За что можно требовать объяснительную
Требование о предоставлении письменного объяснения
При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.
Когда необходимо такое требование и почему
Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:
Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.
Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.
Как написать требование
Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.
Документ должен содержать такую информацию:
Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.
К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».
Образец требования о предоставлении письменного объяснения
системному администратору
Егорову К.П.
Требование
о предоставлении письменного объяснения
24 марта 2019 года Вы появились на рабочем месте только в 10 ч. 20 мин. В соответствии с трудовым договором от 12 января 2019 года №34, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Афродита» рабочий день в названной организации начинается в 8 ч. 00 мин. Следовательно, Вас не было на своем рабочем месте без уважительной причины и уведомления руководства в течение 2 ч. 20 мин.
Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ, до того как применить дисциплинарное взыскание, руководитель должен потребовать от подчиненного объяснение в письменном виде. Если по окончании 2 рабочих дней оно не будет предоставлено, то формируют соответствующий акт.
На основании вышеуказанного и ч. 1 ст. 193 ТК РФ прошу предоставить в срок до 27 марта менеджеру по кадрам ООО «Афродита» письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте в течение 2 ч. 20 мин.
Приложение: служебная записка менеджера по кадрам Серпуховой М.А. от 24 марта 2019 года.
25 марта 2019 года
Гендиректор: Трефилов / Р.П. Трефилов
С требованием ознакомлен: Егоров / К.П. Егоров
Работодатель в устной форме требует объяснительную? Объяснитесь и вы с ним в устной форме
Иногда возникают ситуации, когда начальник требует от подчиненного написать «объяснительную» за какой-либо проступок.
Какие тонкости необходимо учесть, чтобы защитить свои права?
1. За проступком всегда наступает наказание.
В данном случае – наложение взыскания на работника. Если при наложении взыскания руководитель нарушил требования законодательства, то его действия можно обжаловать в контролирующие органы либо в суд.
2. Как дается объяснительная.
В каком виде, устно или письменно, от вас потребовали объяснительную?
Если руководитель устно сообщил данное требование, то работник вправе давать объяснения в той же форме, что и требование (т.е. в устной).
Требование о предоставлении письменных объяснений должно быть оформлено не иначе, как в письменной форме, и вручено работнику в форме уведомления о необходимости предоставить объяснения.
Зачем настолько принципиально действовать работнику? Ответ прост. В письменном уведомлении должен быть указан факт нарушения работника, по которому требуют объяснительную, а также указаны обстоятельства его совершения, время, место, а самое главное – возможные претензии к работнику со стороны начальника.
3. Порядок дачи объяснений в письменной форме.
Для дачи объяснений должно предоставляться работнику 2 рабочих дня, не включая дату получения уведомления. При этом в указанный срок не включаются дни невыхода на работу по уважительным причинам (выходной, праздник, отгул, отпуск, больничный и т.д.). До окончания срока дачи объяснений не имеется оснований для принятия решения о наказании. Только по истечении предоставленного срока руководитель вправе вынести приказ о привлечении к ответственности.
Объяснения необходимо излагать исключительно о тех обстоятельствах, которые указаны в уведомлении, что не позволит работодателю вольно трактовать написанное излишне, а также подводить документы под объяснение работника.
4. Привлечение работника к дисциплинарной ответственности.
Статья 192 Трудового кодекса РФ
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания (в ред. федерального закона от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ).
К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части 1 статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348.11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7, 7.1 или 8 части 1 статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей (в ред. федеральных законов от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ, от 28.02.2008 г. № 13-ФЗ, от 03.12.2012 г. № 231-ФЗ).
Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть 4 введена федеральным законом от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ).
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (часть 5 введена федеральным законом от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ).
С целью установить виновное лицо и определить степень его вины руководитель обязан:
После проведения служебной проверки руководитель знакомится с ее результатами и принимает решение в отношении лица, подлежащего ответственности.
Статья 193 (абз. 3 и 4) ТК РФ
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание, за исключением дисциплинарного взыскания за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской – позднее 2 лет со дня его совершения. Дисциплинарное взыскание за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее 3 лет со дня совершения проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
Признанное виновным лицо должно быть ознакомлено с приказом о привлечении к ответственности. В случае, если работник не согласен с наложенным взысканием, либо считает проведенную проверку неполной, необоснованной, он должен письменно указать об этом на бланке ознакомления с приказом.
5. Случаи отмены взысканий.
6. По результатам служебной проверки руководитель и работник подписывают соглашение о порядке возмещения ущерба, нанесенного работодателю (если таковой имел место быть).
Возмещение ущерба возможно, если:
При этом удержание суммы ущерба из заработной платы возможно только с письменного согласия работника.
Если согласия по возмещению ущерба не достигнуто, то взыскание возможно только в судебном порядке.
Любые действия работодателя, в том числе по удержанию с работника денежных средств в счет покрытия ущерба, можно обжаловать в прокуратуру, суд, трудовую инспекцию.
Как рассчитывается срок предоставления объяснений для применения дисциплинарного взыскания?
Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
ВОПРОС
При истребовании объяснений по нарушению ПВТР как рассчитываются 2 рабочих дня? Имеет ли значение время вручения уведомления об истребовании объяснений? Например, вручили уведомление в 15.00 в понедельник, когда крайний срок подачи таких пояснений сотрудником: в среду в 09.00 можно составлять акт или нужно после 15.00 часов?
ОТВЕТ
Если в организации установлена пятидневная рабочая неделя и рабочий день с 09.00 до 18.00, а уведомление об истребовании объяснений вручено в понедельник в 15.00, то работник должен представить объяснение не позднее 18.00 среды. День вручения уведомления работнику о необходимости представить объяснение в эти два дня не входит.
ОБОСНОВАНИЕ
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется акт, подтверждающий, что работник объяснения так и не представил (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Трудовой Кодекс не разъясняет, входит ли в эти два дня день вручения уведомления работнику.
Так, согласно нормам ГК РФ, течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).
Если срок установлен для совершения какого-либо действия, оно может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока. Однако если это действие должно быть совершено в организации, то срок истекает в тот час, когда в этой организации по установленным правилам прекращаются соответствующие операции (п. 1 ст. 194 ГК РФ).
Таким образом, день вручения уведомления работнику о необходимости представить объяснение в эти два дня не входит. И срок для дачи объяснения работником начинает исчисляться, начиная со дня, следующего за днем вручения такого уведомления. При этом для работника организации день начинает исчисляться с часа начала рабочего дня и заканчивается часом окончания рабочего дня. Эта позиция находит подтверждение в вышеназванных судебных решениях.
Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
Требование объяснительной с работника
При различных нарушениях со стороны работника, по статье 139 ТК РФ, начальник обязан потребовать у него объяснение. Запрос объяснительной записки может быть в устной или в письменной форме. В законе отсутствует норма, которая бы указывала на форму запроса. Для работодателей предпочтительней, чтобы запрос оформлялся письменно.
Судебная практика показывает, что судья вставал на сторону работника по причине того, что работодатель не оформлял требование к написанию объяснительной записки в письменном виде. Если работник отказывается принять требование от начальника в письменном виде, об этом составляется акт. Но начальник не имеет права указывать подчиненному на обязательность принятия его требования. Это считается незаконным и влечет за собой нарушение трудовых прав работника.
Сроки написания объяснительной записки согласно Трудовому Кодексу – 2 дня. Этот период времени закон дает работнику для того, чтобы он объяснил причины, побудившие его действовать таким образом, нарушив, например, трудовую дисциплину. Закон не предъявляет требований к работнику о том, чтобы он был обязан написать объяснение. Отсутствие этой нормы права в ТК РФ, возможно, связано с требованием разумности. Если работник дорожит работой, он обязательно напишет объяснение. Но распоряжение о предоставлении объяснительной работодателю лучше создать в форме письменного документа.
Как запросить объяснительную с работника?
В делопроизводстве компании объяснительная записка выступает служебным документом. Этот документ должен объяснять причины нарушения трудовой дисциплины работником сухо и сжато, подчиняясь правилам деловой переписки. Работодатель может требовать с работника предоставить объяснительную только при наличии обстоятельств, указывающих на нарушение трудового законодательства.
Эти обстоятельства указаны в ТК РФ:
Требование о написании объяснительной записки предъявляет работодатель. Он должен сделать это, поскольку на основании документа работник привлекается к ответственности и определяется степень его вины. Работодатель обязан реально оценить ситуацию, которая произошла с его подчиненным. А задача работника – грамотно изложить суть случившегося с тем, чтобы работодатель отчетливо понимал дальнейшие действия. Если решение, принятое работодателем, не удовлетворит сотрудника, он может обратиться за защитой трудовых прав. Первым звеном защиты обычно выступают КТС (комиссии по трудовым спорам). Но они не всегда создаются на предприятии, поэтому чаще всего граждане обращаются в суд и Трудовую инспекцию.
Работник, получивший от работодателя письменное требование объяснительной, должен ответить на него. И это не зависит от того, по какому из двух вариантов он принял решение: писать записку или не делать этого. Если сотрудник не хочет писать объяснение, он обязан сказать об этом начальнику. Но отказ подчиненного от написания объяснения не может быть расценен начальником в качестве факта свершившегося по его вине правонарушения.
Форма заявления
Унифицированной формы заявления не существует. Поэтому используется свободная форма. Некоторые организации выпускают специальные бланки объяснительных, которые по случаю выдаются работникам. В других ситуациях работник берет лист А4, пишет заявление от руки или на компьютере. На основе текста работодателем проводится оценка правомерности действий работника. Что должно быть указано в тексте объяснительной записки?
Если говорить об идеальном варианте написания этого документа работником, то в документе должно быть отражены ответы на следующие вопросы:
Обязательно в объяснительной записке работник должен проставить подпись и дату ее составления. Это объясняется просто: работодатель должен знать, от кого он получает объяснение. А дата ставится для того, чтобы уведомить работодателя о том, что гражданин не пропустил отведенный ему срок для написания объяснения (2 дня). Если записка будет написана спустя неделю, то это уже не повлечет для работника правовых последствий. По факту отсутствия объяснительной записки от работника, его начальник составляет акт. Наказание на работника в случае обнаружения его виновных действий налагается не позднее полугода после случившегося события. За исключением случаев, связанных с нарушениями в области финансов, проведением аудита, ревизий. Срок отодвигается в этих случаях еще на полтора года.
Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка по причине опоздания на работу
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.