (УПД)» нажмите Отправить повторно:

Отметьте галочкой нужные документы и нажмите Оплатить:

Готово, после формирования заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес в течение недели.

Повторная отправка закрывающих документов по ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие шаги:

Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение суток.

Еще один бесплатный способ повторного получения закрывающих документов — лично в московском офисе. Для заказа выполните следующие шаги:

Готово, заберите документы в московском офисе REG.RU в течение двух недель с момента подготовки документов, сообщив менеджеру ИНН и наименование организации.

Адрес офиса: г. Москва, Ходынский бульвар, дом 20А. (станция метро «ЦСКА»). Режим работы: с 9:00 до 18:00 в будние дни.

Адрес офиса в Москве

Как скачать скан-копии закрывающих документов

Перейдите во вкладку «Закрывающие документы (УПД)» и кликните Скачать напротив нужного документа:

Готово, скан-копия документа будет сохранена на ваш компьютер. Также письмо с копией будет отправлено на email бухгалтера, указанный в «Контактах владельца аккаунта».

Как изменить данные в УПД

Если вам нужно изменить данные в УПД (Универсальный передаточный документ), напишите заявку в службу поддержки.

В УПД можно изменить:

В УПД нельзя изменить:

Внимание: если реквизиты в документах не соответствуют текущим реквизитам организации, воспользуйтесь инструкцией: Как изменить реквизиты организации?

Возможные проблемы

В Личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы

Документы могут не отображаться в Личном кабинете, если:

Если ни один из описанных случаев не актуален, создайте заявку в службу поддержки, в ней подробно опишите суть проблемы и предоставьте документ, подтверждающий вашу оплату.

Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты

По операциям, произведённым с помощью корпоративных карт, компания REG.RU не предоставляет закрывающие документы.

По законодательству РФ непосредственными держателями банковских карт являются физические лица, даже если карта выпущена для юридического лица или ИП (см. пункт 1.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). Если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. При проведении операций по карте платежный шлюз банка эквайера возвращает информацию о держателе карты, которым всегда выступает физическое лицо. Таким образом, все платежи по банковским картам поступают в REG.RU от физического лица.

По законам РФ бухгалтерские документы (счёт-фактура, акт выполненных работ и УПД) предоставляются только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям при проведении прямого безналичного платежа с расчётного счета организации или оплате наличными при предоставлении соответствующих документов.

Подтверждением целевого использования средств по корпоративной карте является:

Инвойс можно скачать в разделе Счета, нажав на нужный номер счёта. Обратите внимание! Данная инструкция по договору является обязательной.

Источник

Закрывающие документы по самозанятым и другим физлицам: что учесть

Дизайнеры, веб-программисты, копирайтеры, переводчики, консультанты — одним словом, фрилансеры — документы по ним надо оформлять едва ли не более тщательно, чем по штатникам. Налоговики часто видят в наемниках по ГПХ — схемы.

О том, как не налететь на проблемы из-за договора ГПХ, мы говорили в прошлом посте.

Расчеты по таким договорам бывают как авансом, так и постфактум. Но в любом случае необходимы закрывающие документы. Они констатируют тот факт, что работы выполнены, а услуги оказаны.

Итак, с какими трудностями по документам сталкиваются бухгалтеры при работе с договорами ГПХ, когда исполнители — это физлица («простые» физлица, ИП или самозанятые).

Если компания заключила договор с ИП, то после окончания работ предприниматель должен выставить акт.

Унифицированной формы акта нет. Все пользуются тем, чем им удобно.

Но надо не забывать, что по ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ, в любой первичке должны быть обязательные реквизиты:

Договор, заключенный с ИП, не сулит бухгалтеру много «бумажных проблем»: подписываем акт, перечисляем на расчетный счет деньги и всё.

Физлицо. Просто физлицо

А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.

Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.

Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.

Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.

Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.

В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.

Вот что рассказывают наши клиенты:

«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,

— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.

«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,

— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.

Самозанятые

Главный документ при работе с самозанятыми — это чек, который они формируют в программе «Мой налог».

В чеке обязательно должны быть наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.

А как же акт? Акт тоже можно составить. Он станет дополнительным документом, который отразит период или дату оказания услуги для целей налогового учёта расходов заказчика.

Но имейте в виду, что учесть расходы на основании только акта по итогам месяца нельзя. Обязательно нужен чек.

Для организаций и ИП наличие чека от самозанятого — обязательно для учета расходов!

Это подчеркивает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Кому было лень читать все

Если наняли ИП или обычного «физика», акт нужен. Форму можете разработать сами. С самозанятыми акт — на ваше усмотрение. Хотите облегчить себе работу по закрывающим документам, спросите у Solar Staff, как.

Источник