За что отвечает служба конфиденциального делопроизводства
Раздел XI. Порядок обращения с конфиденциальной информацией
Раздел XI. Порядок обращения с конфиденциальной информацией
11.1. Прием, регистрация и учет конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.
Размещение (опубликование) документов с пометкой «Для служебного пользования» (в том числе их проектов) на официальных сайтах органов государственной власти, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.
11.2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны руководителем органа государственной власти (начальником структурного подразделения), под подпись в соответствующих учетных формах.
11.3. Особенности оформления конфиденциальных документов.
11.3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать реквизиты согласно приложению 26 к Инструкции:
пометка конфиденциальности «Для служебного пользования»;
регистрационный номер, присвоенный по журналу учета в системе конфиденциального делопроизводства;
сведения об исполнителе.
Пометка конфиденциальности «Для служебного пользования» проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:
Для служебного пользования
Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нем под пометкой «Для служебного пользования» в скобках указывается: «Без приложения не конфиденциально», например:
Для служебного пользования
(без приложения 1 не конфиденциально)
Пометка конфиденциальности «Для служебного пользования» на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой «дсп».
В органах государственной власти не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как «Для служебного пользования».
11.3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган государственной власти содержат:
порядковый учетный номер, присвоенный по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов;
пометку конфиденциальности «Для служебного пользования»;
дату поступления и количество листов.
При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком «+» общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:
В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:
с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.
Информация об изменениях:
11.3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется в реквизите бланка документа и в реквизите «Отметка об исполнителе».
11.3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.
Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:
Для служебного пользования
На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:
При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.
11.3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите «Приложения» с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только в адрес», например:
11.3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.
Указанная отметка включает в себя:
количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;
отметку об уничтожении чернового документа;
должность, ФИО, контактный телефон работника, исполнившего документ;
должность, ФИО, контактный телефон работника, отпечатавшего документ;
дату подготовки документа, например:
образований автономного округа
В случае если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:
образований автономного округа
11.3.7. Снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется руководителем органа государственной власти или лицом, его замещающим.
Снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется путем зачеркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:
Пометка «Для служебного пользования» снята,
О снятии пометки «Для служебного пользования» на конфиденциальных документах, а также в учетных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.
Информация об изменениях:
11.3.8. Установление пометки «Для служебного пользования» для документов, подготовленных в органе государственной власти, осуществляется исполнителем (на этапе подготовки документа) или руководителем органа государственной власти (руководителем соответствующего структурного подразделения) (на этапе подписания документа).
Установление пометки «Для служебного пользования» для поступивших в орган государственной власти документов, не имеющих пометку конфиденциальности, осуществляется руководителем органа государственной власти (на этапе рассмотрения документа).
11.4. Учет конфиденциальных документов.
11.4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью органа государственной власти.
Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.
В учетных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
11.4.3. В формах учета конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью органа государственной власти.
На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем журнале пронумеровано,
прошнуровано и опечатано
(подпись, инициалы, фамилия должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата).
11.4.5. При регистрации конфиденциальных документов в СЭД в электронных регистрационных карточках документов в поле «Содержание» делается пометка конфиденциальности «ДСП», содержание текста не указывается.
11.4.6. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается.
11.4.7. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации.
11.5. Исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы учитываются в журнале учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов (приложение 28 к Инструкции).
11.6. Поступившие в орган государственной власти документы, имеющие пометку конфиденциальности «Для служебного пользования», в том числе «Коммерческая тайна», «Служебная тайна», «Конфиденциально», «Строго конфиденциально». подлежат учету в журнале учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов (приложение 29 к Инструкции).
11.7. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему (поступившему) конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов.
При регистрации конфиденциального документа заполняются графы 1-7 журнала учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер, присвоенный конфиденциальному документу, с аббревиатурой конфиденциальности документа («дсп»). В графе 5 указываются номер, присвоенный конфиденциальному документу в органе государственной власти, издавшем конфиденциальный документ, и дата его подписания (утверждения).
Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.
При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком «+» отдельно, например:
При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра.
При учете конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения.
Графа 8 журнала учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией руководителя органа государственной власти лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.
11.8. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.
К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиопленки, а также текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.
Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения (приложение 30 к Инструкции).
Перед учетным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс «Инв. N».
В журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется.
При регистрации конфиденциальных документов выделенного хранения заполняются графы 1-7 журнала учета конфиденциальных документов выделенного хранения.
Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учета без сопроводительного письма.
Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в дело. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учет выделенного хранения, проставляется индекс «Инв. N___», присвоенный приложению по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения.
Конфиденциальный документ, изданный другим органом государственной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учета документов выделенного хранения.
При постановке на учет выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк.
Учтенные текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нем указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью (с расшифровкой) работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются в заверительной надписи.
Индексы и учетные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа (при его наличии).
На чертежно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами.
11.9. Учет машинных носителей конфиденциальной информации.
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) с пометкой «ДСП» учитываются в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации (приложение 31 к Инструкции).
11.10. Отправка конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учета исходящих (подготовленных) конфиденциальных документов.
Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Допускается отправка (передача) конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге (приложение 32 к Инструкции).
Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается.
Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учета выдачи конфиденциальных документов (приложение 33 к Инструкции) или в карточке учета выдачи конфиденциальных материалов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации) (приложение 34 к Инструкции).
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители), а также фото-, кино-, видео- и аудиопленки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учета подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов.
Информация об изменениях:
11.11. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы не подлежат распространению (передаче) без согласия руководителя органа государственной власти.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения руководителя органа государственной власти, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения.
В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа конфиденциального документа ставится виза руководителя органа государственной власти с поручением уполномоченному лицу:
снять копии или сделать выписки (с указанием конкретных пунктов документа);
выполнить копирование (тиражирование) в необходимом количестве;
указать адреса получателей и дату, например:
1. Снять две копии и направить в администрации
Белоярского района, Березовского района.
Департамент культуры автономного округа.
Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.
После копирования (тиражирования) конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:
Дополнительно размножено 2 экз.
подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата
В учетных журналах конфиденциальных документов вносится отметка о количестве выполненных копий, например:
Дополнительно размножено ___ экз.
Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, ранее подготовленные в органе государственной власти, учитываются за этим же учетным номером. Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, поступившие в орган государственной власти, учитываются за новым учетным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:
Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учетными номерами.
На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка «Копия».
На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка «Выписка».
11.12. Формирование конфиденциальных документов в дела.
Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов.
В номенклатуру дел органа государственной власти включаются дела «Для служебного пользования» и журналы учета конфиденциальных документов.
В номенклатуре дел в графе «Индекс дела» добавляется пометка конфиденциальности «Для служебного пользования».
Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка «Для служебного пользования», которая проставляется в правом верхнем углу обложки.
На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение 35 к Инструкции). Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.
По окончании дела в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
На оборотной стороне последнего листа дела проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем деле пронумеровано,
прошнуровано и опечатано печатью
подшита одна справка-заместитель
Подпись (расшифровка подписи) должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата)
Изъятие из дела конфиденциального документа осуществляется с письменного согласия руководителя органа государственной власти.
При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель (приложение 36 к Инструкции), которая подписывается руководителем службы делопроизводства или лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается.
11.13. Хранение конфиденциальных документов.
Прием дел с пометкой конфиденциальности «Для служебного пользования» на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи конфиденциальных дел (документов) (приложение 37 к Инструкции).
Дела передаются в архив органа государственной власти с полистной проверкой включенных в них конфиденциальных документов.
Выдача дел осуществляется под подпись в «Карточке учета выдачи конфиденциальных документов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации)».
Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве органа государственной власти.
Помещения, в которых ведется конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.
За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись.
Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в структурном подразделении органа государственной власти осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе государственной власти, с обязательной отметкой в журнале учета выдачи конфиденциальных документов.
При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем органа государственной власти.
Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия руководителя соответствующего органа государственной власти.
11.14. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей.
Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путем их механической переработки на шредерах либо сжигаются.
Уничтожать конфиденциальные документы (их магнитные носители) каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.
Информация об изменениях:
11.15. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства.
Персональный состав Комиссии (не менее 3 человек) определяет руководитель органа государственной власти.
В состав Комиссии включаются заместитель руководителя органа государственной власти, ответственный за организацию работ по безопасности информации в органе государственной власти, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчетным.
В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путем сверки записей в учетных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение.
В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.
По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов (приложение 38 к Инструкции), который утверждается руководителем органа государственной власти. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.
Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется в Аппарат Губернатора автономного округа.
В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель структурного подразделения, в котором допущен этот факт, руководитель органа государственной власти и Управление защиты информации и специальной документальной связи Аппарата Губернатора автономного округа.
По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений органом государственной власти в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение.
В учетных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.