какие возможности и угрозы вы видите в переходе на электронный документооборот
Преимущества электронного документооборота. Плюсы и минусы
К переходу на электронный документооборот организации подталкивают и законодательные изменения, и контрагенты, которые уже сделали шаг в сторону цифровизации. Но некоторых руководителей компаний останавливает непонимание, какими конкретно преимуществами отличается электронный документооборот (ЭДО) и сопряжен ли переход на него с большими трудностями. Рассказываем о плюсах и минусах ЭДО.
Преимущества перехода на ЭДО
Электронный документооборот — способ обмена электронными документами, который происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Одна из систем, обеспечивающих ЭДО, — Диадок от оператора СКБ Контур.
Благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы получают юридическую значимость, а значит, такой документооборот ни в чем не уступает традиционному. Какие преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным?
Упорядочивание работы внутри организации
С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.
Ускорение бизнес-процессов
Работа с электронными документами ведется быстрее, чем с бумажными. К примеру, на отправку или получение файла уйдет пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. Более того, в Диадоке можно сразу изучить полученный договор или соглашение, внести правки, подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.
Сокращение административных расходов
Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. С ЭДО расходы будут намного ниже: получение документов в Диадоке бесплатное, а отправка — в 5–7 раз дешевле.
Точный документооборот
Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.
Еще одно преимущество системы электронного документооборота: проверка документа на соответствие форматам ФНС до его подписания. Диадок также проверит срок действия сертификата КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость. Благодаря этому число ошибок снижается, следовательно, растет лояльность партнеров.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Возможные проблемы при переходе на ЭДО
ЭДО внедряется в России с начала 2000-х годов. Но некоторые компании по-прежнему опасаются перехода, поскольку ожидают проблем внедрения электронного документооборота. Каких сложностей могут опасаться руководители организаций?
Сложный переход
Порой главы компаний обеспокоены тем, что для внедрения ЭДО нужно выбрать оператора и систему ЭДО, приобрести, установить ПО, переобучить персонал, что может вызвать негатив в коллективе, всесторонне пересмотреть систему работы.
Проанализировать бизнес-процессы внутри компании на самом деле будет полезно. Это поможет оптимизировать работу, устранить слабые места и найти точки роста. Но сам переход на ЭДО может пройти почти незаметно. Так, веб-версия Диадока предлагает работу в браузере и напоминает электронную почту. Другие решения можно интегрировать в привычную учетную систему.
ЭДО бесполезен, если контрагенты еще не перешли на электронные документы
Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока.
Если ваш партнер не работает с ЭДО, наладить взаимодействие помогут эксперты Диадока. Они отправят приглашение, расскажут об удобстве и выгоде безбумажной работы, помогут с переходом и научат пользоваться сервисом.
Ненадежность хранения
Нередко в компаниях опасаются, что электронный архив может быть поврежден и без дублирования на бумаге документы могут быть утеряны. На самом деле бумажные документы легче потерять, испортить или выкинуть по ошибке.
В электронном архиве документы не подвержены внешним влияниям и будут храниться бессрочно. А использование резервного копирования избавит от последних страхов утери важных файлов.
Долгое подключение
На заре развития электронного документооборота переход на него мог занять месяцы. Сегодня же Диадок позволяет автоматизировать работу в считанные дни — например, подключив веб-версию системы. Это еще один плюс ЭДО. Чуть больше времени займет настройка персональных интеграционных решений. Зато возможность работать в привычных учетных системах упростит обучение сотрудников.
Плюсы и минусы ЭДО
Внедрение ЭДО, вопреки опасениям некоторых руководителей, не изменит привычную работу компании. Потенциальные недостатки электронного документооборота на деле решаются легко и не затрудняют бизнес-процессы.
К примеру, в числе минусов называются такие проблемы перехода на ЭДО:
Так что эти минусы электронного документооборота точно не помешают бизнесу полностью автоматизировать рабочие процессы и отказаться от бумажного делопроизводства.
При этом в числе дополнительных достоинств электронного документооборота можно назвать:
Переход на электронный документооборот сделает компанию мобильной, готовой к любым изменениям, способной подстроиться даже под сложные условия. Это позволяет бизнесу оставаться на волне, быть конкурентоспособным на рынке.
Обязательно ли переходить на ЭДО
Законодательство сегодня не обязывает переводить все в ЭДО. Но тенденция очевидна: все больше процессов во взаимодействии с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Например:
Кроме того, некоторые законодательные новшества в области бизнеса сразу предусматривают только электронный документооборот. Например, национальная система прослеживаемости товаров предполагает отправку счетов-фактур и УПД, а также взаимодействие с ФНС только через оператора ЭДО. По той же схеме уже с 1 января 2022 года будут работать и все участники оборота маркированной продукции.
Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет развивать бизнес, не тратя ресурсы на рутинные задачи.
Для перехода на ЭДО достаточно оставить заявку: эксперты Контур.Диадока подберут решение, помогут оформить квалифицированную электронную подпись и подключить ваших контрагентов к ЭДО.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
4 страха перед ЭДО. Мифы и реальность
Тема перехода на электронный документооборот вошла в топ самых обсуждаемых в бухгалтерском сообществе. Как это зачастую бывает, мнения разделились. Многие бухгалтера с удовольствием перешли на этот формат обмена документами. Но определенная часть бухгалтерского сообщества восприняли буквально «в штыки» процесс замены бумажных документов «нематериальными» электронными аналогами. Какие опасения у противников перехода? Сегодня мы постараемся развеять наиболее частые страхи финансовых специалистов.
Страх № 1. Потеря контроля над документооборотом
«Сейчас все понятно и четко: я распечатываю документы, директор подписывает. Я знаю, кому из контрагентов и что отправила и, если есть необходимость, напомним клиенту, что ждем от него подписанные экземпляры. В случае с ЭДО я не понимаю, что там подписывает директор или кто-то вместо него. Человек может машинально отправить финансовый документ непонятно кому, случайно нажав кнопку. Простой и несложный процесс, каким всегда был обмен документами, выходит из-под контроля. А отсутствие контроля ни к чему хорошему, во всяком случае, для финансового работника привести не может».
Этот страх базируется на непонимании самого процесса электронного документооборота. Прежде всего, никто посторонний не сможет отправить финансовый документ по электронной системе, это может сделать только обладатель электронной цифровой подписи: либо директор, либо лицо, которому он делегировал эту функцию, владеющее сертификатом ЭЦП, точнее, КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Как и при безналичных денежных переводах, алгоритм обмена электронными документами предполагает участие посредников, но не банков, а удостоверяющих центров. В этой роли выступают аккредитованные в Минкомсвязи компании, такие как «Научно-производственный центр „1С“», «Калуга-Астрал», «Такском» и другие. Процесс выглядит следующим образом: владелец КЭП на основании учетного документа в бухгалтерской базе одним нажатием кнопки формирует электронный документ, заверяет его электронной цифровой подписью и отправляет в удостоверяющий центр. Там документ принимают, фиксируют факт его поступления, выдают отправителю электронную квитанцию и отправляют получателю. Таким образом, можно отследить, когда, кому и какой документ был отправлен.
Получаемые преимущества. Прежде всего, это экономия времени и денег. Сокращение времени на обработку первичных документов, особенно если вы получаете или отгружаете десятки или сотни позиций в одном отгрузочном документе. Появится возможность сократить расходы на расходные материалы — бумагу, тонер для принтера, конверты, пересылку/доставку и т.д. Ну, про «прелести» общения с почтой России, думаю, не нужно напоминать — если не потеряют, то письмо из Москвы в Москву может идти неделями или квитанцию на заказное письмо просто не бросят в ящик. Поэтому ускорение самого документооборота является бесспорным преимуществом — не нужно будет ждать месяцами заветной квитанции с почты, весь обмен происходит в считанные часы.
Страх № 2. Сомнения в юридической значимости ЭДО
«Законодательство не требует использовать электронный документооборот. А это значит, что можно работать по-прежнему, и это не будет нарушением закона».
Сегодня переход на ЭДО не является требованием законодательства. Но Минэкономразвития уже подготовил законопроект, который устанавливает необходимость перевода делового документооборота в электронный формат. Специалисты говорят, что его принятие — дело нескольких месяцев. Согласно документу, в частности, срок хранения бумажных документов будет сокращен до 1 года, после этого срока копии бумажных документов будут храниться в электронном виде столько лет, сколько необходимо. «Это сэкономит предпринимателям время, место и деньги», — прокомментировал инициативу заместитель министра экономического развития Владислав Федулов.
Таким образом, пока есть возможность как минимум привыкнуть к мысли о неотвратимости перехода на ЭДО.
Получаемые преимущества. Уйдут в прошлое огромные папки с закрывающими документами и договорами, занимающие уйму шкафов в офисах. Кроме этого, отпадает необходимость в соблюдении правил и сроков хранения документов, штрафы за нарушения которых увеличены в 10 раз.
Страх № 3. Несовершенство программ ЭДО и электронных каналов связи
«Иногда и со сдачей отчетов так намучаешься, что хоть ты ногами неси их. То почему-то документы не доходят, то серверы лежат. А тут нагрузка еще возрастет. Да и качество программного обеспечения оставляет желать лучшего».
Ну, что тут сказать? Все верно: и программы несовершенны, и каналы передачи информации иногда не справляются. Но тут поможет только совершенствование в ходе практики. Ну, и надежная, профессиональная компания-партнер 1С:Франчайзи, которая поможет справиться с техническими и методологическими проблемами.
Получаемые преимущества. С каждым разом используемое программное обеспечение будет работать лучше. Без такого «тестирования» вряд ли можно получить качественно работающий сервис. Кроме этого, компания будет выглядеть в глазах партнеров и клиентов более технологичной, что будет немаловажным преимуществом при работе с ними.
Страх № 4. Боязнь нового
«Любое изменение вызывает на первых порах неразбериху, нарушение привычного порядка. И сколько времени понадобится на восстановление нормального рабочего процесса, никто не знает. Зачем трогать то, что и так хорошо работает?»
Иногда консервативный подход действительно срабатывает. Но в данном случае изменений требует сама жизнь: пандемия «освободила» офисы и заставила искать новые форматы взаимодействия, перестраивать бизнес-процессы, чтобы обеспечить не просто выживание, но развитие бизнеса. Документооборот как раз из таких бизнес-процессов, которые нуждаются в совершенствовании.
Получаемые преимущества. Опасаться изменений — нормально. Ведь первоначально видны только «минусы», «плюсы» появляются позже. Но ценность сотрудника возрастает, если он стремится получить новые знания, навыки, опыт. Так что ваша ценность, ну, и, разумеется, стоимость на рынке станет выше.
И, конечно же — наша планета скажет вам «спасибо!» за то, что вы помогаете человечеству экономить природные ресурсы. 😊
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.
Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.
Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.
Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:
ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.
Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.
После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.
При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.
Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.
Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.
Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.
Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.
Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.
Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.
ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Документы, которые можно передавать через ЭДО
Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:
Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.
Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.
Автоматизация документооборота
В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.
Примеры нестандартных документов в ЭДО:
Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.
Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.
Примеры реализации кастомных веб-форм:
Принципы работы в Диадоке
Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.
Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.
Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.
После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.
Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.
Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.
Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.
Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.
Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.
Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.
Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.
Как выглядит документ в Диадоке?
Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.
Основные этапы перехода на ЭДО
Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.
Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.
После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.
Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.
Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.
Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.
Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.
После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.