через какую систему осуществляется обмен электронными накладными с ндс при применении технологии dts
Что такое EDI?
EDI призван заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, электронным документооборотом между компьютерными сетями.
Электронный Обмен Данными представляет собой определенный набор стандартов для выполнения торговых операций и обмена деловыми документами. При помощи технологии EDI указанные документы переводятся на понятный всем стандартный деловой язык и пересылаются партнерам по безопасным коммуникационным каналам.
Переход торговых организаций на электронный обмен данными при взаимодействии со своими контрагентами по поставке товара и его реализации имеет ряд неоспоримых преимуществ.
Использование электронного документооборота позволяет автоматизировать процесс ввода информации и обмена документами без задержек и неточностей. Применение автоматических процедур позволяет повысить скорость и точность сбора данных и избежать рутинные операции оформления и отправки бумажной документации.
Как работает EDI?
Система электронного обмена данными – позволяет автоматизировать создание, отправку, получение и обработку любых электронных документов и интегрировать их с действующими учетными системами компании.
Процесс работы EDI довольно прост: благодаря удобному интерфейсу и простой форме заполнения документов, пользователь легко может производить необходимые операции по отправке информации из программного приложения.
Система извлекает и автоматически пересылает их от одного контрагента к другому. При этом информация принимает стандартную форму с сохранением всего содержимого.
Выгоды от внедрения системы EDI:
Реализация EDI на практике
Удачно реализована система EDI в программном модуле фирмы «1С»: «1С:Сеть». Это решение позволяет предприятию построить полноценную систему обмена данными практически без первичных вложений. Возможность работы с EDI «1С:Сеть» встроена в продукты 1С.
Данная система адаптирована к российской бизнес-практике. При создании данной системы фирма «1С» использовала результаты работы межрегиональной общественной организации «Стандартизация Обмена Деловой Информацией» (СОДИ), собравшей крупнейших российских представителей розничного бизнеса, и формализовала обычные для России бизнес-процессы обмена.
Выставление электронного УПД в «1С:Бухгалтерии 8»
Электронный УПД: нормативное регулирование
Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 № 41888). Приказ № 155 вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019.
Формат счета-фактуры с дополнительной информацией (утв. Приказом № 155 или Приказом № 820), который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат универсального передаточного документа (УПД)), включает в себя:
Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.
Файл обмена информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Файл обмена информации покупателя подписывается отвечающей требованиям Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.
Поскольку формат УПД является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174 «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», вступившего в силу 01.04.2016.
Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
Обратите внимание, в соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 01.01.2019 налоговая ставка НДС изменена с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).
Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:
Формирование, подписание и отправка УПД
До 01.01.2020 действуют два формата электронного УПД, которые утверждены:
Для выбора применяемого формата обмена в табличной части настройки в графе Формат электронного документа для документа Счет-фактура выданный следует установить соответствующее значение:
В графе Регламент ЭДО необходимо настроить применяемый порядок обмена электронным УПД:
На закладке Исходящие электронные документы можно:
В настройках регламента ЭДО можно уточнить настройки ответа и сведения, указываемые в формируемом электронном документе:
Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам Подписи и (или) Доставка документа Реализация (акт, накладная) и заполнить открывшиеся формы документов.
Так, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (например, заведующий складом), то необходимо внести эту информацию в форму Подписи в поле Отпуск произвел.
При формировании электронного УПД поле Ответственный за оформление (для УПД) можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.
Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму Доставка можно внести:
При доставке груза транспортной компанией в форме Доставка можно указать:
В документе Счет-фактура выданный (рис. 2), в который можно перейти по гиперссылке из документа Реализация (акт, накладная), до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:
Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы Электронные документы (Таблицы состояния), которая открывается:
Из формы Электронные документы (Таблицы состояния) можно также получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена.
Перейти в список документов Текущие дела ЭДО можно из документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов Реализация (акт, накладная), или Счет-фактура выданный (рис. 2), или Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (см. рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее), рис. 3.
Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату.
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов Документы на подпись по сертификату. В списке можно выбрать и отметить флагом определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные.
В случае если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 2).
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:
Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов На контроле формы списка Текущие дела ЭДО.
Просмотреть содержимое электронного УПД можно:
На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.
После отправки электронного УПД продавец ожидает:
После формирования, подписания и отправки УПД в документе Реализация (акт, накладная) в строке состояния будет содержаться информация Ожидается подтверждение отправки.
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный будет отсутствовать флаг и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в информационной строке будет указано, что Требуются действия со стороны других участников.
В форме Электронные документы (Таблице состояния) в графе Ожидаем от других участников будет указано, что ожидается подтверждение отправки.
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 5), открываемой из документа учетной системы Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (см. рис. 2).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с пунктом 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения.
Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный в поле Выставлен проставляется флаг и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке документа Счет-фактура выданный отражается информация Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.
Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный, поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
При этом в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (УПД (информация покупателя)).
Согласно пункту 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении счета-фактуры не является обязательным.
Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке
Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.
Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен.
В форме Электронные документы (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 6).
Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информации продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.
После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки.
Электронные накладные 2021: право или обязанность?
Порядок перехода на электронные ТТН (ТН) долгое время был добровольным, и они применялись вместо обычных бумажных накладных только по обоюдному желанию как поставщика (грузоотправителя), так и покупателя (грузополучателя). Однако с введением в РБ нового механизма маркировки товаров, а также системы прослеживаемости, подход к применению электронных накладных кардинально поменялся. Так с 2021 г. изменились структура и формат электронных накладных, а для многих организаций их оформление стало обязательным.
Примечание
Под электронными накладными понимаются:
— ТТН и ТН в виде электронных документов (далее — электронная ТТН и электронная ТН соответственно);
— электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров, подлежащих прослеживаемости, в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, и (или) иностранного гражданина, и (или) лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность (п. 7 приложения к Указу N 496).
На сегодняшний день законодательство устанавливает, что вместо бумажных ТТН (ТН) организации должны использовать обязательные электронные накладные при обороте:
1) товаров, маркированных незащищенными средствами идентификации (СИ) (п. 3 Положения о маркировке товаров средствами идентификации N 243 );
2) товаров, подлежащих прослеживаемости (п. 14 Положения N 496 ).
Электронные накладные по товарам, маркированным незащищенными СИ
Примечание
В соответствии с Перечнем N 1030 обязанность составлять электронные накладные в 2021 году возникает при обороте маркированных незащищенными СИ:
— сыра и мороженого- с 8 июля 2021 г.;
— молочной продукции сроком хранения свыше 40 суток- с 1 сентября 2021 г., а менее 40 суток — с 1 декабря 2021 г.;
— шин и покрышек пневматических резиновых новых — с 1 декабря 2021 г.;
— обуви — с 1 ноября 2021 г.
Если по товарам, включенным в Перечень N 1030, их маркировка СИ в соответствии с законодательством не производится (например, по остаткам товаров на дату введения маркировки), то и применять электронные накладные в обязательном порядке нет необходимости. В этих случаях можно по-прежнему составлять ТТН (ТН) в бумажном формате.
Не требуются электронные накладные и при применении иных, чем маркировка незащищенными СИ, способов маркирования товаров СИ. Речь идет о маркировке с использованием защищенного материального носителя либо с использованием незащищенного материального носителя с последующим нанесением на него знака защиты (п. 5 Инструкции о порядке маркировки товаров ). При обороте товаров из Перечня N 1030, промаркированных таким образом, оформление электронной накладной необязательно.
Можно сказать, что обязанность по использованию электронных накладных зависит от необходимости маркировки товаров, включенных в Перечень N 1030, а также способа нанесения маркировки.
Примечание
Следует отличать маркировку товаров унифицированными контрольными знаками (УКЗ), от маркировки товаров СИ. Обязанность составлять электронные накладные при маркировке товаров УКЗ не предусмотрена (подп. 2.1 Указа N 243, п. 3 Положения о маркировке товаров средствами идентификации N 243).
Отметим, что электронные накладные используются только между субъектами хозяйствования (подп. 1.1 Положения N 940 ). Физические лица, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей в РБ, к таковым не относятся. Они не имеют возможности принять и подписать электронную накладную, так как не являются в этой части участниками электронного документооборота. По разъяснениям МНС, если контрагентами организации при обороте товаров, маркированных незащищенными СИ, выступают такие физические лица, обязанность использовать электронные накладные у нее отсутствует. Следовательно, организация в таком случае по-прежнему будет оформлять бумажные ТТН (ТН).
Требование об обязательном оформлении электронных накладных распространяется на все организации. Использовать электронную накладную вместо обычной ТТН (ТН) в бумажном формате они должны при любой операции, относящейся к обороту товаров, маркируемых незащищенными СИ. При этом, под оборотом таких товаров понимается их ввоз, хранение, транспортировка, использование, получение и передача, в том числе их приобретение, предложение к реализации и реализация на территории Республики Беларусь, а также трансграничная торговля (п. 10 приложения 3 к Указу N 243).
За отсутствие в обязательных случаях электронных накладных установлена административная ответственность: штраф в размере 50% от стоимости предмета административного правонарушения (суммы выручки, полученной от реализации товаров) (ст. 13.12 КоАП). С учетом разъяснений МНС до 01.09.2022 эта ответственность применяться не будет. Вместе с тем принимать исчерпывающие меры по переходу к использованию электронных накладных организация по-прежнему должны — мораторий на применение ответственности не освобождает их от этой обязанности (письмо МНС N 8-2-10/04440).
Электронные накладные при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости.
Организации обязаны использовать электронные накладные по товарам, включенных в один их перечней:
— перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом информационного взаимодействия с государствами — членами ЕАЭС. На данный момент такой перечень пока не утвержден;
— перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости. Для попавших в этот перечень товаров (холодильников и морозильников бытовых, шин и покрышек пневматических резиновых новых) обязанность составлять электронные накладные, также как и прослеживаемость, вводится с 1 декабря 2021 г. (подп. 2.1 Указа N 496 ).
Необходимость составлять электронные накладные возникает при осуществлении организацией операций, связанных с оборотом включенных в указанный перечень товаров.
Примечания
К операциям, связанным с оборотом товаров, относятся (п. 1 Перечня терминов и определений ):
— отгрузка или получение товаров с мест реализации или хранения по договорам купли-продажи, мены, предусматривающим реализацию и (или) передачу товаров на территории Республики Беларусь и (или) иных государств — членов ЕАЭС;
— отгрузка и (или) передача или получение товаров по договорам комиссии, поручения и иным аналогичным договорам, хранения, подряда, финансовой аренды (лизинга), коммерческого займа, оказания логистических услуг, включая отгрузку и (или) передачу или получение товаров с выставок, ярмарок на территории Республики Беларусь и (или) иных государств — членов ЕАЭС;
— использование в производстве и (или) транспортировка товаров.
При этом установлен ряд случаев, когда по оборотам товаров, подлежащих прослеживаемости, электронные накладные составлять необязательно. Например, при обороте товаров, используемых в качестве образцов и экспонатов на выставках и ярмарках, товаров, являющихся безвозмездной (спонсорской) помощью. Это операции по отпуску и получению товаров, не связанными с предпринимательской деятельностью и получением доходов, а также операций, осуществляемые за счет госсредств либо имеющие строго целевое назначение (п. 17 Положения N 496).
Если составление обязательных электронных накладных будет невозможно по объективным причинам, не зависящим от организации, в качестве исключения разрешается составить ТТН (ТН) на бумажных носителях. Однако в течение 5 рабочих дней с момента устранения неполадок, необходимо будет оформить и электронные накладные (п. 18 Положения N 496).
За отсутствие в обязательных случаях электронных накладных установлена административная ответственность: штраф в размере 50% от стоимости предмета административного правонарушения (суммы выручки, полученной от реализации товаров) (ст. 13.12 КоАП). Отметим, что моратория на применения таких мер ответственности по товарам, подлежащим прослеживаемости, аналогичного применяемому до 01.09.2022 г. по маркировке товаров, на данный момент не предусмотрено. Возможно, особенности применения мер ответственности за отсутствие электронных накладных в этом случае будут установлены позже.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Как в 1С отразить приобретение прослеживаемых товаров у плательщиков НДС
Как в 1С: Бухгалтерии 8 ред. 3.0 отразить обмен электронными УПД при приобретении прослеживаемых товаров у налогоплательщиков НДС?
