Как исправить документ с печатью и подписью
Как вносить исправления в первичные документы
Способ 1: исправить исходник
Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешает закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При внесении исправлений в исходный документ ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуем заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.
Выглядит это примерно следующим образом:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.
Способ 2: сделать замену
Вместо правки исходного документа можно оформить другой — исправительный. Несмотря на то, что законом о бухучете такой способ исправления не предусмотрен, чиновники это разрешают (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Порядок внесения исправлений в этом случае должен быть подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем должно быть указание на то, что это исправительный документ, приведены номер и дата исходного документа, а также порядковый номер и дата исправления.
Алгоритм исправления ошибок в счете-фактуре хорошо описан в КонсультантПлюс. Чтобы его посмотреть, переходите в Готовое решение. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Этот же способ используют, когда требуются исправления в первичных документах, составленных в электронной форме.
Ошибки в документах: безопасное исправление
Всякий раз, когда мы находим ошибку в документе, мы испытываем досаду: а что же теперь делать? А делать ничего не остается, кроме как исправлять недочет. Ведь получить доначисление налогов можно как из-за ошибок в первичных документах, так и из-за их неправильных исправлений. Эксперты бератора расскажут, как не допускать ошибок в документах.
Ответ на вопрос, как исправлять, зависит от того, успели вы принять ошибочный документ к учету или нет.
Если не успели, то просто составляем новый документ, и его принимаем к учету. Можно считать, что в этом случае повезло: даже бухгалтерскую справку составлять не нужно.
Настоящая головная боль наступает, когда документ проведен. Если ошибку в первичке нашли налоговики, то они вправе признать документ недействительным и снять расходы компании, а также оштрафовать.
Перечень первичных учетных документов зависит особенностей конкретной сделки. Стандартный перечень первичных документов, которые применяют компании на практике – это счет на оплату, платежные документы, акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарная накладная.
Конечно, документов существует гораздо больше. И среди них есть такие, которые налоговики проверяют с особым пристрастием.
Теперь вернемся к обычным документам, в которых ошибки бывают довольно часто.
Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Причем вы знаете, что периодически это ведомство выпускает приказы, которыми добавляет обязательные для заполнения реквизиты путевого листа. Так были введены:
Заметим, что при этом изменения в унифицированную форму не вносят, предполагая, что собственники транспорта будут самостоятельно ее корректировать.
Форма путевого листа, а также отсутствие или не заполнение одного из обязательных реквизитов чаще всего вызывают претензии проверяющих. Конечно, безопаснее всего заполнять путевой лист без ошибок.
Ошибки и искажения в товарной накладной могут привести к тому, что сделку признают нереальной.
Порядок исправления ошибок в принятых к учету первичных документах должен быть прописан в вашей учетной политике или, как говорят контролеры, разработан самостоятельно.
Известно, что на практике бухгалтеры исправляют первичку тремя способами:
Сразу скажем, что первый способ считается самым простым, но он запрещен. Значит, исправлять документы нужно по-другому. Два другие способа более трудоемки, зато к вам трудно будет придраться проверяющим.
А замена ошибочного документа новым – не означает просто составление нового. Смотрите пример правильной замены
Правильные способы исправления первичных документов пропишите в учетной политике для бухгалтерского учета.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку.
Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.
Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.
Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».
В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.
Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:
Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.
Самые распространенные ошибки документооборота
Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.
Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.
Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.
В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
Два способа исправления ошибок в документах
При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.
Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:
Остановимся подробнее на каждом из них.
Исправления в первоначальном документе
Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:
Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.
Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.
Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.
Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.
Свяжитесь с нами, чтобы заказать СБИС Электронный документооборот или задать все интересующие вас вопросы.
ФСБУ 27/2021 в 1С: оформление, исправление и хранение документов бухучета
Оформление документов бухучета в “1С:Бухгалтерии 8”
Пользователям “1С:Бухгалтерии 8” редакции 3.0 при оформлении фактов хозяйственной жизни доступны печатные формы первичных учетных документов:
содержащиеся в альбомах унифицированных форм, например, формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22 и др. Указанные формы не обязательны к применению, но могут использоваться для ведения бухучета (при условии отражения в учетной политике организации), т. к. полностью соответствуют Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ (см. Информацию Минфина России № ПЗ-10/2012);
предложенные разработчиками программы, например, Акт на передачу прав, Акт сверки (с контрагентом), Акт на списание материалов и др.
Если организация применяет электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами, то в программе можно создавать электронные первичные документы, в том числе по xml-форматам, утвержденным ФНС России. Например, документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг), утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
По мере развития функционала программы список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые первичные документы, соответствующие требованиям законодательства и подтверждающие расчеты в удобной наглядной форме, например, Рублевые суммы документа в валюте, Справка-расчет начисления процентных расходов и др.
Большая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца, например, Амортизация, Распределение косвенных расходов, Признание расходов по ОС, поступившим в аренду и др. Такие справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме обработки Закрытие месяца.
Любую справку-расчет можно вывести на печать или сохранить в электронном виде, в том числе подписав электронной подписью (ЭП), рис. 1. Электронные первичные документы хранятся в архиве непосредственно в информационной базе, в которой работает пользователь.
Рис. 1. Справка-расчет как первичный документ
Обратите внимание, что печатные формы документов, которые созданы в программе, подписаны ЭП и сохранены как электронные документы, хранятся в отдельном архиве. А электронные документы, отправленные или полученные через сервис 1С-ЭДО, хранятся в другом архиве. Поэтому при подготовке документов в ответ на требование ФНС механизм поиска электронных документов одного и другого вида различается.
Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм. Незначительные изменения в шаблоны печатных форм можно вносить и без специальной разработки.
Как в “1С:Бухгалтерии 8” редакции 3.0 контролировать наличие и оформление “бумажных” первичных документов, см. в статье “Контроль наличия и оформления первичных документов в “1С:Бухгалтерии 8”.
Как контролировать наличие первичных учетных документов при использовании 1С-ЭДО, см. в статье “Как бухгалтеру контролировать наличие первички при использовании 1С-ЭДО”.
В соответствии с положениями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
В “1С:Бухгалтерии 8” за основу регистров бухгалтерского учета взяты стандартные отчеты (оборотно-сальдовые ведомости по счетам, анализы счетов и анализы субконто, карточки счетов и т. д.), к которым добавлены обязательные реквизиты: единица измерения, должность и расшифровка подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета также можно сохранить в архив, в том числе подписав электронной подписью (рис. 2).
Рис. 2. Регистр бухгалтерского учета
Состав и формы документов бухучета определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.
Программа “1С:Бухгалтерия 8” редакции 3.0 позволяет сформировать печатные формы приказа об учетной политике, учетной политике по бухгалтерскому и налоговому учету, а также приложения к ним, в том числе список используемых форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Любую печатную форму можно отредактировать с помощью встроенного текстового редактора, сохранить в одном из доступных форматов и/или вывести на печать.
Корректировка документов бухучета в “1С:Бухгалтерии 8”
При внесении изменений в документы бухгалтерского учета, составленные как в бумажном, так и в электронном виде, следует различать:
собственно ошибки, допущенные при оформлении документа. Например, ошибкой будет считаться цена товара, не соответствующая договору, или неверные реквизиты сторон;
корректировки, связанные с появлением новых фактов хозяйственной жизни. К таким корректировкам можно отнести, например, изменение тарифов задним числом или предоставление скидок покупателю за выполнение плана закупок.
Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, в программе “1С:Бухгалтерия 8” редакции 3.0, как правило, исправляются с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документы Корректировка реализации или Корректировка поступления, если выбрать вид операции Исправление в первичных документах. При проведении указанных документов исправления в регистры бухгалтерского учета вносятся автоматически.
При этом в документе Корректировка реализации поддерживается методика исправлений ошибок в бумажном первичном документе путем выставления его исправленного варианта. Для обеспечения этой методики внесение исправления отражается в дополнительных полях первичного документа (товарной накладной ТОРГ-12, акта об оказании услуг): Исправление № и от. В данных полях указывается номер и дата исправления по аналогии с исправлением счета-фактуры.
Во исполнение требований ФСБУ 27/2021 рекомендуется:
на исправляемом (ошибочном) документе сделать пометку, что он исправлен;
сформированный программой исправленный вариант первичного документа физически прикрепить к исправляемому документу.
Корректировку регистров бухгалтерского учета, связанную с появлением новой информации, также можно выполнить с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документы Корректировка реализации или Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон. В отличие от ситуации с обнаруженной ошибкой, такие корректировки не меняют первичные учетные документы. При этом в программе доступна печатная форма документа Соглашение об изменении стоимости, с помощью которого можно подтвердить новый факт хозяйственной жизни.
Исправление электронных первичных учетных документов ФСБУ 27/2021 допускает выполнять путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа. Именно такая методика исправления и корректировки электронных документов поддержана в сервисе 1С-ЭДО.
Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка
Составленный, проверенный и утвержденный авансовый отчет является основанием для принятия к учету расходов, которые произвело подотчетное лицо. На что нужно обратить особое внимание при составлении авансового отчета, какие изменения в законодательстве на него повлияли — речь об этом пойдет в сегодняшней статье.
Тезисы об авансовых отчетах:
Рассмотрим оформление авансового отчета через призму типичных ошибок.
Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов
Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.
Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:
Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.
Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.
Ошибка 2. Некорректное оформление авансового отчета
Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
Составление авансового отчета
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.
Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:
1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):
3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.
Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.
Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):
В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.
Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов
Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, которые работник должен приложить к авансовому отчету, не определен законодательством.
Как минимум, это будут кассовые чеки. Пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ установлены требования к чекам (наличие реквизитов):
В отдельных случаях к авансовому отчету можно не прикладывать бумажные кассовые чеки.
Документы, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, принимать к учету нельзя, возместить (учесть) расходы по ним тоже. Поэтому сотруднику либо придется заново запросить документы, оформленные надлежащим образом либо придется вернуть деньги работодателю ( нет документов = нет расхода ).
Бухгалтер также не должен принимать документы, которые:
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные.
Другими документами, подтверждающими расходы, могут стать: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и т. д.
Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Записи на счетах учета делаются на основании утвержденного авансового отчета и приложенных к нему документов.
Типовые проводки выглядят так:
Выданы деньги под отчет из кассы (такая же проводка делается при выплате перерасхода)
Перечислены средства под отчет со счета организации (ИП) на карту работника (такая же проводка при переводе перерасхода)
Израсходованы сотрудником средства по корпоративной карте (если есть возможность оперативного контроля за движением средств, например, сразу видно, по карте какого сотрудника прошло списание)
Если нет оперативного контроля, то сначала средства, использованные по корпкарте, отражаются, как переводы в пути (57 счет) и затем относятся на конкретное подотчетное лицо
Расходы в командировке (суточные, проживание, проезд и др. подобные) отнесены на счета учета затрат
Оприходованы материалы (товары), купленные подотчетным лицом
Отражена оплата материалов (других покупок, оплата услуг, работ), совершенная подотчетником
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
Подотчетник вернул остаток на расчетный счет (переводом)
Если бухгалтер допустил в проводках ошибку, то порядок исправления зависит от периода, в котором была обнаружена ошибка: