Как исправить недостачу в кассе

Недостача денежных средств в кассе

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Порядок взыскания недостачи

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

Источник

Недостача наличных в кассе из-за ошибки кассира: как отразить в учете?

В розничном магазине продавец вместо 5 000 руб. принял у покупателя 500 руб. и еще дал сдачу. Как в бухгалтерском учете отразить данную операцию? Какие документы должны быть в бухгалтерии?

В бухгалтерии должно быть объяснение кассира.

В случае добровольно внесения кассиром средств в кассу надо оформить приходный кассовый ордер. В случае удержания из зарплаты кассира должен быть приказ руководителя и согласие работника на удержание.

Поскольку кассир является виновным лицом, то в случае отказа возместить ущерб сумма недостачи не будет признана расходом в налоговом учете, но может быть признана в бухгалтерском.

Реализацию данного товара в розницу организация отразит в обычном порядке.

Признана выручка от продажи товаров

Поступила в кассу оплата за товары

Отражен НДС со стоимости реализованных товаров

Списана себестоимость проданных товаров

Выявленная в конце смены недостача отражается по дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”, в корреспонденции с кредитом счета 50 “Касса” (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Сумма недостачи денежных средств, взыскиваемая с виновного работника (кассира), отражается по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет 73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба” (пп. “б” п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Инструкция по применению Плана счетов).

Если кассир внесет деньги добровольно, на внесенную сумму следует сделать проводку по дебету 50 кредиту 73, субсчет 73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”.

Если кассир даст согласие на удержание недостачи из заработной платы, на суммы удержаний из заработной платы виновного работника производится запись по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” в корреспонденции с кредитом счета 73, субсчет 73-2 (Инструкция по применению Плана счетов).

Что касается суммы денежных средств, которую кассир не вернет, то эта сумма признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов и отражается по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 91-2 “Прочие расходы”, в корреспонденции с кредитом счета 94 (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В налоговом учете данный расход не признается.

Отражена недостача денежных средств, выявленная в конце смены

Источник

В одной крупной косметической сети провели инвентаризацию склада и магазинов, проверили остатки и нашли недостачу. Отвечать за сохранность товаров должны были конкретные сотрудники: заведующая, администратор магазина, продавцы и кассиры. С ними заранее заключили договор о полной материальной ответственности.

По договору работники отвечали за то, чтобы товары никуда не делись: чтобы их не украли, не повредили и не списали без повода. А тут недостача. У работников спросили: как же так? Они ничего ответить не смогли. Компания посчитала себестоимость товаров и пошла в суд: взыскивать с девяти сотрудников 3 млн рублей. Но даже при наличии договора, юристов, правильно оформленной инвентаризации и крупной суммы недостачи сделать это оказалось непросто.

Почему компания сделала работников виноватыми?

Кассирам, продавцам и заведующей доверили товары на складе и в магазине. С ними подписали коллективный договор о полной материальной ответственности. Это значит, что персонал сам согласился отвечать за склад и подписал документы: мол, да, мы готовы в случае чего отвечать за недостачу и компенсировать всю сумму ущерба.

Обычно ответственность сотрудников ограничена. Даже если разбить служебный ноутбук, то всю сумму взыскать не смогут. Но тут другой случай: все сразу договорились именно о полной ответственности и подписали договор с таким условием. Накладные о приемке товара есть, акт инвентаризации тоже есть, все ведомости и документы в порядке, а работники ничего не объясняют.

Если что-то пропадает со склада или из кассы, работодатель имеет полное право требовать от сотрудников всю сумму ущерба, а не только в пределах зарплаты за месяц. Вот и потребовали.

Почему сотрудники отказались платить?

Они не считали себя виноватыми, а полную ответственность им якобы навязали. Инвентаризацию проводили без них, а некоторые сотрудники к моменту проверки уже не работали. Хотя внятных объяснений, куда делся товар, работники не дали и акт проверки не оспаривали. Они даже не стали доказывать, что не виноваты в пропаже товара. В акте записано: отказались от пояснений. По крайней мере, так было по документам.

Суммы выплат для многих оказались непосильными. Компенсацию потребовали от девяти человек. Кому-то выставили 7 тысяч рублей, а заведующей — больше миллиона. При таком раскладе есть смысл отбиваться в суде.

Что сказали суды?

Продавцы говорят, что не подписывали договор о полной материальной ответственности и уволились еще до проверки склада.

Заведующая ссылается на то, что она пришла на работу за полгода до проверки и не может отвечать за весь товар. Когда проводили инвентаризацию, ее вообще выгнали из магазина. Она не видела, что там проверяют и как считают.

Работодатель должен доказать, что сотрудники виноваты в пропаже товаров. И что он вообще передавал им эти товары. И что с этими людьми можно было заключать договор о полной материальной ответственности. Он не доказал — вот ничего и не получит.

Работодатель предъявил все документы об инвентаризации, недостаче и ответственности работников. С чего районный суд взял, что он ничего не доказал?

Вот договор о полной материальной ответственности. Эти люди сами согласились отвечать за товары и подписывали накладные о приемке. Вот акт о недостаче — и ни одного объяснения от сотрудников.

С ними можно было заключать договор о полной ответственности, потому что они имеют доступ к товарам и деньгам. Их прямая обязанность — следить за товаром. Юридически к работодателю не придраться. Пусть работники платят.

Правда, суммы для них слишком большие, поэтому уменьшим их примерно в два раза — до 1,5 млн рублей на всех. С заведующей — 550 тысяч.

Работники и работодатели могут сами решать, на каких условиях заключать договоры. Это право им дает Конституция. Но государство все равно будет защищать работников, потому что они слабенькие.

Когда начинаются споры по поводу материальной ответственности, факта недостачи и подписанного договора не хватит. Нужно тщательно разбираться с каждым случаем. Вот что важно знать о полной материальной ответственности:

Что еще сказал Верховный суд по делу косметической компании

У работодателя были проблемы не только с договорами.

Где список сотрудников, которые согласились взять на себя полную ответственность? Кого включали в этот список, а кого исключали при увольнении? Где и как хранились товары? Как должна распределяться ответственность при ущербе? Как установить вину конкретного работника? Все это должно быть оформлено документами.

Что это за листы с подписями работников? К какому договору они относятся? Так материальную ответственность не оформляют.

Компания почему-то решила, что достаточно составить общий договор и взять со всех работников согласие, что они в курсе полной ответственности. Якобы каждый, кого берут на работу, автоматически соглашается: в трудовом договоре есть оговорка на этот счет.

К оформлению инвентаризации тоже есть вопросы. Минфин не просто так установил для нее правила. И тут тоже с документами непорядок. Например, где подтверждение, что каждый раз при смене ответственных лиц проводили инвентаризацию?

Суд почему-то решил, что факта ущерба и описи пропавших товаров будет достаточно, но это не так. Тех, с кого спрашивают, даже не позвали на инвентаризацию. Это нарушение, и не единственное.

Кстати, а как работодатель обеспечивал сохранность имущества? Это его обязанность — делать так, чтобы на склад не попадали посторонние и работники могли отвечать за товар. Продавцы говорят, что там был проходной двор. Где доказательства, что это не так?

И что за копии документов принес работодатель во вторую инстанцию? Почему он не принес их в первую? Где оригиналы? Всё, что в копиях, — не доказательство. Так дела не делаются. Суд не разобрался и вынес незаконное решение.

Итог. Решение городского суда в пользу фирмы отменили, а решение первой инстанции оставили в силе. Пересматривать нечего — работники не будут ничего платить.

Но ведь товары и правда могли пропасть по их вине. Они вообще ничего не заплатят?

Вообще ничего. Может быть, заведующая и кассиры правда виноваты. Или виноват кто-то из них, пусть даже не за весь ущерб. Но иногда все решают документы. И хотя сеть магазинов очень крупная, у нее наверняка есть юристы и кадровики, но документы они оформили неправильно. Даже если кассиры были в сговоре и вынесли полсклада, с них нельзя взыскать ни рубля.

Проверьте, как оформлены ваши договоры о полной материальной ответственности. И исправьте все, пока не поздно. Когда дело доходит до недостачи, каждый документ, каждое слово и подпись — на вес золота. Хитрый ход с копиями задним числом, как видите, может не прокатить.

Если вы работник и на вас вешают недостачу — вам тоже пригодятся выводы Верховного суда. Но лучше пусть до такого не доходит.

Источник

Недостача денежных средств в кассе: что делать?

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы?

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных?

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).

Источник

Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт

Организация провела инвентаризацию кассы и обнаружила, что денег в ней не хватает — это значит, есть недостача. Может быть, кассир ошибся в расчетах, но есть и риск, что деньги были украдены. Как отразить недостачу в учете, когда и за чей счет ее списывать и какие документы понадобятся, расскажем в статье.

Об обратной ситуации мы рассказали в статье «Излишки денежных средств в кассе»

Инвентаризация кассы: когда и зачем проводится

Нехватку денег в кассе обычно видят во время инвентаризации. Эту процедуру организация проводит в том порядке и в те сроки, которые определила сама. Но иногда проверка обязательна:

Руководство организации может запланировать проверки заранее или провести их внезапно. Как правило, к плановым подходят более ответственно, зато внеплановые помогают найти больше нарушений. К примеру, если недобросовестный сотрудник «позаимствовал» деньги из кассы на время, то он может не успеть вернуть их перед неожиданной проверкой.

Поводом начать внеплановую проверку будут жалобы покупателей, требования контролеров, сообщение от других сотрудников или просто собственное желание убедиться, что все в порядке. Ограничений по частоте проверок нет — их можно устраивать хоть каждую неделю, хоть каждый день.

Как проходит инвентаризация кассы

Чтобы начать инвентаризацию, руководство издает приказ и назначает инвентаризационную комиссию. Только для годовой инвентаризации приказ не нужен.

Инвентаризация кассы включает в себя проверку наличных, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, переводов в пути, денежных документов (билеты на самолеты и поезда, топливные карты, путевки и пр.). В приказе на проведение инвентаризации можно обозначить конкретные объекты проверки.

Комиссия пересчитывает всю наличность в кассе и проверяет, соответствует ли остаток сумме, указанной в кассовой книге. Дополнительно проверяют кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, записи в кассовой книге и др.

Важно! На время инвентаризации касса закрывается — принимать и выдавать денежные средства нельзя.

На инвентаризации кассы должно присутствовать материально ответственное лицо — обычно это кассир. А перед началом проверки кассир должен подтвердить, что передал в бухгалтерию все расходные и приходные документы, оприходовал поступившие ценности и списал выбывшие.

Как оформить недостачу

Результаты инвентаризации оформляют в виде инвентаризационной описи (акта инвентаризации). Можно разработать форму самостоятельно или использовать стандартную ИНВ-15 — она подходит для оформления результатов проверки денежных средств и денежных документов.

Акт обычно составляется в двух экземплярах — для бухгалтерии и для кассира. Но если инвентаризация проводится из-за смены кассиров, понадобится сразу три экземпляра — бухгалтерии, старому кассиру и новичку.

Если во время инвентаризации нашли недостачу, нужно:

Как привлечь кассира к ответственности

Это можно сделать не всегда. Чтобы привлечь к ответственности материально ответственное лицо, нужно выполнить следующие условия:

Материальная ответственность кассира может быть полной или ограниченной. Если с ним заключен договор о полной ответственности, то взыскать можно будет всю сумму (ст. 244 ТК РФ). Если такого договора нет — ответственность кассира ограничена его средней месячной зарплатой (ст. 241 ТК РФ).

Как взыскать сумму недостачи

Чтобы взыскать деньги, работодатель должен издать соответствующий приказ. На это у него есть месяц после того, как комиссия установит точную сумму ущерба (она не может быть больше среднемесячного заработка).

Приказ составляется в произвольной форме с указанием всей необходимой информации и подписью руководителя. Все лица, которых касается приказ, тоже должны поставить подписи об ознакомлении.

Общество с ограниченной ответственностью «Ясно»
Приказ

Об удержании из заработной платы работника суммы недостачи, выявленной при инвентаризации кассы

Во время проведенной на основании приказа от 25.06.2021 № 43 инвентаризации денежных средств в кассе была обнаружена недостача денежных средств, произошедшая по вине кассира Андреевой М.М. На основании этого и в соответствии со ст. 238, 244, 248 ТК РФ и договором о полной материальной ответственности от 12.08.2019 № 2,

Общая сумма удержаний из зарплаты не должна превышать 20 % от каждой выплаты на руки (минус НДФЛ). Например, если зарплата кассира до вычета налога составляет 15 000 рублей, то за раз можно будет удержать не больше 2 610 рублей (ст. 138 ТК РФ).

Если работодатель не успеет оформить приказ о взыскании в течение месяца, придется обращаться в суд. Еще судебные разбирательства бывают, когда работник отказывается возмещать ущерб после увольнения или не согласен выплатить остаток недостачи, который превышает его среднюю зарплату. Срок для иска в суд — один год со дня выявления ущерба.

Что делать, если ответственных нет и деньги взыскать не с кого

Если организация не смогла выявить виновника недостачи, то вся сумма ущерба списывается на издержки. Для списания тоже издают приказ — строгой формы нет, поэтому оформляйте произвольно.

В приказе указывается сумма недостачи денежных средств, а также основания для списания — это документы госорганов, которые подтверждают отсутствие виновного лица. Например, постановление о прекращении уголовного дела, справка о подтверждении причины возникновения пожара и пр.

Работодатель может и сам отказаться от удержания суммы недостачи с работника (ст. 240 ТК РФ). Такое решение оформляется приказом об освобождении работника от материальной ответственности.

Как отразить недостачу наличных в кассовой книге

В нормативных документах нет правил, по которым надо отражать недостачу в кассовой книге. Однако понятно, что показать ее нужно в графе № 5 «расход», а основанием будет акт инвентаризации.

Порядок отражения следующий:

Так остаток на конец дня будет совпадать с фактическим. Если кассир внесет недостачу в кассу, нужно будет оформить ПКО и сделать запись о приходе.

Бухгалтерский и налоговый учет недостачи

В бухучете недостачи отображаются в том отчетном периоде, к которому относилась дата, по состоянию на которую вы проводили инвентаризацию. Так, годовая инвентаризация влияет на показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Проводки для недостачи в кассе следующие:

Сумма недостающих денежных средств может быть учтена организацией в расходах (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом суммы возмещения, полученные от работника, признаются в составе внереализационных доходов и отражаются на дату признания их должником или на дату вступления в силу решения суда.

Ведите учет наличных в кассе, денежных документов, ценных бумаг и БСО в Контур.Бухгалтерии. Оформляйте приходные и расходные кассовые ордера и готовьте документы для инвентаризации. А еще в сервисе можно оформлять расчеты с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет и даже подключить интеграцию с кассовой программой. Попробуйте все возможности Контур.Бухгалтерии на тестовом периоде — 14 дней в подарок всем новым пользователям.

Источник