Приобретение прослеживаемых товаров у плательщика НДС
Согласно Положению о системе прослеживания, регламентированному Постановлением Правительства от 01.07.2021 г. № 1108, прослеживаемость проводится в отношении товаров, которые указаны в Перечне товаров, которые подлежат прослеживанию. Данный перечень утвержден Постановлением Правительства от 01.07.2021 г. № 1110. При этом должно выполняться одно из таких условий:
По налоговым корректировкам, установленным на основании Закона от 09.11.2020 г. № 371-ФЗ, для реализации положений системы прослеживания плательщики НДС при продаже прослеживаемых товаров должны:
Участники оборота прослеживаемых товаров, которые являются плательщиками НДС и не освобожденные от исполнения обязанностей плательщика НДС, при проведении операций по продаже этих товаров выдают счета-фактуры без применения шифровальных средств для ограничения возможности доступа к ней исключительно получателем.
Покупатели (юрлица и ИП) при покупке прослеживаемых товаров должны обеспечить получение счетов-фактур в электронном формате по ТКС через оператора ЭДО.
Покупка прослеживаемых товаров у налогоплательщиков НДС в 1С:Бухгалтерии 8
ООО «Дельта» оформляет операции по покупке прослеживаемых товаров у ООО «Стиль» (плательщик НДС). Используется электронный УПД.
Для того, чтобы получить электронный счет-фактуру и документ об отгрузке прослеживаемых товаров (УПД), нужно сделать следующее в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0:
Как получить и отразить в бухучете входящий УПД
С 2020 года используется форма электронного УПД, регламентированная Приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820@. При получении электронного счета-фактуры и документа об отгрузке (УПД) продавец делает следующее:
Если информационная база используется в режиме клиент-сервер, то есть возможность зафиксировать расписание получения электронных документов. Для этого нужно установить соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с партнерами. Для этого пользователь заходит в меню «Администрирование», переходит в «Обмен электронными документами» и выбирает «Обмен с контрагентами».
Способ обработки поступающей электронной документации в 1С зависит от того, какие настройки имеет ЭДО. Для их проверки нужно зайти в меню «Администрирование», перейти в «Обмен электронными документами», выбрать «Обмен с контрагентами» и пройти в «Настройки ЭДО».
При взаимодействии с конкретным партнером в форме «Настройка отражения документов в учете» во вкладке «Настройки получения» можно поставить метод обработки поступающей электронной документации:
Если используется первый вариант (по умолчанию), то при поступлении УПД в 1С сразу автоматически будут созданы два документа — «Поступление (акт, накладная, УПД)» и «Счет-фактура полученный».
Если используется второй вариант, то при поступлении УПД в папке «Отразить в учете» в поле «Отражение в учете» будет ссылка — «Создать документы». При переходе по ней пользователю откроется форма «Подбор документов учета», которая необходима для формирования документации в 1С. Здесь также можно выбрать имеющиеся документы или скорректировать текущие.
Когда документ поступил от продавца, он перемещается в папку «Отразить в учете» в перечне в форме «Текущие дела ЭДО». В этом случае в поле «Отражение в учете» будет ссылка на два созданных документа.
Для просмотра поступившего УПД надо двойным щелчком мыши кликнуть по активной строке в списке «Текущие дела ЭДО». В форме просмотра будут указаны сведения, в т.ч. и регистрационный номер партии прослеживаемых товаров.
Во вкладках формы просмотра имеются сведения о подписях электронного документа и сопроводительный текст (при наличии сопроводительной записки).
Чтобы открыть новые созданные документы, нужно:
В 1С новые документы будут иметь дату такую же, как и дата поступившего УПД. Если дата получения товаров отличается от этой даты, тогда нужно исправить дату «Поступления (акт, накладная, УПД)». При этом дата полученного счета-фактуры не исправляется.
Важно! Система прослеживаемости работает с 8 июля 2021 года. Рассматриваемый пример подготовлен до этой даты. Так как обмен электронными документами осуществляется в режиме реального времени, нужно абстрагироваться от даты поступления УПД.
В документе «Поступление (акт, накладная, УПД)» в строке состояния обмена указывается ссылка «Требуется подписание».
До проведения документа надо указать «Склад» в соответствующей графе.
При поступлении прослеживаемых товаров в документе в строках по ним будут иметься:
Когда компания получает прослеживаемые товары, она проверяет достоверность информации о РНПТ, указанном в УПД и в документе «Поступления (акт, накладная, УПД)».
В новый сформированный счет-фактуру полученный автоматически вносятся сведения:
Состояние процесса обмена по полученному УПД указывается в специальной строке счета-фактуры полученного. Там же указывается ссылка «Требуется подписание».
