какие виды ресурсов определены в проектной деятельности
Ресурсы проекта
Смотреть на youtube || на ИНТУИТ в качестве: низком | среднем | высоком
5. Ресурсы проекта
Составление списка ресурсов
Общие правила описания ресурсов
Эффективное управление ресурсами – одно из главных достоинств Project. Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций.
Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. В Project представлено три типа ресурсов – Трудовой, Материальный, Затратный:
Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта.
В Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость – затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте.
Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса.
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов.
Количество ресурсов в проекте ограничено, практически, только здравым смыслом. Максимально возможное число – 700 000 ресурсов.
Можно вводить ресурсы по мере их назначения задачам, либо использовать список ресурсов, созданный для данного проекта.
Для работы со списком ресурсов обычно используется представление Лист ресурсов.
Ввод ресурсов
Для ввода ресурсов обычно используется таблица Запись представления Лист ресурсов.
Название ресурса вводится в поле Название ресурса.
По умолчанию любому ресурсу присваивается тип Трудовой. Значение поля Тип необходимо выбрать из раскрывающегося списка.
Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Участие в проекте трудовых ресурсов исчисляется во временных единицах, материальных ресурсов – в количественных, поэтому после выбора типа ресурса многие поля таблицы заполняются значениями, принятыми по умолчанию (рис. 5.1).
Для установки параметров ресурса используют различные таблицы представления Лист Ресурсов. Можно также использовать комбинированное представление, при котором в нижней части окна отображается форма сведений о ресурсе. Для этого следует нажать кнопку Подробно (Отобразить сведения о ресурсе) группы Свойства вкладки Ресурс.
Для ввода и/или выбора некоторых параметров ресурса может потребоваться диалоговое окно Сведения о ресурсе, которое отображается кнопкой Сведения группы Свойства вкладки Ресурс или двойным мыши щелчком по строке ресурса.
С помощью окна Сведения о ресурсе параметры можно изменять как для отдельного ресурса, так и для нескольких одновременно выделенных.
Следует обратить внимание, что некоторые параметры ресурсов целесообразно вводить только при их назначении.
Ресурсы в MS Project: Виды, Назначение и Добавление в Проект
Профессиональный планировщик от Microsoft Project предлагает возможности и инструменты для создания детальной диаграммы Ганта и поэтапного описания реализации проекта. В программе есть несколько ключевых переменных, которыми нужно оперировать при разработке плана проекта.
Одни из таких компонентов — ресурсы в MS Project. Именно этот параметр помогает назначать исполнителей, определять скорость реализации проекта и возможные затраты.
О том, как добавить ресурсы в MS Project и как работать с ними, вы узнаете из данной статьи.
Что такое ресурсы в MS Project
Ресурсы в MS Project ― это составная часть плана проекта, которая отражает все необходимое для его завершения (оборудование, материалы, трудовые резервы и прочее).
К формированию списка этих переменных приступают сразу после разработки кластеров задач и их календарного планирования.
Ресурсы в MS Project позволяют определить значимые характеристики проекта.
Ресурсы входят в план вне зависимости от того, назначены ли они конкретным этапам. При этом некоторые из задач могут требовать задействования сразу нескольких специалистов или материальных резервов. В этом случае для большего удобства планирования создается группа ресурсов в MS Project. Объединение в кластеры упрощает отчетность и контроль выполнения задач и реализации всего проекта.
Виды ресурсов в MS Project
Несмотря на то что в планировщике от Microsoft под ресурсами может пониматься все что угодно (машины, механизмы, рядовые сотрудники и так далее), для удобства принято использовать следующую классификацию:
Данные этой категории применяются для описания задействованного оборудования или кадров. В MS Project трудовые ресурсы могут использоваться на разных проектах, так как являются ограниченными и возобновляемыми.
Этот тип данных применяется для описания необходимых материальных ценностей. На практике в MS Project материальные ресурсы используются редко, так как их планированием и закупкой занимаются отдельные специалисты. Однако дефицитные позиции могут представлять конкретный интерес, а потому закладываются в план.
Этим параметром описываются подрядные организации, участвующие в реализации проекта, а также другие расходы: аренда помещений, оплата услуг связи и прочее.
Кроме этого, в последних версиях MS Project типы ресурсов могут делиться на корпоративные, некорпоративные и универсальные. Эта классификация доступна в Microsoft Project 2019.
Создание списка ресурсов
После того как вы определились со списком необходимых резервов, их нужно добавить в проект. В листе ресурсов должно отражаться имя и ежедневный объем времени, доступный для привлечения на выполнение поставленных задач.
Чтобы создать такой список, нужно перейти на вкладку «Ресурс» на панели инструментов и выбрать раздел «Лист ресурсов».
«Ресурс» → «Лист ресурсов».
В раскрывающемся списке выберите раздел «Форма ресурсов», чтобы открылись поля для заполнения.
В появившемся окне можно указать название вводимого параметра, группу, к которой он относится (поле «Группа»), число доступных единиц (поле «Макс. ед.»), применяемый календарь.
Добавить ресурсы в MS Project можно и через форму быстрого ввода. Она находится на панели инструментов. В раскрывающимся списке достаточно выбрать интересующий тип ресурсов и перейти к окну ввода данных.
Работа с ресурсами в MS Project
Чтобы скорректировать те или иные параметры в представлении конкретного ресурса, нужно дважды кликнуть по нужному в общем списке доступных, чтобы вызвать форму ввода данных.
В появившемся поле можно указать группу ресурсов, наименование, единицы измерения, тип (материальный, трудовой, затраты), период доступности.
Перещелкивая вкладки данной формы, вы откроете разделы заметок и начисления затрат.
Трудовые ресурсы в MS Project имеют дополнительное поле для назначения адреса электронной почты.
Назначение ресурсов и их добавление в проект в MS Project
Если у вас уже есть список используемого оборудования, кадровых резервов и затрат, необходимо распределить их по задачам, запланированным для реализации конкретного проекта. Для этого используется инструмент «Назначение».
Что такое назначение ресурса?
В планировщике от Microsoft под назначением понимается связь между конкретной задачей и ресурсом. При этом на каждый из этапов допустимо назначение неограниченного числа разных типов резервов.
В MS Project распределение ресурсов производится с учетом следующих параметров.
Назначить можно не только ресурсы для задач, но и соответствующие затраты, что поможет оценить общую стоимость реализации проекта.
Назначение ресурсов на задачи
Если вы хотите привязать ресурс к уже существующему этапу реализации проекта, откройте форму «Сведения о задаче». Для этого можно дважды кликнуть левой кнопкой мыши по нужной графе или перейти на соответствующую вкладку через панель инструментов.
В окне ввода названия укажите наименование уже существующего ресурса. Если планировщик не нашел совпадений, заполните необходимые поля, предлагаемые MS Project.
В графе «Единицы» указывается объем затрачиваемого времени (для трудовых ресурсов) или количество нужных единиц ресурса MS Project (для категории материальных ценностей). В графе «Затраты» выводится стоимость использования указанного резерва.
Произвести замену ресурсов в MS Project или назначить новые можно и в представлении «Диаграмма Ганта» в MS Project.
Откройте вкладку «Ресурсы» и при выделенной задаче нажмите кнопку «Назначить ресурсы» на панели инструментов.
Как назначить затраты на ресурс в MS Project
В планировщике от Microsoft можно вычислить расходы на использование тех или иных резервов. Они рассчитываются на базе заложенных ставок, общих и фиксированных затрат на использование. Для назначения параметров, которые используются для расчета, откройте лист ресурсов.
В появившемся списке выберите интересующий ресурс и нажмите кнопку «Сведения» на панели инструментов.
После этого откроется форма для заполнения. В ней можно указать стандартную ставку, оплату за сверхурочные часы, назначить время использования и желаемую форму расчета (пропорционально, в начале работы, по окончании). Здесь же можно определить дату действия указанных тарифов, чтобы избежать ошибок в расчетах по неактуальным ценам.
Описанные параметры доступны для заполнения вне зависимости от типа ресурса.
Выравнивание ресурсов в MS Project
Если в процессе планирования вы заметили, что один и тот же резерв используется на разных этапах реализации, может возникнуть чрезмерная загрузка ресурсов. Чтобы этого избежать, можно воспользоваться специальным инструментом, который доступен на вкладке «Ресурс».
Из общего списка выберите интересующий ресурс и нажмите кнопку «Выровнять ресурс». Планировщик устранит конфликты в задачах, которые приводят к перерасходу доступного объема выбранного резерва.
Чтобы загрузка ресурсов в MS Project была корректной во всех задачах, нажмите кнопку «Выровнять все». Для удаления этих действий можно воспользоваться кнопкой «Очистка выравнивания».
В разделе «Параметры выравнивания» можно задать условия для автоматического выравнивания ресурсов и контроля их перерасхода.
Как работать с ресурсами в GanttPRO
MS Project – не единственный инструмент для работы с ресурсами проекта.
Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO – отличная альтернатива Microsoft Project для работы над задачами, ресурсами и календарями проекта. Сервис предлагает интуитивно-понятный интерфейс, мощную функциональность для управления проектами и короткий период времени на изучение.
GanttPRO — онлайн диаграмма Ганта с интуитивно-понятным интерфейсом для эффективного управления задачами, проектами, ресурсами и командного взаимодействия в режиме реального времени.
Виды ресурсов в GanttPRO
В онлайн диаграмме Ганта GanttPRO ресурсы также делятся на 3 вида:
Как добавить ресурсы в GanttPRO
Кроме того, в GanttPRO ресурсы делятся на:
Добавить ресурсы в GanttPRO можно двумя способами.
Стоимость ресурсов
Вы можете задать стоимость при добавлении людей и ресурсов в проект во вкладке «Люди». В GanttPRO стоимость задач и проектов рассчитывается автоматически исходя из вида ресурсов и его стоимости.
Как назначить ресурсы в GanttPRO
В GanttPRO легко назначить ресурсы на любую задачу
Для этого в таблице проекта в нужной вам задаче в колонке «Исполнитель» просто выберите нужный вам ресурс. Здесь вы также можете задать количество часов на задачу в день и увидеть, сколько времени потребуется на ее завершение.
В GanttPRO можно назначать несколько ресурсов на одну задачу.
Загрузка ресурсов в GanttPRO
GanttPRO – это еще и эффективная система управления ресурсами.
Вы с легкость сможете работать с загрузкой ресурсов и видеть, кто перегружен, у кого достаточно задач, а кому их можно еще назначить.
Вся загрузка по проекту видна внизу в окне «Загрузка ресурсов» в текущем проекте.
Кроме того, в меню слева вы найдете вкладку «Загрузка ресурсов». Здесь отображается общая загрузка всех ваших ресурсов по всем проектам.
Вы можете открыть загрузку любого ресурса, видеть, в каких проектах и над какими задачами он работает, их даты, статусы, приоритеты и прогресс.
Исходя из загрузки ресурсов, вы с легкостью сможете перераспределить задачи с помощью drag & drop. Просто перетащите их на другие даты у этого или любого другого ресурса. Здесь же по клику на задачу вы можете менять количество часов, необходимых на ее выполнение.
В начале этого видео представлена работа общей загрузки ресурсов в GanttPRO.
Из этого видео вы узнаете, как работать с командой и ресурсами в GanttPRO.
Хотите узнать больше о том, как работать с ресурсами в GanttPRO? Спросите в Live chat или запишитесь на удобное для вас время на персональное демо.
Ресурсы проекта
Смотреть на youtube || на ИНТУИТ в качестве: низком | среднем | высоком
5. Ресурсы проекта
Составление списка ресурсов
Общие правила описания ресурсов
Эффективное управление ресурсами – одно из главных достоинств Project. Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций.
Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. В Project представлено три типа ресурсов – Трудовой, Материальный, Затратный:
Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта.
В Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость – затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте.
Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса.
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов.
Количество ресурсов в проекте ограничено, практически, только здравым смыслом. Максимально возможное число – 700 000 ресурсов.
Можно вводить ресурсы по мере их назначения задачам, либо использовать список ресурсов, созданный для данного проекта.
Для работы со списком ресурсов обычно используется представление Лист ресурсов.
Ввод ресурсов
Для ввода ресурсов обычно используется таблица Запись представления Лист ресурсов.
Название ресурса вводится в поле Название ресурса.
По умолчанию любому ресурсу присваивается тип Трудовой. Значение поля Тип необходимо выбрать из раскрывающегося списка.
Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Участие в проекте трудовых ресурсов исчисляется во временных единицах, материальных ресурсов – в количественных, поэтому после выбора типа ресурса многие поля таблицы заполняются значениями, принятыми по умолчанию (рис. 5.1).
Для установки параметров ресурса используют различные таблицы представления Лист Ресурсов. Можно также использовать комбинированное представление, при котором в нижней части окна отображается форма сведений о ресурсе. Для этого следует нажать кнопку Подробно (Отобразить сведения о ресурсе) группы Свойства вкладки Ресурс.
Для ввода и/или выбора некоторых параметров ресурса может потребоваться диалоговое окно Сведения о ресурсе, которое отображается кнопкой Сведения группы Свойства вкладки Ресурс или двойным мыши щелчком по строке ресурса.
С помощью окна Сведения о ресурсе параметры можно изменять как для отдельного ресурса, так и для нескольких одновременно выделенных.
Следует обратить внимание, что некоторые параметры ресурсов целесообразно вводить только при их назначении.
Виды ресурсов, функции и задачи управления ресурсами проекта
Статья о видах ресурсов, функциях и задачах управления ресурсами проекта
Управление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом, которая включает в себя процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических и др.
Помимо основных видов ресурсов в управлении проектами рассматриваются также следующие виды ресурсов [2]:
1. Природные ресурсы — ресурсы земли, вод, атмосферы, космоса;
2. Средства производства — производственные мощности, предметы труда и др.;
3. Трудовые ресурсы (делятся по группам);
4. Ресурсы конечных «потребительских» благ — непроизводственные «мощности», продукты для личного и общественного потребления;
5. Информационные ресурсы — научный потенциал, культура и просвещение;
6. Финансовые ресурсы — капитальные вложения, кредитные ресурсы и др.;
7. Внешние ресурсы — валютные резервы, внешнеторговые связи и т.п.
Для удобства, при работе над проектом, вышеперечисленные ресурсы группируют следующим образом [2]:
При этом выделяют два основных типа ресурсов: невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы; воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы.
Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не использованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем [3]. Иначе говоря, такие ресурсы можно накапливать в последующим расходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа «энергия». Примерами таких ресурсов являются: топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, финансовые средства.
Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться на других работах [3]. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, то есть не накапливается. Поэтому эти ресурсы называют еще ресурсами типа «мощности». Примерами таких ресурсов являются: люди и средства труда многократного использования — машины, механизмы, станки и т.п.
Отметим, что понятие ресурсов тесно связано с понятием «работа», по-скольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.
В рамках календарного планирования работ по проекту описываются по-требности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.
Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц данного ресурса, необходимых для выполнения работы, в зависимости от фазы. Наряду с функциями потребности, характеризующими задачи проекта, необходимо рассматривать и функции наличия (доступности) ресурсов.
Функции наличия задаются аналогично функциям потребности. Отличие заключается в том, что функции наличия задаются на проект в целом. Так, их аргументом выступает не фаза работы, а время (рабочее или календарное). Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта.
Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на стадии планирования определяются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
Существенным отличием управления проектом от управления производ-ством является ограниченность ресурсов в каждый момент времени. Исходя из этого принципа, основными задачами управления ресурсами являются:
1. Оптимальное управление ресурсами.
2. Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
На рис. 1 представлена структура материально-технического обеспечения проектов.
Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов. Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рис. 2.
Закупки ресурсов
Закупки ресурсов являются центральным элементом системы управления ресурсами. Приведем основные понятия [2]:
Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта — подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.
Управление поставками выделяется в качестве самостоятельной подси-стемы наряду с управлением закупками. Включает в себя: планирование поставок; организацию бухгалтерского учета; доставку, приемку и хранение товара; учет и контроль доставки.
Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки ресурсов, состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.
Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатыва-ются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графи-ков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.
Процессы закупок
Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий логической последовательности, согласно [2]:
Среда, влияющая на закупки — сочетание внутренних и внешних сил как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.
Стратегия закупок по проекту — система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.
Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта — формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.
Планирование закупок по контракту — процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.
Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опыта, произ-водственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.
Выбор источников закупок — процесс выбора организации и /или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.
Оценка источников закупок — общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.
Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту — квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.
Рассмотрение технической компетентности поставщиков на этапе закупок (обеспечения проекта) — оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.
Переговоры по закупкам поставкам) — этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.
Рассмотрение стоимости закупок — рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.
Оценка выполнения закупок по проекту — система слежения, оценок про-цессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью применения в других проектах.