Как исправить отметку в личном деле ученика
Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению
Формируем личное дело
На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.
Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.
Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих
Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.
В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.
Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.
Ведем и храним личное дело
Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.
Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.
Исправление в личном деле учащегося школы
Положение о ведении личных дел учащихся школы
1.Общие положения.
Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.
Ребенок в конце своего учебного года может покинуть школу, если он / она не проинформировал начальника школы заранее. В таком случае родитель должен обеспечить получение ребенка другим лицом, имеющим право на его получение. Если школа не получает информацию о способности родителя отложить, он или она свяжутся с родителем ребенка. В это время ребенок находится на попечении учителя или директора школы в комнате учителя. Если контакт с родителем невозможен, школа свяжется с другим лицом, предоставленным родителем, чтобы связаться с регистрационной формой.
2.1. Личные дела учащихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
2.2. Для поступления во 2-9-ые классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:
Посещение ее оплачивается и добровольно. Однако, если родители решат зачислить своего ребенка на объект, они, как ожидается, будут знакомы с Школьными правилами и будут следовать его рекомендациям. В результате директор школы ожидает, что в первую очередь для безопасности учащихся образовательного учреждения родители будут информировать школу о любом отсутствии ребенка в школе и оправдать отсутствие. В случаях, когда ребенок отсутствует в школе и когда возникает проблема безопасности детей, школа будет стремиться связаться с родителями.
2.3. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.
Подозрение пренебрежения или сексуального домогательства ребенка. Если обнаружены какие-либо отметки о том, что ребенок пренебрегает или подвергается психологическому или физическому вреду, школа будет относиться к ним очень серьезно. В этой ситуации школа будет следовать инструкциям Совета по образованию.
2.4. Личное дело учащихся ведется на всем протяжении учебы (с момента поступления его в школу и до ее окончания).
2.5. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
Родители должны придерживаться Кодекса дорожного движения при прибытии и подборе детей. Родители и воспитатели детей обязаны выполнять указания лица, осуществляющего надзор за порядком на школьной автостоянке. Запрещается останавливаться у входных ворот «на короткое время» на пешеходных переходах в окрестностях школы. Родителям и детям предлагается поддерживать порядок в школьных помещениях. Родителям не разрешается оставаться в школьных зданиях, за исключением родителей, которые дежурят в школьный день или во время школьных каникул.
2.6. В личное дело ученика заносятся:
2.7. На титульный лист личной карты обучающегося приклеивается фотография учащегося.
Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся с указанием соответствующей литеры (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
Фамилия, имя, отчество обучающегося на титульном листе вносится в родительном падеже (например, Иванова Ивана Ивановича).
Наименование образовательного учреждения вносится строго в соответствии с Уставом ОУ (допускаются сокращения, предусмотренные уставом).
Месторасположения ОУ – в именительном падеже (например: г. Новочеркасск, Ростовская обл.).
2.8. На левой стороне разворота личной карты обучающегося фамилия, имя, отчество ребенка вносятся в именительном падеже в точном соответствии со свидетельством о рождении. Особое внимание следует обращать на слова, содержащие букву «Ё».
Дата рождения проставляется в формате: «в 2001 году в январе месяце 01 числа», с обязательным проставлением «0» перед однозначным числом даты. Написание наименования месяца в цифровом формате (арабскими или римскими цифрами) не допускается
Сведения о родителях (законных представителях) вносятся на основании данных, предоставленных ими. Сведения о родителях в свидетельстве о рождении не всегда совпадают с теми же сведениями на момент поступления ребенка в школу. Для того, чтобы убедиться в правильности написания фамилии, имени и отчества, а также, чтобы удостовериться в том, что данное лицо является законным представителем ребенка, руководитель ОУ или лицо, ответственное за заполнение личной карты обучающегося, может визуально ознакомиться с документами, удостоверяющими личность.
В графе «где воспитывался до поступления в 1 класс» возможны варианты: «в детском саду» и т.п., запись «в семье» возможна в том случае, когда ребенок не посещал учреждение коллективного пребывания детей.
Домашний адрес указывается, со слов родителей (законных представителей), где ребенок фактически проживает, а не место регистрации родителей.
Для получения более полной информации, необходимой классному руководителю и администрации ОУ для заполнения другой школьной документации, родители могут заполнить анкету (приложении 2)
2.9. Личные дела учащихся хранятся в кабинете секретаря в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела и заверяется подписью классного руководителя. Список меняется ежегодно. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся, на основании письменного заявления, родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.
2.10. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по УВР и директором МБОУ.
Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.
Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.
2.11. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами учащихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
3. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.
3.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.2. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
3.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие учащиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.
В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.
3.4. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, домашний адрес и номер телефона, данные о родителях, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.
3.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.
3.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
3.9. В личное дело обучающегося вносится справка, если ему рекомендовано обучение по программе специальных (коррекционных) образовательных учреждений VII вида психолого-медико-педагогической комиссией.
4. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы.
4.1. Выдача личного дела родителям учащегося производится делопроизводителем при наличии приказа «О выбытии».
4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители учащегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
4.4. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.
1.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную
папку, в которой находится личная карта обучающегося (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.
1.2. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.
1.3. При поступлении ребенка в первый класс образовательного учреждения заполняется личная карта учащегося. В папку вкладываются иные документы в определенном порядке согласно данному положению.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К-5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.5. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.
1.6. Заместитель директора по учебной или учебно-воспитательной работе обязан обеспечить хранение личных дел и систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.
1.7. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно и только синими чернилами.
1.8. Подпись директора школы и печать ставятся на следующие документы в личном деле:
на характеристику учащегося,
на табель успеваемости учащегося,
на личную карту по итогам года и на первую страницу.
1.9. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся на основании письменного заявления родителей или лиц, их заменяющих, при наличии запроса о выдаче личного дела из учреждения, в которое переходит учащийся. Директор делает отметку в графе «Отметка о выбытии из школы» личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся.
1.10. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.
2.1. В личном деле находятся документы о приеме ребенка в школе:
оригинал заявления от родителей (законных представителей) с просьбой принять в школу;
оригинал заявления от родителей (законных представителей) с просьбой принять в 10 класс;
ксерокопия свидетельства о рождении или паспорта учащегося;
договор с родителями (законными представителями);
ксерокопия аттестата об основном общем образовании;
согласие родителей (законных представителей) на обработку персональных данных ребенка.
В личном деле детей с ограниченными возможностями здоровья, кроме выше указанных документов находятся:
оригинал путёвки учредителя;
оригинал выписки из протокола ПМПК.
табеля успеваемости за каждый год обучения;
характеристики за каждый год обучения;
заключения узких специалистов (логопед, психолог, социальный педагог, дефектолог);
итоговые контрольные работы по русскому языку и математике, творческие работы учащихся;
справка с места жительства;
справка с места работы родителей;
документы о социальном статусе учащегося (копия справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжение о лишении родительских прав и т.д.);
копия программы индивидуальной программы развития.
3. Порядок оформления личных дел
3.1. Если ребёнок ранее не учился в образовательном учреждении, классный руководитель заполняет личную карту учащегося:
наклеивается на первую страницу личной карты учащегося
фотография учащегося (лицо должно составлять не менее 60% площади фотографии);
записывает общие сведения об обучающемся;
располагает документы в соответствии с настоящим положением;
3.2. Если учащийся прибыл из другого образовательного учреждения, классный руководитель:
вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет;
располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.
3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося.
3.4. В конце учебного года классный руководитель заполняет и вкладывает в личное дело табель успеваемости учащегося за год, итоговые контрольные и творческие работы, характеристику.
3.5. Последнюю страницу личной карты учащегося, классный руководитель заполняет в конце учебного года, записывает итоги года, ставит под ними свою подпись. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
4. Порядок хранения личных дел
4.1. Все личные дела класса хранится в папке, либо в вертикальном лотке.
4.2. Оформляет папку или вертикальный лоток с личными делами класса классный руководитель.
4.3. На торцевой стороне лотка, либо верхней обложке папки составляет список класса в алфавитном порядке с указанием номера личного дела, записывает фамилию, имя, отчество классного руководителя, учебный год. Располагает личные дела в алфавитном порядке. Если в учебном году учащийся выбывает – личное дело передаёт заместителю директора по УВР, а в списке класса отмечает дату выбытия.
4.4. Папки с личными делами хранятся в кабинете у заместителя директора по учебной или учебно-воспитательной работе.
4.5. Личное дело на ребенка сироту хранится отдельно от ученического личного дела.
Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ
Положение
о ведении личных дел обучающихся
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел обучающихся организации, осуществляющей образовательную деятельность, разработано в соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 2 июля 2021 года, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных» в редакции от 8 декабря 2020 года, Приказом Министерства Просвещения Российской Федерации №458 от 02.09.2020 «Об утверждении порядка приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования», приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. №177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности» (с изменениями на 17 января 2019 года), Уставом общеобразовательной организации.
1.2. Данное Положение о ведении личных дел обучающихся разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
1.4. Ведение и хранение личных дел обучающихся школы возлагается на классного руководителя (ведение) и — на делопроизводителя организации, осуществляющей образовательную деятельность (хранение).
2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу
2.1. Личные дела обучающихся заводятся классными руководителями по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
2.2. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
2.3. Для поступления в 10-й класс предоставляются следующие документы:
2.4. Для поступления во 2-9-ые классы предоставляются документы, вышеперечисленные в данном Положении; для обучающихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.
2.5. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.
2.6. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К/5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5).
2.7. Личные дела обучающихся хранятся в канцелярии директора в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.
2.8. Контроль за состоянием личных дел осуществляется специалистом по кадрам, заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором организации, осуществляющей образовательную деятельность.
2.9. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.
2.10. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.
2.11. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
3. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
3.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
3.3. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и печатью образовательной организации.
3.4. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, отчество (при наличии); пол; число, месяц и год рождения; серия и номер документа, удостоверяющего личность; наименование дошкольной образовательной организации, которую ребенок посещал до поступления в образовательную организацию; сведения о переходе из одной образовательной организации, реализующей образовательные программы основного общего, среднего общего образования, в другую, выбытии и окончании школы; домашний адрес обучающегося.
3.5. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью.
3.6. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, номера медицинского полиса, домашний адрес и номер телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно.
3.7. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.
3.8. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.9. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.
3.10. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
3.11. Классный руководитель несет ответственность за правильность заполнения личных дел обучающихся и достоверность внесенных в них сведений.
4. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из школы
4.1. Выдача личного дела родителям обучающегося производится при наличии приказа «О выбытии».
4.2. При выдаче личного дела вносится запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
4.4. При выбытии обучающихся 10,11-х классов родителям выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
4.5. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 5 лет со дня выбытия обучающегося.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящее Положение о ведении личных дел обучающихся является локальным нормативным актом, принимается на Педагогическом совете школы и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
5.3. Положение о ведении личных дел обучающихся общеобразовательной организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.5.1. настоящего Положения.
5.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.