При покупке товара впервые у конкретного поставщика номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы. В этом случае автоматически не создаются документ на поступление и счет-фактура. Тогда в текущих делах ЭДО в поле «Отражение в учете» электронный УПД помечается особым значком и там же будет ссылка «Сопоставить номенклатуру». По ней нужно пройти и сделать следующее:
Синхронизацию нужно проводить только один раз. Затем, когда эти же товары будут поступать от этого же поставщика, информация в документе «Поступление (акт, накладная, УПД)» будет заполняться автоматически.
Когда сопоставление будет проведено, в папке «Отразить в учете» будет ссылка «Создать документы». Пользователь по ней проходит и создает документ на поступление и счет-фактуру.
Как обработать подтверждение оператора и сформировать извещение о получении УПД
Покупателю поступает от оператора ЭДО входящий УПД, а также подтверждение оператора даты отправки файла документа. Дата их подтверждения является датой поступления счета-фактуры покупателю.
Для просмотра информации в подтверждении нужно дважды нажать на форму просмотра УПД в соответствующей строке. Дата отправки электронного УПД указывается в строке «Получен» в счете-фактуре.
Важно! При создании нового полученного счета-фактуры на основании поступившего УПД программа 1С в графе «Получен» ставит дату создания документа в учетной системе. Подтверждение оператора ЭДО поступает покупателю вместе с УПД, и их даты совпадают. Если дата в подтверждении другая, то указанная в графе «Получен» дата автоматически корректируется.
Когда поступивший УПД является основанием на применение налогового вычета по НДС и в графе «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» в счете-фактуре стоит флажок, УПД регистрируется в книге покупок в том налоговом периоде, когда он был получен.
Если стороны сделки решили, что у покупателя есть обязанность передавать поставщику извещение о получении УПД, то покупатель формирует, подписывает и направляет это извещение в адрес продавца через ЭДО.
Такое извещение создается в 1С автоматически. Если пользователь имеет право подписи и сертификат ЭП установлен на ПК, служебные документы подписываются автоматически. Также подписание и отправку документов можно сделать из списка текущих дел ЭДО.
Когда в настройках параметров обмена по ЭДО не стоит флажок «Отложенная отправка электронных документов», то подписанные документы сразу же передаются оператору ЭДО. Если же флажок стоит, то отправка документов производится:
Если информационная база используется в режиме клиент-сервер, то есть возможность зафиксировать расписание получения электронных документов. Для этого нужно установить соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с партнерами. Для этого пользователь заходит в меню «Администрирование», переходит в «Обмен электронными документами» и выбирает «Обмен с контрагентами».
Как сформировать и отправить поставщику сведения по оформляемой сделке
Когда нет претензий к информации в УПД, покупатель формирует, подписывает и отправляет УПД поставщику (в части информации, заполняемой покупателем).
Созданный УПД можно:
Для просмотра содержимого УПД можно:
Важно! В УПД дата поступления товаров — это дата создания документа «Поступление (акт, накладная, УПД)» в программе. Иными словами, это дата приема товаров по факту независимо от того, когда создавался и подписывался файл документа УПД.
В форме просмотре УПД в соответствующих вкладках указываются сведения о подписях и статусе документа, а также сопроводительный текст при наличии сопроводительной записки.
Сформированные сведения покупатель подписывает и отправляет поставщику.
Если пользователь не имеет права подписывать документ, 1С передаст УПД лицу, которое имеет это право. В этом случае подписывать документы можно из формы «Документы на подпись». Для этого нужно зайти в меню «Администрирование» или «Руководителю», перейти в раздел «Электронные документы» и выбрать «Документы на подпись». Помеченные флажком документы можно подписать через команду «Подписать и отправить помеченные».
Когда документы направлены оператору ЭДО, покупатель получает от него подтверждение об их подтверждении. До момента получения подтверждения УПД находится в папке «На контроле» в списке входящих документов.
Когда подтверждение будет получено, считается, что обмен ЭДО у покупателя закончен. В таком случае в строке состояния по документу поступления и счету-фактуре будет ссылка «Завершен». Через форму просмотра УПД можно проверить, что действительно документ имеет подписи обеих сторон сделки, а также вся служебная документация получена и отправлена.
Для перехода в режим просмотра УПД: